办公室岗位职责
部门定性：
办公室是负责物业公司文案、往来信息、档案管理、人力资源、会务、行政后勤保障、证件及印章管理、对内接待和对外联络工作、物业各部门的衔接工作。办公室直接对公司经理负责，承上启下，确保公司的各项工作计划和文件规定进行运作，保证管理工作的顺利进行。
部门职责
一、信息、档案系统的建立及管理工作
1.业户档案分楼、分户存档，将所有信息合并集中存档，便于及时准确的查看；
2.员工档案专人专管，分部门存档，员工的上岗时间、应聘岗位名称、员工离岗时间标记清楚，利于人事管理；
3.与工程有关档案，交接部门、交接时间、交接地点、交接内容、交接人员姓名必须标记清楚，便于以后的查阅核对；
4.各种情况说明分户存档，便于以后的核对工作；
5、在原有的文字档案基础上建立电子文档，运用计算机来管理。
文件归、存档管理流程：
文件资料收到→分类整理→填写文档目录→立卷归档。
二、行政、后勤
1、每月根据各部门上交的“采购计划单”对公司各部门所需的物品进行采购预算，于每月25日前申报采购计划，本着节约的原则制定采购计划，将费用名称、费用用途、物品名称、物品数量、预计价格标记清楚，在执行拨付计划时做到专款专用，钱帐清楚；
2、按照公司批复的采购计划，负责采购物品，保证质优价低，确保采购的物品规格符合申报要求。
3、协助会计向供货商索要发票，做好采购的报销和结算工作；
4、出入库及台账管理：
1）、做好出库入库台帐：将所购买物品的购买时间、名称、件数、购买人的姓名标记清楚，做好入库验收登记；出库要将物品的出库部门、物品名称、物品数量、物品用途、经手人姓名标记清楚，并填好出库单，便于年终库存统计工作；
2、）每月底和财务进行对账，做到账目清晰无差错；
5、根据需要，合理发放各类办公用品和用具；对电脑、打印机、空调等注明负责人；
6、根据需要定期发放劳保用品及所需工具（手套、拖布、笤帚等）；
7、安排物业公司平日工作值班安排和节假日值班安排；
8、负责公司的报纸、刊物征订、收发工作。
月拨付计划实施流程：
各部门上报所需物品→办公室做预算汇总→上报拨付计划（每月24日）→拨付计划批复后按照批复采买物品→物品验收后做入库登记→各部门出库登记→月底盘点库存→与财务对账→帐物相符。
三、人力资源管理的工作
1、考勤及绩效考核 办公室管理员工的早、午、晚的签到和签退，按照总公司制定的《考勤管理制度》认真执行，实事求是的做好考勤；根据各部门的绩效考核方案进行考核，并每月汇总上报，并进行考核反馈；
2、招聘 根据公司岗位要求，多种渠道进行人员招聘，并做好人员储备；
3、人员培训 组织新进员工及公司各部门员工，定期进行各项规章制度的培训，并签字确认；对物业员工进行各种重大突发事件应急的培训，使员工学以致用；
4、人员辞退 对不适应公司的发展、对公司发展不利、影响公司其他员工工作积极性的员工要进行劝退工作，以利于今后工作的开展；
5、员工劳动合同的签订，实施负责劳动保护。
入职及离职流程：
1、填写应聘登记表→办公室、主管经理面试→合格者试岗七天→上交所需入职资料→办公室将原件复印留存→过试用期后填写员工登记表→签订劳动合同→按类别归档。
2、填写离职申请（需提前30天向公司申请）→填写员工离职表→填写离职交接表→交接人、接交人、监交人签字→社保解除单上签字→财务部门签字→主管领导签字→办公室存档。
员工请假流程：
填写请假单→直接主管审批→物业经理审批→办公室存档
四、各种证件的办理、换证及年检工作
1、物业公司所需证件的办理，并妥善保管各种证件；
2、在规定的时限内做好证件的到期换证工作；
3、备齐相关资料在规定时限内进行年检，不因个人原因造成逾期而受罚，使公司遭受经济损失；
五、印章管理
日常盖章的文件，由用章申请人填写《用章申请表需》，经相关部门经理同意并在《用印申请单》上签字，办公室方可加盖公章；合同、协议类的加盖骑缝章。
公章使用流程：
填写《用章申请表》→公司经理审批签字→办公室留存《用章申请表》→用章人在用章登记表上签字→合同类、协议类及上报备案类重要资料办公室留存一份存档备案。
六、对内对外的接待和联络工作
1、组织和实施公司的各类文化活动，并全力配合总公司组织的各项活动；
2、礼貌接待外来关系单位的来访和合作事宜，做好记录；
3、耐心热情的接待业主的来访和投诉，并如实做好记录，及时反馈给相关部门，以便及时解决。
4、与各协作单位搞好工作沟通与配合，加强与同行的物业管理联系与交流
5、做好访客的预约、安排、热情接待访客；接听电话，并上传下达。
七、会务管理
1、落实安排行政会议的召开，提前通知并安排好会议的相关准备；
2、负责工作例会的会议记录、整理、上报和存档；
3、会议决议的传达，监督检查执行情况。
八、其它
1、每天早上提前到岗做好工作前的准备工作，下班前检查所有用电设备是否关闭电源，查看门窗是否关好，避免不安在全因素存在。
2、领导交办的其他工作。
