浅谈规范化档案管理具体措施
摘要：当今社会随着信息科学技术的飞速发展，档案管理已经成为各项工作中必不可少的一部分，如何方便高效的进行规范化档案管理已经成为热点讨论的问题。我国社会已经由工业化转型为信息化。知识产业也已经逐步形成，作为一种新的经济形式，已经日渐成为新的经济增长点。在新世纪新形势下，档案管理工作既面临着新的机遇，也带来了新的挑战。作为重要的社会信息资源，档案资源也应采用更高效的信息技术进行管理。本文以高校校报中的档案管理为例，分析和阐述了做好高校校报档案管理工作应注意的问题，以及如何进行档案的规范化管理。
关键词：档案管理规范化整理措施
前言：随着档案资源利用的不断开放与深入，档案管理工作事业面临着严重挑战，如何实现档案管理工作的现代化已经成为档案管理工作的重点。各级档案部门只有解放思想，开拓前进，充分利用现代化管理设备，既要为档案资源的使用者提供工作的便利，又要积极的开创档案管理工作的新局面。笔者以高校校报中的档案管理为例，分析和阐述了做好高校校报档案管理工作应注意的问题，以及如何进行档案的规范化管理及具体的整理方法和步骤。
1、高校如何进行档案管理
1.1.建立审稿专家库，筛选优秀作者群
学报档案收集的信息量是十分巨大的，其中反映了广大科研、管理工作者的实际学术水平和科研能力，以此作为条件能够筛选出优秀作者群，对他们的学术动向有一定的了解，并向他们约请质量高的文章，向优秀作者进行专题组稿，以便满足学报专题化的发展趋势的要求。
1.2做好交换期刊的管理工作
与其他学术刊物的办刊宗旨不同，学报和是纯粹的学术交流而不是商业性的，学报的收藏目的是以交换为主，所以，凭借这一优势，各个学报之间应该相互学习交流经验，达到共同进步的目的，这不仅可以使各学报的浪费减少到最低限度，更可以使其学术影响得以扩大，刊物价值得以提高。此外，在印量和资金有限的前提下，交换资料应有针对性，即根据各学报办刊重点栏目和特色栏目，交换与之相关的刊物。
1.3档案管理的规范化、制度化
在规范化方面，要以资料室管理人员的专业文献检索能力，对学报档案的分类、编目、著录以及装订收藏，科学、有序、系统地分类、编号登记;建立健全借阅学报文献资料卡片和学报资料财产账;实行电子文档管理化，使学报资料检索更为方便快捷。在制度化方面，为保证情报资料管理工作的正常进行，必须建立一套切实可行的规章制度。如登记制度、借阅制度、流通制度等。
1.4管理人员自身素养的提高
档案管理人员应当具备熟练的基本功和业务技能。不断进行业务学习和数量，努力提高自身管理水平，爱岗敬业，认真对待读者检索、咨询服务外，要按时完成本学报的交流工作，具有责任心，能够维护本校学报的信誉，及时向编辑部介绍交流学报中有关的信息和情况等，使学报办出具有自身特点的特色水平。
2、规范化档案管理
档案工作规范化、标准化是实现档案管理化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，根据我单位的实际情况我中心相关科室都设置了档案管理员，定期将相关需存档的资料按规定时间交资料室存档做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响
档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。
3、整理方法和步骤
3.1收集文件
收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作，是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。收集齐全完整为其基本原则。
3.2 区分材料范围
3.2.1归档文件材料的范围
凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
3.2.2不归档文件材料的范围
上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
结语
随着我国信息事业的不断进步，档案管理整体水平日趋成熟，开发档案信息所要实现的目标就是为经济建设和社会发展更好地提供服务。作为一个档案工作者，思想认识上必须明确 ，工作方法上则要贴近经济建设，面向社会服务。在服务中求发展，在发展中进一步提供服务。一言以避之，档案信息资源 的开发要疏通信息渠道，拓宽信息来源。档案工作者要以“提供高层次服务，开展深层次加工，采取多渠道检索”来正确处 理主动服务与被动服务的关系，做到常规提供利用和开发服务统筹兼顾，相得益彰。本文从高校校报中的档案管理入手，分析和阐述了做好高校校报档案管理工作应注意的问题，以及如何进行档案的规范化管理。
参考文献
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