第一章
1.1 档案数字化加工
档案数字化目的意义及内容
档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、数字成像技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要内容。目前，大多数档案馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在，只适应于传统的管理与传播方式，即实施手工管理和以点到点的传播，即便是经过编研等初步加工，编辑印发档案资料，实现以点到面的传播，其覆盖面也还是太小，很难达到社会化程度。档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“数字化生存”的形势。档案原件数字化，对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有很重要的作用。
档案数字化的主要内容 存量数字化
①档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库。
②载体档案的数字化，如纸质档案、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库。
增量电子化
对每年新增的档案实时数字化。新产生的业务材料，在扫描中心扫描后再由各立卷负责人进行立卷。
1.
2档案数字化加工基本原则
1、维护档案原貌。
档案是人类活动的原始记录，档案原貌真实记载着档案形成、办理、整理、归档的原始过程，保留着体现档案特征的原始痕迹。档案数字化加工的主要任务是将原始形成的模拟档案制成数字复制件，以便于在计算机上阅读和通过计算机网络利用。由于历史原因，原始档案在档案整理的规范化、系统化方面不可避免存有一些缺陷，这些缺陷可以通过数字化后的技术手段加以弥补，以达到利用目的。国家明确要求,为保护档案原件，档案数字化后，原件基本封存，极少利用。因此，在档案数字化加工时，不宜对档案原件作大的整理调整，应尽量尊重和维护档案原貌。
2、遵循国家标准。
档案数字化加工应遵循的技术标准是中华人民共和国档案行业标准DA/T31-2005《纸质档案数字化技术规范》，这是迄今国家关于纸质档案数字化加工最高层次和最权威的技术标准。所有部门、地方和单位制定的标准应服从和执行国家标准。
3、方便查询利用。
档案数字化加工的根本目的是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。
4、确保安全保密。
档案数字化加工应严格执行国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》，确保档案原件和档案信息安全。
1.3 档案加工质量与技术要求
（一）质量
1、确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。
2、符合国家标准《纸质档案数字化技术规范》。
3、保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。
（二）前处理与扫描
1、扫描前应先对案卷进行预处理，保证纸张的平整、抚平边角。
2、采用最为可靠的扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生。
3、如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用不拆卷扫描设备和方式进行扫描。
4、扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度，保证原始扫描图像效果与原件吻合。
5、采用平板进纸方式扫描，尽量确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。
6、对于档案中的“筒子页”，应当平摊开后进行整幅扫描。折子页、图纸、表格等应整页扫描。超长页进行分页扫描后，要拼接成一页。
（三）扫描图像处理
扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具体情况，要进行如下图像处理：
1、图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
2、图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。为了节省存储空间，应对图像进行裁边处理，去除多余白边。
3、字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。
4、图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。
5、扫描：分辨率200dpi。
（四）档案整理、装订
档案扫描完成后，要进行细致认真的装订。具体装订要求如下：
1、遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订。
2、档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行，不可更换装订的位置（如：改右装订为左装订）。
3、对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。
4、档案装订必须采用专业装订线进行装订，不可使用金属装订物；如原始档案中发现金属装订物，应予以剔除。
5、档案装订，应遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐。
6、档案装订应尽可能地按照原来的装订孔位进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件。
（五）图像数据挂接
档案扫描完成后，要与计算机目录数据进行一一对应挂接。其中，扫描文件以卷为单位进行存储，案卷目录应对应到相应图像文件所在的文件夹；卷内目录应对应到相应页数的图像文件。
为确保数据挂接的正确性，承包商应确保档案目录数据与档案扫描图像的一一对应，确保加工扫描成果在用户所使用的档案管理系统中有效检索和显示。
确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确，并将正确的数据导入数据库中。
（六）原始档案保护
投标人在对原始档案进行数字化加工过程中，必须保证原始档案完好无损，如造成档案损坏、遗失等问题，将按照《中华人民共和国档案法》等法律追究责任，并进行严肃处罚。
数字化加工属于涉密项目，服务供应商需要具有省级以上（含省级）保密局颁发的国家秘密载体印制资质。
（七）目录数据
（1）格式选择：目录建库应选择通用的数据格式，所选定的数据格式应能通过XML文档进行数据交换。
（2）存储格式：目录数据在图像外单独存储，数据导出DBF、Excel和TXT格式进行保存。
（3）著录规则：参见《档案著录规则》（DA/T18）。数据挂接正确，条目信息与电子文件准确对应。
（4）数据对应：档案数据目录与扫描图像100%正确对应。
（5）目录补充：对案卷的卷皮信息、卷内目录、数据库对应所有字段进行补录，修改漏项、错项，形成准确无误的目录数据。
（八）数据备份
经抽检验收合格的完整数据应及时进行备份，及时导入专用服务器进行在线存储备份。
硬盘备份，将成品数据采取硬盘或移动移动硬盘的存储形式进行备份。
（九）数字化成果接收
数字化工作完成后，要对数字化工作成果及工作中使用的存储介质进行全方位的接收。包括数字化加工介质（存储介质、移动介质、备份介质等）、加工监控视频硬盘、工作电脑自带硬盘等。档案数字化成果必须通过完整性、准确性、可用性和安全性检测，检测合格后双方办理数据交接手续。
形成的数据成品应包括硬盘存储、文件目录、成品数据、扫描加工中形成的各种统计资料、交接清单等，并填写纸质档案数字化成果交接文据。
加工过程中的废弃光盘和纸张必须按涉密要求销毁，在指定地点处理。
1.4 验收标准要求
档案数字化加工项目的验收方法和验收指标应遵循《纸质档案数字化技术规范》要求。《规范》规定的验收方法和指标如下：
验收方法：数据抽检,即以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量;一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不低于5%。
验收指标：目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题，抽检标记为不合格;一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予验收通过。
1.5 数字化加工流程要求
档案扫描加工详细操作流程：
借卷：因部分用户的档案室与数字化工作车间的距离较远，导致指定的提卷人员无法单独完成此任务，因此提卷工作将由指定的提卷人员检查后进行登记，分配其他人员配合完成。如占用时间较长将给予一定的补助。
拆卷：对档案进行拆分、档号核实等档案准备的前处理工作。 编写号码：整理好的顺序打页码并在卷内文件目录写上页号。
拟写目录：如原文有文号、责任者、标题、成文日期、页号等信息在写目录时一定要如实抄写，确保所拟订的文件标题页和指定页号相对应。 写流程单：按照规定格式写出档案类型、图纸页码、拆卷日期、并登记责任人。 录入索引：力求做到档案著录的全面、准确性，为检索、利用奠定良好的基础，在录入时将档案资料目录必要的件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等主要信息反映在目录上以外，但录入格式必须结合用户的需求和特殊要求确定相应标准。
文字校对及打印目录:将著录的每项内容及文字的准确性结合实体档案资料一一进行校对检查，保证校对后文字的准确率，文字的录入格式必须一致。
档案扫描：使用扫描仪对档案进行扫描,扫描分辨率不低于150DPI。杜绝数据出现错页、缺页、模糊不清晰、版本过大、分件或命名规则错误，如个别页用200点DPI扫不清楚的页，可适当调高分辨率再扫描，如原件存在的特殊问题一定要在流程单上做出详细的记载。
图像处理：扫描进去的档案进行编辑也可检查所扫图像的质量。图像处理在不分A
3、A4幅面的同时要保证处理后的图像的居中、且不歪斜、不错页、无黑边无污点且不变形。必须达到成品数据的标准，如原文件清晰度不好的页，必须放大显示比例尽力处理出最好的效果要结合流程单上的记录情况仔细进行核对。
打包PDF与建书签：以案卷号为单位把多页TIF合成为了一个PDF进行书签链接。 数据验收：进行全方面的检查（扫描、编辑、编图纸、著录）。将所有的图像数据在验收程序中逐卷逐页的进行验收。确保影像数据与原资料内容完全一致。确保每卷资料的全宗号、盒号、卷号、件号、页数的准确性，严防张冠李戴。结合原资料的质量，原文字清晰的资料所获取的数据也必须要清楚，深不能结黑块，浅不能断字。确保不漏页、多页、重页、错页、倒页、歪斜等现象。更不能有四边黑的现象，验收后的数据必须达到成品标准。
数据挂接：将做好的数据导入系统进行统一管理做到档案图像之间的一一对应关系。
装订与装盒：将拆分扫描的纸质档案装订。
备份硬盘：将扫描的图像和相关的信息及时地保存到硬盘上。 还卷：归还客户方档案。 1.5.1 档案数字化 加工业务总体流程包括：档案调卷、整理及著录、免拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、完整归还、数据备份、数据挂接。加工流程
档案扫描加工流程图：
1.5.1.1 前期准备
布置数字化加工现场，制定项目数字化加工流程、每个步骤的详细标准、数字化加工现场管理制度、与员工以及客户签订三方《保密协议》。
制定项目加工需要的《项目加工流程单》、《档案加工交接单》、《工作交流单》等。
1.5.1.2 档案领取与归还
根据实地调研情况，与招标方协商制定项目实施计划，将馆藏档案分阶段分批次列出《数字化加工移交批次目录》，详细记录本批次领取批次号、盒号号、档案案卷号、卷数、等相关信息。为避免档案资料在数字化加工现场流转时间过长，导致意外情况出现，制定计划时应根据项目运转进入正轨后的产能，每批次提交档案资料量为7天工作量，并于本周内将所有档案资料归还招标方。
项目组入驻现场后，由项目经理指定2名工作人员，每日入场后即开始清点移交档案资料，并记录移交档案资料分类及资料明细。移交领取要求如下：
（1) 客户资料到达加工车间时，即刻开始清点，不允许延后，当天到达的客户资料，最晚次日必须得到资料明细表和分类统计表（按照规定模版填写）。
（2) 清点资料时必须小心谨慎，切勿用力翻扯，清点员必须戴上资料清点专用手套进行操作，不允许裸手直接接触资料。
（3) 资料清点时必须至少同时有两人在场，不允许单人操作。
（4) 清点结果第一时间报送项目经理、客户相关档案管理人员，经过最终确认后，将清点结果发给客户。
（5）将借出的档案案卷按照年代、类型与保管期限等分门别类放置入档案加工现场的档案柜或者周转箱中，并加贴标签注明档案的相关信息，为保证实体档案不出现混淆现象，应于每工作日结束前将统一批次周转箱中档案加工完毕。
1.5.1.3 档案整理
依据国家相关档案管理规范和青岛市住房公积金管理中心档案管理要求，以件为单位逐页排序并编写页码，最后制作卷内目录。 (1)目录数据准备
按照公积金贷款档案整理办法的相关要求，规范档案中的目录。核对案卷信息，包括多项基本目录项信息以及其他可自定义目录项信息。
按照公积金提取档案整理办法的相关要求，规范档案中的目录。核对案卷信息，包括多项基本目录项信息以及其他可自定义目录项信息。
(2)拆除装订
在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
(3)区分扫描件和非扫描件
按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。中心贷款档案的合同，根据各个年度，各家银行的模板的不同，只要扫描关键的条款和有签字盖章的部分。
(4)页面修整
破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。
(5)资料整理
确认档案袋内目录的记录是否与档案资料相符；对档案袋的资料按照案卷目录上的条目录项进行排序，并统一进行页码的编排；目录如有与档案资料不符的情况，则应修改错误并进行相关信息记录。
(6)装订
扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意与案卷目录顺序一致，保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。
1.5.1.4 档案著录打印
将整理好的贷款档案的条目信息，进行著录。在著录系统里录入该份档案所包含的目录信息，如身份证，户口本，购房合同等；录入每项要件的页数，录入完成之后打印出该笔档案的案卷目录。
(1)索引信息的存储格式应能够和中心的电子档案应用系统及数据库兼容，使其未来实现导入和导出。 (2)每件档案的一级索引项数目为5个（档案编号、借款申请人证件号、借款申请人姓名、申请编号、贷款日期），二级索引还需根据具体需要建立其他自定义的索引项。
(3)保证索引录入的总体错误率低于万分之三。
档案编目的一般方法和步骤是：①对档案进行著录和标引。可视档案的实际情况采取文件级著录或者案卷级著录。同时进行分类标引和主题标引，以形成目录的不同条目。按照国家标准统一的《档案著录规则》、《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》为各档案馆(室)进行编目提供了标准 。② 进行目录的组织和编制。即对著录标引形成的条目进行编排，分别组成案卷目录、卷内目录、全引目录、归档文件目录等各种专题目录。 为达到档案数字化加工最高质量标准，在档案数字化加工流程中的每个流程中的每个组需根据招标方的需求所制定出的档案数字化加工标准进行自检。自检的方式由项目经理负责自检质量的监控，各小组组长对自己的组员进行监督执行，在组员完成自己工作任务达到一定量时需进行自检，如在对档案编写页码时，需每编写50页需进行自检一次，在编完整卷后，再进行自检一次，发现编错页，立即修改，并做好记录，再将相对应的工作流程单和档案交由负责本小组的组长，由组长对各组员的工作进行互换，再进行互检。
1.5.1.5 档案扫描
(1)扫描方式
根据档案幅面的大小(A
4、A3等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。
(2)扫描色彩模式
扫描色彩模式通常采用彩色值。 (3)扫描分辨率
扫描色彩模式选择的分辨率为200dpi。 根据用户提供的工作单核对目录，修改有错误的目录并将档案实体按照实际扫描页重新编号并填写到工作单中，作为文件质检依据。 启钉、拆分，保证纸张的平整、抚平边角。
对于文件中的正文与附件，按照条目实际情况分开进行扫描。 采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生。
如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装的档案，应采用不拆卷扫描设备和方式进行扫描。
为更好的展现档案原貌，对于案卷中出现字迹较小、较密集等情况，可根据实际情况适当提高扫描分辨率。
扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度，保证原始扫描图像效果与原件吻合。
采用平板进纸方式扫描，尽量确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。
对于档案中的“筒子页”，应当平摊开后进行整幅扫描。折子页、图纸、表格等应整页扫描。超长页进行分页扫描后，要拼接成一页。 保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。
1.5.1.6 图像编辑处理
对扫描图像进行校对，确保图像完整无误，并对有问题的扫描图像进行纠偏、去污、拼接等技术处理。
纠偏：对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正，保证数字图像的偏斜角度小于10度。
去污：去除数字图像中影响可懂度的杂质。档案数字化图像去污应遵循在不影响可懂度的前提下展现原貌的原则。
扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。 图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过0.5度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。 图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。为了节省存储空间，应对图像进行裁边处理，去除多余白边。不留文字版面外的暗影及信息。
字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。 图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。 图像拼接处信息要完整，不能缺少信息。 对图像进行逐页排列顺序调整。
1.5.1.7 扫描质量要求
对纸质文件扫描后形成的图像文件进行错页、漏页、清晰度、污渍、黑边、偏斜等问题的控制，以达到要求的图像质量；保证错误率低于万分之三；
1.5.1.8 图像存储
存储格式:将扫描完成的案卷资料影像文件统一转为单页的JPG格式。
图像文件的命名:图像文件的命名需以每卷案卷目录的目录项顺序统一编页后，以8位页码为名，空位以阿拉伯数字0字符补齐。
1.5.1.9 档案影像质检
用专用核查软件，校对索引数据库与影像的一一对应关系，并及时修改。
1.5.1.10 档案装订还原
按照要求，将加工完成的档案按顺序排列整齐，将不扫描页按照编页号插回到原来位置，将新打印的卷内目录替换原有的手写目录，按照原有的装订孔装订，恢复原样然后放入盒内。
遵循尽可能保持文件原貌的原则，对扫描后的文件进行装订，保持文件页数齐全、排列顺序不变。
档案扫描完成后，要进行细致认真的装订。
遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订。
档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行，不可更换装订的位置（如：改右装订为左装订）。
对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。
档案装订必须采用专业装订线或不锈钢钉进行装订，不可使用金属装订物；如原始档案中发现金属装订物，应予以剔除。
档案装订，应遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐。
档案装订应尽可能地按照原来的装订孔位进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件。
1.5.1.11 数据导出/刻盘
按照要求，将加工完成的数据刻录到数据光盘中（至少两份）。并填写数据光盘刻录、检验单。
1.5.1.12 档案归还交接
按照要求，将数据光盘、归档案卷提交用户验收。验收合格的光盘，双方填写数据光盘验收单。
验收合格的案卷，按照用户要求，将归还到指定的地点，入库时要认真清点核对所提交的案卷数量（份数），并将每次提交信息登记录入到计算机《档案加工还卷交接表》内，打印两份，双方签字后各执一份备案。
将装订还原好的档案，扫描条码交接给相应的档案管理人员或者指定工作人员，对档案的数量进行电脑盘点。
1.5.1.13 档案装盒上架
档案装盒管理是指库房操作人员对已经登记交接或已经接收的档案资料进行装盒保存，最后将档案盒上架保存的过程。库房管理员按档案盒条码的标记位置上架保存。
1.5.1.14 档案上架档案数据挂接
将扫描后产生的电子影像数据导入到中心电子档案库中去，可以进行查询。 1.5.1.15 档案数据比对
将导入到电子档案系统中的数据和业务系统中的目录信息进行逐一比对，保证档案系统和业务系统数据的一致。
1.5.1.16 数据存储
交付扫描成果以500G容量的移动硬盘，并做好冗余备份措施，硬盘内目录结构应严格符合标准目录结构的要求。项目完成后，将数据库移动硬盘交付青岛市住房公积金管理中心，青岛市住房公积金管理中心验收合格后，我方应保证除移交数据硬盘以外的所有数据全部删除，并保证保密。
标准目录结构: (1)根目录：硬盘根目录下只能存在有序的若干文件夹，每个文件夹都能独立的刻录到一张DVD光盘；
(2)第二层：第二层目录由若干以案卷编号命名的文件夹及一张记录这些案卷资料基本信息的电子表格组成；
(3)第三层：第三层目录存放各案卷资料的图像文件，图像文件的命名需以每卷案卷目录的目录项顺序统一编页后，以8位页码为名，空位以阿拉伯数字0字符补齐。
1.5.1.17 质量检查
为达到档案数字化加工最高质量标准，在档案数字化加工流程中的每个流程中的每个组需根据招标方的需求所制定出的档案数字化加工标准进行自检。自检的方式由项目经理负责自检质量的监控，各小组组长对自己的组员进行监督执行，在组员完成自己工作任务达到一定量时需进行自检，如在对档案编写页码时，需每编写50页需进行自检一次，在编完整卷后，再进行自检一次，发现编错页，立即修改，并做好记录，再将相对应的工作流程单和档案交由负责本小组的组长，由组长对各组员的工作进行互换，再进行互检。
1.5.1.18 数据验收
1、数据抽查；
我公司会定期对数据进行抽查，超过相应错误率会进行项目惩罚措施，对检查出的错误进行返工。
2、验收指标；
3、验收审核；
4、验收登记；
其余验收方式详细内容详见项目验收方案。
