谈谈管理体系审核不符合项的整改思路
王蓉陵
本网上传时间：2008-03-28
我公司1999年12月通过ISO9001:94idtGB/T19001:94版质量管理体系标准认证,2002年9月通过ISO9001:2000idtGB/T19001:2000版质量管理体系换版认证。2004年11月通过了质量管理体系(ISO9001:2000idtGB/T19001:2000版)、环境管理体系(ISO14001:2004idtGB/T24001:2004版)、职业健康安全管理体系(GB/T28001:2001版)简称“三位一体”认证。至今,已是近八个年头,在全国众多的有色建筑行业中,也是较早认证的单位之一,特别是“三位一体”认证,我公司更是较早认证的单位。
总之，我公司是较早起步进行国际化标准管理且运行时间较长的单位, 虽然对国际标准化管理有一定的基础,但在进行标准化管理的过程中仍存在着对标准的诸多理解不够和误区,以至造成执行标准的过程中出现偏差甚至错误。特别是在每年的外部审核中,对外部审核中提出的不符合项的整改问题,各单位（部门）对不符合项的纠正和纠正措施概念模糊不清，以至不知如何下手。在整改中常常出现答非所问、甚至张冠李戴，就是不能针对问题对症下药,每年都要费尽周折,才能勉强应付了事。针对这一点突出问题,借七冶《建安技术与管理》刊物与大家共同探讨管理体系审核中不符合项的整改思路。
一、不符合项整改的基本要求：
1．首先根据不符合项报告的要求，确定是否纠正，是否应制定具体的处置措施。但特别要注意的是：对涉及已发现的具体健康安全风险、环境影响的不符合一定要纠正。
2．不符合项报告都要求采取纠正措施，纠正措施要体现：
（1）责任部门调查并确定造成不符合的原因，针对原因，标本兼治，以治本为主，从根本上消除不符合产生的原因，防止不符合的再次发生；
（2）举一反三，即善于联想，开阔思路，整改范围不限与不符合项发生的地点和区域，切实发挥纠正措施的辐射作用，以提高整改的覆盖面和有效性。
3．整改的时间规定：
（1）两周内，根据不符合项报告的要求，制定纠正活动计划和纠正措施计划，最后经公司相关部门（总工办）认真审查通过后，报送北京中建协认证中心审核组确认。
（2）一个月内，完成纠正活动计划和纠正措施计划，在七冶内部自检合格后，由管理者代表签字认可，连同证实资料报送北京中建协认证中心审核组——验证封闭。
4．审核组验证的方式：
（1）现场验证——现场检查+证实资料核查；
（2）书面验证——证实资料核查。
5．超过整改时间规定完成整改活动的，对企业处理方式：
（1）提出口头或书面警告；
（2）两个月内仍未完成整改活动：认证或复评时——宣布本次审核无效；
监督审核时——暂停或撤消认证资格。
二、不符合项纠正活动计划和纠正措施计划制定、实施和验证流程：
三、不符合项的原因分析与相应纠正措施制定的思路要求：
在具体填写北京中建协《不符合纠正措施验证报告》时，应注意：
1．应从是否有相应的规定，是否执行了规定两方面找原因，针对每一项原因都应该制定一条或几条具体的纠正措施，防止措施与原因脱节；
2．严格区分纠正和纠正措施，防止以纠正活动代替纠正措施，纠正活动着眼于不符合事实本身的消除，纠正措施则着眼于切断不符合的因果关系；
3．所有措施应明确，有具体的做法和管理办法，并规定责任部门或岗位，以及进度要求，防止纲领性或口号式的提法。
四、纠正及纠正措施的证实资料
1．每项纠正活动或纠正措施均应有相应的书面实施资料用以证明实施的符合性和有效性（如纠正前后的文件、图片、运行规定，培训交底记录，会议记录，处理决定、检查记录、必要的文件修改等），包括培训效果的跟踪验证资料；
2．书面证实资料应充分反映全部纠正和纠正措施等整改活动实施的具体内容（如文件修改条款、培训学习内容等）、事实和结果。
附实例供参考：
实例一：
北京中建协认证中心不 符 合 项 报 告
审核编号：Q E0195J2 S0186J2 E0195J2-03 S0186J2-02
JCC2-16.1-11(修改日期:2005-03-01)
（特别说明：因电子文牍传输时发生实例二和实例三表格的缺损，故本文转载时删减了实例二和实例三，为此，特向作者表示歉意）
