集团管理总部通知〔2012〕8号
新 凯 骅 集 团 签发:洪东方
关于“OA协同办公系统”正式上线
运行的通知
集团各职能管理中心、部、室、子公司：
集团“OA协同办公系统”于5月17日上线试运行以来，经过两个多月的试运行，期间对系统各模块功能与效果进行全面的测试和优化，目前系统已能够满足正式运行条件；为充分发挥“OA协同办公系统”高效、快捷的功能，以实现集团办公管理自动化，提高日常管理工作的运作效率。根据集团董事会要求，定于2012年8月11日起正式运行“OA协同办公系统”；请集团各职能管理中心、部、室、子公司确实有效落实，并严格按《规定》要求执行。
附件：《新凯骅集团“OA协同办公系统”运行规定》
广西新凯骅实业集团股份有限公司
2012年8月3日
主题词：OA系统 正式上线 通知 送： 集团公司领导
发： 各职能管理中心、部、室、子公司
总裁办公室 2012年8月10日印发 （共印20份）
集团管理总部通知〔2012〕8号
附件：
《新凯骅集团“OA协同办公系统”运行规定》
为实现集团办公管理自动化，提高日常管理工作的运作效率；特制定本规定。
一、工作汇报
1、工作汇报于系统“个人办公”模块内“工作管理”目录相应“功能点”实现。
2、每日工作总结，于每日22:00前提交当日工作情况。
3、每周工作总结和计划，于每周周一上午10:00前提交上周工作总结及本周工作计划。
4、每月工作总结和计划，于每月2日上午12:00前提交上月工作总结及本月工作计划。
5、年度工作总结和计划，根据集团相关通知要求执行。
6、专题工作汇报，根据阶段性计划完成情况进行汇报。
7、工作汇报内容做到具体、详实、数据准确，计划可行、切合实际、全面考虑；杜绝笼统或敷衍了事。
二、业务审批
1、行政管理（包括人事管理、生产管理、供应管理、营销管理、财务管理）等各项业务流程审批，于系统“行政办公”模块内相应审批目录下相应“功能点”办理。
2、协同管理和日常工作事项，于系统“行政办公”模块内相应“功能目录”下相应“功能点”办理。
3、会议管理、车辆管理和人员看板，于系统“综合办公”模块内相应“功能目录”下相应“功能点”办理。
4、公告、新闻管理和内部论坛，于系统“公共信息”模块内相应“功能目录”下相应“功能点”办理。
5、文档、文件管理，于系统“文档管理”模块内相应“功能目录”下相应“功能点”办理。
三、汇报流程
集团管理总部通知〔2012〕8号
1、以逐级汇报为原则。
2、各子公司生产经营管理工作汇报流程：
（1）各职能部、室管理人员（含主管）→→各职能部、室经理（或负责人）汇报→→分管副总（或负责人）→→总经理→→集团高层。其中：
①梧州新凯骅工作→→集团董事长洪东方。 ②集团（钟山）本部工作→→集团副董事长黄文泽。 ③八桂新凯骅工作→→集团董事李惠。 ④桂林新凯骅工作→→集团监事会主席陈家干。 （2）助理及直属部、室和管理人员→→直接主管领导。
3、集团管理总部经营管理工作汇报流程：
（1）各职能部、室管理人员（含主管）→→各职能部、室经理（或负责人）→→各职能管理中心总裁（或负责人）→→集团高层。其中：
①集团生产管理中心工作→→集团董事长洪东方（并协同对接集团各子公司生产技术管理工作）。
②集团项目申报、集团战略发展研究工作→→集团副董事长黄文泽。
③集团融资工作→→集团董事李惠。
④集团财务管理中心、上市工作→→集团监事会主席陈家干。 ⑤集团供应管理中心、营销管理中心工作→→集团监事洪文贞。 （2）助理、直属部、室及管理人员→→直接主管领导。 （3）集团各董事、监事工作，根据实际工作需要直接汇报。
4、各职能部、室（含车间、生产线）未配置经理的，工作由主管（或负责人）汇报；如经理、主管未配置的，由班组长或指定汇报人汇报。
5、严禁越级汇报。
四、用户管理
1、集团信息管理部负责“OA系统”中的用户管理、工作汇报统计、数据维护、技术支持等管理工作。
2、OA用户实行“一岗一用户”管理，严禁擅自与其他岗位用户
集团管理总部通知〔2012〕8号
合用或交叉使用。
3、新启用或重新启用OA用户密码为初始密码，用户须即时修改密码。
4、严禁长时间上线离开办公席或外出。
5、各子公司系统管理员做好OA用户管理台账的建立，信息变更即时向集团信息管理部反馈。
6、OA用户开通流程：本人提出申请→→部门负责人审批→→子公司系统管理员确认→→集团信息管理部审核→→开通、测试→→公告。
7、用户提出使用问题→→本公司系统管理员解决→→权限外或未解难题→→集团信息管理部协调解决→→测试→→反馈。
8、岗位变更或离职用户管理流程：人事专员签认→→本公司系统管理员确认→→集团信息管理部审核→→用户的变更或注销→→公告→→用户信息更新。
五、运行管理
1、“OA系统”平台的日常维护及后台数据管理由集团信息管理部负责。
2、“OA协同办公系统”仅为新凯骅集团内部工作需要使用，严禁将OA用户、密码或相关资料外传。
3、严禁在“OA协同办公系统”中闲聊或发布与工作无关的任何信息。
4、集团信息管理部负责对每日工作总结和每周、每月工作总结与计划提交情况的汇总，并在OA系统“公告”栏公布。
5、用户须在每日上班第一时间登陆OA用户，下班前再次登陆（或刷新）OA用户，以即时了解集团的最新信息和相关通知、公告。
6、严谨、高效地办理业务和审批，严禁拖延、搁置或不办理。
7、重要数据、资料或文稿等各种格式文本，须以附件形式并加密后方可上传。
8、需在OA系统中运行业务审批流程：各职能部、室提交流程及表单→→部门内部审核→→集团职能管理中心审批→→集团信息管理部流程和表单的录入→→运行测试→→开通并公告。
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9、对“OA系统”运行的建议流程：个人或部门提出→→集团信息管理部→→汇总、分析、改进、测试→→公告并运行检验→→固化。
六、电子印章管理
1、电子印章包括：
（1）广西新凯骅实业集团股份有限公司董事会印章。 （2）广西新凯骅实业集团股份有限公司总裁办公室印章。 （3）广西八桂新凯骅木业有限公司公章。 （4）桂林新凯骅木业有限公司公章。 （5）梧州新凯骅木业有限责任公司公章。
2、电子印章仅限于集团范围内OA系统中的内部文件发文使用，“电子印章”须严格按《集团电子印章管理办法》规定使用。
3、电子章的申请与启用由集团指定部门负责办理，并负责电子印章相关资料的档案管理。
4、电子印章须由集团指定专人负责管理，日常管理需采取加密措施。
5、电子印章的使用，须在用印文本经最终审批权人审批后方可用印，即时做好相应用印记录（包括时间、用章文本、内容、次数、适用范围、部门、拟稿人、审批人等）。
6、严禁私自用印，严禁在空白文档或在未最终审批文本上用印。
7、严格对用印文本内容的审核，杜绝泛滥用印。
8、严禁使用电子用印文本对外业务的办理。
七、处罚规定
1、非特殊原因，工作汇报须严格按规定时间内提交。
2、工作汇报的处罚： （1）每日工作汇报：
①延时提交即为迟交，于系统“工作计划统计页面”蓝色警告显示，同时手机短信提醒。
②延迟1天提交，于系统“工作计划统计页面”黄色警告显示，同时手机短信提醒。
③延迟2天提交，于系统“工作计划统计页面”红色警告显示，同时手机短信提醒，并处罚金10元。
集团管理总部通知〔2012〕8号
④延迟3天提交，于系统“工作计划统计页面”红色警告显示，同时手机短信提醒，并处罚金30元。
⑤连续六次不交（或一年内累计30次不交），除按规定处罚金，同时取消年度评优资格及年终奖金发放，对无视组织纪律、屡教不改等情节严重者给予解除劳动合同处理。
（2）每周工作总结和计划：
①延时提交即为迟交，于系统“工作计划统计页面”蓝色警告显示，同时手机短信提醒。
②延迟1天提交，于系统“工作计划统计页面”黄色警告显示，同时手机短信提醒。
③延迟2天提交，于系统“工作计划统计页面”红色警告显示，同时手机短信提醒，并处罚金20元。
④延迟3天提交，于系统“工作计划统计页面”红色警告显示，同时手机短信提醒，并处罚金60元。
⑤连续三次不交（或一年内累计五次不交），除按规定处罚金，同时取消年度评优资格及年终奖金发放，对无视组织纪律、屡教不改等情节严重者给予解除劳动合同处理。
（3）每月工作总结和计划：
①延时提交即为迟交，于系统“工作计划统计页面” 蓝色警告显示，同时手机短信提醒。
②延迟1天提交，于系统“工作计划统计页面”黄色警告显示，同时手机短信提醒。
③延迟2天提交，于系统“工作计划统计页面”红色警告显示，同时手机短信提醒，并处罚金50元。
④延迟3天以上提交，于系统“工作计划统计页面”红色警告显示，同时手机短信提醒，并处罚金150元。
⑤连续两次以上不交（或一年内累计三次不交），除按规定处罚金，同时取消年度评优资格及年终奖金发放，对无视组织纪律、屡教不改等情节严重者给予解除劳动合同处理。
3、汇报内容笼统或敷衍了事，即无具体工作内容也无具体数据，视为工作总结与计划不提交：
集团管理总部通知〔2012〕8号
（1）日工作汇报，处罚金10元/次。 （2）周工作总结和计划，处罚金20元/次。 （3）周工作总结和计划，处罚金50元/次。
4、在OA系统中闲聊或发布与工作无关的任何信息，给予10元/次处罚；因此造成影响的，给予100元/次处罚，同时给予追究责任或降级、调岗及解除劳动合同。
5、擅自将OA用户与其他用户合用或交叉使用，给予100元处罚。
6、无故拖延、搁置或不办理相关业务，给予50元/次处罚；同时给予追究责任或降级、调岗及解除劳动合同。
7、私自将OA用户和密码或相关资料外传，给予200元/次处罚；同时给予追究责任或降级、调岗或解除劳动合同。
8、恶意扰乱OA系统运行环境，给予300元/次处罚，同时给予追究责任或解除劳动合同。
9、无故越级汇报的，给予50元/次处罚，同时给予追究责任或降级、调岗及解除劳动合同。
10、违规使用电子印章，给予100元/次处罚，同时给予追究责任。
11、长时间离开办公席未关闭OA用户，给予10元/次处罚。
12、因岗位变更或离职，未向集团信息管理部反馈，给予20元/次处罚。
13、重要数据、资料或文稿等各种格式文本未加密上传，给予100元/次处罚。
14、在空白文档或在未最终审批文本上用印，无论何种原因，给予200元/次处罚。
15、使用电子用印文本对外业务的办理，给予100元/次处罚；同时给予追究责任或解除劳动合同。
16、处罚结果由集团信息管理部汇总于OA系统中公布，处罚金额于当事人当月薪资中扣除。
