xxxx公司
合同评审制度
拟制：
审核：
批准：
1 目的
为确保合同充分而且明确地反映了客户的要求，公司内部各有关方面都理解了这些要求，而且有能力满足这些要求，特制订本制度。
2 范围
本制度规定了合同评审工作中的合同评审前的准备、合同草案的拟制、内部评审活动、客户的认可、合同的更改、合同评审的简化程序和相关文件资料的管理等。
本制度适用于本公司与客户签署的所有合同。
3 职责
3.1 公司营销部门经理负责合同评审前的准备工作。 3.2 公司营销部门的营销人员负责合同文本的拟制或修改。 3.3 公司营销部门经理负责组织公司内部的评审活动。 3.4 公司营销部门营销人员负责经评审的合同取得客户的认可。
4 活动内容
4.1概述
在签署合同过程中，包括投标阶段和以后各阶段，透彻地理解客户要求是非常必要的，这有助于准确地确定客户对产品、交付和其它关键要素的要求。为此，应与客户进行充分的协商，对合同进行评审，可能和必要时应提出初步的质量计划。
对合同的评审可能从投标阶段开始并延至后续阶段。在公司内部，应通过合同评审就下列问题取得一致：
a）合同已经完善地规定了要求； b）理解了合同的要求； c）公司有能力满足合同的要求。
为了与客户取得一致意见，应与客户讨论合同评审的结果和初步质量计划（如果已经提出了这一计划）。
4.2合同评审前的准备
4.2.1 公司营销部门应建立能代表所有各相关方面（如设计开发、技术支持、产品生产、质量控制、财务等）意见的合同评审组。合同评审组的成员应是有能力胜任的、有资格的设计开发人员、检验人员和各方面的管理人员。
4.2.2公司营销部门应向评审组提供客户的相关文件（如招标书），并责成他们详细研究，以便了解客
户的要求。
4.2.3 如果客户要求，公司营销部门应在相关部门的配合下向客户提供他们所需的服务，如向客户提供产品标准、说明书和其它文件，提供样品试用，接待客户对公司进行考察等。
4.2.4 为透彻地理解客户的要求，同时也使客户了解本公司满足客户要求的能力，可能和必要时，公司营销部门应在事先征得客户同意的情况下安排评审组的相关人员与客户就合同的有关事项（见4.3.2条）进行会谈。公司营销部门应详细记录与客户会谈的内容，并加以整理形成会议纪要。 4.2.5必要时，应向客户介绍公司内部的评审活动、接口部门和联系人员，并与客户协调一致。
4.3 合同草案的拟制
4.3.1公司营销部门应组织有关的评审人员仔细研究客户提供的文件（包括客户可能提出的合同草案）和4.2.4条中的记录，以便准确地确定客户对产品、交付和其它关键要素的要求，并形成文件。 4.3.2 公司营销部门应事先与客户的相关部门和或人员就合同的有关事项进行协商，协商的内容至少应包括：
a）产品功能的要求；b）产品性能指标的要求；c）产品安装的要求；
d）产品保修期限及其保修责任的要求；e）产品保修期限后，产品维修的要求；f）产品交货的形式及其交货期限、交货地点；g）产品的包装和运输要求；h）产品交付后的验收准则；i）开票及付款、结算方式；j）违约责任和解决合同纠纷的方式；k）其它需要约定的事项。
4.3.3公司营销部门在准确地确定了客户要求的基础上（见4.3.1条和4.3.2条），并考虑公司的能力拟制合同草案，其内容至少应包括：a）产品的名称、规格、型号；b）产品的技术性能指标；c）产品的验收标准；
d）产品的保修期限及其保修责任的准则，以及保修期限后，产品维修的准则；e）有关产品的使用说明书、安装说明书和产品合格证明的提供；f）相关的协议（如技术保密、安装服务和人员培训等）；g）产品的数量、单价、总价和付款方式；h）有关产品的包装和运输方面的要求；i）质量控制的有关条款，处理质量争端的办法；j）交货地点和时间；k）违约责任。
4.3.4 需要和可能时，公司营销部门应委托相关部门拟制初步的质量计划作为合同草案的附件，以便对
如何圆满地执行合同有一个初步的认识。
4.4 内部评审活动
4.4.1公司营销部门应编制用于合同评审的审核清单，并将与客户会谈的纪要（见4.2.4条）、合同草案（见4.3.3条）、初步的质量计划（见4.3.4条）一起印发给评审组的所有人员。
4.4.2公司营销部门应召开有所有评审人员参加的内部评审会，需要和可能时还可邀请客户的代表参加，以便评审人员有机会对客户的要求、合同草案和初步的质量计划提出问题并进行详细讨论。因故不能到会的评审人员，应委托能代表他或她的人员参加内部评审会。
4.4.3 评审人员应在研究客户要求、合同草案和初步的质量计划的基础上，对审核清单中所列项目作出明确的回答，并在审核清单上签名以表明他们已经评审了或理解了合同要求。 4.4.4公司营销部门应在4.4.2条和4.4.3条完成后收回发给评审人员的审核清单。
如果所有收回的审核清单已表明全体评审人员已就4.1条所列a）、b）、c）三项取得一致的肯定意见，则内部评审活动结束，并转入4.5条的活动。否则，公司营销部门应归纳出评审人员在审核清单中表明的对合同草案的修改意见以及认为客户的要求不明确和/或不完善的方面。
4.4.5公司营销部门应将4.4.4条中归纳出的认为客户要求不明确和/或不完善的方面报告给客户，请求客户作出进一步的解释、说明或作出相应的修改。
4.4.6 在收到客户关于4.4.4条的圆满答复后，公司营销部门应根据客户的答复及4.4.4条中归纳出的对合同草案的修改意见，对合同草案进行修改。
4.4.7公司营销部门应将修改后的合同草案和审核清单再次印发给原来所有的评审人员，重复4.4.2条至4.4.4条的活动，直至在评审组内就4.1条所列a）、b）、c）三项取得一致的肯定意见为止。
4.5 客户的认可
4.5.1公司营销部门应将通过内部评审的合同经授权的管理者签字并加盖合同专用章后送交客户认可，当客户要求时还应附上初步的质量计划。可能和必要时，应按4.2.4条安排与客户讨论合同评审结果以及初步的质量计划。
4.5.2 当收到客户返回的有客户方的授权人员签字并盖有合同专用章的合同文本后，即表明合同已被客户认可、合同已经生效。
4.5.3 当客户对合同有异议时，公司营销部门应重复4.3条和4.4条的活动，直至得到客户认可或放弃签署合同为止。
4.6 合同的更改
当合同发生更改时，公司营销部门应按原合同评审的程序重新组织合同评审。
4.7 评审程序的简化
4.7.1下述两条全都满足时，可执行简化的合同评审程序：
a）合同所涉及的产品是本公司已生产定型的产品或生产过多次的已设计定型的产品； b）签署合同的客户是再次订购上述产品，且未提出新的技术要求。 4.7.2简化的合同评审程序如下：
a）公司营销部门拟制合同草案和审核清单；
b）合同评审组可简化，但至少应包括能够分别代表技术开发、质量控制、产品生产和财务方面的人员；
c）在不影响满足4.1条所提要求的情况下，公司营销部门可携带合同草案和审核清单前往上述部门，请代表这些部门的评审人员对合同进行评审，填写审核清单并签名。
5 文件资料的管理
5.1公司营销部门应作好第4条中相关文件、资料、报告、记录的整理，并存档保存。 5.2公司营销部门应对所有的文件、资料、报告、记录进行相应的整理，以便查阅。 5.3除非另有规定，上述文件资料的保存期限至少为五年。
6 其它说明
6.1本制度由公司营销部门提出。 6.2本制度自批准之日起实行。
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