公文处理编号办法
一、 总则
为了规范公司公文处理的管理工作，做好公文处理和保密工作，根据我司具体情况，特定本制度。
二、适用范围
本制度规定了公文处理的管理、职责、检查与考核。
三、术语
1、公文是指党政机关、人民团体、企事业单位在各自的公务活动中，为处理公务而形成的具有一定格式的文字材料。
2、公文的作用有以下几点：记录和传达单位、组织意图；规范作用，请示报告，控制作用；传递信息，协调作用；联系和知照，依据和凭证；教育参考，记载和备查。
3、公司公文是以文字形式记录公司在生产、经营、管理等方面活动中形成的意图和情况。通过其内容和形式的统一，构成公司传递意图、知照情况、协调行动的联系工具和记录工具。
4、公司公文规定现行文种主要是：决定、布告、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要、记录、章程、条例、制度、规定、办法、细则、计划、总结和介绍信。
四、管理职责
公司公文统一由办公室负责管理。
1、收文处理
1 ① 上级，平级单位和司属各部门来文或公司领导、各部。室和基层单位有关人员外出参加会议带回的文件，必须由公司办公室文书统一处理。
② 文书人员对来文负责签收、拆封、清点、分类、登记、编号、摘要，由办公室主任签注拟办意见，文书人员并根据拟办意见交有关领导传阅，领导应于接到文件后两日内阅批，经领导批阅后的文件由办公室文书人员送交具体承办，令办部、室或部门，文书人员不得积压和延误文件或不交办公室主任进行拟办。
③ 文件承办，会办部、室或部门，应按领导批示及时办理。紧急文件应即刻办理，不得延误、积压，承办、会办人员对文件的办理情况须作简要注明，不需办理的文件应签注阅知，不得只签姓名。办理完毕后应及时交还办公室，不得自行保管。
④ 凡部、室和各基层部门给公司上报的请示、申请和业务报告需公司领导研究决定的问题文件，均先报公司办公室，由办公室文书人员登记，交办公室主任签注拟办意见后，送交主办部、室或部门组织会签，提出意见后退回办公室，再由办公室交分管领导批阅或在专门会议上研究，并将最后决定意见负责签复，技术及业务文件可直接呈报相关科室。
⑤ 文书人员要注意收文时效，对已交阅批和承办的文件，及时催促承办人员以免误事。对紧急重要事宜的文件登记，文书人员要加强催办，提醒有关人员及时阅办，防止延误或积压，阅办完毕后要及时收回存档。
2 ⑥ 凡收进的带密级等级的文件，要严格执行保密制度，严格履行登记手续，严格按文件阅知范围进行运转，做到交接手续清楚，文书人员和阅知人员不得向无关人员透露并防止丢失、泄密。
2、发文处理
① 凡对外发出的各种公文、函件，一律以公司含生产、经营业务名义，由公司统一编号发送，各基层单位和部，室对外均不得发送正式文件。
② 发文拟稿应注意以下几个方面：符合国家法律，法规，符合党和企业的方针、政策及有关规定，情况要确实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，书写要工整，标点要准确，篇幅要力求简短，符合公文格式要求，并做到一文一事(综合性计划、报告除外)，不越级行文，不多头主送和忽略抄报、抄送，要尊重机关职权。
③ 文件的拟稿、核稿、会签、审核、阅批和签发者的字迹要清楚、工整，严禁用铅笔、纯兰墨水和圆珠笔书书写，以利于文件材料的长期保存。
④ 文件拟稿部门要严格履行行文手续，认真填写定发文底稿，将与形成文稿有关的文字资料和拟稿的依据附在文稿后面，由拟稿人和部门负责签字后交办公室。
⑤ 办公室主任和文秘负责核稿，对行文的必要性及文件的体裁、格式、政策界限、文字表达、发送范围进行全面审核。
⑥ 文件经办公室主任审核签字后，送交公司经理签发，以其
3 他名义行文，有关领导核准签发，一经签发即行定稿，签发人应写全姓名和签发日期。
⑦ 文件经领导签发后，由办公室主任安排打印，拟稿人员负责校对，办公室文秘负责登记、编号、打印、盖印、封发和存档，存档须保留底稿和与形成文稿有关的文字资料，正式打印文件的为依据，文件有时限的必须在时限内送达，有具体困难不能立即送达的，可先口头通知，以免误事。
⑧ 生产、业务、管理、考核、通知内部文件可由各职能部门或生产单位发文，参照以上规定执行。
3、文件管理
①运转完毕的公文，统一由办公室立卷和保存，每半年做一次清查工作，并于次年三月底将上年度全部公文移交公司档案室，进行归档保管。
② 借阅文件要严格办理借阅手续，借阅一般公文须经办公室主任同意，借阅秘密，机密，绝密文件经总经理批准，并且只限在办公室阅读，不得随意摘抄和复印。
③ 文件不得擅自复印和翻印，若需要复印或翻印，必须严格办理审批手续，并由办公室文秘确定印发，编号，发放范围，所用期限和清退日期。普通文件复印和翻印，要经总经理批准或报上级领导机关批准，复印件的使用人或部门应按时将复印件退还公司办公室，文件的复印和翻印由办公室文书具体办理。
④ 外出人员一般不得带有密级的文件，确因特殊情况需要携
4 带时，须经总经理批准，并采取有效保护措施，保证文件的安全，返回时必须立即归还办公室。
⑤ 凡上级机关和集团公司规定清退的文件，必须及时如数地退还。清退文件的范围，一般包括以下几类：绝密文件、有重大事情的文件、传阅文件、征求意见和送审文件、会议文件、一般的下行文或平行文、承办件、未经本人审阅的领导同志讲话材料、离职人员的文件、撤消、合并单位的文件。
⑥ 需销毁的文件包括：上级下发的文件、材料不需归档立卷的、上级下发的文件、材料需要归档立卷的余份文件、集团公司印发的文件归档立卷后的余份，基层单位抄报公司无需存档的文件、材料、会议文件，材料归档立卷后的余份，无需存档立卷的内部刊物、资料，上级机关指定销毁的文件、材料，销毁文件资料要严格执行保密规定和有关程序，集团公司颁发的文件由集团公司领导批准，上级颁发的文件报经上级领导批准，销毁的文件，资料要登记造册，并有两人以上监毁，各单位和各部、室不得自行销毁文件、资料，不得向物资回收部门出售文件和资料。
⑦ 文秘人员调动时，必须彻底将所经办和保管的文件，列出明细表，向接替工作的同志移交，共同履行交接手续。本制度由公司办公室负责实行，贯彻，解释，修改和完善，并负责检查，指导和考核工作，检查考核结果在年度工作目标考核中体现。
