电子文件归档与电子档案管理规定（试行）
1目的和适用范围
1.1目的
为使公司设计和管理文档的规范化，保证电子文档的安全性、可利用性，对电子文件的形成、传递、积累、归档及电子档案的保管实行全过程管理，从而确保信息的真实性、安全性和完整性，使公司的利益不受损失，特制定本规定。
1.2适用范围
本规定适用于公司电子文件的形成、传递、积累、归档及电子档案的管理。 本规定涉及的电子文件包括：文本文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、计算机程序、数据文件。
1.3其它
电子文件的管理应由主管部门统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案室要进行指导与监督。电子文件的传递和管理由办公室负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 2引进标准
有限公司SL01007《档案管理制度》；
有限公司SL01009《档案分类编号标准》。
3管理规定
3.1 电子文件的形成、收集与积累
3.1.1 在“无纸化”计算机办公或设计中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质保留。
3.1.2 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
3.1.3 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备、软件的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
3.1.4 用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
3.1.5 用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。
3.1.6 用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。
3.1.7 由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。
3.1.8 通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。
3.1.9 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
3.2 电子文件的传递
3.2.1 公司内部文件交换只可通过网络进行，不能通过外接存储设备、移动硬盘进行。
3.2.2需要拷贝电子文件时，需填写《图纸、资料拷贝登记表》或《USB、软盘使用登记表》，经主管领导批准后，并由网管负责实施。
3.2.3 只可通过指定专用计算机进行Inter Net连接和收发电子邮件。收、发Email时需填写《收、发电子邮件登记表》经主管领导批准后，由网管负责实施，并保留邮件副本备案。
3.3 电子文件的整理
3.3.1电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中，详细请参考黄石有限公司SL01007《档案管理制度》。
3.3.2电子文件应按有限公司SL01007《档案管理制度》著录，并制成目录。
3.4 电子文件的归档
3.4.1归档电子文件时应填写有限公司SL01007-01A《档案材料归档移交清单》。
3.4.2归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
3.4.3把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作，
3.4.4本规定推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
3.4.5存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。
3.4.6将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。
3.4.7需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。
3.4.8原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。
3.4.9在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。
3.5 检验
3.5.1检验项目包括：载体是否有划痕；是否清洁；有无病毒。
3.5.2 档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法，样本数不少于总数的20％合格率应达到100%。
3.5.3核实电子档案的完整性和有效性，核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。
3.5.4归档载体不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。
3.6 电子文件的管理
3.6.1公司员工对文档的访问采用分级授权的方式，员工只访问与自己工作相关的资料文档。
3.6.2严防病毒破坏，做到定期备份电子文件。业务数据每周定期备份一次，重要数据做到及时备份。员工按要求存入到服务器中的个人文件夹里，同时保证存入的电子文件的正确性和完整性。
3.6.3电脑使用者对电子文档、图纸应注意保管，不得遗失、私自传播。如有需要他人电子文档、图纸应申报批准，方能够查询、打印，成套的图纸输出由专人负责打印。
3.6.4公司所有员工应加强保密意识，严禁将公司图纸、合同（含公司供货厂家、价格、经营模式等信息）等设计和管理资料以电子、纸张和口头等方式有意或无意间提供给任何公司以外的人员。
3.6.5原则上，员工不得将图纸等资料带回家中，如确实需要（如加班等），须经主管人员批准方可。
3.6.6在工程项目实施中，由项目经理负责图纸文档的归口管理，工程完工后交由工程管理部处理。
4．处罚
公司员工要自觉遵守上述规定，使公司的电子文件管理逐步走向正规化、制度化。对违反本规定者，轻者提出批评，重者罚款1000-5000元，对情节特别严重者，将予以除名。
5．其它
5.1本规定的解释权属于公司。
5.2本规定自发布之日起执行。
6．附件
6.1《USB、软盘使用登记表》
6.2《图纸、资料拷贝登记表》
6.3《收电子邮件登记表》
6.4《发电子邮件登记表》
