秘书工作艺术浅谈
摘 要： 十一世纪是一个竞争激烈的信息社会，现代企业要生存和发展，需要各类专业的优秀人才，而具有良好素质和丰富经验的企业秘书作为一种复合型层次人才，将在现代企业的动作中发挥辅助与参与决策的作用。秘书是领导者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员，他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文，办会，办事等为主要职能，是领导者的参谋和助手。要做一名好秘书，不仅要找准自己的位置，具备广博的知识，还需要掌握一定的工作方法和工作艺术。秘书工作艺术就是运用熟练的工作技巧和工作方法，使秘书工作发挥最大功效。近年来对秘书职务的研究越来越多，对其工作的艺术性研究文章亦很多，但研究者对其艺术性多只从秘书的基本职能方面出面，研究得不够深入、全面和细致。本文从秘书工作的基本职能出发，涉及和论述了其语言艺术，举止艺术，与领导的相处艺术，事务处理艺术和时间管理艺术等几个方面对秘书工作艺术进行研究分析。
关键词：秘书；工作艺术；基本职能；语言艺术；举止艺术；时间管理艺术
一、引言
秘书工作是单位行政管理工作中直接协助领导机关或部门提供综合服务的辅助性管理活动。要做好秘书工作，不仅需要秘书工作人员端正思想，立足本职，准确定位，还需要其掌握丰富的科学文化知识，熟练掌握并运用各项秘书技能与技巧。更重要的是要懂得一系列工作方法和工作艺术。秘书工作的艺术，贯穿整个秘书工作，涵盖秘书工作的各个方面。大致可从以下几个方面进行分析：
二、秘书基本职能及其方法规律
(一) 办理事务
秘书的事务工作是相对于领导人的政务工作而言的.政务是指领导者所从事的具有全局性和战略性意义的公务活动,如决策.事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作,如电话接打,会议服务,信访工作,文书处理等.政务是事务的统帅和核心,事务是政务的基础和保证.两者是相辅相成的.秘书的事务工作无论是经常重复出现的还是偶发的,在办理的过程中都有一定的程序性.秘书人员在办理事务的过程中要遵循被动中求主动,原则中求灵活,繁杂中求规范的原则.(二)协调关系
现代的管理活动处处离不开协调.任何组织只有通过协调,才能形成整体的合力,实现共同目标.秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内,自觉地调整各类组织,各项工作,各个人员之间的关系,促进各项活动趋向同步化和和谐化,以实现组织目标的行为过程.与领导部门和职能部门的协调不同,秘书部门的协调有从属性,广泛性,间接性等特征,在协调关系的过程中要遵循政策指导,客观公正,平等协商,注重整体,灵活适度等原则.(三)辅助决策
在实际工作中,任何决策都是一个过程而不仅仅只是拍板这一个环节.因此,辅助决策定义为:在决策过程中,在知识(包括理论),能力(包括技术),经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿,以提高决策的科学性和时效性.秘书人员辅助领导进行决策一般要经过:协助领导确定目标,协助领导设计方案,协助领导评优选优,协助领导实施反馈等四个阶段. (四)综合服务
秘书是为以领导为核心的集团服务的,秘书通常提供的是全方位的服务,既包含公务,如果领导需要,有时也包括办理一些私事.所以,秘书一定要有牢固的服务意识,\"全心全意地为领导及其集团服务\".当然,在服务的过程中要注意方式方法,还要善于运用资源.
三、秘书的语言艺术
秘书在联系上下、沟通左右、协调内外的枢纽部门——秘书部门工作,必然要与各种人打交道,必须讲究交际的语言艺术,才能广结人缘,促进社交成功。恰当地使用有声语言和无声语言,讲求有声语言的情感性、预设性和对象性,注重无声语言动态的表情语和静态的服饰语的运用,方能收到上佳的表达效果,树立个人与组织良好的公关形象。
语言是人类所特有的用来表达思想、交流情感、沟通信息的基本工具。在秘书工作中，秘书与领导及下属以及其它接触对象的整个接触过程中，始终都离不开双方的语言交流，而对秘书人员而言，其本人的语言运用、表达能力，既体现出自己的水平，又直接与自己的上级和工作单位的精神文明状态直接相关，所以秘书人员在其岗位服务时，必须自觉有关的服务语言规范。
“良言一句三冬暖，恶语伤人六月寒。”交际双方融合还是神离，成功还是不欢而散，在很大程度上决定于秘书的交际语言艺术。现代文秘工作人员在语言艺术方面应该遵循五个基本原则，即标准规范、词简意达、诚恳热情、场合语境、灵活多变。
（一）标准规范。包括词汇的规范化和语法的规范化。
（二）词简意达。即语言简明达意,讲求效率。
（三）诚恳热情。文秘人员更应采用诚恳热情的态度, 所谓“诚于中而形于外”。
（四）场合语境。所谓场合语境,是指说话要话随境迁,适合语境。当双方进行谈话时,说者与听者理解彼此的语言都要受到特定场合的影响和制约。说者无论是话题的选择,还是语言形式的采用等,都要根据特定的语境来确定从话题来讲。
（五）灵活多变。在特定的语境中, 使语言处于优化状态。语境是千变万化的,尽管能做到力求适应,但经常会出现始料不及的情况,这样就需要文秘人员调整自己的说话内容、说话方式,能机敏、灵活、巧妙地应付出现的意外情况。
四、与领导相处艺术
如何与领导相处，是秘书工作中必须面对的问题，也是秘书工作中最需要体现工作艺术的地方。作为秘书，必须以事业为重，从工作实际出发，尊重领导的领导的地位，从服从大局的角度出发，对上级领导，不论职位高低，应平等对待，给予充分的尊重。对其交办的工作，都要认真对待，积极予以配合与协助。
在配合上级领导工作时，首先要明确上级领导的具体分工，对领导职责的熟悉掌握对秘书工作的有效开展起着非常重要的作用。
作为秘书人员，在汇报、请示工作时，必须严格按照领导的职责分工进行。在没有重大紧急情况下，不能越级汇报、请示，也不能在未经主管领导的允许下，和其他领导通报情况。否则，必然造成政令不通、矛盾，扰乱了正常的工作秩序。
与领导相处，也属于与人相处的范畴。在平等、尊重对方的前提下，秘书工作人员还要根据领导的性格特点和处事风格，做出有针对性地调整。既不能处处顺着领导的脾气，也不可争锋相对。要时刻牢记秘书工作的使命，采取恰当的方式给领导做好参谋和助手。当单位有多位领导时，作为秘书，要从工作实际出发，牢记秘书工作职责，努力保持客观中立的态度，尽力维护领导班子的团结和威信。要始终与多位领导者保持经得起考验的革命同志式的纯洁、真诚的友谊。
五、举止艺术
人的举止，可以展现人类所独有的形体之美。平日人们所推崇的风度，其实指的就是训练有素的、优雅的、具有无比魅力的举止。
举止，在日常生活里时刻都在表露着人的思想、情感以及对外界的反应，虽然它可能是自觉的，也可能是不自觉的。社交礼仪因此而将举止视作人类的一种无声的语言，又称第二语言或副语言。正如达•芬奇所言：\"从仪态了解人的内心世界，把握人的本来面目，往往具有相当的准确性与可靠性。
作为无声的语言，举止一般情况下叫体态语言，简称体态语或体语。它的特点有三：一是连续性，即其过程连续不断，不可分割。二是多样性，即传递同一信息时，可以多种举止并行。三是可靠性，即相对于口语而言，它更多是无意识的，因而对人的内心世界的反应更加可信。
举止是指一个人的姿态和风度，是指除坐、立、行以外的交际行为，身体的姿态、手势、待人接物的方式等。不言而喻，一个人的行为举止好似一面镜子，能反映出他的文化蕴涵、知识水准和道德修养。在生活中无论男女都要在举止上体现出具有个人风度气质的不同特色，要温和、谦恭、庄重。男性要具有阳刚之美，风度和动作要有力度，表现男子汉的劲、强壮、威武。但阳刚之气并不等于粗野、骄横。因此，不得在公共场合敞胸露怀，歪戴帽子，吹口哨，语言粗俗，只能给人以流气、缺少教养的印象。女性应举止优雅得体，表现出轻柔、典雅、亲善、友好，注意大方得体，不可忸捏作态。当别人伸出手来握手时，应热情相握，不可迟缓和回绝。对方招手示意，也应含笑点头作答，不要给人以清高冷漠感。谈话时，要直视对方，自然闭嘴，不要目光游离，挤眉弄眼，窃窃私语或无顾忌地大笑，否则会给人不稳重之感。讲究举止修养的人，还就注意一些小节，诸如，不当众搔痒、挖鼻孔、剔牙、剪指甲、打哈欠、乱扔烟蒂、乱吐痰，以及避免一些动作莽撞、乱开玩笑等冒失行为。得体的举止可以使人的风度倍增。
举止，指的是人们的在外观上可以明显地被觉察到的活动、动作，以及在活动、动作之中身体各部分所呈现出的姿态。有时，它也叫举动、动作、仪姿、仪态或姿态。在一般情况下，它主要是由人的肢体所呈现出的各种体态及其变动所组成。在现实生活之中，人们正是通过身体的种种不同的姿势的变化，来完成自己的各项活动的。
人们在人际交往中，尤其是在正式场合，要遵守举止有度的原则。其含义，是要求人们的举止合乎约定俗成的行为规范，做到\"坐有坐相，站有站相\"。具体说来，则是要求人的行为举止要文明、优雅、敬人。
所谓文明，是要求举止自然、大方，并且高雅脱俗，藉以体现出自己良好的文化教养。
所谓优雅，是要求举止规范美观，得体适度，不卑不亢，赏心悦目，风度翩翩，隽永娇好，颇具魅力。
所谓敬人，则是要求举止礼敬他人，可以体现出对对方的尊重，友好与善意。
六、事务性工作处理艺术
秘书事务性工作处理艺术浅析在秘书工作中，不论是文字还是事务秘书，都不可避免地要接触、应对和处理大量的事务性工作，这既是由秘书工作的性质决定的，也是秘书工作的重要内容。因此，要游刃有余、恰如其分地处理各类事务，就必须掌握必要的事务性工作的处理方法和技巧。秘书事务性工作的内容十分广泛，从处理日常具体事务、辅助决策到重大活动的组织协调、领导交办的各类复杂问题的处理都需要秘书灵活掌握，可谓面面俱到、事无巨细，特别是对其中一些刺手事务的处理，更需要秘书具有冷静的头脑、科学的方法、高超的协调能力和灵活的人际关系处理技巧。
下面，笔者结合工作实际，简要介绍几种常的处理方法。
1、建立台账法。借助数据库管理软件，分门别类地建立人事档案、工资福利、车辆管理、值班记录等多种台账，用于秘书事务性工作管理。
2、追根溯源法。此法主要适用于对领导交办的各类突发事件的处理。
3、触类旁通法。秘书工作的出发点和落脚点都是为了更好地为领导服务，因此秘书不仅要做好事务性工作，更要通过对具体琐碎事务的处理见微知著、举一反三，为领导提供理更高层次的服务。
4、个人日志法。作为一名秘书，每天都要处理大量的事务性工作，只有安排好自己的时间，用有限的时间和精力集中处理重要事务，才能避免在琐事上纠缠，收到事半功倍的效果。
5、综合处理法。在日常工作中，将事务性工作按照轻重缓急进行排列，优先处理重要的事和急事，对一些不重要、不紧急但又必须办的事务，采取合并同类项的方法有计划地进行指处理，可以收到事半功倍之效。
6、授权委托法。秘书在特殊的情况下也可将一些常规性事务工作委托其他人员处理，以集中精力处理难事。
七、时间管理艺术
秘书能不能科学地管理利用时间和工作绩效的优劣直接相关。只有善于管理时间,才能提高工作效率。反之,如果让时间放任自流势必会“时倍功半”。因此,秘书必须努力掌握时间管理的艺术,切实提高工作效率和工作质量。
（一）管理时间就是管理你的生命
人生最宝贵的资源就是时间,管理时间,就是管理你的生命。时间管理要区分战略和战术两个层次。首先做好战略管理,包括时间要实现的整体目标与价值,经常做方向性的调整,用战略来指导战术管理。要涉及长远和近期两个尺度,近期时间安排要服务于长远规划。时间的利用要使工作价值最大化,要通过管理使时间富裕化。要敢于打破常规,以创新方式利用时间。比如,利用走路时思考,带问题入睡,启动潜意识创新,让空闲时间成为宁静的享受。
（二）、减少不必要的时间浪费
首先,要改变无意义的思考及行动的习惯。曾经引起“水平思考”风潮的思考心理学者狄伯诺,最近提出了“五分钟思考法”:最初一分钟——决定目标及课题,次两分钟——思考的扩张及探求,最后两分钟——应整理思绪,定出结论。如此严格地限制时间,反而能使精神集中,更有助于解决问题。另外,秘书还应消除工作中浪费时间的因素,如做事方法千篇一律、限制自己
一次只做一件事、不利用黄金时间等等。
（三）掌握时间的有序性
所谓有序性就是先做什么后做什么,要有条理,不能穷于应付。这种有序性要体现在时间的计划安排之中。工作时间的顺序确定一般说来要注重将来而不是注重过去,要着重于机会而非着重于困难,要选择认定的方向而不轻易地受环境影响,要以创造性为先,而不仅仅追求稳当和易办。
（四）注意事情的轻重缓急
秘书在拟定时间计划表的时候,必须区分重要事情和一般事情。首先应把要做的事依据重要程度加以排列,先安排重要的事情,要注意抓住关键性的工作,同时还要注意用最佳的时间安排最重要的工作。根据自己的“生物钟”,用精力最旺盛的时间处理最重要的工作。
参考文献：
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