佛山市三水区教育局 佛山市三水区档案局 文 件
三教发[2008]13号
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关于加强我区学校档案管理工作的意见
各镇（街道）教办、区属各中小学校：
为加强我区中小学校档案工作的科学管理，适应学校教育工作发展和改革的需要，更好地为提高教育质量和学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《广东省档案条例》及《广东省中小学校档案管理工作规范》等法规要求，结合我区实际，特提出如下意见：
一、提高认识，加强对学校档案工作的领导
学校档案工作是学校管理工作的重要组成部分，是维护学校历史真实面貌的一项重要工作，也是衡量学校管理工作水平的标志之一。充分有效地开展档案工作，在探索、掌握教育工作规律和经验及维护学校教学、科研与管理人员合法
1权益等方面都具有不可估量的作用。各单位要切实加强对档案工作的领导，把档案工作纳入学校整体发展规划和议事日程，明确分管领导，建立和健全档案管理机构，配备相对稳定的档案人员，切实解决档案工作所需的人、财、物等问题。学校档案部门要本着对历史负责、对学校负责的原则，切实增强做好学校档案工作的紧迫感和责任感，加强对档案工作的宣传，增强学校员工的档案意识，努力创造档案工作的良好氛围。
二、健全制度，规范档案业务建设程序
建立和健全档案管理制度是做好档案管理工作，发挥档案作用的基本保证。学校应结合实际，建立健全档案管理网络，制定各项档案管理制度，包括归档、借阅、统计、保密、鉴定销毁、库房管理制度及档案人员岗位责任制，并制定各类文件材料的归档范围和保管期限表，使学校档案工作有章可循，有据可依，以保证各类资料从形成、积累及到期归档渠道的畅通。要明确档案室负责档案的接收、移交、鉴定、利用等登记和统计工作，统计工作要认真细致，数字准确。档案人员要定期对档案资料的保管情况进行全面检查，并做好检查记录，发现问题，及时采取补救措施，以确保档案安全。
三、科学分类，做好各类文件材料的收集与归档工作 档案资料的收集与归档是档案工作的关键环节，各学校对应归档的各种文件材料做到收集齐全，科学分类。重点要做好以下几方面工作：
（一）明确收集范围。凡是在学校各项工作活动中形成
的具有保存、查考、利用价值的各种文字、图表、声像材料，包括党组织、行政、工会、团队（学生会）组织以及教育、教学、科技活动、生产、基建、设备、人事、会计等工作中形成的各种材料均属于归档范围。任何单位和个人均不得将立卷归档的材料据为己有或者不予归档。
（二）明确归档时间。（1）党政部门档案按年度进行整理归档，在次年的三月前完成。（2）教学档案按学年整理立卷，应在每学年结束后三个月内，将文件材料整理立卷，并移交档案室。（3）科研档案应在项目通过鉴定验收后两个月内归档。（4）基建档案一般在项目工程验收后三个月内立卷归档。（5）设备档案在安装调试一个月内整理归档。（6）会计档案应在年终后整理立卷，暂由财务会计部门保管三年期满后应于次年6月底前移交档案室。（7）特殊载体档案在每项工作完成后的两个月内归档。
（三）规范案卷质量。案卷应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，要求做到分类合理，保管期限划分准确，标题简明确切，装订结实，编制目录清晰，档案装具整齐划一，便于保管和利用。归档的文件材料力求按照业务规范整理，要求字迹清楚，书写工整，签署完备，禁用铅笔、圆珠笔、彩色笔和复写纸书写，以利于延长档案寿命。
四、设施齐备，切实保证档案安全保管
档案室库是档案工作的载体，必须通过档案室库及其设备设施的建设，确保档案材料的安全管理。各学校应根据档案保存的需要，落实和保证档案室有专用库房，档案库房要
最少预留五年以上的发展空间,以满足档案保管的需要。档案库房要干燥通风，库房内温度保持在14℃～24℃之间，相对湿度保持在45%～60%之间。库房应具备防火、防雷、防震、防盗、防光、防高温、防霉、防水、防潮、防虫和防污染等“十一”项防护措施，保持库房整洁，并逐步做到办公、阅览、库房三分开。要有计划地为档案室配备空调机、抽湿机、消防设备、复印机、打印机等设备，以保障档案的安全管理。
五、做好服务，强化档案资源开发与利用
档案工作的根本目的是利用。学校档案部门要紧紧抓住“利用”这一环节，围绕学校中心工作，逐步完善服务手段，编制必要的检索工具，健全检索系统，提高查阅利用工作的效率。有条件的学校，要积极探索电子计算机贮存、检索等现代化管理方法和途径，逐步实现档案工作的标准化、规范化和现代化。档案员要熟悉库存档案情况，根据工作需要编制检索工具和参考材料，主动提供档案信息资源，为学校决策、广大师生员工和社会各界服务，并不断提高档案工作服务的及时性、针对性和有效性。
六、全面规划，深入开展档案目标管理和档案室规范建设
为推进学校档案的规范建设，必须对全区中小学校档案工作进行全面的规划，制定目标，分步实施，推动学校档案工作的开展。按先易后难原则，我区学校档案工作可分三步推进：第一步是按“六有”标准抓好一般学校的规范建档工作。“六有”建档即有领导分管档案工作，有专（兼）职档案员管理档案，有档案管理的规章制度，有独立的档案室库
和箱柜保管档案；有规范整理的档案实体；有档案检索工具。第二步是抓好档案目标管理试点工作。以《广东省机关档案综合管理达标升级考核标准》的要求，在具备条件的学校中开展档案规范化试点工作，以点带面，推进学校档案综合目标管理工作。第三步是在试点的基础上力促一部分学校档案管理上等级，力争实现全区中小学校档案管理规范化，全面实现档案目标管理。由于这项工作系统性强，涉及面广，任务重，要求高，各学校必须及时规划，妥善安排。各镇教育办要根据“统一领导，分级管理”的原则，加强所辖学校档案工作的监督与指导；区教育局、区档案局将加强对学校档案室规范建设的检查、督促和指导，强化档案人员的业务培训并开展业务交流活动，促进学校档案管理工作更好地为教育工作服务。
附件:《三水区中小学档案分类办法》
佛山市三水区教育局佛山市三水区档案局二○○八年七月四日
主题词：档案管理意见
抄送：佛山市档案局、郑运安常委、何国辉副区长、
陈泽明副秘书长
