**公司人事档案管理细则
1.目的
为加强人事档案的管理，维护人事档案的真实性、严肃性，充分发挥人事档案在管理工作中的作用，特制定本细则。 2 适用范围
本细则适用于全公司。 3 名词释义
本细则所称的人事档案是指过去和现在公司各级部门及员工从业活动中形成的对公司、员工有保存价值的各种文字、图表、证件、荣誉证书等实物或复制品不同形式的历史记录。 4 职责
综合办公室为人事档案管理的责任部门，负责人事档案（正本）的接收、收集、整理、立卷、移交人才流动服务机构委托保管、核对履历材料、出具人事证明材料和协助调出、查阅等工作，建立、管理员工人事档案（副本）；根据工作需要或员工申请，对符合有关法规政策规定、经确认属于归档范围的材料，及时办理档案（正本）的材料补充。 5 原则
人事档案管理依照“委托保管、正副互补、据情归档”的原则开展工作，公司在继续履行现有人事档案管理职能的同时，推行员工人事档案（正本）委托保管、直至全面实现社会化管理。
人事档案（副本）由综合办公室负责保管。 6 人事档案组成
根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》等法律法规，人事档案分正本和副本。
6.1 人事档案（正本）是历史、全面地反映员工情况的档案材料构成，是员工的全部原始材料的总和。
人事档案（正本）由以下内容按分类组成： 第一类 履历材料； 第二类 自传材料；
第三类 鉴定、考核、考察材料；
第四类 学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩，审批材料）；
第五类 政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍，参加工作时间等问题的审查材料）；
第六类 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；
第七类 奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹）； 第八类 处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）；
第九类 录用、任免、聘用、转业、工资，待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料； 第十类 其他可供组织上参考的材料。
6.2人事档案（副本）是人事档案（正本）主要材料的复制件(或重复件)，是概括反映员工情况的档案材料。
副本根据工作需要建立，一般包含正本中的以下内容：
第一类的近期履历材料，以及招聘入职、调动工作形成的个人简历、《职工履历表》、应聘评价、聘用审批、劳动合同或劳动合同解除、协议或补充协议等。 第三类的主要鉴定、考核材料：考察（核）登记表（包括上报的考察材料）、民主评议和组织鉴定、组织考核形成的综合材料。
第四类的学历、学位和评聘专业技术职务的材料：员工专业技术职务、注册执业资质、学历（学位）证明、培训等材料。
第五类的政治历史情况的审查结论（包括甄别，复查结论）材料：政治历史情况审查材料（包括更改入党、团时间、参加革命工作时间等问题的审查材料）。 第七类的奖励材料与第八类的处分决定(包括甄别、复查结论)材料：奖惩材料、法院审判工作形成的判决书；发明创造、科研成果鉴定材料，著作、译著和获奖或有重大影响论文等目录。
第九类的任免呈报表和工资、待遇、出国审批材料：员工任免等工作形成的《职工履历表》、各类登记表和任免材料；办理员工工龄认定、工资待遇、出国（境）、退（离）休材料及各种代表会代表登记表等材料。
第十类可由：体格检查中确诊有严重慢性病、身体残疾的体检表及工伤致残确定残废等级材料，办理员工丧事活动中形成的生平，报纸（国家或市级报纸）报道（国家或市级报纸）的讣告、消息、非正常死亡的调查报告等材料组成。 正本中其他类别如有重复的材料，也可归入副本。 7.人事档案管理
7.1人事档案（正本）接收与整理
综合办公室根据员工入职情况，负责接收新员工的人事档案（正本），核查人事档案（正本）无误后及时退返回执，进行档案整理、造册、归位等工作，并在办理委托存档时，安排新员工填写《北京市人才流动登记表》，签订《存档合同书》。
7.2人事档案（正本）委托保管
综合办公室根据经营活动所在或开展工作方便，与人才流动服务机构签订《委托存档合同书》，委托人才流动服务机构保管公司各类员工的人事档案（正本）。人事档案（正本）清点核查无误后，应及时移交人才流动服务机构保管。
员工劳动关系存续期间的人事档案（正本）委托保管费用由公司承当，并核算到员工所在部门的管理成本中。 7.3人事档案（副本）建立与保管
综合办公室根据员工人事档案（正本），结合公司工作需要，建立、保管员工人事档案（副本），并在公司、员工从业活动中收集完善。 7.4人事档案材料归档
综合办公室负责收集干部任免、调动、考核考察、培训、奖惩等工作中新形成的材料，充实档案内容，并将符合归档要求的员工政治身份变更、学历证明、职称资质、历史重大问题审查、集团以上任免和奖惩、法院判决、残废等级、出国等材料，完善人事档案（副本），并及时补充进员工人事档案（正本）。 人事档案材料归档应符合以下要求：
(1) 档案材料完整齐全、真实清楚，对象、承办单位及时间明确。 (2) 各类材料手续完备，有组织签章或本人签字。
(3) 档案材料使用十六开办公用纸，用碳素墨水、蓝黑墨水书写或计算机打印。 7.5档案使用管理 (1) 新员工入公司时，综合办公室应核对员工应聘时提供的信息与档案记录是否相符、有无不良记录。如有严重不符合者，应采取处理措施。
(2) 因工作需要查阅档案副本者，需经综合办公室负责人以上领导批准，并做好相应登记后进行。
(3) 查阅档案副本严禁涂改、圈划、抽取、撤换、增添、污损档案材料，不得向无关人员泄露和向外传播档案内容。
(4) 档案副本不得带离档案管理处，确因需要办理档案复印、摘录的，应经管理人员同意。
(5) 档案副本一般不外借，特殊情况借用，须领导批准，期限三天。借用的档案应妥善保管、严格保密，不得转借，用后应及时退还。 (6) 档案（正本）使用依照人才流动服务机构相关规定。 7.6档案转出
员工离开公司、与公司解除劳动关系后，应在一个月内，凭有档案保管权的人事部门或人事部门所属人才服务机构出具的《人才流动商调函》，到综合办公室及时办理档案转移手续，将人事档案（正本）转出。逾期未办的，公司将根据与人才流动服务机构签订的《委托存档合同书》、《员工存档合同书》，终止承当人事档案（正本）委托保管费用的义务。
离职员工的人事档案（副本）在员工离公司后，根据国家和公司档案管理相关规定，保存5年。
8 本细则自发布之日起施行，由人力资源部负责解释。
