校团委办公室年度工作总结
——2014年度
时光飞逝，转眼间这一学年接近尾声。回顾一学年的工作情况，在团委书记、老师和主席团的支持和鼓励下，团委办公室的工作井然有序地开展。办公室是一个综合部门，本着“为同学服务”的宗旨，联系同学与老师，努力做好上传下达的各项工作。现将本年度部门工作作出以下总结：
团委办公室工作指南
一、档案工作
1、档案管理
为加强档案管理工作，提高档案工作质量，更好地为同学服务，根据档案管理办法的规定，结合档案工作的实际，制定详细制度制度。（附件）
2、档案上交
上级红头文件下发次数18次。
2013—2014年度共上交2013年档案份数为563份、永久年限63份、30年限215份、10年年限份数287份。 2014—2015年度预计上交2008年—2011年档案，预计档案份数为1800份。
3、存在问题
（一）对于各部门档案状况了解不够，《档案管理制度》的编制缺少针对性及可操作性。
（二）对《档案管理制度》的执行缺少有效的监督措施。
（三）由于办公室早期对档案缺乏有效的管理，造成历史资料缺失严重。
4、解决方法
制定《校团委办公室档案管理制度》（附件），并下发到五系和校团委学生会各部门。
每一学期对五系办公室和校团委学生会各部门档案负责人展开集中培训。
二、值班与考核工作
1、值班情况
2014年度团委办公室值班人数总达260人次、迟到人数达20余人、未到人数7人。
2、考核方法
严格执行《重庆三峡医药高等专科学校团委办公室规章制度》的考核办法。对校团委学生会各部门学生干部要有强大的约束能力，这样才能够规范管理我们学生干部团体，提高三峡医专学生干部形象。
3、存在问题
我们制作值班表的时间都是在每个月的月末，值班人员需清楚自己的值班日期（每月第一天的值班人员可由团办提醒，其余人员应自己来办公室查看值班表或前一个转告下一个）。长久以来隶属团委的各部门，值班的情况都不好，不注重时间观念，经常需要打电话提醒某某该他值班，无形中增加了团委办公室的工作量。
值班的轮换：因在团委办公室值班的部门只有3个，在轮换的方面比较频繁，为公平起见，我们在制作值班表时，会把上一个月值班较少的部门安排在前，但是值班换班情况太常见，且还有让新干事带班的情况发生。
三、团章的管理工作
1、证书的打印与发放
校团委学生会各部门的证书将由各部门部长统一打印后再由团委办公室盖章后发放。
校团委学生会各类奖状盖章数量1197份、团内发展盖章数量6587份、各类活动门票盖章数量2011份、各类材料盖章数量75份。
2、存在问题
校园之星、五四表彰、团委学生会聘书，荣誉证书数量较大。导致盖发奖状速度较慢。
没有进行团章单人管理制度、导致团章盖章程序混乱，以此导致不应该的工作失误。
3、解决办法
团章执行单管、单发、单盖章制度，让盖章数量和盖章质量都能够得到更好的保证。
四、文件的起草与打印工作
1、文件的打印
每周二团委将各部门的工作总结与计划的打印成电子档，团情要讯的撰写，对各部门例会的考勤，配合各部门完成相关活动的相关表格文档的处理，做好上传下达的相关工作等。 各类文件、活动材料、座位表、值班表。A4纸张打印数量共计548份。
五、借还工作
1、特教10
1、102教室管理工作、借书管理工作、钥匙管理工作。
借书人次达30人次、借出书籍35本。 特教101教室借用次数78次、102教室借用次数34次。 团委学生会各部门共借用钥匙次数117次。
2、存在问题
借出时登记不够详细，登记只记录部门和人员，并没有留下详细联系方式。导致后期归还时间延长，无法追究到个人上去。
六、邮件、报纸递送工作
2014年每周星期一至星期五从学校一号大门门卫室按时领取党办、学生处、团委的信件，并送到相应的办公室 团委办公室每周从学校一号大门门卫室领取5次信件与报纸。报纸共计285期，《中国青年报》共计1560张、《重庆法制报570张、《万州时报》1140张。邮件共计1120封，书籍共计376本。
七、各类活动的通知工作
为保证学生会工作的连续性，加强内部制度化建设，提高办事效率，使学生会的工作顺利开展，团委办公室负责各类活动通知、会议通知、紧急通知等。让各部门能够更早的开展工作。2014年度共下发各类活动通知、会议通知共计120余条。
八、日常工作
1、团情、工作总结与计划
每周收取校团委学生会各部门、五系的工作总结与计划并汇总，每周收集校团委活动并撰写团情。
每周二收集每周工作总结与计划、周情，收集并归类每周交的活动材料（包括电子、纸质）。
2、存在问题
团情写的过于繁琐，数据展现不够突出，活动表达不够明显。 工作总结与计划存在错别字，有明显的语句错误和词语搭配混乱的问题。
校团委办公室
二〇一四年十二月十二日
附件：
校团委办公室档案管理制度
1、档案年限分类
按照年限档案划分为：重要的30年一般的10年； 30年；永久。
年限的类别又分为：1)重要30的年、一般的10年：①团委牵头进行的重大活动的有关材料（九大类）②社团活动（校内的）、勤工俭学、社会实践活动的有关材料（三下乡）③本校学生组织部参与的各种学会、社团的有关材料（校外的）； 2）30年：①表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料②各团支部的材料③团委、学生会编印的刊物（成长的阶梯）；
3）永久：①团委工作计划、总结、规章制度、统计年报②批准入团申请书、团干部名单、团员名册③团情要讯。
（2）示范建设材料：在2013年11月开始整理2011年、2012年、2013年所有活动材料，并将其按照以下7个类别整理：
1）、红色文化教育活动：青马工程资料（批文、学生活动资料图片、研讨记录、报告图片资料、项目申报书、调研报告等）；
2）、社会实践活动：三下乡活动资料（方案、过程图片、简报、总结等）； 3）、青年志愿者活动（方案、过程图片、简报、总结等）；
4）、心理教育活动：5.25活动（方案、过程图片、简报、总结等）； 5）、社团活动：社会活动情况（方案、过程图片、简报、总结；有课程的包括课件、教案、教学图片）；
6）、艺术节庆活动：①艺术节活动：校园之春（方案、过程图片、简报、总结等）、②五四（方案、过程图片、简报、总结等）；
7）、学术科技活动：“挑战杯”（方案、过程图片、简报、总结等）。
2、档案格式分类
（一）、红色文化教育活动
1、青年马克思主义者培养工程
（1）校级材料：批文、学生活动资料图片、研讨记录、报告图片资料、项目申报书、调研报告等。 （2）各系材料
（二）、社会实践活动
１、三下乡活动资料：策划、简报、过程图片、材料汇编、总结 ２、勤工俭学：勤工俭学出勤表
１、义诊、关心关爱孤寡老人和留守儿童等活动：策划、简报、过程图片、总结、青年志愿者服务情况登记表、重庆三峡医药高等专科学校志愿者服务登记表 ２、无偿献血：策划、简报、过程图片、总结、无偿献血统计表。
（三）、青年志愿者活动
１、义诊、关心关爱孤寡老人和留守儿童等活动：策划、简报、过程图片、总结、青年志愿者服务情况登记表、重庆三峡医药高等专科学校志愿者服务登记表。
（四）、心理健康教育活动
1、心理健康月系列活动：总体策划、简报及总结，以单项活动为单位上交策划、简报、过程图片、总结。
（五）、社团活动
1、社团活动：以协会为单位上交策划、简报、照片、总结。
2、社团第二课堂：课件、教案、教学图片。
3、本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料（包括策划、简报、过程图片、总结）。
（六）、艺术节庆活动
１、“校园之春”系列活动：批文、总体策划、简报及总结，以各个单项评比为单位，上交策划、简报、过程图片、总结、获奖名单。
２、“校园之星”评比活动：批文、总体策划、简报及总结，以各个星型评比为单位上交策划、简报、过程图片、总结及获奖名单。 ３、各系特色活动和自办活动 （1）临床系国际医生节 （2）中医系国医节 （3）护理系“5.12”护士节 （4）药学系中药文化节 （5）各系自办活动 ４、学校五四表彰
校级：批文、表彰大会简报、过程图片、总结、各类别奖状、奖品发放表。 各系：各类别推报名单及汇总报告（需负责老师签字并加盖公章），表彰和奖励的先进集体和个人的申报表及事迹材料。
（七）、学术科技活动 １、“挑战杯”
（1）、“小挑战杯”——中国大学生创业计划竞赛：批文、简报、过程图片、获奖名单、总结及作品材料。
（2）、“大挑战杯”——全国大学生科普作品大赛：批文、简报、过程图片、获奖名单、总结及作品材料。 ２、博学无极限
以期赛为单位上交策划、简报、过程图片，以学期为单位上交征题奖金发放表、博学基金发放表及活动总结材料。 ３、辩论赛
学校：批文、策划、总结、获奖名单，以每场比赛为单位上交简报、过程图片。
各系：总结，以每场比赛为单位上交简报、过程图片。 ４、征文比赛：策划、简报、总结、获奖名单、参赛作品材料。
（八）、组织建设材料（校、系组织部）
1、学生干部名单
（1）校团委学生会换届选举报告及全体学生干部名单。 （2）各系团总支学生会换届选举报告及全体学生干部名单。 （3）换届选举报告必须由负责老师签字加盖公章。
2、团员名册：教职工团员名单、全校团员名单
3、班级、团支部材料
（1）班级：班委会选举或改选报告、班委会干部名单。 （2）团支部：团支部选举或改选报告、团支部干部名单。 （3）选举或改选报告必须由负责老师签字加盖公章。
批准入团的批复。
二、档案材料格式要求
（一）、文档材料：均采用word2003版
1、字体类别及大小
（1）题目：方正小标宋简体，2号、居中； （2）各级标题：
一、XXXX（黑体，3号，加粗）
（一）、XXXX（仿宋—GB2312,3号）
1、XX（仿宋—GB2312,3号） （1）XX（仿宋—GB2312,3号） （3）正文及段落要求：
正文内容（仿宋—GB2312字体, 大小为3号），段落要求。
（二）、表格材料：均采用excel2003版
（三）、影像材料：
1、电子影像资料：需单独建立存放文件夹。
（1）图片资料一般2～4张即可，以JPEG格式保存，每张图片必须命名。 （2）音频、视频等资料
音频电子文件以WAV、MP3为通用格式，视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
纸质图片：应放在活动简报正文内容后，图片下方需有与图片内容相关的简单陈述。
（四）、档案材料的收取
1、时间及地点：每周二18：30，主教楼B104办公室。
2、收取内容：
（1）电子档１份：策划、简报（纯文字，无需用封面）、过程图片、总结等有关材料。
（2）纸质档３份：相关文件、策划、简报（文字＋图片）、总结。
三、注意事项
1、所有上交的电子和纸质材料必须包括文件、策划或方案、简报、过程影像资料、总结、活动总体经费报表。竞赛类活动除上交以上材料外，还需上交获奖名单、奖状及奖品发放表。青年志愿者和社会实践活动需上交相关情况记录表。征文比赛、“挑战杯”等活动还需上交参赛作品材料。
2、材料打印需A4纸双面打印、汇总，无需再订。
3、上交前核对电子、纸质材料内容是否一致。
4、必须由主要负责干部进行上交。
5、上交后，完成相应交接手续。
6、完成上交、确认无误后，需自行存档一份，以免丢失后无据可查。
