推荐第1篇：电子档案管理制度
电子档案管理制度
一、为了加强公司电子文件归档管理，保管电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，更好地为公司发展服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关文件规定，结合本公司实际，特作如下规定：
二、建立与健全电子文件的管理体制和工作职责
1、电子文件是公司开设的一种独立的档案门类和载体，它和其他档案一样，应加强领导。电子文件从形式到归档的管理过程中，由各办公室和档案部门负责。
2、电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。
3、电子文件实行集中统一管理。档按室要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统地使用技能，组织编制归档电子文件地各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件地作用。
三、电子文件地归档方式
1、电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，根据本公司工作实际，强调物理归档。
2、各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件
中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类（信息类和环境类）组盘。填写必要著录项目，编制机读记录和要存放载体的编号。
3、归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项目为：
序号、提名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容，归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。
四、电子文件的移交与保管
1、电子文件在每年六月份前将上年度的应归档的电子文件向档案部门归档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、账目一致、手续清楚、移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。
2、公司档案室负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。
3、入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及时补救。
4、随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行同步更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题
的载体仍需保存三年。
5、保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备、温度控制在14℃-16℃。
五、电子文件的提供和利用
1、封存的电子档案不甘落后外借，利用时使用复制体，联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。
2、销毁电子档案，需经本单位档案鉴定小组、分管领导批准，编制销毁清册，鉴销人、销毁人签名盖章。
推荐第2篇：电子档案管理制度
电子档案管理制度
为了加强中队电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和 有效开发利用，更好地为中队发展服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关文件规定，结合本队实际， 特作如下规定：
一、建立与健全电子文件的管理体制和工作职责
1． 电子文件是开设的一种独立的档案门类和载体， 它和其他档案一样，应加强领导。电子文件从形式到归档的管理过程中
2．电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。
3．电子文件实行集中统一管理。档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。
二、电子文件的归档方式
1． 电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档， 根据本队工作实际， 现强调物理归档。
2．根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类（信息类和环境类）组盘。填写必要著录项目，编制机读记录和要存放载体的编号。
3． 归档的电子文件要编制简要检索工具， 其基本著录项目为：
序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境 等著录内容，归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。
三、电子文件的移交与保管
1．入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及进补救。２．随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行同步更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。
３．保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备，
四、电子文件的提供和利用
1．封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有安全保密防 范措施和可靠的监管保障。
2．销毁电子档案，需经本单位档案鉴定小组、分管领导批准，编制销毁清册，监销人、销毁人签名盖章。
推荐第3篇：电子档案管理办法
邑等档案室实行电子化管理实施方案
数字档案室
指以电子档案为对象，以电子计算机等数字设备为手段，基于网络实现档案收集、整理、保管、保护、共享利用的档案管理模式。 文档一体化原则
各单位应坚持文档一体化原则，规划建设本单位的数字档案室，实现办公信息的顺畅交流。
统筹规划原则
数字档案室是单位信息化建设的基础内容，是办公自动化的重要构成。各单位应把数字档案室纳入单位信息化建设总体格局之中，与办公自动化融为一体，统筹规划建设。
确保安全原则
各位教师应健全各种设施，加强管理，确保档案数据的安全。
网络建设
1档案数据网建设
档案室应配备能够满足运行需要的计算机设备，采用高性能的符合保密要求的网络设备和材料，建设独立的档案数据网，进行档案数据整理加工和存储管理。档案数据网为保密网，应依据国家有关涉密信息系统分级管理规定确定等级，明确安全域，按照BMB17的技术要求进行建设。应与单位办公网和业务网实现物理隔离，禁止接入因特网。 2接入单位办公网和业务网
档案室应配备专门的计算机与单位办公网、业务网连接，进行文件收集归档和档案信息查询利用。单位办公网与当地政务网互联、业务网系统内互联的，应采取相应措施，确保档案数据安全。 3数据交换
数据网与办公网、业务网的数据交换采用移动硬盘等介质实现。
软件系统建设
1应选择技术成熟、前瞻性好、后期维护有保障的操作系统和数据库管理系统，构建档案室基础管理平台。
2 选择适宜的操作系统。采用与硬件选型相匹配的主流操作系统。
3 选择适宜的数据库管理系统。目录数据推荐采用关系型数据库存储管理，其他数据可根据需要选用相应的数据库存储管理。
4 应根据数字档案室设计要求开发电子文件归档管理系统、数字档案室管理系统、档案进馆和报送管理系统、档案查询利用系统等，构建符合本单位实际、功能齐全、运行稳定、数据安全的档案管理应用平台。 5 电子文件归档管理系统
是单位办公自动化系统的组成部分，应按照GB/T 18894和有关电子文件归档管理的规定设计开发，逐步实现电子文件实时归档，网上移交。主要包括归档鉴定、整理编目、数据加工、数据报送等功能。归档管理过程中应保证电子文件元数据和背景信息的完整性。 6 数字档案室管理系统
应建立以数字档案信息收集、管理和利用为核心，涵盖整个档案室业务工作的管理系统。主要应包括电子档案接收、档案资料著录、整理加工、检索利用、档案编研、档案鉴定、数据统计、库房管理等功能。 7 档案进馆和报送管理系统
按照网络环境下馆室一体化业务建设的模式，按照国家规定的档案数据及其目录数据格式要求，整理应进馆的档案、资料及现行文件，形成报送数据，通过网络或载体移交等方式向同级国家综合档案馆移交报送。 8 档案查询利用系统
在单位办公网上提供非涉密档案信息资源的在线查询利用。
9 电子文件归档管理系统和档案查询利用系统是单位办公自动化系统的子系统，应与办公自动化系统实现无缝连接。
10 数字档案室一般应基于中间件技术，将业务规则逻辑与后台数据存储处理和前台展现程序进行分离，构架数据库服务器处理数据，应用服务器处理具体业务逻辑，客户端负责和用户交互的三层体系开发应用平台。
数据库建设
1数据库种类
档案室应建立面向全部室藏档案的档案资料目录数据库和电子档案数据库，集中存储管理数字档案数据信息。 2 档案资料目录数据库
室藏档案应按照DA/T18和DB37/T53的规定设计著录项目，建立档案案卷级、文件级目录数据库。
室藏资料应按照GB3792.1和GB3792.2的规定设计著录项目，建立资料目录数据库。 3 电子档案数据库
根据GB/T18894和国家及省制发的电子文件管理规定组织建立电子档案数据库。档案数据量大、种类丰富的单位可以区分类型建立数据库，分别存储文本型、图像型、图形型、音频型、视频型等电子档案数据。电子档案数据应与其目录数据进行有效挂接。4 数据采集和加工
4 档案资料目录数据的采集
按照DA/T18和DB37/T536的规定采集档案目录数据。 按照GB3792.1和GB3792.2的规定采集图书资料目录数据。 5 电子档案数据的采集 6 电子文件收集归档
单位应按照国家及省有关电子文件归档管理的规定，建立健全电子文件归档管理体制和责任体系，采取相应的技术手段和管理措施，逐步实现电子文件形成、处理、积累、归档的一体化管理，确保各种类型电子文件完整归档。
归档文本型电子文件推荐采用XML格式，可以收集PDF、RTF、TXT格式文档；图像型电子文件推荐采用TIFF或JPEG格式；音频型电子文件推荐采用MP3或WAV格式；视频型电子文件推荐采用MPEG2或AVI格式。 7 档案数字化加工
档案室应有计划地采用成熟的数字化技术对室藏非电子档案进行数字化加工。 纸质档案按照DA/T31的规定进行数字化加工。
照片档案采用扫描方式进行数字化时，彩色照片宜采用“RGB”模式，黑白照片宜采用“灰度”模式；扫描仪光学分辨率应不低于600dpi；扫描后的照片应保存为TIFF格式，采用LZW格式压缩；扫描图像缩放比应为100%。
录音带数字化时应选用44.1kHz，16bit来进行立体声采样。数字化后存储格式应为WAV或MP3。
录像带数字化时数据传输率应不低于4Mb/s，采用MPEG2压缩存储标准。
数据管理与维护
1 应指定专人负责档案数据的维护与管理。 2 数据入库
电子档案及其目录数据应进行齐全性、准确性、完整性、安全性、有效性鉴定，确认达到相应技术要求后，经档案部门负责人签字同意后，才能入库保管。 3 数据修改
入库后的档案数据一般不能修改。入库数据确有错误，应形成书面报告，按相关制度的程序规定批准后方能修改。.4数据备份
档案及目录数据至少应制作三套备份，脱机分开保管，一套异地保存。并定期进行更新备份。有条件的单位，宜采用双机热备加磁盘阵列柜存储管理。 5数据删除
入库数据不能随意删除。经价值鉴定确无保存价值的档案数据，按相关制度的程序规定审批同意后，按要求删除数据。删除数据应形成纸质记录存档。
查询利用
1 单位办公自动化系统应设置非涉密档案在线查询利用的功能链接。
2 档案室应利用本单位办公网实现非涉密档案在线查询利用；利用电子邮件或其他通讯方式实现非在线查询利用。 3 涉密档案不能上网利用。
4 应建立完善的网上查询利用记录，对档案查询利用进行全程监督。
5 编制提供本单位基础数字、重要工作和重大事件等信息资料，通过办公网络提供档案信息服务。
安全管理
1物理安全
档案室应配备专用的电子文件柜，规范存放归档电子文件；采用温湿度自动控制系统，使库房温度保持在17—20℃之间，相对湿度保持在35%—45%之间；设置门控系统、监控报警系统，配备磁带备份系统、光盘刻录系统、断电保护UPS系统等外围辅助设备，健全环境安全和介质安全等功能，确保网络设备、设施、介质和信息的物理安全。电子档案库房应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。有条件的单位应建造标准的电子档案库房。 2数据安全
档案室应健全系统备份、容灾恢复和电磁兼容等功能，配备防火墙、入侵检测等相应技术设备，建立操作日志，通过身份认证、访问控制、信息加密、信息完整性校验、入侵检测
等技术手段和管理方法确保档案数据得到有效保护，防止因偶然或恶意的原因使网络数据遭到破坏、更改、泄露，杜绝网络系统上的信息丢失、篡改、失泄密、系统破坏等事故发生。 3 计算机病毒防治
采用国家有关主管部门审验通过的查毒、杀毒软件，实时对服务器和客户端查毒、杀毒，并健全各种防毒措施。 4 网络入侵防护
采用通过国家鉴定的防火墙设备构建网络防护体系，并通过网络入侵检测设备，对网络可疑访问进行记录、跟踪，与防火墙及网络交换机联动，阻止非法访问，保护网络系统和应用系统的安全。 5系统漏洞扫描防护
通过系统漏洞扫描系统，主动查找网络中存在的各种漏洞，及时采取相应的补救措施，避免可能引起的破坏。 6 身份鉴别
采用各种有效措施对通过网络进行在线移交、信息检索等活动进行身份鉴别，保证用户身份的合法性。 7访问控制
通过网络硬件设备和软件组合功能对用户进行操作权的限制，包括功能权限制和数据权限制，主要防范用户的越权访问。 8 信息加密
包括传输加密和存储加密。网络设备应支持相应的加密协议。 9安全审计
利用数据库、操作系统、安全保密产品和应用软件的审计功能进行安全审计、评估。 10 保密管理
应根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和国家有关保密规定切实做好保密管理。
制度建设
1 电子文件归档制度
明确电子文件归档范围、责任、格式、程序、方法、时限和质量要求等。
2档案数字化规程
明确规定本单位各种门类、载体档案进行数字化的具体要求。
3 档案安全保密制度
明确规定电子档案安全管理职责要求和措施方法，网上利用权限的划分标准，以及档案阅读使用范围。
4 档案数据网上查询利用制度
明确规定网上查询利用档案的范围，查询利用的程序方法及安全要求。 5 档案数据管理维护制度
明确规定档案数据入库、修改、检测、备份、删除等操作的具体程序和方法。 6 电子档案鉴定销毁制度
明确规定电子档案鉴定销毁的基本原则、方法和技术要求。 7 档案数据网和信息设备维护使用制度
明确规定档案数据网操作管理要求和程序方法，规定计算机等信息设备维护使用要求。
施工、监理与验收
1 数字档案室应根据国家有关规定，由具有信息系统工程施工资质的公司进行施工，并聘请具有信息系统工程监理资质的监理公司进行全程监理。
2 档案管理软件系统和数据安全管理，均应通过省档案局专业验收。
邑等档案室实行电子化管理实施方案
邑等完小
推荐第4篇：电子健康档案
电子健康档案概述
电子健康档案中的个人健康信息包括基本信息、主要疾病和健康问题摘要、主要卫生服务记录等内容。健康档案信息主要来源于医疗卫生服务记录、健康体检记录和疾病调查记录，并将其进行数字化存储和管理。
2009年新标准规定的五类电子健康档案将会实行标准化，它们分别是：个人基本健康信息档案、疾病控制档案、妇幼保健档案、医疗服务档案、社区卫生档案。此标准化的实行，使我国的个人健康档案更加统一和规范化。统一电子健康档案的建立，实现医疗机构间的信息互联互通，健康信息共享，切实解决群众看病就医问题。
电子信息能够更方便更快速的融入医疗卫生机构的日常诊疗工作之中，一方录入，多方使用，各种记录的标准化和数字化，实现医疗机构、患者/常人、卫生管理部门之间的信息共享。
电子健康档案系统完全建立后，人们的健康信息将更简单更快捷更安全的被计算机管理，减少了物理资源的消耗，扩展了传播途径，提供了更系统的管理方式和查看方式，人们将更好的管理自己的健康。
采用面向服务（SOA）的思想和架构。在进行产品设计时，将首先对业务进行整理和抽象，将业务模型化、组件化，以此来应对业务的共性问题和差异问题，使系统更加灵活，各功能之间更容易通讯和协作。使用分布和集中数据存储相结合的方式实现信息管理，既保证系统的响应性能，同时又满足对数据的检索、分析和挖掘等信息使用需求。使用工作流管理技术来应对参与者之间的动态关系，使平台能很好的应对业务需求和业务关系的变化；为用户提供以工作流驱动的高效率的工作环境。综合多种安全技术，保证平台对各种安全威胁的深度防御。采用CA认证方案，保证电子签名真实性，解决居民电子健康档案的合法化问题。将健康信息交互通过网络、手机等渠道引入家庭，让居民个人和家庭更多地参与健康管理，使电子居民健康档案成为“数字家庭”的有机组成部分。
SOA架构的行业使用化；HL
7、DICOM3.0标准及IHE规范的合理应用；ESB引擎；工作流管理、过程管理引擎；PKI及工具；行业数据模型及数据仓库模型；健康档案模型；XML对复杂医疗数据的存储；软件服务的管理和发布；Portal的行业应用。
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电子文件归档与电子档案管理规定（试行）
1目的和适用范围
1.1目的
为使公司设计和管理文档的规范化，保证电子文档的安全性、可利用性，对电子文件的形成、传递、积累、归档及电子档案的保管实行全过程管理，从而确保信息的真实性、安全性和完整性，使公司的利益不受损失，特制定本规定。
1.2适用范围
本规定适用于公司电子文件的形成、传递、积累、归档及电子档案的管理。 本规定涉及的电子文件包括：文本文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、计算机程序、数据文件。
1.3其它
电子文件的管理应由主管部门统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案室要进行指导与监督。电子文件的传递和管理由办公室负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 2引进标准
有限公司SL01007《档案管理制度》；
有限公司SL01009《档案分类编号标准》。
3管理规定
3.1 电子文件的形成、收集与积累
3.1.1 在“无纸化”计算机办公或设计中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质保留。
3.1.2 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
3.1.3 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备、软件的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
3.1.4 用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
3.1.5 用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。
3.1.6 用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。
3.1.7 由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。
3.1.8 通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。
3.1.9 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
3.2 电子文件的传递
3.2.1 公司内部文件交换只可通过网络进行，不能通过外接存储设备、移动硬盘进行。
3.2.2需要拷贝电子文件时，需填写《图纸、资料拷贝登记表》或《USB、软盘使用登记表》，经主管领导批准后，并由网管负责实施。
3.2.3 只可通过指定专用计算机进行Inter Net连接和收发电子邮件。收、发Email时需填写《收、发电子邮件登记表》经主管领导批准后，由网管负责实施，并保留邮件副本备案。
3.3 电子文件的整理
3.3.1电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中，详细请参考黄石有限公司SL01007《档案管理制度》。
3.3.2电子文件应按有限公司SL01007《档案管理制度》著录，并制成目录。
3.4 电子文件的归档
3.4.1归档电子文件时应填写有限公司SL01007-01A《档案材料归档移交清单》。
3.4.2归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
3.4.3把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作，
3.4.4本规定推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
3.4.5存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。
3.4.6将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。
3.4.7需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。
3.4.8原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。
3.4.9在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。
3.5 检验
3.5.1检验项目包括：载体是否有划痕；是否清洁；有无病毒。
3.5.2 档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法，样本数不少于总数的20％合格率应达到100%。
3.5.3核实电子档案的完整性和有效性，核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。
3.5.4归档载体不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。
3.6 电子文件的管理
3.6.1公司员工对文档的访问采用分级授权的方式，员工只访问与自己工作相关的资料文档。
3.6.2严防病毒破坏，做到定期备份电子文件。业务数据每周定期备份一次，重要数据做到及时备份。员工按要求存入到服务器中的个人文件夹里，同时保证存入的电子文件的正确性和完整性。
3.6.3电脑使用者对电子文档、图纸应注意保管，不得遗失、私自传播。如有需要他人电子文档、图纸应申报批准，方能够查询、打印，成套的图纸输出由专人负责打印。
3.6.4公司所有员工应加强保密意识，严禁将公司图纸、合同（含公司供货厂家、价格、经营模式等信息）等设计和管理资料以电子、纸张和口头等方式有意或无意间提供给任何公司以外的人员。
3.6.5原则上，员工不得将图纸等资料带回家中，如确实需要（如加班等），须经主管人员批准方可。
3.6.6在工程项目实施中，由项目经理负责图纸文档的归口管理，工程完工后交由工程管理部处理。
4．处罚
公司员工要自觉遵守上述规定，使公司的电子文件管理逐步走向正规化、制度化。对违反本规定者，轻者提出批评，重者罚款1000-5000元，对情节特别严重者，将予以除名。
5．其它
5.1本规定的解释权属于公司。
5.2本规定自发布之日起执行。
6．附件
6.1《USB、软盘使用登记表》
6.2《图纸、资料拷贝登记表》
6.3《收电子邮件登记表》
6.4《发电子邮件登记表》
推荐第6篇：电子档案管理办法
电子档案管理办法
为了加强我公司电子档案管理,做好电子档案收集、归档、保管、统计、鉴定及利用等工作,更好地为公司的经营服务,结合我公司档案工作实际,特制定本办法。
一、电子档案的管理原则
1、我单位电子档案实行集中统一管理。
2、电子档案管理包括电子档案的收集、存贮、鉴定、归档、保管与利用等方面的工作。
3、各科室形成的电子档案的收集、积累与归档等工作。
4、档案室负责对各各科电子档案的收集、归档进行指导,并负责电子档案的鉴定、保管和利用等工作。
二、电子档案归档范围
1、各科室办公自动化系统中（OA）形成的各类电子公文和网站各类信息资料（针对我公司）的备份。
2、在经营中形成的各种电子档案。
3、各科室购置的各类操作系统及其应用软件的复制件。
三、电子档案归档要求
1、加强电子档案鉴定工作。电子档案归档前,档案室会同信息管理员对电子档案的有效性和完整性进行鉴定审核,并由负责人签署意见。
2、电子档案在收集归档时,应附带说明对电子档案的内容、创建时间、存储格式与文件类型等加以说明。
3、电子档案采用光盘、磁带等载体归档,归档的电子文件必须是最终数据信息。
4、需要永久、长期保存的电子档案,应与电子档案版本相同的纸质版本档案一并归档。
5、电子档案归档后,其数据信息应在各单位计算机中或系统中保留一年时间。
四、电子档案管理要求
1、归档电子文件移交到档案室之后,档案室要制作三套,一套封存保管,一套异地保管，一套查阅利用。
2、接收入库的电子档案,每两年要抽检一次,抽检率不低于10%,发现问题要及时采取恢复措施。
3、保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术手段。归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中,温度控制在17℃—20℃;相对湿度控制在35%—45%, 距离强磁场10米以上。
五、电子档案的利用
1、电子档案的利用范围与纸质类档案的利用范围相同。
2、电子档案查阅和借用,按照我公司《档案查阅制度》的有关规定执行。
3、电子档案的载体不得外借。
六、电子档案归档时间
电子档案归档时间,按照《档案管理办法》《档案归档范围及保管期表》中有关归档时间要求执行。
七、电子档案保管期限
电子档案保管期限,按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限审批表》中的有关规定执行。
八、电子档案的销毁
电子档案销毁,按照《档案鉴定销毁制度》中的有关条款执行。
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电子档案质量保证书
我单位本次移交的电子档案，经我单位审核，与移交的纸质档案完全一致，符合电子档案管理的有关规定。特此保证。
档案内容：
载体：
数量：
单位（公章）：
审核人：
日期：
推荐第8篇：电子档案录入人员名单
电子档案录入人员名单
王志国——增产村电子档案录入 王凤霞——众志村电子档案录入 王东明——先进村电子档案录入 隋丹芳——前香村电子档案录入 孙立军——中香村电子档案录入 田洪梅——后香村电子档案录入 吴纯玲——东道村电子档案录入 王淑梅——乐群村电子档案录入 胡鹤飞——永长村电子档案录入 肖艳宏——朝阳村电子档案录入 杨金华——尚志村电子档案录入 李晓东——路岗村电子档案录入 刘仁昌——安昌街电子档案录入
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东庄镇建立居民电子档案计划
实行公共卫生服务网络信息化管理，建立居民健康电子档案是医药卫生体制六个“一体化”改革的重点之一，是促进国家基本公共卫生服务项目实施的重要手段和基本保证，为此国家、省、市多次召开专门会议，下发相关文件，安排部署此项工作。为此，局通过公开招标，择优确定河南新医华医学科技公司为我县居民健康电子档案管理平台建设单位，为确保管理软件程序的安装、使用，专业管理操作人员培训以及居民电子档案的建立及健康信息的录入，特提出如下计划：
一、信息管理基本要求：
1、建立网络管理中心，配备专业管理人员。负责全镇信息平台管理，各信息网点的维护，人员的培训和指导。
2、45个村卫生室设立网络终端服务点，确定管理及操作人员，具体负责居民健康信息的录入。
二、培训工作要求：
1、各村卫生室都要确定信息管理工作专业人员参加集中培训，为确保培训效果和建档效率，可以多员参加或聘用临时人员参加培训和建档工作，村级人员确实不能胜任此项工作的，可由乡镇专业人员负责完成该村工作任务。
2、领导要足够重视，公卫院长具体负责，确定懂电脑、会操作、责任心强的专业人员承担此项工作。
三、电子建档工作要求：
1、时间要求：培训工作结束后，各村要集中人力和时间全面展开建立居民电子档案工作，要求进度：
12月1日至12月30日，熟练掌握，大力开展阶段，完成50%建档任务，总建档率达到50%以上。
2012年1月，充实、完善阶段，全面完成建立居民电子健康档案任务。
2、经费核定：每建立一份完整的居民电子档案，补助经费1元，按照谁工作谁受益的原则，由各村卫生室承担全部拨付给输机人员。
3、工作考核：组织相关人员，听汇报、查资料，对数据、走访群众进行实地考核和评比，考核结果予以排队，对完成任务好的，进行表彰，并及时落实相关经费，对于不能按要求完成任务的单位，核减相应的经费，并对相关责任人进行通报批评，问题严重的对责任人进行约谈及问责。
四、建立居民电子档案领导组：
组长：周顺杰 副组长：王俊亮 成员：刘明安 王亚晶 李全波 韩彦彦 王志强 杜俊业 李现军 武艳娟 卢恒 张小飞 安勤 专职：李全波王亚晶
东庄镇卫生院
推荐第10篇：电子档案管理工作经验总结
电子档案管理工作经验总结(精选多
篇)
随着信息技术迅猛发展，计算机被广泛应用到各个领域，包括工程设计领域。这样以来，工程设计过程中形成的大量电子文件也就成为电子档案管理的重要对象。电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为工程设计单位正常运营的重要环节。所以，全方位做好工程设计中的电子档案管理工作对相关单位维持正常是极为重要的。鉴于此，本文主要就如何做好电子档案管理工作进行了认真探讨。
一、电子文件归档前的准备工作分析
充分做好电子文件归档前的各项
准备工作是实现高效电子档案管理thldl.org.cn的重要前提。电子文件的非直读性特征决定了相关工作人员应该首先制定健全的电子文件归档验收制度，并做好制度的宣传工作，进而为电子文件的归档、验收工作提供可靠的制度保障。以cad文件的归档为例，归档人员首先要按规定填写电子文件归档通知单，通知单上必须有工程负责人、经手人以及审核人的签名。严谨的归档程序和详尽的规章制度保证了归档的准确性。但是，由于部分工程的工期较为紧张，遵从严格的程序需要花费大量时间，这将会与工作时效产生矛盾。所以，可以采用先进的计算机技术手段，将归档前的准备工作也纳入到自动化管理的进程中。这样就可以在提高归档质量的基础上，提高电子文件归档的效率。
由于一个工程可能形成成千上万个电子文件，倘若规章制度存在漏洞，执行不严，势必会造成反复归档，浪费人力财力的现象，甚至会导致文件归档
混乱，输出的产品为次品，造成工程质量事故和严重的经济损失。因此，做好电子文件归档前的准备工作，尤其是规章制度的建设、宣传以及推广应用，为后续的电子文件归档工作奠定良好基础。
二、电子文件归档过程中应注意的问题分析
在电子档案管理的电子归档过程中，归档人要注意将不同种类、不同格式的电子文件梳理整齐。众所周知，在工程设计中，从工程投标书、招标书、可行性研究报告、初步设计、委托书、计算书到技术说明书等形成了不同种类不同格式的电子文件，有ecel表格、world文件、扫描形成的tif文件等等。并且，这些文件大都在工程设计正式开始之前形成，不仅涉及面广，而且内容繁杂，给电子归档带来一定的困难。为了使这些电子文件有条理地归档，文件盖章生效要以电子文件归档通知单为依据，从而提高这些电子文件的归档率。
对于cad电子文件的归档可以采用dwg格式，因为这种格式可以在cad中直接打开，接受直观检查，尤其是对档案标识的检查，而且对归档后期的整理、编辑、利用、输出及图纸保管工作都非常重要。同时，对于制作过程中的错误如文字线形、扩大纸形等问题也可以做到及时的纠正，大大提高cad出图合格率。但它也存在着一定的问题，如劳动强度大、费时费工等。
对于plt格式的文件，恰巧与dwg格式的文件优缺点相反。plt格式的文件在归档时图像不能直观显示，但是文件内容保持不变，不随阅读、输出平台的改变而改变。
对于pdf格式的文件，其一般为只读模式，不能实现对设计的任何修改。实质上就是在计算机上阅读纸质文件的电子版，有一定的保护知识产权的作用。
三、电子文件归档后的检查验收工作分析
电子文件是形成纸质文件的源头，
而对归档电子文件的检验是产品设计的最后一个重要的环节。检查力求全面，兼顾电子图中的档案标识和电子图信息处理过程中的物理结构、逻辑结构的变化问题。主要工作包括：一是检查图纸目录及其格式、目录列表、会签栏、案卷名称、标识名称、图号、日期、施工阶段、序号、复用图的排列、图框的格式等；二是检查本卷的其他电子图，包括文件是否存在垃圾、字符大小、文本位置、符号标识、对角号、图号、名称以及图框的格式等。但是，需要注意的一点是，电子文件对设备及其标准有较强的依赖性，加之数据类型、文件格式的多样化，文件很可能在经过制作、保存、载体转换等信息处理之后，在归档检查时出现问题，例如使用的字形存在差异；同种字形但是版本有所区别；电子图正常，但是归档后部分文字发生串位、变形，甚至出现乱码。
以钢结构的电子图为例，如果使用日本的制图软件，而不加专有字形，那
么二级钢筋符号就会全部丢失。此外，许多软件经过研发出现了由低级到高级的很多版本，这样也会为电子档案管理工作带来一些问题。例如，由cad14到cad，各种版本的软件都在使用。但是，如果利用低版本的电子图在高版本中作图，则会导致电子图保存后会出现实线、点画线、标注线以及线宽的差异。尤其是在机械制图中，如果部件实体的外围轮廓线粗细不均，混同于标注线，那么设备制造的现场审图的难度将大大增加。因此，采用不同软件、同一软件的不同版本都会导致文件在格式、编码、读取方式和编辑方式的众多区别，进而直接影响到文件跨平台的阅读和输出工作。总之，实现一个单位内部操作系统、应用软件及版本的规范统一，成为电子文件归档最后关口的重要任务。
四、电子文件修改后的归档工作分析
在工程设计单位内部，各个专业部门之间必定会进行大量的信息交换和图
纸会审工作，以适应各种变化，例如施工现场出现的新情况、客户方提出的新要求等。这其中必然会涉及到电子文件的不断修改和完善。当前，大多数单位采用的是保留最终版本的方式，即以第二次修改的版本覆盖起初版本，以第三次修改的版本覆盖第二次的版本，这样的方式极易产生最终版本电子图与实际变更过程记载的丢失。国外的一些工程，如土耳其工程中，每次电子图的修改版本都加以归档保存，编号为abc等，借此对工程修改的全过程有一个完整的记录。但是，由于两次修改之间的时间间隔难以确定，之前修改的图纸已达到施工现场，纸质文件与变更通知单一旦收集不完整，就会导致电子文件和纸质文件的不一致。由此可见，如果直接采用覆盖的最终版本归档形式反映不出整个的变更过程，可能会为将来电子文件、纸质文件的利用带来了极大地不便。
综上所述，电子文件归档管理工作已经成为工程设计单位不可或缺的重要
组成部分。在此之前，过去设计一项工程可能需要一年甚至一年半的时间，现在则只需要半年甚至更短的时间，而人力资源却只占了以前的三分之一左右。有些类似工艺流程及设备只需在电子文件上更改编号就可转化为设计产品，劳动效率和产品质量也将得到成倍的提高。所有这些成效的取得都离不开电子档案管理带来的便利。在充分认识到电子档案管理成效的基础上，我们要切实关注电子档案管理过程中的各个细节，包括归档前的准备工作、不同格式、不同类型文件归档时应注意的问题，电子文件归档后的验收检查工作以及电子文件修改后的归档工作等等，将工程设计过程的电子文件归档管理纳入到一个完整的系统之中。
近年来，随着我国电子信息技术产生快速发展，税务部门的办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件，税务部门许多日常工作
和管理业务可以直接在计算机和网络上办结，文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔。于是随着先进的技术和管理方式产生了大量的电子文件。
一、电子文件定义
及其特点综述
所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：
1、电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；
2、电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；
3、电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；
4、电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁
性等条件的要求很高。
二、电子文件与传统税务档案的区别
电子文件的归档方式与传统档案不同
电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，使电子文件的原始凭证性的关键信息也可以更改，使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。
电子文件在保管方式上和传统档案有差异
电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。税务档
案管理部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，税务档案管理部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。
电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同
因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案管理部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标收、著录。技术条件允许时，可以编制多角度、全方位的检索工具，方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附
件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
电子文件查询利用方式和传统档案不同
只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案室的工作人员，工作人员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。
三、电子文件对税务档案业务管理工作的影响
传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据库中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、
原则，如文件的阅卷归档制度。文件的归档阅卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形成移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可
以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件
甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊
性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
四、电子文件在税务档案管理中的运用
做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略
新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置及至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为只读性文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
解决好电子文件的保存问题
以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所
以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件需要定期进行复制，以防止信息损失。
使档案管理向立体化方向发展
以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。
档案管理工作经验
档案能够充分展现工作的成果，对已完成的工作留下痕迹，并为以后的工作提供历史资料，是工作管理的宝贵组织过程资产。如何能够管理运用好这些资料，使已存档文件都能快速的查找，做到清楚明了，是分行工作管理的一个
重要工作，现将档案管理经验介绍如下：
首先，梳理资料类型，建立科学的查询目录。因实际工作需要，目前很多工作文档等都还是纸质文件，这造成科技资料繁多且杂乱。根据日常使用规律，将存档资料分为呈批申请类、设备采购类、生产运行类、日常管理类等，并根据分类将每份档案登记台账。
其次，对已完工的资料进行及时入库存档，同时为避免档案的丢失，对借出的资料进行登记，并定期梳理出借时间，对长期借出的档案进行催还，以免借出时间过久，造成的档案丢失。
最后，定期检查资料室，将已满五年的档案进行打包整理，保持档案资料柜的整洁明了。
持之以恒，贵在坚持。条条大路通罗马，对档案管理的方法有很多，但能够管理好的关键都是坚持。科技档案的管理是一个长期细致的工作，只有坚持不懈，才能够将每份档案都管理好。
电子档案图书馆管理工作职责
一、接受学校现代教育领导小组领导，在教科室指导下开展现代教育电子档案图书馆管理工作。
二、加强电子档案图书管理学习, 提高管理水平，严格按照《国家公文处理办法》及时、准确地做好文件图书的积累、保管、整理、归档、立卷、移交工作。
三、钻研业务，熟悉资源内容，根据学校课程安排，编录电子档案图书和参考资源检索目录，保证学科教师教学使用。
四、依据师生教学要求，提出图书资源购买需求，负责新入图书资源编录存档立卷，向学校师生公示、开放，有效提供图书资源参考。
五、指导学科教师和学生正确使用电子图书资源，注重图书资源的良好保养与维护，养成良好的使用习惯，用后归架还卷。
六、建立学校电子档案图书借阅制度，科学完善档案图书资源借阅手续，
落实归还时间，按时归还入档。
七、电子档案图书管理人员工作调动，要严格办理交接手续，交清电子档案图书资源，保证资料不得流失。
八、负责电子档案图书资源防火、防盗、防潮、防鼠等日常保洁工作，做到图书、资源、地面、墙壁、门窗无尘光洁，保证档案图书资源良好使用。
渠县有庆镇第一中心小学
电子政务是指运用信息及通信网络技术打破行政机关的组织界限，优化政府组织结构和工作流程，形成新的政府管理形态，实现政府、非政府组织、企业和公民之间的良性互动。电子政务系统实质上是政府办公自动化在范围和功能方面的延伸，从内部办公延伸到对外服务，它是面向社会的政府办公自动化。在电子政务系统中，公文的起草、审核、签署、发布以及收文办
理等，都是在电子政务的操作平台中进行。这些在电子政务系统中运行的公文，是机关职能活动的历史记录，所
以必须按照档案管理的要求进行归档和管理。但由于这些公文是通过电子政务公文处理平台产生的，它的特点决定了其归档和管理的方式并不能简单套用纸质文件的归档和管理方法，而应将电子文件的管理功能嵌入电子政务系统之中，实行文档一体化管理与全过程管理等方式，并采取多种措施，以确保电子文件的真实性、完整性、可读性和安全性。
传统的文件与档案管理，它们各自具有一套独立的管理流程，两个管理流程执行各自主管机关制定的制度和标准，并且两个流程之间是通过文件实体的交接而衔接的。而文档一体化管理是按照文件生成与运行规律，采取统
一、严密的手段，高效地组织与管理文件。文档一体化管理与传统文件和档案管理相比较，最大的区别是通过对文件和档案管理流程的重组，达到两者在管理上的无缝化和程序上的一体化，从而最大限度地消除组织机构因素造成的两者在
衔接上的真空地带和减少重复性作业。
一、电子档案管理的原则
1.1“前端控制”原则
考虑到电子文件的易改性、易逝性等的特点，如果还是象过去那样，按照文件的生成、积累、鉴定、立卷、归档，分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件，那么电子文件的真实性就难于保证了，电子文件的流失也是不可避免的，并且还会造成部分的重复劳动。因为电子文件在归档之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或无意地删除；有些在文件形成时已提取了主题词，文件归档之后还要进行标引工作，这无疑是增加了劳动量。因此，必须贯彻“前端控制”的原则，即要求将原来纸质文件管理系统中后期阶段需要控制的手段提到前端，也就是说档案部门对于电子公文的管理工作的介入要向前延伸，从文件生命周期的“前端”就开始控制文件的归档活动。具体来说，在文件系统设计阶段，档案人员就要参与设计、进行指导；就
应该考虑归档与归档后文件管理的需求，将集中管理一份文件的所有相关信息作为一个整体归档。要把归档工作嵌入工作流程，以保证在每一个流程之后，将相关文件实时归档。并且要求用户及时著录和鉴定文件信息，并且把著录、鉴定信息与电子文件之间建立联系，以保证文件归档时，将该电子文件与相关信息一并移交或发送给档案部门。
1.2“全程管理”原则
根据电子文件的特点，必须建立一个完整的管理体系，即对电子文件从产生到永久保存或销毁进行全过程和全方位的管理，以确保电子文件的真实性、完整性和可读性。
电子文件全程管理原则具体应该体现在电子档案管理体制与模式的确定、管理系统的设计与运行、管理制度的内容和执行等方面。以电子档案管理系统对文件流程各阶段的管理和监控为例：设计的系统应对产生于机构内部各部门及其应用系统上的电子文件进行统
一的归口登记、分类、鉴定，同时监控和记录针对文件的一切操作，如文件的创立、登记、修改、审核、签署、分发等。而且，对文件进行的技术操作，包括操作平台的转换、存储位置的改变等都应该记录下来。因为这种管理和跟踪记录，对于证明和保证电子文件的行政有效性和法律证据性都有着重要的作用。
二、电子公文的真实性保障
判断传统文件的真实性，主要考察两个方面：一是文件载体的原始性；二是文件形式的原始性，其主要是指具体的文件内容、字体、字迹以及具有法定效用的签署、印章等。只要其中的任何一项发生了变化，就可以对文件的真实性表示怀疑。但判断传统文件真实性的准则并不适用于电子文件，因为一是电子文件的载体与其信息是可以分离的，载体的不固定性，使得电子文件不再具有传统意义上的“原件”的概念；二是电子文件的更改可以不留痕迹，复制起来
真假难辨，处理过程又具有隐蔽性。因而判断电子文件的真实性必须更多地着眼于其内容的真实性，主要是认定文件是否就是当时当人当事形成的，主要关注的是其本质的要素保持不变。国际上的一般做法是采用法定程序对电子文件的生命周期进行全过程管理，并通过技术措施和管理制度，组成一个贯穿电子文件从生成、运作到处置全过程的安全“通道”，以此来保证数字信息的真实可靠性。在目前的技术条件下，一般可采取的措施是：
2.1在计算机系统中设置安全防护技术措施
一是建立对电子文件操作者的身份识别与访问权限的控制，防止非法侵入。
二是设置操作日志
第11篇：电子档案图书馆工作制度
电子档案图书馆工作制度
一、定期进行计算机系统、设备维护，保证系统、设备正常运行。
二、随时进行计算机系统病毒检查，提高网络运行质量。
三、做好馆内防盗、防火、防水工作，杜绝事故发生。
四、系统计算机不得任意插入私带优盘、光盘等设备，防止病毒造成网络瘫痪。
五、管理人员要熟悉资源内容，开展资源检索培训，提高师生阅读能力。
六、做好电子档案图书馆清洁卫生，保持良好的学习、工作环境。
渠县有庆镇第一中心小学制
第12篇：电子档案存储管理制度
电子档案存储管理制度
（试行）
第一章 总 则
第一条 为了加强电子文件的存储管理，保障电子档案的安全保管，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件存储与管理规范》〔GB/T 18894-2002〕、《重庆市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》和有关法规、国家标准、行政规章，结合重庆市实际制订本制度。
第二条 本制度参照重庆市电子档案管理技术标准执行。
第三条 本制度以维护电子档案的真实性、完整性、有效性为原则，保证电子档案的安全性和可利用性。
第四条 基本术语解释
（一）电子文件是指法人、其他组织和个人在公务活动中形成的数字形态记录。它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件，用数字(比特)形态表现，通过编码和解码来输入和输出。
（二）电子档案是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值，按照有关电子文件存储管理规定处理并且已经存储的电子文件。
第二章 电子档案的存储
第五条 电子文件具有对计算机系统的依赖性、非人工直接识读性、复制传递的高保真性、信息与载体的可分离性、信息内容的易改性、载体的不稳定性等特性，并且对于不同信息类型的电子文件，由于其技术特点不同，存储载体和记录信息的标准、算法也不同，所以电子档案的存储应根据电子文件的特点分别采取措施保证其原始性、真实性、完整性：
（一）字处理文件
1、TXT文档可以作为电子档案直接存储。
2、XML文档可以作为电子档案直接存储。
3、对于其它类型的文档，如果无法转换为XML或TXT格式，则应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。
（二）图像文件
1、TIFF格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。
2、JPEG格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。
3、其它格式图片应转换为以上两种格式中任意一种，有特殊压缩参数的要作说明。
4、对于无法转换格式的图片应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。
5、由扫描仪获得的图像电子档案，对于普通纸质档案来说光学分辨率不低于200dpi，对于照片档案来说分辨率不得低于600dpi。
6、由缩微胶片扫描仪获得的电子档案，对于16mm胶片来说分辨率不低于200 dpi，对于35mm胶片来说分辨率不低于600dpi。
（三）图形文件
1、图形文件的存储要求参见图像文件的存储要求。
2、存储时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，对相关软件及各种数据信息应一并存储。
（四）影像文件
1、MPEG格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作为电子档案直接存储。
2、对于无法转换格式的影像文件应按原格式存放并将有关的软件、压缩算法和计算机系统信息一并存储。
（五）声音文件
1、WAV格式声音文件可以作为电子档案直接存储。
2、MP3格式声音文件可以作为电子档案直接存储。
3、对于无法转换格式的声音文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。
（六）多媒体文件
1、多媒体文件包含多种信息形式，信息完整的多媒体文件可以作为电子档案直接存储。
2、多媒体文件依赖的计算机软硬件信息及相关参数应一并存储。
（七）数据库文件
1、数据库文件DBF格式可以作为电子文件直接存储。
2、对于无法转换格式的数据库文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。
（八）超文本文件
1、超文本文件包含的信息较多，存储时注意数据的完整性。
2、信息完整的超文本文件可以作为电子档案直接存储。
3、超文本文件依赖的计算机软硬件信息应一并存储。
（九）计算机程序
1、计算机程序可以作为电子档案直接存储。
2、计算机程序依赖的软、硬件平台说明应一并存储。
（十）数据文件
1、数据文件的类型较多，包含以上所示的多种类型，具体类型的存储办法参考以上各类型的存储办法。
2、数据文件应对数据来源进行说明并一同存储。
第六条 对电子档案的说明性文档一律用TXT文档编写。
第七条 在符合软、硬件平台条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。
第八条 电子档案中涉及的口令、密匙、权限管理说明等应同电子档案一并存储。
第九条 保存与纸质等档案内容相同的电子档案时，要与纸质等文件之间互相建立准确、可靠的标识关系。
第十条 用扫描仪、视频压缩卡等设备获得的电子档案，如果采用非标准算法，则应将相关软件一并存储。
第十一条 计算机系统运行和信息处理等过程中设计的各类参数、管理数据等应与电子档案一同存储。
第十二条 电子档案应该拷贝到耐久性的载体上，一式3套，一套封存（A），一套供查阅利用
（B），一套异地保存（C）。对于加密的电子文件，则应在解密后再完成上述工作。
第十三条 在相同条件下，电子档案的存储载体的选择应优先考虑可靠性和先进性。本标准推荐的存储载体是：只读光盘、磁带等。禁止使用软磁盘作为电子档案的长期保存载体。 第十四条 对于具有稳定可靠的网络环境的单位具体要求：
1、电子档案应存放于指定的计算机服务器上，服务器必须采取磁盘镜像、双机容错等备份措施。
2、内部局域网要有可靠的安全防范措施和管理制度，系统设备更新时必须制定严格的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行。
第十五条 电子档案的保管要求除应具备纸质档案的一般要求外，还应符合下列条件：
1、存储载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，作到防尘、防变形，避免阳光直接照射。
2、环境温度选定范围：17---20℃，相对湿度选定范围：35%--45%。
3、存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离，远离热源。
第十六条 电子文件存储时必须检查病毒及其他危害计算机的隐患，对于不能清除隐患的电子文件不得存储。
第十七条 存储电子档案的光盘应放入盒中存放，A、B两套电子档案应分开保管。 第十八条 电子档案的有效性保证：
（一） 随着计算机技术和设备的更新发展，存储载体或电子档案数据会出现兼容性问题。
1、存储载体出现兼容性问题时应更换先进、可靠的存储载体进行复制。
2、电子档案数据出现兼容性问题时应对电子档案进行升级转换并进行复制。
3、复制后旧版存储载体应至少保留四年。
（二）刻录光盘时采用整盘刻录（disk-at-once recording）方式，不得使用多段刻录（multiseion recording）等方式。推荐使用的刻录软件为： NERO BURNING６、WINONCD６以上版本。
（三）对磁性载体每2年、光盘每4年进行一次有效性、安全性检查，对存储载体的寿命、存储载体的兼容性、电子档案的兼容性等问题进行抽查，抽检率不得低于30%，发现问题要及时补救。
（四）存储在磁带上的电子档案，每年应倒带一次，五年转存一次。
（五）检查、拷贝、转换等情况要做好登记。
第13篇：电子健康档案（定稿）
电子健康档案
电子健康档案中的个人健康信息包括基本信息、主要疾病和健康问题摘要、主要卫生服务记录等内容。健康档案信息主要来源于医疗卫生服务记录、健康体检记录和疾病调查记录，并将其进行数字化存储和管理。今后，居民的电子健康档案中还可增加健康评估、健康指导等功能，跟踪健康状况走势。
2009年新标准规定的五类电子健康档案将会实行标准化，它们分别是：个人基本健康信息档案、疾病控制档案、妇幼保健档案、医疗服务档案、社区卫生档案。此标准化的实行，使我国的个人健康档案更加统一和规范化。统一电子健康档案的建立，实现医疗机构间的信息互联互通，健康信息共享，切实解决群众看病就医问题。
电子健康档案的内涵及其作用
电子健康档案（Electronic Health Records，EHR）是人们在健康相关活动中直接形成的具有保存备查价值的电子化历史记录，它是以健康为中心，以生命为主线，是一个人从出生到死亡整个过程中健康状况的发展变化情况以及所接受的各项卫生服务记录的总和，也是一个连续、综合、个体化的健康信息记录的资料库。
目前全国都在推进社区医疗服务模式的转变，“以人为本”，以居民健康档案为重点，为居民提供医疗、预防、保健、康复、健康教育、计划生育技术指导“六位一体”服务。建立和应用居民电子健康档案是当前社区卫生信息化建设中最受关注的研究课题之一，它是区域卫生信息化发展的重要标志，是政府实施惠民工程的重要内容。健康档案为社区医生提供了完整的、系统的居民健康状况数据，是社区医生掌握居民健康状况的基本工具，进行社区诊断的主要依据，也是进行社区卫生管理的重要前提，可使社区医疗，预防、保健走向系统化、程序化、制度化的科学管理轨道，从而达到监控疾病，进行动态的系统管理的作用。
健康档案管理系统
体检中心健康档案管理系统的配备可以极大地减轻操作人员日常重复烦琐的劳动作业，有效地提高工作的效率，并可获得丰富的信息查询和统计支持。其简便、紧凑的设计、灵活的操作和极高的性能价格比，无疑会得到使用人员的优先选择。同时也可广泛应用于各级医疗卫生机构的防疫保健部门。
以杏林七贤健康档案管理系统来说，它是一套完整的医院体检检查应用解决方案，该系统完全遵从医院健康检查服务部门的实际工作需求，在各科室的医生工作台上整合了与健康体检业务相关的应用，通过与医院其他系统对接，实现体检过程计算机监控与管理，并为单位和个人建立完整的健康档案，极大的延伸了传统医院信息系统的应用空间。该系统的使用，可以明显提高体检档案管理人员的工作效率，使体检档案的管理更加准确、全面、完美，能够明显地提高体检业务的竞争力。
那么，健康管理系统究竟具有一些什么特点呢？以杏林七贤体检中心管理系统举例来说，它的主要特点如下：
1.可以根据体检中心的现状，灵活设置体检科室和体检项目，适应体检业务不断发展变化的需求
2.全面支持多种层次的体检套餐设置，方便体检业务的市场推广
3.具有强大的模板功能，通过鼠标就可以轻松录入检查结果，克服了医生录入速度慢的障碍
4.内置了专家评测功能，可以自动生成体检小结、综述、建议
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5.具备强大的数据分析统计功能，可以产生医院、体检单位和个人需求的各种分析报告
6.可方便地同医院内部的HIS、LIS(检查)、PACS(B超、放射等)系统连接，避免各种医技检查报告的重复录入
7.能够打印出格式统
一、内容详尽、漂亮美观的体检报告，并可以选择多种封面格式和报表内容，并可自行定义
以体检档案的管理为基础，系统可以输出面向个人、单位、体检中心三个方面的各种疾病统计分析报告和工作量报表，从而指导个体的健康保健和体检中心的管理。
居民电子健康档案应用调查分析
国内电子健康档案应用概述
自1997年《中共中央、国务院关于卫生改革与发展决定》发布以来，各大中型城市开始积极探索和发展社区卫生服务工作。作为社区卫生服务内容之一的健康档案工作也发展迅速，一些经济发达的部分省市根据本省/市健康档案内容分别建立各自的健康档案计算机化管理软件/系统。
从文献调研情况看，我国电子健康档案的建设和应用，在经济发达地区发展速度较快，政府推动力度大，技术较先进，覆盖范围较广。其中上海、深圳、北京在社区卫生信息化建设和居民电子健康档案建立方面做出了显著的成绩，并逐渐成为全国的示范。浙江省有多个地区已经启用居民健康信息系统并实现了市、县、镇、村四级医疗机构联网，已有八成以上的城乡居民拥有个人电子健康档案。江苏省苏州、江阴、吴江、镇江、徐州等市均已开始为离退休职工、老年人和农民等人群建立了电子健康档案，医疗机构根据健康档案信息开展定期的随访和病情监测，从而更有针对性的为居民提供医疗保健服务。
南通市电子健康档案应用情况
崇川区
新城桥街道社区卫生服务中心免费测量血压、发放健康教育处方，为该地区居民免费提供咨询和讲座，并为该地区居民建立健康档案并实行动态管理。
和平桥街道第一社区卫生服务中心实施了“六位一体”的服务模式，中心为到此看病的病人建立了健康档案，记录他们的健康状况并对他们的健康进行跟踪服务。
港闸区
目前建立健康档案2000份，占社区人口比例30%，港闸区人才办建立了优秀人才健康档案，定期组织他们进行健康体检，还为离退休人员建立健康档案。
通州市
2007年5月，通州开展“健全居民健康档案突击月”活动，免费为60岁以上居民及高血压、糖尿病、肿瘤等慢性病病人进行健康体检，并将体检及调查结果填入全市统一印制的健康档案卡。各社区卫生服务站负责跟踪建档和随访管理，了解健康状况、病情变化及用药情况等，指导其行为习惯及用药。
如东县
如东县检察院根据健康档案记载的内容和相关要求，建成了干警健康档案数据库，并实行动态管理。此外，如东县为70万农民建立了健康档案，如东县公安局也为民警建立健康档案。
如皋市
如皋市为75周岁以上的企业离退休人员实行免费体检，参检人数达4000多人。该市社会养老保险管理部门为所有参检人员建立了健康档案，到2006年底，该市3万名企业离退 2
休人员每人都有一份内容比较全面的健康档案。
海安县
2006年12月，海安县开始为60岁以上的19万农民进行免费身体普查、建立了居民健康档案。目前已全面启动第二轮60岁以上人群体检建档和慢性病建档工作，全县14个镇已经对近15万名60岁以上老年人建立了健康档案。
启东市
到2007年底，已为全市60岁以上老人建立23万份健康档案，建档率达到96%，并逐步开展每季度定期随访工作。
海门市
海门市常乐医院免费为中南村500名村民作了心电图、B超等检查，并建立起了完整的农民健康档案。海门市档案局和卫生局联合开展居民个人健康档案调研活动，主要为60岁以上农村老人进行免费体检并建立了健康档案。目前，已完成8.5万名老人的建档工作。
南通市电子健康档案应用调查结果分析
从调查情况来看，南通市电子健康档案的建设工作已经起步，而且部分单位已经取得了一定的成绩。但还存在以下问题：
建档范围小，内容不完整，尚未形成规模
目前南通市社区已经建立的各种健康档案，仅以某一特定人群为对象，不能覆盖全社区全居民。健康档案基本构成部分内容严重缺失，大部分档案只含有人口学资料和血压记录，或者只有一次性的体检记录，未能与儿童计划免疫记录、孕产妇保健记录、妇女健康记录、学生健康档案等建立起联系，与个人终生健康档案的概念范围相差甚远。
信息系统尚未建立，缺乏数据存储与管理中心
南通市社区卫生服务信息化建设尚处于起步阶段，居民健康档案信息系统尚未建立，尽管全市各卫生医疗单位都在积极建立居民健康档案，但由于各单位计算机多为单机管理，所累积的数据信息均为各单位独自保管，没有全市统一的数据存储和管理中心，信息资源缺少共享，对社区卫生服务的发展带来一定限制。
专业人才严重缺乏
目前，要实现电子健康档案的无障碍推进，关键问题是人才缺乏。首先是社区医生奇缺，因为现在很多医生不愿意到社区卫生服务中心工作，毕竟环境不如大医院；其次是没有足够的从事电子健康档案工作的专业技术人员，影响该工作的推进速度，而且无法保证建档质量。
居民健康档案建档率和利用率不高
从调查情况看，居民健康档案利用率和门诊使用率都比较低，除管理方面的原因外，社区医生对健康档案的认同性不高，认为有必要建立健康档案的仅占45%，只有39%的医生认为健康档案对自己的工作有帮助，而且有相当一部分社区医生认为使用健康档案比较麻烦，导致健康档案信息利用不充分。
南通市居民电子健康档案的发展对策
转变观念，提高认识
一是各级管理者意识的转变。实施以健康管理为中心的社区卫生服务体系，政府各级管理者首先要实现社区卫生服务定位意向的转变，明确将社区卫生服务定位于以预防保健为主的综合性服务，以维护居民的健康为服务宗旨，履行社区卫生服务预防保健“六位一体”的基本职能。
二是社区卫生服务人员认识的转变。社区卫生服务要从传统的单纯疾病治疗模式向健康管理的防治结合模式转变。
三是居民意识的转变。居民要改变“把健康交给大夫”的被动医疗意识，对疾病的防治要 3
从以医生为主体向医生和个人互动转变，更多地发挥主体能动性，积极配合社区服务人员建立完整的、动态更新的电子健康档案，并借助于电子健康档案的功能，把健康掌握在自己手中。
全面加强社区卫生服务体系建设
建立健全社区卫生服务体系，按照规划和社会需求，在区域卫生规划指导下，坚持政府主导，建立完善全覆盖的社区卫生服务网络，社区卫生服务中心街道覆盖率达100%。实行社区卫生服务机构与大中型医院多种形式的联合与合作，建立健全分级医疗和双向转诊制度，探索开展社区首诊试点，由社区卫生服务机构逐步承担大中型医院的一般门诊、康复和护理工作，做到使社区居民都能拥有自己的全科医生。
加强社区卫生信息化建设，建立全市居民电子健康档案数据中心
加强社区卫生信息化建设，实现区域性卫生信息数据的与共享，真正满足网络的互联互通，彻底消除信息孤岛的存在，首先就必须完成网络基础设施的建设工作，建立南通市卫生信息专网，并建立全市性的卫生信息数据中心，满足采集、存储、管理大量数据的要求。
全市卫生信息数据中心建设，必须紧密围绕“完善公共卫生和医疗服务体系、合理配置医疗卫生资源”这个目标，建设社区卫生服务管理信息系统和区域居民健康信息系统，进行个人电子健康档案及相应的健康信息存储卡的构建，进行健康信息的采集、储存、管理、查询、使用、评估、疾病危险评估、预警分析测算、诊疗、预防、保健等研发，进行数字化、网络化、动态更新的健康信息卡及符合全科医疗模式的健康档案的采集方案的探索，以期在一定区域内建立统
一、完善的居民健康档案，实现区域内的数据共享，利用先进的数字化技术减少重复检查，缓解“看病难、看病贵”等问题。
加强社区卫生服务队伍整体素质培养，提高健康档案利用效率
社区卫生服务人员必需具备综合运用预防医学、临床医学、心理学等各种知识和技术的基本能力，因此，需要有计划地通过各种方式组织培训，建立完善的规范化培训制度，制定吸引优秀人才向社区流动的政策措施，建立高级医院挂钩帮扶制度，提高社区卫生服务队伍的整体素质。
由于我市电子健康档案的建设还处于起始阶段，因此不能存在“重建设，轻应用”的现象，要将已经建立的电子健康档案及时投入应用，在应用中发现问题，解决问题，使之不断完善，坚持优质、规范、标准化发展电子健康档案，为医疗卫生行业信息化打好基础。
加大政府投入力度，建立政府投入机制
社区健康管理是以互联网络系统作为管理和服务平台，实现社区卫生人员对居民的健康管理，最大限度地利用社区医疗资源和电子健康档案信息资源为居民提供全方位、连续的、及时的健康指导和疾病的预防、监控等服务，而且便于居民进行网上交流互动和远程会诊等。作为公益性质的社区卫生服务，社区卫生信息化建设、人才引进、人员培训等不仅需要政府的政策支持，合理配置医疗卫生技术资源，而且更需要政府的资金投入。政府要加大对社区卫生服务的经费投入，建立稳定的社区卫生服务投入机制和制度，保证社区卫生服务保障体系的正常运行。
第14篇：电子档案上传注意事项
电子健康档案录入注意事项
1、体检表一定要填写，并且要正确、完整、规范，一定要认真录入（有的个别出现身高录成1800cm、体重500kg、年龄写成1210岁、血糖不能写成150mmoL/g、健康评价指导一定要有)
2、65岁以上老年人体检内容一定要有血糖、血脂、心电图的检查结果
3、家庭住址一定要正确且完整（×××县×××乡×××村）
4、建档人、责任医生一定要真实填写，不能乱编
5、身份证号码一定要写正确
6、各乡镇用户密码第一次登录后要及时修改成自己的密码
7、上传时间一定要在每日12:00-13:00、18:00-24:00、24:00-8：00 三个时间段上传，其他时间系统不接收
8、上传后删掉离线软件，留好备份，再重新下载安装小软件录入新的信息
9、上传成功后，一定要看完后面的提示（信息表、体检表、上传数量是否一致）及时纠正
以上几点各乡镇负责人一定要注意，在上传之前一定要自己先检查一遍，出现类似问题一定要及时修改，否则在上传后出现数量不一致，或有大量信息上传不了等问题，到时再修改，那样不仅加大了自己的工作量，而且会较繁琐。
第15篇：整理电子档案新闻稿
护理学院“天使心”职业道德教育基地选派优秀志愿
者赴社区建立电子健康档案(EHR)
为推动社区卫生服务工作，我院“天使心”职业道德教育基地每年均选派优秀志愿者前往。。。三大社区协助相关工作人员建立电子健康档案，旨在为辖区内的居民提供便捷、高效、高质量的医疗卫生服务。
2014年3月24日起，新一批志愿者分为6组，本着 “团结友爱、助人为乐、见义勇为、无私奉献”的精神，经过大量细致、认真的前期准备工作后,在组长带领下进入了社区，利用6周时间建立约3000份健康档案。志愿者们主要采取上门服务、组织辖区居民体检、开展健康讲座、义诊咨询等方式采集个人信息，并参与健康档案录入工作，对采集的信息采取边采集边录入的方式转化成电子档案。采集对象以儿童、妇女、高血压、糖尿病等慢性病患者及60岁以上老年人群为主，其主要内容为个人基本情况、简单体检情况和既往病史、现病史及诊疗情况等方面。
在志愿者们的不懈努力下，各社区的电子档案建立工作不断完善，为社区居民也带来诸多便利。相信在今后的日子里，“xx志愿者”协会继续奋战在志愿服务的第一线，成为社区里一道亮丽的风景，为社区居民健康做出一些贡献。
第16篇：学时学分电子档案
为认真贯彻落实《干部教育培训工作条例》，根据《黄山市干部教育培训学时学分制考核管理办法》的要求，进一步提高干部教育培训工作的信息化、科学化管理水平，徽州区立足组织方式、填报形式和结果运用的创新，在全区范围内全面推行实施了学时学分制考核管理机制。
干部教育培训学时学分制，是通过建立学习时间和学习效果的量化评估、互换计算的标准，以学时学分为计量单位，把干部参加组织选派的脱产培训、单位组织的业务知识培训，或者组织（人事）部门认可的在职进修等，折算成培训的学时或学分，来计算干部完成的培训量，以此作为培养、使用、考核干部依据的一种制度。
网络登记干部教育培训情况。各单位凭帐号和密码登陆“黄山市干部教育培训学时学分管理中心” 网页，进入干部学时学分登记页面，据实填写本单位管理干部的教育培训信息和学时学分情况。
分级分类管理参训对象。创建了学分制管理全区铺开、组织部门牵头抓总、责任单位分工负责式的管理新机制。学时学分制考核的对象是全体干部，重点是县处级党政领导干部及其后备干部。组织部门负责全区县处级领导干部教育培训学时学分的计算和登记工作。其他在职干部（各区直机关、参照公务员法管理单位及区直属事业单位中的公务员）的基本信息、培训情况和学时学分的折算均由各单位党委明确专人负责采集、审核和登记。
申报备案个人自学信息。明确了经组织、人事部门选调参加区级及以上的各类培训，由区委组织部和区人事局分别负责登记；宣传部门组织召开的区委中心组理论学习会和纪检部门组织的党风廉政知识考试，在会议和考试结束后三天内，将干部参学和参考情况报组织部门备案，由区委组织部负责登记；各单位自行组织召开的理论中心组学习和干部集中学习情况，均有由各单位根据干部的实际参训情况进行审核和登记；其它培训，如干部在线学习城的学时学分、学历教育、读书笔记等自学项目，均由干部本人提供相关证明材料进行申报，各单位核准、备案后进行折算和登记。
年度审验通报培训信息录入情况。审验工作一般于每年12月份进行。由区委组织部、区人事局按照干部管理权限分工负责，主要根据各单位提供的干部教育培训的相关证明材料和《徽州区干部教育培训学时学分登记表》，针对各单位学时学分系统的使用和管理是否规范、干部教育培训学时学分的计算、登记是否准确等情况进行审验，并将审验结果通过网络和文件等载体进行通报。
严格把关、合理运用年审结果。把干部学时学分制管理列为公务员年度考核的重要内容。同时，建立干部培训学时学分制管理激励机制，将学时学分累计考核情况与干部提拔使用、评优选先、年度考核紧密挂钩，实行奖优罚劣、奖勤罚懒。对没有完成规定学时学分的单位领导班子，当年不能评为好班子，其主要负责人的年度考核不能评为优秀等次。未能达到规定学时学分要求的干部，年度考核不能评为优秀等次。五年内没有完成规定学时学分要求的干部，原则上不得晋升职务。
关于干部教育培训电子档案填报的有关说明 为加强全市干部教育培训的基础建设，提高干部教育培训管理的信息化水平，市委组织部从2008年9月开始启动干部教育培训电子档案的填报工作，目前各有关单位正在陆续进行填报。
考虑到2008年填报工作启动较晚，各单位需填报的培训信息内容较多，因此，将2008年度全市公务员及参照公务员管理干部（涉密单位除外）的培训信息填报截止时间从2009年1月15日顺延至2009年2月28日；2005年至2007年全市正处职（含）以上干部的培训信息填报截止时间为2009年3月31日。
为保证电子档案管理系统人员信息的准确性，同时减轻各单位的填报工作负担，市委组织部与市人事局建立起基本信息同步机制，市人事局定期将全市公务员及参照公务员管理人员（涉密单位除外）的基本信息导入电子档案管理系统。市委组织部再将电子档案信息定期导入市人事局公务员管理信息库。各单位无需再在人事局公务员管理信息库中填报干部培训档案信息。
区县局级单位及市属高校管理的事业单位处级干部人员填报培训信息前，需先建立人员基本信息库，之后才能填报培训档案信息。
北京市干部在线学习中心
2009年1月5日
中共南京市委组织部
干部自主选学体现了以人为本的培训理念。为了进一步提高干部培训的针对性和实效性，近年来，南京市坚持组织需求、岗位需求和个人需求有机统一，强化干部在教育培训中的主体地位，构建多层次、立体化的自主选学培训方式，有效激发了干部学习的内生动力，推动了干部教育培训工作的创新与发展。
一、整合优质资源，搭建干部自主选学多样化平台
富有成效的干部培训都是个性化多样化的培训。我们积极整合原有资源，全面吸纳社会资源，努力为干部自主选学提供更多更优的平台。
1.优化党校主体班次，全面推行“三化一自主”改革。为进一步提高培训的针对性和实效性，2009年，在党校主体班次全面推行以专题化、短期化、小班化办学和干部自主选学为主要内容的“三化一自主”改革。全年确定了“金融危机应对”和“扩大内需与经济发展”等6个专题、26个班次，由领导干部根据工作需要和个人意愿，自主选报，按需受训。此举实现“三个突破三个最”：一是突破以往办班次数限制，开班数之多为历年之最；二是突破以往名额分配限制，灵活性之高为历年之最；三是突破以往培训人数的制约，参训量之大为历年之最。改革在全市领导干部中引起较大反响，去年共有796名市管干部和297名区县中层正职干部参加党校主体班次培训，其中市管正职51人。大家反映这种全新的参训机制和组织形式凸显了“五个好”，即专题设置好、时间自选好、组织管理好、培训质量好、成果转化好。此举受到中组部和江苏省委组织部肯定，有关做法在全国干部自主选学工作交流会上作了经验介绍。
2.发挥科教名城优势，大力推行领导干部高校菜单式选学。南京拥有众多知名高校和科研院所，是我们开展干部培训的宝贵财富。为让它们更好地成为我市干部
开阔眼界、开阔思路、开阔胸襟的知识宝库，去年以来，我们充分整合南京大学和东南大学等7所高校优质教育资源，推行领导干部高校菜单式选学，首批推出“突发事件与公共危机管理”、“现代城市规划建设管理”等10个选学专题，供全市处以上干部自主选学。这些专题汇集相关高校精华资源，许多教师是国内外一流专家学者，所授内容的层次品位很高，广受干部欢迎。仅去年四季度，我市就有2000多名干部选学。今年，我们进一步拓展这项工作，选学院校由7家扩大至14家，专题由10个增至21个。
3.开发利用网络技术，加快推进干部全员在线选学。为丰富学习渠道，缓解工学矛盾，我们依托“江苏省干部在线学习中心”，建设开通“南京市干部在线学习中心”，供全市万名处以上干部在线学习，并挂牌设立专门办公室，配备数名工作人员。同时，自主研发开通“中国南京公务员学习网”，将全市3.7万名公务员全部纳入干部在线学习范畴。两个网站的开通，实现了我市干部人人选学、处处可学、时时自学的生动局面。
二、增强实战能力，夯实干部自主选学实践性基础
按照实践经验作教材、实践现场变课堂、实践人物当教师的思路，我们实施本土案例入书本、现场教学进基地、领导干部上讲台三大工程，着力提高干部实战能力。
一是立足市情，加强本土化案例库建设。实践证明，选用本地案例的教学方式广受干部欢迎。去年，为加快本土干部培训案例库开发，我们组织编撰了《南京地方政府管理案例》一书，由中央党校出版社出版。该书收录“南京天然气爆燃危机”和“紫金山观景台的建与拆”等 38个典型案例，其中，既有政府管理的成功经验、创新办法、独到思路，也有政府管理失效、失误的教训，能让学员从正反两个方面受到教育和启示，具有浓郁的地方特色和教学实用性。
二是提升标杆，加强现场教学基地建设。每一个基地都是一部活教材。去年以来，我们在认真研究制定现场教学基地标准体系的基础上，全面推进现场教学基地高水平规范化建设，有效发挥现场教学基地典型示范和带动作用，确立了苏宁电器集团、雨花软件园实训基地和南京江宁经济技术开发区等首批12家“南京市干
部培训现场教学基地”。基地按教学主题分为经济发展、和谐社会、党的建设、政府管理及文化建设等5类，由组织部门、党校和基地主管单位合作设计现场教学过程，基地负责人任授课教师，通过现场教学、现场观摩、专题研讨、专家点评等方式，将我市改革发展的最新实践，浓缩进3小时的现场课堂，提供给广大干部学习领会。
三是广纳贤才，加强领导干部师资库建设。在积极推行“领导干部上讲台”的基础上，去年，我们正式启动“南京市领导干部师资库”建设，首批确定各类备选师资200多名，并基本实现领导干部授课时间占党校主体班次学时 1/3左右的目标。从实施效果看，领导干部丰富的实践经验和良好的理论修养，丰富了授课内容，活跃了课堂气氛，拉近了理论与现实的距离，深受学员欢迎。特别是我们按5：1的比例，将领导干部授课学时折算为相应学分，激发了更多领导干部主动深入思考、系统总结经验、争取走上讲台的积极性。
三、推进管理创新，建立干部自主选学长效性机制
为完善干部培训制度体系，保障干部自主选学改革，我们制定出台《南京市公务员培训学分制管理意见》，把干部在一年内参加的各类培训都折算成相应学分，并将其获得学分情况与年度考核、任职晋升相挂钩，规定未完成规定学分的年度考核不能评为“优秀”，单位未完成当年培训任务的年度考核“优秀”比例不得超过15%。这一制度的实施，为干部自主选择培训方式，顺利完成培训任务，提供了制度保障和刚性约束。与此同时，我们结合“南京市干部在线学习中心”的正式启用，研究建立干部培训信息管理系统，借助南京“市民卡”推广契机，增加南京干部“学习卡”功能，对干部学习培训情况进行全程记录和动态管理，切实提高了干部培训宏观管理、实时管理、精细管理能力。
下一步，我们将虚心学习兄弟城市宝贵经验，坚定不移地推进干部自主选学，更好地为干部成长服务，为南京科学发展服务。
第17篇：高三电子档案评语
（高三上半年自评）
不知不觉的就进入了高三，这也就意味着，自己离高考真的很近很近了。高三的第一天就感觉到同学们都非常的用功，自己也在加倍的努力。那时的自己就想：“一定要通过自己的努力紧紧的抓住梦想，做世上最幸福的人.”那时的自己没有太多的想法，只想规规矩矩地做一名合格的优秀的高三学生，考到自己梦想的大学。众所周知，高三学生要面临许多大大小小的考试。而面对那些考试，自己也谨慎了不少。我清楚的记得一位老师曾说过“只有平时高考化，才能高考平时化”。回望高三的上半年，我感到自己的人生精彩了不少。也许，没有经历过高三的人生一定会黯淡不少吧。经历过这半年，我最想说的就是“高三很精彩，我爱高三！”
（高三下半年自评）
我不得不承认“时间飞逝，日月如梭”等话具有真理性。转眼间我们已经走到了高三下学期。记得一句这样的歌词：“仿佛还是昨天，可是昨天已很遥远”。是啊，我们总是想天真地认为自己是初来乍到的高一新生，但面对高考与学业的压力，我们不得不承认自己是即将毕业的高三生。面对高三下学期的生活，纵然我们有一百个不情愿，但还得勇敢地、毫不犹豫地跨过去，我们没有畏惧与退缩的理由。毕竟，她是我们的梦啊！为自己的梦想奋斗是幸福的。埋头苦读、挑灯夜战的生活也是幸福的。也许，N年之后，满头白发的我会微笑着回忆这一段时光。我想，那时的我一定不会因为虚度年华而悔恨，也不会因为碌碌无为而羞愧。因为，我曾经真诚地付出过。
（高三全年教师评价）
杨华同学：步入高三以后，你旺盛的求知欲让老师为之一震。你说过，你要通过自己的努力紧紧抓住自己的梦想。确实，步入高三以后，我真真切切地感受到了你对梦想的不懈追求。课堂时间，总能看到你那双充满旺盛求知欲的眼睛，总能听到你大声地回答问题。课下你总是那么积极地主动地向老师向同学请教不明白的问题。你的学习态度是如此地端正认真，每一次作业你都是认真独立完成，字迹工整漂亮，错题本积极按时完成，每一道题都整理的非常完整仔细。你总爱把每一道题都搞得透彻明了，从没有半点马虎。不过，有时你会有些小粗心，但事后你总能积极认真地改正过来。你性格活泼开朗，待人热情，你总是设身处地地为他人着想，你是如此地单纯善良，胸无城府，你总能用你的言行使他人舒心一笑。你尊敬老师同学，从不与同学在室内打闹，从不给同学起绰号，总会正确地使用礼貌用语。你热爱劳动，无论是大扫除，还是值日活动总能看到你积极忙碌的身影。你有极强的集体荣誉感，从没有旷课迟到的记录，从不损坏班级公物，从不浪费纸张粉笔。你品质优良，乐于助人，拾金不昧，做事总有自己的选择，从不人云亦云，从不优柔寡断。你热爱祖国，你用你的行为表达了对祖国赤诚的感情。在家中，你尊敬父母长辈，总能积极地帮父母干家务，是个难得的好孩子。
总体来说，你学习态度端正，成绩优秀，是个好学生，又是个好孩子。最后，祝你能考到你理想的大学，祝你在你的追梦路上一帆风顺!
（高中三年自评）
还未脱去稚气，就不知不觉的进入了高中。对于那时的自己而言，“高中”是一个非常让人敬畏的字眼。当背着书包进入一中校园的那一刹那，心中涌起了一种莫名的感觉，感到自己稚嫩的肩膀已担上了一个重担。也就是在那一刹那，自己对自己发誓“一定要做一个有用的人，做一个对社会对国家有用的人”。就这样，在懵懵懂懂的情况下，自己成为了一名高中生。现在回想起来，感觉到那时的自己真的好单纯。单纯归单纯，那时的自己却对学习没什么计划，对未来没有梦想，只是一味的无方法的学习。我记得那时的物理化学特难学，尽管自己每节课都很认真地听老师讲课，课下也很认真的完成作业，但那成绩却丝毫没有进步。也许那时的自己根本不懂何谓“学习方法”。也就是在高一那年，自己有了梦想，一个关于人生的宏伟蓝图。出于对文学的热爱，那时的自己立誓要当一名作家。高一下半学期分科时，自己毫不犹豫的选择了最喜欢的文科。高二分科之后，自己的头脑清醒了不少，梦想在自己的心中也愈加清晰。尽管作家这条路很难走，但自己还得为之去奋斗，因为那是自己的梦想，人不就是为了自己的梦想而活吗？高二那年真的让我难忘，经过高二一年的努力，自己的成绩有了不少进步，对未来的信心也多了几分。时光飞逝，不知不觉间就进入了高三，进入高三后，免不了的是对高三生活的害怕及迷惘。但无论如何，自己得做一名合格的优秀的高三学生，回望高三这一年，我感到无悔。因为我认真的付出过，奋斗过。而我对梦想的追求也让自己变得更加坚韧。回望高中三年，真的感到“时光如梭”啊。如果上帝再给我一次选择的机会，我一定还会毫不犹豫的选择它！
第18篇：电子档案录入教程
电子档案录入
教程
一、首先进行系统设置。如图所示：’新增人员”—在“姓名”输入名字—在“所在部门”输入村名—勾上“是否建档人”和“责任医师”—点击“保存人员”即可。
二、点击“快捷建档”、“档案管理”，即可开始录入档案。如图，档案号必须正确，户籍地址就是派出所登记的地址，现住址可以是临时住址。乡镇不可改变。
今年只是录入我镇的“重点人群”，如：高血压、糖尿病、精神病、儿童、孕产妇、65岁以上老年人。
注意：建档时间
一定要早于体检时间，否则录入会失败。如建档时间是2012年3月10日，则体检时间只能是在2012年3月11日以后。
注意： 在个人信息中，在既往史要勾上“高血压”、“糖尿病”、“精神病”等，尤其是精神病必须勾上，才能进入“重性精神病管理”中。血型中多数人（45%）填写B型，A型占25%、AB型占10%、O型占20%。
三、进入体检表填写：
注意：
1、高血压患者中80%的人，都是有症状的，才能符合逻辑推理。
2、在填写血压值时，只要输入的值，大于140/90mmhg就直接进入高血压管理中了。我们这次就是只录入高血压、糖尿病、精神病、儿童、孕妇、产妇、65岁以上的老年人。
3、糖尿病人的录入，只需要在辅查中，将空腹血糖填入即可。记住这里血糖值必须是大于7.20以上，才能进入糖尿病的管理名单中。
4、高血压患者、糖尿病患者，必须有辅查：血糖、血脂、肝功能、血常规、肾功能记录。
5、健康评价：高血压患者、糖尿病患者中80%必须是异常的。可以填写如：高血压、糖尿病、精神病、冠心病、肺心病等。
6、健康指导：必须勾上：
（1）、定期随访；（1）、纳入慢性病患者管理；（3）、危险因素控制：必须勾上
1、
2、
3、
4、5.最后点击保存。
四、进入各个系统中完成任务
1、高血压病人管理：点击“高血压病人管理”后即进入，点击“未管理患者”，将所有人点击在“加入管理”中，就变成了“已管理患者”了，即可进行随访登记了。点击下方“随访记录”—再点击“新增随访记录”—填写随访记录表、提醒计划—新增提醒计划
2、糖尿病病人管理：方法和高血压相同。就是“未管理患者”加入“加入患者管理”，才能进行随访。
3、精神病病人管理：则点击“编辑个人信息补充表”和“随访记录表”、“提醒计划”
4、老年人管理
则是点击“体检记录”—“新增随访记录”；“老年人自理能力评估表”--“增加评分”；提醒计划管理—增加提醒计划
5、孕产妇管理
找到患者名字---点击“第一次产前检查”、“第2-5次产前检查”、“产后访视”、“第42天产后访视”、点击“增加”即可。
其他填写都是一样的。
6、儿童管理：填写一样，选择全部，逐项点击“增加”即可。
五、直接进入健康教育，点击“新增”，如图：
最后都要点击“保存”。
每一个项目录入后，都要点击保存。否则就白劳动了。
第19篇：财务电子档案制度
会计档案管理制度
1、目的
为加强集团及所属各公司会计基础工作管理，保证会计档案的安全和完整，根据《会计法》及相关规定,结合我集团的实际情况,特制定本制度
2、范围
本制度适用于集团本部及集团所属各公司
3、职责
3.1 财务部门
3.1.1制定档案归集、装订、备份、借阅、销毁相关规定和制度
3.1.2严格按制度规定执行会计档案的归集、装订、备份、借阅、销毁工作
4、方法和过程控制
4.1会计档案分类
4.1.1会计凭证类：包括自制的原始凭证、自制原始凭证汇总表、记账凭证、凭证附件及其他会计凭证等
4.1.2会计账簿类：它包括总分类账、明细分类账、现金及银行存款日记账、辅助账簿，其他会计账簿等
4.1.3财务报告类：月度、季度、年度或不定期财务报告、管理报告、预算分析报告、各种财务分析报告等，包括会计报表、附表、附注及文字说明等4.1.4其他类：包括银行存款余额调节表，银行对账单，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，税务申报资料，发票存根，收据存根，财务管理制度，财务审计报告，验资报告，会计电子档案,以及其他应当保存的会计核算专业资料 4.2会计档案的归集、装订和备份
4.2.1会计凭证的装订；每月上旬财务结账后，由核算会计负责归集和整理会计凭证，于月底之前将上月凭证装订存档,按年月顺序立卷，每月连续编号4.2.2财务报告的装订；财务报告编制完成并报送后，留存的报表按月装订成册并于月底之前存档
4.2.3会计账簿的装订；会计账簿一年打印一次，每年5月31日前把打印完的账簿按科目类别装订成册存档
4.2.4财务数据的备份；各公司信息管理部门应每日将财务信息化数据备份,每半月一次将备份数据刻录光盘，于次月初交财务部档案管理人员存档 4.2.5其他财务资料的存档
4.2.5.1审计报告和验资报告的归档；审计报告和验资报告从会计师事务所取得后，各公司总帐会计负责将审计报告与验资报告原件交本公司财务部档案管理员存档，另交一份（原件）至集团财务部存档备案。 4.2.5.2财务管理制度的归档；集团财务部门或各公司财务部门发布的制度、办法、操作手册、作业流程指引等，在正式发布后，财务部档案管理员需将发布的上述文件按发布先后顺序登记存档
4.2.5.3银行存款余额调调节表，银行对账单的归档；资金管理部门每年装订成一册，按月份顺序装订完成后，于次年一月底前汇总移交至财务部档案管理员存档4.2.5.4税务申报资料的归档；每月纳税申报后，税务管理人员将当月的纳税申报资料装订成册，按月顺序将一年装订成一整册，于次年一月底前汇总移交至财务部档案管理员存档
4.2.5.5会计电子文档的归档；重要会计电子文档定期备份，每年刻录成光盘，次年一月底以前提交财务部档案管理员存档4.3会计档案的保管
4.3.1会计档案保管的责任人：财务部档案管理员（专兼皆可）
4.3.2档案室：各公司应设立专门的财务档案室对会计档案进行管理；如果公司设有专门的公司档案管理室的,年度内的档案可临时保管财务部，跨年度的会计档案应移交至公司档案室保管
4.3.3会计档案管理人员应按档案类别、档案存放地、时间顺序等建立档案清册，以便查阅。同时，应执行档案保密和保管安全等方面的规定，严防毁损，散失或泄密
4.3.4档案室应选择在干燥防水的地方，远离易燃易爆物品，应备有适当的灭火器材；室内应经常用消毒药水喷洒，保持室内清洁卫生，以防虫蛀
4.3.5设置归档移交登记薄、档案清册、档案借阅登记薄，并严格借阅登记流程。
4.3.6会计电子文档、会计信息化档案要注明形成档案的时间与操作员姓名，注意防潮、防磁、防尘，定期检查，定期复制，防止介质的损失4.4会计档案的借阅
4.4.1外部借阅会计档案；当外单位借阅我公司会计资料时，应持有单位正式介绍信，经财务负责人和单位领导人批准后，方可办理借阅手续
4.4.2单位内部人员借阅会计档案;内部人员借阅会计资料时，应经部门负责人和财务负责人批准后，方可办理借阅手续
4.4.3无论是外部单位或是内部人员在办理完借阅手续后都应认真填写档案借阅登记薄，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚4.4.4借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换
4.4.5会计档案一般不得携带外出或复制原件;如有特殊情况，须经单位负责人和财务负责人批准后方能携带外出或复制原件
4.4.6借出的会计档案，档案管理人员要追踪按期如数收回，并办理注销借阅手续，保证会计档案资料的完整性4.5会计档案的保管期限
4.5.1会计凭证类：15年（其中：银行存款余额调节表和银行对账单为5年）4.5.2会计账簿类：15年（其中：现金和银行存款日记账为25年）4.5.3财务报告类：月、季报为3年；年报为永久
4.5.4其他类：发票存根为5年；会计移交清册为15年；会计档案保管清册为永久；会计档案销毁清册为永久；验资报告和审计报告为永久4.6会计档案的销毁
4.6.1会计档案保管期满，需要销毁时由各公司档案管理部门提出销毁意见，汇同财务部门共同鉴定、严格审查、编造会计档案销毁清册
4.6.2集团所属各公司销毁保管期满的会计档案时,须报集团财务部,必要时,集团财务部可派人监销
4.6.3会计档案销毁，须报公司领导批准后方可执行
4.6.4销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；销毁时公司档案管理部门、财务部门及审计部门共同派人监销；销毁后，经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报公司领导，一份归入档案备查
4.6.4保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷保管并注明；建设期的档案不得销毁
5、检查和考核 5.1本制度所规定的内容和要求均为会计基础工作检查和财务工作质量考核的内容，集团财务部负责对各单位会计档案管理情况进行定期或不定期检查5.2本制度执行过程中产生的异议和纠纷，由集团财务总监仲裁，特别重大问题由集团总裁仲裁
6、支持性质量记录表格
6.1《会计档案归档移交登记簿》 6.2《会计档案清册》
6.3《会计档案借阅登记簿》
第20篇：电子档案管理工作经验总结
随着信息技术迅猛发展，计算机被广泛应用到各个领域，包括工程设计领域。这样以来，工程设计过程中形成的大量电子文件也就成为电子档案管理的重要对象。电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为工程设计单位正常运营的重要环节。所以，全方位做好工程设计中的电子档案管理工作对相关单位维持正常是极为重要的。鉴于此，本文主要就如何做好电子档案管理工作进行了认真探讨。
一、电子文件归档前的准备工作分析
充分做好电子文件归档前的各项准备工作是实现高效电子档案管理thldl.org.cn的重要前提。电子文件的非直读性特征决定了相关工作人员应该首先制定健全的电子文件归档验收制度，并做好制度的宣传工作，进而为电子文件的归档、验收工作提供可靠的制度保障。以cad文件的归档为例，归档人员首先要按规定填写电子文件归档通知单，通知单上必须有工程负责人、经手人以及审核人的签名。严谨的归档程序和详尽的规章制度保证了归档的准确性。但是，由于部分工程的工期较为紧张，遵从严格的程序需要花费大量时间，这将会与工作时效产生矛盾。所以，可以采用先进的计算机技术手段，将归档前的准备工作也纳入到自动化管理的进程中。这样就可以在提高归档质量的基础上，提高电子文件归档的效率。
由于一个工程可能形成成千上万个电子文件，倘若规章制度存在漏洞，执行不严，势必会造成反复归档，浪费人力财力的现象，甚至会导致文件归档混乱，输出的产品为次品，造成工程质量事故和严重的经济损失。因此，做好电子文件归档前的准备工作，尤其是规章制度的建设、宣传以及推广应用，为后续的电子文件归档工作奠定良好基础。
二、电子文件归档过程中应注意的问题分析
在电子档案管理的电子归档过程中，归档人要注意将不同种类、不同格式的电子文件梳理整齐。众所周知，在工程设计中，从工程投标书、招标书、可行性研究报告、初步设计、委托书、计算书到技术说明书等形成了不同种类不同格式的电子文件，有ecel表格、world文件、扫描形成的tif文件等等。并且，这些文件大都在工程设计正式开始之前形成，不仅涉及面广，而且内容繁杂，给电子归档带来一定的困难。为了使这些电子文件有条理地归档，文件盖章生效要以电子文件归档通知单为依据，从而提高这些电子文件的归档率。
对于cad电子文件的归档可以采用dwg格式，因为这种格式可以在cad中直接打开，接受直观检查，尤其是对档案标识的检查，而且对归档后期的整理、编辑、利用、输出及图纸保管工作都非常重要。同时，对于制作过程中的错误如文字线形、扩大纸形等问题也可以做到及时的纠正，大大提高cad出图合格率。但它也存在着一定的问题，如劳动强度大、费时费工等。
对于plt格式的文件，恰巧与dwg格式的文件优缺点相反。plt格式的文件在归档时图像不能直观显示，但是文件内容保持不变，不随阅读、输出平台的改变而改变。
对于pdf格式的文件，其一般为只读模式，不能实现对设计的任何修改。实质上就是在计算机上阅读纸质文件的电子版，有一定的保护知识产权的作用。
三、电子文件归档后的检查验收工作分析
电子文件是形成纸质文件的源头，而对归档电子文件的检验是产品设计的最后一个重要的环节。检查力求全面，兼顾电子图中的档案标识和电子图信息处理过程中的物理结构、逻辑结构的变化问题。主要工作包括：一是检查图纸目录及其格式、目录列表、会签栏、案卷名称、标识名称、图号、日期、施工阶段、序号、复用图的排列、图框的格式等；二是检查本卷的其他电子图，包括文件是否存在垃圾、字符大小、文本位置、符号标识、对角号、图号、名称以及图框的格式等。但是，需要注意的一点是，电子文件对设备及其标准有较强的依赖性，加之数据类型、文件格式的多样化，文件很可能在经过制作、保存、载体转换等信息处理之后，在归档检查时出现问题，例如使用的字形存在差异；同种字形但是版本有所区别；电子图正常，但是归档后部分文字发生串位、变形，甚至出现乱码。
以钢结构的电子图为例，如果使用日本的制图软件，而不加专有字形，那么二级钢筋符号就会全部丢失。此外，许多软件经过研发出现了由低级到高级的很多版本，这样也会为电子档案管理工作带来一些问题。例如，由cad14到cad，各种版本的软件都在使用。但是，如果利用低版本的电子图在高版本中作图，则会导致电子图保存后会出现实线、点画线、标注线以及线宽的差异。尤其是在机械制图中，如果部件实体的外围轮廓线粗细不均，混同于标注线，那么设备制造的现场审图的难度将大大增加。因此，采用不同软件、同一软件的不同版本都会导致文件在格式、编码、读取方式和编辑方式的众多区别，进而直接影响到文件跨平台的阅读和输出工作。总之，实现一个单位内部操作系统、应用软件及版本的规范统一，成为电子文件归档最后关口的重要任务。
四、电子文件修改后的归档工作分析
在工程设计单位内部，各个专业部门之间必定会进行大量的信息交换和图纸会审工作，以适应各种变化，例如施工现场出现的新情况、客户方提出的新要求等。这其中必然会涉及到电子文件的不断修改和完善。当前，大多数单位采用的是保留最终版本的方式，即以第二次修改的版本覆盖起初版本，以第三次修改的版本覆盖第二次的版本，这样的方式极易产生最终版本电子图与实际变更过程记载的丢失。国外的一些工程，如土耳其工程中，每次电子图的修改版本都加以归档保存，编号为abc等，借此对工程修改的全过程有一个完整的记录。但是，由于两次修改之间的时间间隔难以确定，之前修改的图纸已达到施工现场，纸质文件与变更通知单一旦收集不完整，就会导致电子文件和纸质文件的不一致。由此可见，如果直接采用覆盖的最终版本归档形式反映不出整个的变更过程，可能会为将来电子文件、纸质文件的利用带来了极大地不便。
综上所述，电子文件归档管理工作已经成为工程设计单位不可或缺的重要组成部分。在此之前，过去设计一项工程可能需要一年甚至一年半的时间，现在则只需要半年甚至更短的时间，而人力资源却只占了以前的三分之一左右。有些类似工艺流程及设备只需在电子文件上更改编号就可转化为设计产品，劳动效率和产品质量也将得到成倍的提高。所有这些成效的取得都离不开电子档案管理带来的便利。在充分认识到电子档案管理成效的基础上，我们要切实关注电子档案管理过程中的各个细节，包括归档前的准备工作、不同格式、不同类型文件归档时应注意的问题，电子文件归档后的验收检查工作以及电子文件修改后的归档工作等等，将工程设计过程的电子文件归档管理纳入到一个完整的系统之中。
