摘要: 写留学生论文商务英语信函作为商务活动中相互交流的一种重要方式在国际商务交际中起着重要的作用。本文基于语用学礼貌原则理论的研究,介绍了礼貌原则的六大准则,从遣词造句的角度分析了这些准则与商务英语函电写作的融合以及在写作中的应用。
一、引言
目前,中国与世界各国的经济贸易往来日益频繁,商务英语是国际商务活动中通用的一种专门用途语言,是对外经济活动中的重要工具,商务英语函电则成为各国之间相互沟通、开展业务、达成交易、建立友好合作关系等商务活动的重要媒介。礼貌是语言活动的一条重要准绳,是建立良好的人际关系的前提,礼貌也是商务英语函电的重要特点,在语用学礼貌原则指导下的英文信函可以最大程度的表达诚意和尊敬,实现有效沟通,促进商务活动的顺利开展,从而促成商务合作和贸易的最终达成。
二、礼貌原则概述礼貌本身是日常生活行为中具有道德和伦理意义的一项行为准则,包括人们为维护和谐的人际关系所做出的种种努力。礼貌这一概念一旦进入到语用研究领域,就有其独特的理论内涵。从语用学的角度分析,礼貌原则是在合作原则的基础上产生的。美国语言哲学家H.P.Grice认为在言语交际中,双方为了达到特定的目的,都要共同遵守相互合作的基本原则,相互配合,相互理解,即会话合作原则(Cooperative Principle,简称CP),这是语用学研究领域的一个重大突破。格赖斯把合作原则分为四条准则,即数量准则、质量准则、关联准则和方式准则。遵守了这些准则,交流者就能以最直接的方式和最合适的语言进行交际,达到最佳交际效果。但是,这四条准则虽然 是约定俗成的规约,但人们在言语交际中有时会故意违反某一准则,含蓄、间接地表达思想,产生会话含义,目的是出于礼貌的考虑。为此Brown和Levinson提出了礼貌策略,他们认为礼貌就是“典型人”为满足面子需求所采取的各种理性行为,即通过某种语言策略达到给交际各方都留点面子的目的。言语交际中礼貌策略只是一种手段,使用礼貌策略这一手段的真正目的是为了更好地达到交际目的,满足人们的面子需求。英国语言学家G.Leech在此基础上又提出了言语交际的礼貌原则(Politene Principle),作为对合作原则的补充和完善,用来说明合作原则无法解释的交际现象。Leech认为在所有的语言交际中,说话人和听话人之间应尽量地表示礼貌和尽量减少不礼貌的表达方式。他的礼貌原则包括六条礼貌准则:(1)策略准则(tactmaxim):使他人受损最少,使他人受惠最大;(2)宽容准则(generosity maxim):使自身受惠最少,使自身受损最大;(3)赞誉准则(approbation maxim):尽力缩小对他人的贬损,尽力夸大对他人的赞扬;(4)谦虚准则(modestymaxim):尽力缩小对自身的赞扬,尽力夸大对自己的贬损;(5)赞同准则(agreementmaxim):尽力缩小自身和他人之间的分歧,尽力夸大自身与他人之间的一致;(6)同情准则(sympathymaxim):尽力缩小自身对他人的厌恶,尽力夸大自身对他人的同情。在利奇提出的六条准则中,策略准则和宽容准则,赞誉准则和谦虚准则是分别成对的,如果一句话遵循了其中之一,那么它必然也遵循另一条准则。语用学中的礼貌原则并非只在口语交际中适用,同样也适用于书面交流。礼貌原则是贯穿商务语言交际活动的基本语用准则,是商务活动的必然要求。因此,在贸易交往中,我们要注意运用语用学的礼貌原则来指导各类商务信函的写作。
三、商务英语函电中的语用礼貌色彩1.商务英语函电用语上的语用礼貌色彩商务英语函电产生并服务于国际商务活动,贸易双方通过往来函电进行贸易磋商,建立和维系良好的合作伙伴关系,促进公司业务的开展,加深真挚和谐的友情,最终达成交易。因此,英文函电在遣词造句、行文方法、表达风格、意义和内涵方面都具有商业韵味,讲究语言策略,注重语言的得体性,运用富有感情的、礼貌的用语来表达最诚挚的态度,运用温和委婉的语气来表达最真诚的合作意愿,避免向对方直接命令。其行文通常严格遵守“7C”的写作原则,即礼貌(courtesy)、体谅(consideration)、完整(completene)、清楚(clarity)、简洁(concisene)、具体(concretene)、正确(correctne)。其中礼貌这一写作原则可谓诸原则中最重要的。2.商务英语函电内容上的语用礼貌色彩英文商务函电写作是涉外商务经营活动的重要组成部分,它主要包括商务书信、便函、商务电传、商务传真、商务电子邮件等。通过往来函电,贸易双方进行磋商交流,促进贸易各个环节的顺利进行,包括建立贸易关系,询盘、报盘和还盘,推销产品,订购货物,通知装船,货物投保,支付方式,投诉和索赔,请求代理等等,它的内容反映贸易双方在互惠互利的基础上进行平等合作的商务活动,建立或巩固良好的商务关系,因此,具有很强的实践性,必须遵循礼貌策略。商务函电应围绕既定商务目的,针对特定的内容、项目、场合而拟定,其内容应是贸易双方所共同关心和接受的,能反映一定合作意愿的。可以想象,一封缺乏礼貌的书信,即使再完整无缺,清楚明白,言简意赅,具体生动,正确无误,考虑周到,也不可能达到预期的效果,只会让收信人反感厌恶,结果适得其反。由此可见,礼貌原则在商务函电写作中至关重要。
四、礼貌原则与商务英语函电写作的交融和契合商务英语函电属于比较拘谨正式的公文体,有其特殊的写作风格,专业词汇和术语,有本专业特有的惯用格式和表达方式,它的用词和句法特点与英语语用学礼貌原则的六个准则的要求是完全一致的,下面从商务英语函电的措辞造句方面谈谈礼貌原则在商务函电中的体现。
1.策略准则和宽容准则
策略准则是礼貌原则中最根本的一条准则,“策略”是礼貌的根本,礼貌地使用语言就意味着策略地使用语言。在商务交际活动中,人们不可避免地会对贸易环节提出自己的要求和建议,希望对方能够欣然接受。从礼貌原则的策略准则和慷慨准则来看,向对方提出要求实际上有可能使对方蒙受损失,所以要特别讲究语言的措辞,选择适当的句式来表达我方的要求,否则很可能会遭到拒绝。
1.1 使用疑问句形式,把命令变成请求,使语气 更为婉转与客气。例如:(1)W ill you please send us your catalogue togetherwithyour detailed offer?(2)W ill you be good enough to let us have your reply aoon as poible? 1.2 使用虚拟条件句提出建议,请求,具有更多的商量协调的余地,符合商务英语的文体特色。例如:(3)Itwould bemosthelpful ifyou could quote us the low-estprice, C.I.F.Lagos.(4)Wewould be very appreciated if you could accept theterms of payment. 1.3 在商务英语写作中适当使用情态动词,如“should, would, could, might”等,可以使句子的语气更加委婉含蓄,避免了唐突和生硬。例如:(5)We think it advisable thatyou should accept this offerat this price.(6)Wewould like to knowwhetheryou are able to supplyfrom stock the following products.1.4 使用被动语态的句型,弱化要求,进行间接表达。例如:(7)Particular care should be taken about the quality andthe packing of the goods to be delivered in the first order.(8)Its\' stipulated in the contract that shipment should bemade in three equal lots from April to June. 2.谦虚准则和赞誉准则 谦虚准则要求尽量多赞扬对方,减少对对方的贬损。在其原则指导下,商务写作中通常采取礼貌的策略技巧,突出对方的本位,体现尊他性。即将自己置于对方的立场上,充分考虑对方的利益、需求、愿望,了解对方的处境,真正做到尊重、体谅、赞誉对方,避免居高自傲。因此,在商务英语信函中尽量使用第二人称代词(you, your)而少用第一人称(I, we, my, our)比较下列一组句子:(9) We allow a 5% discount for cash payment.(10)You earn a 5% discountwhen you pay cash.第二句采用了以对方为主的态度显然比第一句以我方为主的态度更有礼貌,更为恰当。 赞誉准则是一种满足听话人积极面子需求的积极策略,它是利用赞美语、恭维话引起对方的注意和兴趣的表达方式。在商务英语信函中,恰当的赞誉之词和肯定句法会赢得对方的好感和信任,增加贸易达成的机率。所以,我们常常在商务英语写作中用“thankful, pleased, glad, appreci-ated, grateful”等有积极的感情意义的词或用“unfortunate-ly, scarcely, hardly, really”等副词来弱化否定语气。例如:(11)We find both quality and prices are satisfactory andare pleased to place an orderwith you according to the follow-ing terms and conditions.(12)Unfortunately this is our rock-bottom price, we cant\' make any further reduction.3.赞同准则
赞同准则要求尽量减少双方的分歧,尽量增加双方的一致。在商务交往中,双方难免会有分歧,如拒绝对方的报价,退回对方的订单,提出索赔等等,这些情况都是不可避免的,也就是要向对方传递负面的信息,由于这类信息通常会涉及到指责对方,产生了冒犯对方的可能性,因此在写作中要注意措辞,不要正面直接拒绝,要选择缓和型模糊限制词或较为圆滑委婉的表达方式,婉言拒绝。如运用“Im\'afraid, I believe, I think, I gue”等引导性词组,或者使用“seem, look, appear, probably, generally (speaking), as youprobably know等模糊限制词,使语气委婉含蓄,更容 易使对方接受。例如:(13)I’m afraid we can t\' accept \"Cash againstDocumenton arrival of goods atdestination.(14)It seems to me that I could not agree with you forsuch a big discount.In thisway, itwont\' leave us anything.也可以使用有隐含意义的句型表示拒绝,尽量多的使用正面表达(positive),避免反面的、否定的(negative)表达,试图与对方拉近心理距离,避免引起对方的不悦情绪,伤害对方的面子。试比较下列一组句子:(15)We don’t refund if the returned item is soiled andunsalable.(16)We gladly refund when the returned item is cleanand resalable.使用否定词“not”的第一句使人感到不快或灰心丧气,而第二句把否定的,消极的信息用积极正面的方式和肯定合作的语气表达出来,更容易让对方感到愉悦,传递出善意、友好和真诚的态度。 4.同情准则
同情准则要求站在对方的角度考虑,替对方着想,理解对方所处的困境。当对方发生不幸或遭受损失时,向对方表达遗憾或同情之意,并且给以美好的祝福,这种表示深切慰问的信函能让人感激,更彰显礼貌和诚意。我们在商务英语写作中常常用“It is a pity that„,We are regretful/distreed„, We are sorry„”等句型来表达对对方的同情与支持。(17)We acknowledge receipt of your letter dated the 2ndthismonth.We are regretful for your great loes.(18) It’s a pity that your order arrived in poor conditionand thewhole content of300 caseswere seriously damaged.
五、结束语
商务英语函电不仅是实现沟通的媒介,而且是建立友谊、吸引客户的手段,函电中灵活运用礼貌原则是商务活动顺利开展的内在要求和取得商务交际成功的关键,是建立和睦合作关系的基础。将礼貌原则理论导入商务英语写作研究中,规范商务信函语言的使用,具有特 别重要的意义,一封彬彬有礼、措辞得体的商务信函能使我方在对方的心目中树立起一种正直、热情、有良好文化修养和职业道德的形象,从而乐意与我方合作,带来无限的商机。反之,一封礼貌欠佳、用语不当的信函会给公司带来负面的评价, 写留学生论文毁坏公司的良好形象,使公司丧失生意。因为人人都有面子,若在信函中不给对方面子,本来可以成交的买卖也会失去;反之,如能重视对方的观点,尊重对方的权利、愿望和需要,迎合对方的心理,使对方产生令人愉快的感觉,就能促成和扩大对外贸易。 参考文献: [1] Leech, G.N.Principles ofPragmatics [M].London: LongmanGroup Limited, 1983.[2] Andrew Littlejohn.The Writing Course of Busine English[M].London: CambridgeUniversity Pre, 2000.[3] Stephen C.Levinson.Pragmatics [M].London: Cambridge University Pre, 1995.[4] 何自然.语用学与英语学习[M].上海:上海外语教育出版社, 1989.[5] [6] [7] [8] 何兆熊.新编语用学概要[M].上海:上海外语教育出版社,2000.伍铁平.模糊语言学[M].上海:上海外语教育出版社, 1999.戚云方.外经贸英语函电与谈判[M].杭州:浙江大学出版社, 2002.范红.英文商务写作教程[M].北京:清华大学出版社, 2000.
