事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施
摘要：时代的飞速发展要求档案管理与时俱进，改变传统纸质整理模式，将信息化建设运用于档案管理当中。事业单位档案数据庞大，对档案管理的信息化建设提出了要求和挑战，如何将信息化建设更好地运用于档案管理当中去成为事业单位管理人员面临的主要问题。因此，本文针对事业单位档案管理信息化建设存在的问题做了基本梳理，并提出了一些针对性的解决措施，旨在为档案信息化建设作出贡献，并提供理论帮助。
关键词：事业单位；档案管理；信息化建设 引言：
档案管理信息化与国家的方针政策息息相关，其中，事业单位是国家意志实施的落脚点，将事业单位的所有材料和档案通过信息化输入实现保存和管理可以降低人力和物力，符合国家的政策目标。但是由于我国现阶段科技发展水平有限，并不能像西方国家一样最大程度地发挥信息化建设的作用，因此在整体管理过程中还是存在不少的问题。这些问题严重影响事业单位管理建设的实施进程，需要相关人员高度重视，提高档案信息化建设的服务质量，促进国家经济建设发展。
一、档案管理信息化建设的定义
档案管理信息化建设是指改变之前传统纸质录入校队模式，采用信息技术方法将数据存储到网络环境中[1]。这一方法运用到事业单位中去，体现出国家努力适应时代发展，贴合时代发展需要的理念，对档案管理建设意义重大。
其中具体包括以下几个方面：第一，事业单位数据的归档。主要指将档案信息的类别、范围和明细划定清楚，并明确其保管期限以及负责人员，依照以上几点分别归类建档，存储于网络数据结构的过程；第二，事业单位档案的交接。文档归类整理过程涉及到工作人员的交接，档案信息化内容和技术都需要交接人员耐心学习和钻研，同时在交接过程中，还要严格注意安全问题；第三，档案的数字化工作。指对数字资源的整理和优化，需要采用国家要求的标准格式录入，过程严谨无误，对工作人员要求也很高[2]。
二、现状及存在的主要问题
（一）从业人员流动性大
事业单位档案的信息化管理建设对工作人员的专业技术要求高，也需要有“匠心”精神，才可以真正地把本职工作做好。然而，随着时代的发展，事业单位不再是人人称羡的工作岗位，刚毕业的大学生或者从事了几年工作的社会人士，都希望寻得一个工资高又有活力的工作岗位。档案信息管理相对其他工作任务单一，项目内容枯燥乏味，需要充足的耐心和毅力，因此工作人员往往只能坚持一段时间，不能长期从事这一工作，容易导致档案管理工作交接不到位，影响工作进度甚至出现管理混乱的局面，严重影响整体发展效率。
（二）相关工作人员重视度不高
虽然国家对档案信息化管理建设颇为重视，但是任何一项方针政策的落实都需要先改变旧的模式，才能让新的模式成长起来。也正因为信息化管理本身需要时间过程，因此在整体建设过程中容易出现搁置的情况，不能以高效率的方式解决问题。相关工作人员对档案的信息化建设重视度不高，在一定程度上影响建设的整体进程，使得信息化建设基础薄弱，后续发展略有吃力。
（三）网络安全处理能力有待提高
信息管理和网络环境联系紧密，事业单位档案内容重要，许多数据和国家机密有千丝万缕的关系，如果因为网络问题出现信息窃取、泄密等情况，将会严重影响事业单位的信息安全[3]。面对这一情况，目前我国事业单位缺乏相应的管理机制，网络安全意识不足，一旦发生意外情况，对事业单位整体发展会造成不可逆的影响。
（四）档案检索技术不成熟
档案信息化管理主要来源于信息技术的运用和实践，事业单位目前在信息化管理的技术层面能力还是有待提高的。档案信息检索普遍出现检索项不明确、重复检索、引导不明确等情况，面对这种现象，根据笔者走访调查结果显示，很多事业单位采用添加设备，增加工作人员的方法去提高档案检索效率，这显示是不合理的。档案检索需要信息技术的不断完善和优化，需要引进专业的技术人才细心调试，优化信息检索效率，才能逐渐改变这一现状。
三、解决措施
（一）提高从业人员专业素养
相关从业人员的专业技术和从业素养需要严格把关，加强信息化建设队伍的整体发展。具体措施可以从以下几点入手：第一，加强专业培训。事业单位档案的信息化建设需要专业人员的注入，入职前需要集中培训一段时间，并进行考核制度，通过之后再上岗；第二，建立职业归属感。档案信息管理工作枯燥无趣，需要在重视专业技术培养的同时，关注工作人员的职业需求，多建立其职业归属感，增加文化娱乐活动和人文关怀，提高他们的工作热情。
（二）增强档案信息化建设的重视程度
事业单位档案信息化建设应遵循以下几点原则：第一，以需求为根本。在建设过程中坚持以需求为目标，避免资源浪费、经费使用过度的情况发生；第二，坚持系统性原则。管理人员应当保证录入数据的完整和系统性，不能出现人为因素导致的数据遗漏，给档案信息化建设管理造成障碍；第三，以效率为目标。档案的信息化管理根本目标在于提高效率，方便人们利用，因此，信息化建设过程中应避免出现复杂化、繁琐化的现象，应当对可公开的信息透明化，从而真正让档案信息化建设的作用落到实处。同时，事业单位也可以在人力充足的前提下，开展档案信息化建设理论研究报告，组织专家定期开展工作汇报，推进档案信息化建设整体进程。
（三）建立网络安全屏障
针对网络安全建设，需要首先提高安全意识，对于可能出现的安全漏洞做到及时排查，定时查杀可疑木马，保护档案存储的硬件和软件，避免因为黑客、恶意攻击等造成不必要的损失和破坏；同时还要注意网络连接的稳定性，勤于排查网络环境断连情况；文档交接过程也要注意文件的网络存储，避免出现因为交接导致文献存储出现差错，当系统处于离线状态时要及时备份数据，防止数据遗失，也避免重复建设；除此以外，网络安全问题具有偶然性和不确定性，为避免数据的丢失，日常工作应当注意对纸质档案的整理归置，当出现网络安全问题的时候，纸质档案的核查和校队也可派上用场。
（四）提高档案检索效率
目前事业单位档案信息建设虽然基本可以保证信息的完整录入，资料的及时归纳和整理，但是仍然存在专业知识单薄，思想观念滞后的情况。档案检索效率低下，检索步骤繁琐，除了能力有限以外，很大程度上是因为态度不积极，责任不明确。因此，针对档案检索效率低下的问题，首先应加大管理监督机制，杜绝散漫的工作作风；其次，设备更新以及硬件的更换也需要多加注意，找准问题的关键点，针对性入手去解决问题。
四、结束语
进入21世纪以来，社会的快速发展要求我们必须跟紧时代发展的脚步，调整管理方式，无论对于国家整体、事业单位还是个人而言都是如此。档案管理是信息资源的来源和根本，建立信息化的数据档案方便人们浏览审阅，既能和纸质档案关联，又能提供多种渠道检索，是事业单位管理评估的重要手段之一[4]。因此，我们需要提高对事业单位档案管理信息化建设的认识，在实际管理过程中做到强化工作人员素质、提高专业技能、改善监督和管理机制、优化网络安全、提高检索效率这几点，以党中央的方针政策为出发点，把信息化建设当作事业单位发展的重要建设目标之一，重视目前出现的这些问题，并通过实践去一一调整改正，争取尽快取得新的建设成果。只有不断地调整和完善，我们才可以在社会主义现代化建设的道路上越走越远。
参考文献：
[1]陈涛.事业单位档案管理信息化建设对策研究[J].赤子(上中旬),2015,(07):144.[2]徐颖.流动人员人事档案管理的信息化研究[D].华东政法大学,2015.[3]项静瑶.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].科技资讯,2013,(30):214+216.[4]杨鑫.关于事业单位档案管理信息化的建设与发展的探讨[J].科技创新与应用,2013,(03):290.
