应用文写作基础知识
绪 论
人类自从有了文字就开始了写作活动。人类最早的写作即是为了解决各种实际需要而开始的。就写作目的而言，分为两大类。一类是文学写作，一类是应用写作。文学写作主要用于抒发作者的主观情感，反映社会现实，是为人们欣赏而进行的艺术创作，如诗歌、散文、戏剧、小说等；应用写作是为了处理公务和个人私务而写的，用于解决实际问题。人们通常把实用型文章的写作称为应用写作。
应用文的使用非常广泛，几乎涉及各个领域、各个部门、各个阶层、每个个人。比如你们大学毕业的时候要写毕业论文；工作了，到公司应聘，被录用了，就要与公司签订劳动合同；今天有事或者说生病了，不能来上班，就要向公司递交请假条；到机关单位工作，要请示、汇报工作，经常要用到公文；生活中遇到经济纠纷，要打官司就要写诉状等等，正如叶圣陶先生所说的那样：“大学毕业生不一定能写小说诗歌，但是一定要能写工作和学习中实用的文章，而且非写得既通顺又扎实不可。”可以说，当今人们对应用文的写作需求达到了一个“无人不需，无时不有，无处不在”的前所未有的高度。如果没有一定的应用文写作能力，将很难在职场中游刃有余。
一、应用文的概念 １、应用文的定义
1 应用文是党政机关、社会团体、企事业单位以及个人在处理各项公务和日常事务中为解决实际问题所使用的具有惯用格式的实用性文章的总称。
我国应用文写作已有3500年的历史，可谓历史悠久，源远流长。殷墟出土的甲骨卜辞，商周时期的钟鼎铭文，《周易》中的卦辞、爻辞等，都可以看作是应用文的原始形态。所以，如果说神话是中国文学的“祖先”，那么甲骨文则可以说是应用文的“祖先”了。
新中国成立后，我国的应用文写作有了长足的发展并逐步建立起现代应用文体制。从1951年到1981年的30年中，党和政府先后发布了十多个关于机关公文写作的文件，使我国公文写作逐步走上了规范化、科学化、系统化的道路。国务院于2000年8月24日发布《国家行政机关公文处理办法》，规定了行政机关公文13种，标志着我国应用文写作进入了一个崭新的阶段。
２、应用文的特点 Ａ．实用性
应用文是针对出现在工作或生活中某件具体事情而写的。写作应用文是为了达到某种实用的目的，因此有人又称其为“实用文”。如订立合同，是为了明确双方的权利和义务，从而对双方有所约束；制定计划，是为了更好地进行工作或完成某项活动；张贴海报，是为了某个事务进行宣传。它不同于文学作品，一般不需要文学的形象生动。
2 Ｂ．真实性
应用文是为解决实际问题而写的，强调的是方针政策的正确和客观事实的真实。要从实际出发，按照客观规律行文，事实确凿可信，不虚构，不夸张，统计数据准确无误，有根有据，这是应用文对真实性的要求。
Ｃ．简明性
应用文具有很现实的目的性，这就要求应用文的的语言能够准确表达认知，最大限度与客观事物保持一致。要在准确得体的基础上做到简洁明快，通俗易懂，不堆砌词藻，不滥用修辞，更不允许大肆渲染。它的语言风格要体现为一种理性的严肃、庄重，而应该排除文学语言的华美浪漫。
Ｄ．时效性
很多应用文都有一定的时间限制，过了某个时间段，它就有可能成为一纸无用的文字。比如请假条，要提前写并送达接受假条的人手中；对突发事件，要及时报送信息，让上级了解情况并解决处理，过期会贻误时机，给学习、工作带来不利；开会要提前通知，不能等会开完了才通知等等。
Ｅ．规范性
应用文是有针对性地写给某个或某类明确的对象，在写作过程中，有一些惯用的格式和固定的程式化词语及语句始终沿用。沿用它们，方便、简洁、有效。比如，写介绍信和总结的格式一定是不一样的。介绍信常常使用“兹有”、“贵处”、“接恰”等词
3 语；往来信函，常常作用“来函收悉”、“敬请批复”等惯用语。对于这些惯用的格式和程式化的语言，我们要尊重人们的使用习惯，不能标新立异。
３、应用文的分类
应用文的分类，目前还缺少统一的标准。一般情况下，按功能和用途可以分为以下几类：
A．行政公文类
行政公文类文书，就是以党和国家机关、社会团体、企事业单位的名义发出或记录某种信息时使用的一类应用文。国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》中列出13种公文，它们是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
B．宣传文书类
宣传文书是指人们用于宣传鼓动的文书。它包括消息、演讲稿、通讯、解说词等。
Ｃ．法律文书类
法律文书是指一切在法律上有效力或者有意义的文书的总称。可分为两大类，一类是国家权力机关制定的规章、制度等；另一类是司法机关代表国家运用司法权力处理诉讼案件制作的文书，包括民事起诉状、刑事自诉状、上诉状、申诉状、答辩状等。
D．经济文书类
4 经济文书是一种专有文书，是以经济活动为主要内容的应用文，是反映经济情况，处理经济事务，研究、解决经济实用问题的一种具有格式的专业应用文。常见种类有经济合同、意向书、招标书、投标书、市场预测报告、市场调查报告、广告策划书等。
E．事务文书类
事务文书是指机关、团体、企事业单位在处理日常事务时用来沟通信息、安排工作、总结得失、研究问题的实用文体。如求职信、证明信、感谢信、慰问信、贺信、倡议书、申请书、计划、总结、述职报告等。
F．礼仪文书类
礼仪文书是为礼仪目的或在礼仪场合使用的文书。包括欢迎词、欢送词、开幕词、闭幕词等。
G．涉外文书类
涉外文书是在涉外经济活动和涉外事务交际往来中产生的文书，它包括涉外经济合同、涉外货物买卖合同等。
４．应用文的作用
随着社会的发展，作为一种工具，作为信息载体的应用文的作用越来越大，越来越被人们所重视。概括地说，它有四个方面的作用：
Ａ．宣传教育作用
通过应用文来宣传和贯彻党的路线、方针、政策，如公文的写作。
Ｂ．公务联系作用
5 应用文是机关、团体、企事业单位之间协商、联系工作的一种手段。如专用书信、启事、海报、合同等。
Ｃ．法律法规作用
是指有些应用文特别是公文和规章制度所具有的法律法规的性质，对于规范人们的行为、维护正常的社会秩序、安定社会生活、保障公民的合法权益等方面均有极其重要的作用。
Ｄ．凭证和记载作用
指应用文是一种确定的文字记录，它可以作为一种文字材料，作为今后检查和监督的依据，如总结、条据、审计报告等。
二、应用文写作的基本要求
1、材料的要求 A．材料的含义
材料有广义、狭义之分。广义的材料是指为写作而搜集、准备的具有一定意义和价值的全部资料；狭义的资料是指写入文章的、用以支撑主旨的事实、数据和理论依据。材料是形成主旨的基础，是表达主旨和谋篇布局的物质条件，是应用文文本构成要素之一
Ｂ．材料的种类
从不同角度，可划分出以下类别：从时间上分，有现实材料和历史材料；从性质上分，有感性资料（事实、数据）和理性材料（理论）；从范围上分，有概貌材料和典型材料；从获取途径分，有直接材料和间接材料；从材料内容分，有正面材料和负面
6 材料。
Ｃ．材料的选择和使用
无论文学文学还是应用文，都要搜集材料。搜集材料为的是储存写作信息待时而用，故宜“广”;选择材料为的是写入文章，支撑观点，故宜“精”。选择材料应坚持四条原则：一是针对性原则，既要切合题意，与主旨相符；二是可靠性原则，即要真实准确，符合客观实际；三是典型性原则，即要有代表性，能反映事物的本质与特点；四是充足适量的原则，即能充分说明事实，表现主旨，又不致重复冗赘。在此前提下，注意材料的新鲜感与可读性，让人乐于、易于接受。
2、结构的要求 A．结构的含义
结构指文章的内部组织构造，是运用材料以表现主旨的有序安排，是应用文文本的构成要素。具体而言，它指的是文章的谋篇布局和层次构架。如果把主旨比作文章的灵魂，把材料比作文章的血肉，那么结构就是文章的骨架。
B．应用文结构的特点
应用文结构的特点主要包括以下几点：
(a) 定型性：应用文的结构要符合法定或约定俗成的格式要求，不同文种有不同的特定格式或惯用格式，不宜随意变动。 (b) 严密性：应用文要求结构完整合理，立足主旨表达需要，井然有序地划分层次段落；各层段中的小观点必须紧扣基本观
7 点，重点突出，联系紧密，切忌复杂的结构。
(c) 条理性：必须体现思维的规律性与有序性，有条有理，一段或一条说明一个问题。常用小标题及序数标明层次。 Ｃ．应用文结构的组成部分
应用文文本结构通常由标题、正文、落款（署名与成文日期）组成。正文又常分为开头、主体、结尾三大部分，各部分依内容表达需要划分层次或条款，各部分之间有过渡与照应，从而形成一个严密、完整的结构体系。
应用文标题、开头、主体及结尾的基本结构形式种类繁多，写法灵活，无法一一讲解。写作时应立足行文目的和主旨的表达需要，来选择、确定最佳的形式，不必拘泥于陈规。
过渡和照应是连接文章层次内容的方法和重要手段，可使文章首尾圆合，段与段紧密相连，文气贯通，浑然一体。如“由此可见”、“因此”、“鉴于”、“综上所述”、“总之”、“现将有关事项通知如下”、“特作如下通告”、“主要体现在以下几个方面”“为此，特制定本条例”等等都是过渡句，承上启下，使文意延展。照应的方式有文题照应（内容照应标题）、前呼后应（行文过程中）、首尾呼应（开头与结尾呼应），照应使文章内部联系得到强化。
3．语言表达要求
（1）应用文语言运用的要求是：准确、鲜明、简洁、得体。 A．准确
8 这是对应用文语言的第一要求。具体表现在几个方面： （a）内容的表达上，无论事实、数据、细节都要做切实无误的反映。如《全国人民代表大会关于设立中华人民共和国澳门特别行政区的决定》中就将澳门特别行政区的成立时间、管辖区域以及行政区域图的公布事项作了直截了当、具体准确的说明。
(b)词语的选择上，应仔细辨析词义，精选中心词，用准修饰语，恰如其分地反映客观事物。如下行文中提出执行要求的惯用语：“以上各点，应严格遵照执行”、“请研究执行”、“可参照执行”，这些句子就准确地表达了不同程度的贯彻落实要求。
(c)巧用模糊语言。所谓模糊语言，是指内涵与外延都不确定的语言。应用文达意，应主要用含义精确的词语，力避歧义，但在特定的语境中，恰当地使用模糊语言，能增加行文的灵活性和分寸感，使意思的表达更准确，如“近年来”、“近期|”、“有关部门”、“大部分”等等。
B．鲜明
即对事物要态度鲜明、是非清楚，提倡什么，反对什么，十分明确，不模棱两可，转弯抹角，吞吞吐吐，含混暖昧。如一些规章制度中，经常看到“
一、禁止„在什么场合„做什么事。
二、禁止„„”，几条内容均以“禁止开头”，语气坚决，措辞严厉地表明态度。
C．简洁
即用最少的文字表达尽量多的内容，做到“文约而事丰”。 做
9 到简洁的关键是：
(a )删除一切套话、空话、意思重复的话； (b)注意语句的提炼，杜绝堆砌修饰语现象; (c)恰当使用缩略句，如互联网、奥申委、世贸组织等； (d)恰当运用文言词语及短句。如请示中结束语经常用“当否，请指示”等。
D．得体
得体，指用词、语气、语体风格等符合文体的特定要求。应用文种类繁多，不同的文体呈现不同的语言风格，如公文要庄重，调查总结须平实，学术文章应严谨，礼仪文书宜典雅且有较浓的感情色彩等。
（2）应用文语言表达的要求
表达，在写作中的特定含义是指通过语言反映思想、表明意愿、陈述事实、说明问题等所采用的方式。写作的表达方式，主要有叙述、说明、议论、描写、抒情五种。应用写作中常用的是前三种，一般不用描写、抒情。当然，在写作目的、内容、文种等有客观需要时，偶尔、酌情用描写与抒情也是可以的。如报道校园信息时，反恐演练时，对恐怖分子手持大刀，气势汹汹闯进校园的样子可以略加描写。
A．叙述。叙述是叙说和交代人物经历和事件发展变化过程的一种表达方式。在应用文写作中，叙述主要用来介绍事实经过，交代问题、原由，不能有任何虚构和夸张，基本要求是简明扼要、
10 直截了当、客观真实。表达时，出于礼仪的需要，可用“贵”代替“您”、“本”代替“我”，第三人称则常用“该”。公文因发文者与受文者均明确，又常用无主句，往往不出现人称。
应用文中的叙述六要素（时间、地点、人物、事件、起因、结果）不一定俱全，也不要求过程的具体完整，常用概述。叙述方法以顺叙为主，有时也可用倒叙，先介绍结果，再交代人物、起因，一般不用插叙等其他方法。如《关于**油库漏油事故的情况报告》的基本情况部分：
今年2月25日至28日，我石油站**油库先后进汽油1500吨，因输油管线第一次进油发生爆裂，造成漏油250吨重大漏油事故。油库领导积极组织人员，一方面抢修输油管线，另一方面回收漏油15吨，减少了损失，但仍造成直接经济损失三百余万元。
这一叙述完整地交代了事故的概况，语言简洁，事实清楚。 B．说明。说明是对客观事物、事理进行解说和阐释的表达方式。在应用写作中，使用非常广泛，像产品说明书、旅游指南等几乎通篇使用说明文字；行政公文、事务文书以及一些专用文书，也经常采用这一表达方式。说明的基本要求是客观、准确、恰当、简明。如合同中的“解决争议方式”条款常常这样说明： “本合同双方当事人如发生违约责任纠纷，应及时协商解决；如协商不成，任何一方可向合同管理机关申请调解，或双方根据约定，向仲裁机构申请仲裁；也可直接向人民法院起诉。”
11 应用文常用的说明方法有：下定义、诠释说明、举例说明、比较说明、数字说明、图表说明、概貌说明、比喻说明等。
C．议论。议论是作者对某个问题或事件进行分析评论，发表自已观点和看法的表达方式。在应用写作中，发表意见、阐明道理、做出评价、批驳他人观点乃至提出要求、措施，大多属于议论范畴。但在大多数应用文（论文除外）特别是公文写作中，议论主要是叙述、说明的补充手段，处于从属地位，不能喧宾夺主。
应用文中的议论往往不要求三要素（论点、论据、论证）齐全、论证过程完整，而是三言两语，一针见血，就事论事，叙述事实后便下结论，或提出观点后即举例证明。不需要周详的论证推理过程；同时，作者的态度是冷静、公允的，一般不带个人感情色彩。
上述三种主要表达方式在应用文写作时通常综合使用，从而实现准确表达文意、突出主旨的目的。
三、几种常用文体的写法 １、计划 A．计划概述
计划是企事业单位或个人，对未来一定时期内将要完成的工作，学习任务提出预想目标，制定具体实施办法而写作的应用文体。它是一个十分宽泛的文种概念。由于内容及涉及的范围不同、时限不同、又有粗细、远近等方面的差别，所以名称也不统一，
12 常见的有打算、安排、设想、规划、要点、方案等。
Ｂ．计划的格式与写法
计划的结构一般由标题、正文、落款三部分组成。 (a )标题
计划的完整性标题应由单位名称、计划期限、计划内容、文种四个要素组成，如《****公司2013年工作计划》；有的也可省略单位名称、计划期限等，如《新产品开发计划》、《关于2014年党支部工作意见》等。如果认为计划还不成熟或者还没有经过正式讨论通过，或未经上级批准，则可在标题的后面或下一行用括号加注“草案”、“初稿”、“讨论稿”、“征求意见稿”等字样，并加上括号。如“**大学党支部2014年工作要点（讨论稿）”。
(b)正文
计划的正文一般由开头、主体、结尾三部分组成。 （1）开头，即前言（序言、导语）。简明扼要地交代制定计划的背景、根据、目的、意义、指导思想等，指出制定计划的政策依据以及要努力达到的目标，回答“为什么制定该计划”。如《**企业安全生产工作计划》中的开头：“为了认真贯彻落实《中华人民共和国安全生产法》，加强安全生产意识，落实安全责任，实现安全生产目标，创造一个安全稳定的生产环境，特制定本年度生产安全工作计划。”
（2）主体，即计划事项。说明计划的基本内容，是计划的核心，它紧接计划的开头部分，回答“做什么，做到什么程度、
13 怎样做、什么时候做”的问题，即具体的任务、目标、要求、措施、步骤。一般可采用序号或小标题的方法展开内容。
（3）结尾，即结束语。是计划的辅助、补充部分。一般用来强调计划的重点、应注意的事项、需要说明的问题，或提出希望要求、发出号召，以鼓舞士气等。计划也可以根据具体情况不加结语部分。
（c）落款
在正文右下方署上制定计划的单位名称或个人姓名，在署名的下行写一制定日期。如标题中已经写明单位名称，此处只写日期也可。上报或下达的计划，应在日期上加盖单位的印章。
C、计划的写作要求 （1）．注重依据
制定计划要有依据。一是依据党和国家在一定时期内的方针政策、法令法规，以及上级部门、领导同志的指示、意见和要求；二是要针对本地区、本部门、本单位的实际情况。制定计划前，必须深入实践，既要“吃透”上级的精神，又要虚心听取群众的意见，“摸清”本单位的实际情况。
（2）.具体明确
计划的目标应写得具体明确，切忌含糊不清，模凌两可，职责不明。尽可能预测到计划执行过程中的困难和问题，以便在计划中写明预防和解决问题的方法。文字表达要简明扼要，任务措施要分项列出，以利于实施检查，使人一目了然。
14 例文：
***公司2015年环保工作计划
长期以来，我厂始终把环保工作作为企业的头等大事来抓，不断完善环保运行规章制度，总结环保设施运行经验。在生产运行过程中，坚持可持续发展理念，节能消耗，最大限度减少污染物的排放。通过一系列卓有成效的工作，我厂的环境得到了很大改善，废水污染物排放量小于《国家污水综合排放标准》，为了更好的把我厂环保工作做好，特制定年度工作计划。
1、严格按照国家环保要求，坚持“预防为主，防治结合”的环保方针，进一步加大力度，做好环境保护工作，实现生态效益和经济效益的双赢目标。进行保护环境、节约资源意识教育，使全厂形成了“我要环保”、“我为环保”的良好氛围。
2、推行清洁生产、开展节能降耗，提高资源利用效率。环保先行，末端治理不放松，发展循环经济、把发展循环经济放在重要位置；开展资源综合利用，变废为宝。
3、绿化美化环境，营造美好的工作生活环境。规范管理，持续改进企业环境绩效。企业环境保护工作的精髓是持续改进、持续实施，只有起点，没有终点。做好企业的环境保护工作，必须与规范的具有持续改进管理功能的环境管理体系工作有机结合起来。
4、落实节水、节电、节焦、资源综合利用项目，以技术创新为动力，采用先进的污染治理技术，治理生产过程排放的污染物，全面完成减排计划；采用先进的工艺技术与设备，改进管理，提高综合利用率，进一步实施循环经济，以低消耗、低排放、高效率实现企业可持续发展。
5、尽量利用其他专业统计已有的各种资料，对环境保护工作进行系统全面的分析研究，总结成绩，找出矛盾，提出建议。
6、通过环境统计分析，反映出我厂环境保护与经济发展的比例关系是否合理，为制定环境保护措施提供参考依据。
7、使全厂职工了解自身的环境权利和义务，从而增强热爱环境、保护环境的自觉性和积极性，充分行使宪法赋予的知情权、参与权、表达权、监督权，对各类环保公共事务进行深度参与，积极支持环保工作的开展。
总之，环境问题要从大处着眼，小处入手，如今国家正在大力宣传和倡导节能减排，全民行动，在我们企业就更需要政府、民众和企业同心协力做好污染防治和生态保护工作，才能把节能减排的目标任务落到实处，收到经济发展与环境保护双赢的效果。
赏析：本文采用完整式标题，结构要素齐全，层次分明。前言部分简明扼要地介绍了制定计划的总体依据和指导思想。主体部分分条列项详细地说明了计划实现的目标要求、具体做法和措施，这是计划
16 的核心内容。最后一段是结尾部分，表达执行计划的决心和对未来环保工作的期待。总之，这是一篇言简意赅、要点明确、条理清晰、书写规范的工作计划。
2．报告 A．报告概述
报告是机关、单位经常使用的重要的上行文。它在下级机关使用的频率很高，是用来向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问的一种公文。用好报告，能帮助上级及时了解情况，掌握下情，为领导决策提供证据，同时，有利于下级机关、单位接受上级的监督和指导。因此，报告是上下级机关之间沟通信息不可缺少的工具。
报告根据其适用范围，可分为如下类别：
(a)工作报告。即为定期向上级机关汇报本单位的全面工作情况而写的报告。
(b)专题报告。即针对某项工作或问题所写的报告。 (c)答复报告。用于答复上级询问的报告。
(d)递送报告。在向上级机关递送文件、物品时使用的报告。
一般的报告都具备以下特点：
（1）反映实践性
报告汇报工作，是对本单位的工作的回顾或总结。所反映的情况，只能是本单位在工作实践中所碰到的情况或问题。答复上级机关的询问，也只能依据本单位的实践
17 情况。报告的内容须真实，不能弄虚作假。
（2）概括陈述性
报告的表达方式是陈述性的，即以叙述和说明为主，然而，它的叙述和说明却必须是概括性的，只要求做粗线条的勾勒，而不用详述事件或工作的过程，更不要求铺排大量的细节。即便运用议论，也多限于夹叙夹议。
B．报告的格式与写法
报告的结构一般由标题、发文字号、主送机关、正文、落款等五部分组成。
(a)标题：通常有两种写法：一是由发文机关、事由和文种名称组成，如“山西省人民政府关于***煤矿8。12特大瓦斯爆炸等三起事故的调查报告”。二是省略发文机关，由事由和文种名称组成，如“关于我校工会干部有关待遇的报告”。
(b)发文字号：由发文机关代字、发文年度号和发文顺序号三部分构成。写在标题之下正中位置。
(c)主送机关：报告的主送机关一般只有一个，即要汇报的事项的主管部门。
(d)正文：多由导语、主体和结语组成。 （1）导语
导语多交代撰写报告的目的或缘由或者概括内容、提出观点。写完后多用“现将有关情况报告如下”的过渡语过渡到下文。
（2）主体
主体即报告的具体内容、具体事项。要围绕报告的目的和主
18 旨陈述基本事实。
◇工作报告
内容要求写明工作进程、工作成绩、经验、存在的问题与下一步的工作安排；主要运用记叙方式；重点突出，点面结合。要避免把工作报告写成面面俱到的流水账；要实事求是，报告中所列成绩或问题都必须属实，并能从中揭示出一定的规律；在报告中可以写设想、提建议、但不可写请示事项。
◇专题报告
在内容上要求反映新事物、新问题、新情况，要有助于推进当前工作的开展；写作要及时，做完一项专门工作或解决某项问题之后，立即报告。
◇答复报告
要针对上级的询问，客观地、实事求是地回答问题。
◇递送报告
写作内容简单，将报送的材料（文件、物件）的名称、数量写清楚。
无论哪一种报告，如果内容较多，可采用分条列项的方式写。但都要做到突出重点，恰当安排层次，体现一定的逻辑性。
（3）结语
一般报告的结尾都有习惯用语。根据报告的不同内容选用不同的习惯用语。提出建议要求上级批转下级机关的工作报告，常以“如无不妥，请批转有关单位执行”等请求式用语作结，其他各类报告常以“特此报告”、“专此报告”、“以上报告，请审阅”等作为结语。有的报告也可以不使用结语。
(e)落款
19 这一部分在正文末尾的右下方，写上发文单位名称和成文时间，并盖公章。
写作时注意：
①材料要确凿，立意要新。
②不要把要求答复的请示事项夹带在报告中。请示与报告是两种不同的文种。报告是向上级机关反映情况、汇报工作，上级机关不一定作答复；而请示是需要上级机关批复的。 例文：
关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告
国务院：
脊髓灰质炎（俗称小儿麻痹）是一种不能有效治疗，却可用疫苗彻底预防的急性传染病。病毒的存在和传播，威胁着每个儿童，一旦发病将导致儿童肢体损伤、残疾乃至死亡；未接受免疫的儿童，不仅自己可能受害，而且还会作为传染源危及他人。鉴于该病危害大、传染性强以及“可防不可治”的特点，世界儿童问题首脑会议通过的《儿童生存、保护和发展世界宣言》，把消灭脊髓灰质炎作为继消灭天花后人类限期消灭的第二种传染病，要求各国采取全球性的统一行动。
为实现《９０年代中国儿童发展规划纲要》规定的１９９５年消灭脊髓灰质炎的目标，保护儿童健康，提高人口素质，国家决定开展强化免疫活动。现将有关工作报告如下：
一、自我国开展计划免疫工作以来，脊髓灰质炎疫苗接
20 种率提高，发病率显著下降，取得了可喜成绩。但是，由于我国地域辽阔、人口众多，部分地区计划免疫工作落实不力，目前全国仍有一些地区出现疫情，时有暴发流行。
各级政府要加强领导，将强化免疫工作切实纳入议程，实行目标管理并依据全国实施方案制定本地工作计划，落实经费安排，采取有力措施，认真组织实施。卫生及有关部门要按照各自职责，做好疫苗的生产、储运、供应、发放和指导服务工作。机关、团体、企事业单位和城乡基层组织，要做好所属范围的强化免疫工作，每位家长应主动促使孩子服用疫苗。公众传播媒介要广泛进行宣传，普及知识，增强免疫保护意识，做到家喻户晓，人人参与。
二、在冬季，脊髓灰质炎病毒传播能力最弱，在此期间开展强化免疫活动，是能否消灭脊髓灰质炎的关键。为此，决定从现在起至１９９５年１月期间，每年的１２月５日和１月５日，对全国所有４岁以下儿童各加服一次疫苗。各地要按照全国实施方案的要求，统一部署，统一行动，在保证一般对象服用疫苗的同时，重点做好流动、暂住和漏服儿童的服用疫苗工作。
三、各地区要认真做邓疫苗服用的统计、考核、检查、评价和总结工作。各省、自治区、直辖市卫生厅（局）于每年３月１５日以前，将统计报表和工作总结报送卫生部。
以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。
21
中华人民共和国卫生部
****年*月*日
赏析：这是一篇工作报告。正文开头是事由，交代呈转报告的起因和目的。接着是报告事项，写了三方面的内容，采用条款式写法，脉络分明。先写我国开展免疫工作取得的成绩，然后提出问题。接着写在冬季开展强化免疫工作的原因、具体时间、工作对象、任务要求等。结语用“以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行”，点明呈转性报告的目的。全文写法规范，符合格式要求。
3、请示 A．请示概述
请示适用于向上级机关请求指示、批准。请示为上行文，具有强制回复的性质。其行文目的是请求上级机关对本机关单位权限范围内无法决定的重大事项，以及在工作中遇到的无章可循的疑难问题，给予答复。
B．请示的类型： 请示有以下几种类型： (a)请求指示的请示
请求上级机关对有关的方针、政策、规定中的难以理解或不明之处，以及在执行过程中需做变通处理的问题或涉及其他机构职权范围的问题给予回复。
22 (b)请求批准的请示
请求上级机关批准编制、机构设置，领导班子组成，干部任免以及经费、工作任务等问题
(c)请求批转的请示
请求上级机关部门对本部门就全局性或普遍性问题所提出的解决办法予以批转各单位执行。
C．请示的特点： （1）事前行文性
请示一定要在工作开始前行文，得到上级机关批准后才能付诸实施，不可“先斩后奏”或“边斩边奏”。
（2）请示批复性
请示行文的目的非常明确，即要求上级机关对请示的事项作出明确的批复。
（3）一文一事性
即一份请示只能请求指示、批准一件事或解决一个问题。 D．请示的结构与写法：
请示的结构一般由标题、发文字号、主送机关、正文和落款五部分组成。
（a）标题
一般有两种构成形式：一种是由发文机关、事由和文种名称构成，如“＊＊市人民政府关于严厉查处行业不正之风的请示”。另一种由事由和文种名称构成，如“关于开展春节拥军优属工作
23 的请示”。
（b）发文字号
由发文机关代字、发文年度号和发文顺序号三部分构成。写在标题之下正中位置。
（c）主送机关
请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。每份请示只能写一个主送机关，不能多头请示。
（d）正文
请示的正文由请示的缘由、事项和结语三部分组成的。 （1）缘由
即请求事项所持的依据、缘由，它是上级机关批复的主要依据，因此，这部分要写明所遇到的新情况、新问题，或自身没有能力解决的困难，要写得充分、恰当、有说服力。
（2）事项
即请求上级机关给予或指示或批准或支持和帮助的具体内容。事项要具体，所提的要求要有可行性和可操作性。这部分内容要单一，一般只宜请求一件事。如果内容比较复杂，则分条列项写。用语要明确，不能含糊其辞，语气要得体，以便上级机关给予及时批复。
（3）结语
请示用结语表达要求，应另起一段，通常使用“妥（当）否，请批复”、“特此请示，请予批准”、“请批准”、“以上请示如无不
24 当，请批转„（各地区、各部门）执行”等惯用语。这是请示结尾必不可少的惯用语。
(e)落款
写上发文单位名称和成文时间，并盖公章。这一部分位于正文末尾的右下方，末尾要缩进四格。
Ｅ．请示的写作要求
（a）写请示须遵循以下原则，即一文一事；只主送一个主管的领导机关，不能多头主送，也不送领导者个人；按隶属关系逐级请示，在一般情况下，不越级请示；请示上报的同时不抄送下级与同级机关；请示与报告不能混用，不能将请示写成报告，即不写“请示报告”。
（b）两个以上单位联合向上级机关请示时，要在事前确定主办单位，经过认真磋商，取得统一认识，而后会签、印发。
（c）提出请示事项时，应同时根据本地区、本机关的实际情况，对所请示的问题提出解决的初步意见与方案，供领导批复时参考，因此，事先要经过周密的调查研究，使提出的意见与方案准确切实。
(d)请求批准行政规章的请示，要在正文中说明制定此项规章的必要性及其主要内容，然后将规章草案作为请示的附件，一并报送。 例文：
关于中国公民自费出国旅游管理暂行办法的请示
25
***[****]*号
国务院：
随着对外改革开放的不断扩大，人民生活水平不断提高，近年来，中国公民自费出国旅游不断增加，为适应改革开放形势，加强中国公民自费出国旅游的管理，特制定了《中国公民自费出国旅游管暂行办法》。
附：中国公民自费出国旅游管理暂行办法
以上暂行办法如无不妥，请批转发布执行。
国家旅局（盖章）
公安部（盖章）
****年*月***日
赏析：这则请求批转的请示结构完整，主体部分内容分三层：一是请示的缘由；二是请求批转的对象；三是请求批转的尾语，符合请示写作的一般要求。
４、批复
26 Ａ．批复的概述
批复是上级机关答复下级机关的请示事项时使用的公文。先有请示，后有批复。批复是下行文。
Ｂ．批复的分类
批复根据内容、性质的不同，可分为两类： （a）指示性批复
主要是针对方针、政策性性问题进行答复。这一类批复，不仅是对请示机关提出请求事项的答复，而且批复的指示性内容，在其管辖范围内，都具有普遍性的指导和规范作用。
（b）表态性批复
是对指示事项表示同意或不同意的批复。 Ｃ．批复的特点
（a）针对性：批复总是针对来文答复问题，不能另找话题。 （b）被动性：批复以下级请示为存在条件，先有请示后有批复。
(c)权威性：批复是答复下级机关请示事项的回复性公文，它提出的处理意见和办法，代表上级机关对问题的决策意见，对下级机关具有行政约束力。
Ｄ．批复的结构格式和写法
批复的结构一般由标题、发文字号、主送机关、正文、落款五部分组成。
（a）标题
27 一般包括批复机关、批复事项和批复文种名称三个部分，如“＊＊县人民政府关于＊＊乡人民政府兴建砖瓦厂问题的批复”；也可只写批复事项及文种两部分，如“关于建立东风电机厂工会委员会的批复”。
(b)发文字号
由发文机关代字、发文年度号和发文顺序号三部分构成。写在标题之下正中位置。
(c)主送机关
即来文请示的单位。其位置在标题之下，正文之上，顶格写。批复是有针对性的，所以不可缺少主送单位。
(d)正文
批复的正文一般由批复引语、批复事项和批复结语组成。 （１）批复引语
批复引语的写作，必须先引请示标题，再引发文字号，发文字号应加圆括号。如“你公司《关于„„的请示》（＊＊［２０＊＊］＊号）收悉”。引述来文是为了说明批复根据，点出批复对象，使请示单位一看批复的开头，就明白是因何事而作的批复。接着用“经董事会研究，批复如下”、“经研究，批复如下”等语句过渡。注意不可简单写成“＊＊年＊月＊日的来文收悉”，因为同一天中可能有许多来文，究竟是哪份文件，不明确。
（２）批复事项
这是批复的关键部分，需针对请示事项给予明确答复或具体指
28 示，做到态度鲜明，语言简明，绝不能模棱两可，含糊其辞，以免下级无所适从。
一般来说，对常规事项、例行工作的批复，特别是同意有关请示的批复，不必阐述批复理由，表明态度即可。如不同意请示事项，或对下级机关要求的支持和帮助难以满足，则除在批复中表明态度外，一般还需要说明理由，以便对方能较好地接受，并及时作出相应的工作安排。
（３）批复结语
一般在正文末尾写上“此复”、“特此批复”等惯用语。有些批复在批复事项之后还另提出有关执行要求，如“此复，希执行”等。
(e)落款
写上发文单位名称和成文时间，并盖公章。这一部分位于正文末尾的右下方，末尾要缩进四格。
Ｅ．批复的写作要求
（Ａ）一个批复针对一份请示。有时数个下级联合请示同一件事，经研究后，应分给别各个下级机关行文批复。
（Ｂ）收到请示必须予以及时答复，以免贻误下级机关的工作
（Ｃ）批复问题应持慎重态度，加强调查研究与磋商，而不宜轻率定夺。有的批复如需要其它所属机关周知时，亦可批转给有关的下属机关或在文件公报上刊登。
29 例文：
关于山东省设立蓬莱市的批复
民字[2008]74号
山东省人民政府：
你省2007年12月20日《关于撤销蓬莱县设立蓬莱市的请示》（**[2007]50号）收悉。经国务院批准，同意撤销蓬莱县，设立蓬莱市（县级），以原蓬莱县的行政区域为蓬莱市的行政区域，不增加机构和人员编制，由省直辖。
民政部 ****年*月*日
赏析：这是一份表态性批复。正文先引发文标题和字号，便于收文者明确这是自己哪篇请示的批复。然后明确表示对该请示的态度，并且对设市的原则作了指示，便于下级机关执行。
5、函 A．函的概述
函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。
Ｂ．函的特点 函具有以下几个特点： （a）使用广泛性
函的使用不受级别高低、单位大小的限制，收发函件的单位
30 均以比较平等的身份进行联系。上至国务院，下至基层组织、企事业单位、社会团体都广泛使用函。
(b)行文多向性
函可以上行、下行，但大多数函为平行文。 (c)用语谦敬性
不论什么类型的函，用语皆得注重谦恭有礼，尊重对方，力求得到对方更多的理解和支持。
Ｃ．函的种类 常用的函有：
（a）商洽函：是不相隶属相关之间商洽工作的函； (b)询问函：是向有关机关询问情况的函； (c)答复函：是针对询问函而制发的函；
(d)请批函：向业务主管部门或对口管理部门请示批准事项； (e)知照函：向有关单位告知某些事项。 Ｄ．函的格式与写法
函的结构一般由标题、发文字号、主送机关、正文和落款五部分组成。
（a）标题
标题有三种写法；一是由发文机关、事由和文种组成，如《重庆市＊＊学校关于申请困难学生生活补助的函》；二是事由和文种组成，由于有些公函是套红印发的，红头部分已经发文机关的名称，在标题中就只有事由和文种两个要素，如《关于商请增加
31 学生艺术节表演节目的函》；三是发文机关和文种组成，比较少见。如《中华人民共和国交通部函》；如果是答复性函，标题中应有所体现，如《关于＊＊＊问题的复函》。
(b)发文字号
由发文机关代字、发文年度号和发文顺序号三部分构成。写在标题之下正中位置。
(c)主送机关
即受文并办理来函事项的机关单位，复函的主送机关是来函的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后有冒号；
(d)正文
正文结构由开头、主体、结语三部分组成。
(1)发函缘由。这是函的开头部分，主要交代去函或复函的依据、理由或原因。不同类型的公函发函缘由有所不同。如果是发函，主要是主动向对方询问、商洽、请批事项，在开头可直接写了函缘由、目的。如果是复函，开头要先引述对方来函的标题或发文字号和日期等，如“＊＊＊＊年＊月＊日函收到”，或以文号概括来函基本情况，如“＊＊发［２０＊＊］＊号涵悉”，然后用“经研究，函复如下”、“现将有关事项函复如下”等过渡语转入下文对来函所询问问题或商洽工作的答复，以表示对来函的尊重和支持以及已方的责任态度。
(2)事项。这一部分是函的主体和核心部分。需要注意的是询问、商洽或请批的内容要写得具体、清楚，行文要直陈其事，一
32 文一事，便于对方答复；答复函要针对来函的问题做出明确的表态，批准性批复，要明确说明同意或不同意某事，还可以在此基础上，阐述有关意见，提醒对方注意有关事项等。
(3)结束语。这是函的结尾部分，根据内容的需要，可有不同的表达，中心目的是向对方提出希望、要求或重申致函的目的，表明自己的态度。要根据函询、函商或函复的事项，选择运用不同的惯用语，如“特此函询（商）”、“特此函达，即请复函”、“盼复”、“此复”、“特此函复”、“特此函告”等。
(e)落款
用全称或规范化简称写发文机关。日期也要写全，并加盖公章。
Ｅ．函的写作要求 （a）开门见山，直奔主题
无论去函还是复函，都不要拐弯抹角，切忌空话、套话和发空泛的议论。
(b) 一事一函，简洁明了
函一般都比较简短，一份函围绕一件事情，内容单一，语言要简洁明了，便于对方回复。
(c)语言规范，表述得体
体现函的用语特色。发函要使用平和、礼貌、诚恳的语言，对主管机关要尊重、谦敬，对级别低的单位要平和，对平行单位和不相隶属的单位要友善。切忌使用生硬、命令性的语言。复函，
33 则态度要明朗，语言要准确，避免含糊笼统，犹豫不定。 例文一：
广州*局销售公司请求批准函 *局销办函 [1996] 5号
广州*局：
我销售公司从去年十月成立以来，国内务活动日益增多，经常有许多文件、合同、契约、技术资料需要复印，为便于工作，我们拟购买一台复印机，请给予批准。
可否，请批复。
广州*局销售公司（盖章） ****年*月*日
赏析：这是一份请求批准的函。局和公司是两个性质不同的单位（一个是机关，一个是企业），是不相隶属的机关，所以用函的形式。正文部分先阐明去函的原因和目的、然后提出具体的请求事项，最后用请求批准函的规范式语句“可否，请批复”作结语。这份函结构紧凑，内容完整。
34 例文二：
*市人民政府办公厅关于临时工、合同工
能否执罚问题请示的复函 市政办函 [1996] 40号
*市容环境卫生管理局：
你局《关于明确临时工、合同工能否执罚问题的请示》收悉。现复函如下：
《中华人民共和国行政处罚法》于1996年10月1日起执行。该法对行政执法主体及执法人员作出了明确而严格的规定。按照行政处罚法和国务院《关于贯彻实施〈中华人民共和国行政处罚法〉的通知》，从今年10月1日起，合同工、临时工再不能从事行政处罚工作。 „„
你局应按照上述精神，对全市市容卫生执罚人员进行清理，理顺执罚体制，保证行政处罚法的贯彻实施，促进市容卫生管理工作。
特此函复
*市人民政府 ****年*月*日
35
赏析：这是一份复函。由于*市人民政府与*市容环境卫生管理局是不相隶属的机关，因此，只能以函的形式答复*市容环境卫生管理局的请示，并在复函中注明回复的依据，然后表明态度“从今年10月1日起，合同工、临时工再不能从事行政处罚工作。”态度明朗、依据清楚，回复意见具体，有鲜明的针对性，结构也规范，值得我们学习。
36
