某某集团备用金管理制度
一、制定目的：
为加强某某集团备用金的管理，规范备用金使用流程，提高资金使用效率，有效控制资金占用，特制定本制度。
二、适用范围：
本规定适用于某某集团各地分公司。
三、职责说明
1、备用金申请人
备用金申请人对备用金的使用及所持发票的真实性、有效性、合法性负责，建立备用金台账，登记备用金的接收、使用、核销情况，定期与财务部核对。日常行政费用、团队建设费以及市场推广费为各地各部门指定负责人，差旅费申请人为即将出差的员工。目前分公司备用申请人由各地分公司人事行政担任，如进行变动，另行申请。备用金由分公司人事行政从公司财务部借支，并负责管理。出现现金短款的情况时，人事行政须承担补偿短款部分外，还须接受相应的行政处罚。
2、财务部备用金接口对接人
财务部备用金借口对接人对各申请人提交的备用金申请、核销进行审核，以确保申请及核销事项符合公司规定，并审核原始单据的完整性、真实性和一致性，审核审批流程是否规范，并定期与各地各部门的备用金申请人核对金额。
四、备用金使用原则
备用金实行专款专用，不得用于与申请事项不符的事由。 超申请范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒核销。
五、备用金使用范围
备用金用于无法直接向供应商支付的业务，包括日常行政费用、市场推广活动，以及申请预支团队建设费用、差旅费用等。
1、用于日常行政费用、市场推广活动：日常经营活动中，提供服务方或供货方未与公司签订相关合同，或确系无法提供对公账户及发票的费用，可使用备用金付款。此项借款每月至少核销一次。备用金不得用于固定资产采购（单价2000元以上物品）。
2、用于团队建设费：为加强团队协作，维护员工关系，以公司、城市、部门或者团队为单位进行的团队活动，经由领导审批后，可申请备用金，备用金应在活动结束当月核销款项。上次未核销，下次不可申请。
3、用于差旅费核销：此借款仅限于员工差旅费用，差旅费发生地为员工关系所在地的异地差旅费，并应在返回驻地5个工作日内办理核销还款手续。
六、备用金申请条件 备用金申请人为该部门该城市的唯一备用金负责人；考虑到备用金从支出结算再邮寄到总公司结算需一段时间的过程，为满足各地区经营需要，不影响业务开展，特制定备用金库存限额为：冲销后备用金余额小于10，000.00元，即当地各地区备用金账户大于以上金额时，不借备用金，不足以上金额，续借后，不超过以上金额；团队建设、差旅备用金前不清后不借。
七、备用金申请流程
1、日常行政费用及市场推广活动的备用金申请流程： 填写备用金申请表→提交审批人审批→审批后根据费用项目提交至相关人员审批人审批→财务备用金负责人核实申请人备用金余额→满足申请条件方可由出纳付款
2、差旅费备用金申请流程：
填写备用金申请表→提交至审批人审批→财务部付款
3、团队建设备用金申请流程
填写备用金申请表及某某集团公司签呈→提交审批人审批→财务部付款
注：以上申请需要相关审批人签字或者邮件批复，不接受不签字或邮件批复或者口头批复的申请。
八、备用金支付
使用人填写《备用金申请单》，注明备用金的种类、日期、申请部门、使用人、金额、用途，然后由分公司领导负责签字确认。财务中心出纳采用银行转款的方式支付至备用金负责人账户。 款项借支必须严格按照公司所规定的流程进行，并执行前款不清后款不借的原则，如有特殊情况，则由分公司经理签字确定前款的报销时间后方与借支。
九、备用金核销
1、核销审批流程：合格的《备用金报销单》
填写《费用报销单》，费用报销手续参照《借款报销制度》，后附《备注金申请单》报销单上应由申请人、审批人签字，如为邮件审批，应将完整的审批邮件与报销单粘贴在一起。
根据备用金的用途不同，需由不同审批人审批。：
日常行政费用--—批复顺序为：分公司行政-分公司负责人-总部行政-销售中心负责人-董事长-财务负责人
附加文件：费用签呈
市场推广活动—批复顺序为：市场主管--分公司负责人-总部行政-销售中心负责人-董事长-财务负责人
附加文件：市场活动签呈
须附加文件：由公司下发的活动通知或者活动签呈。
团队建设费—批复顺利为：分公司负责人-总部行政-销售中心负责人-董事长-财务负责人
附加文件：团队建设签呈。
差旅费--公司行政-分公司负责人-总部行政-销售中心负责人-董事长-财务负责人 备用金报销规定为每月底一次，人事行政将所有报销单据提交到财务部进行报销，取得报销金额的备用金。所有备用金应当在当月内清帐，不得无故拖延，如当月借款清不完，不发放当月工资。
2、票据种类
发票金额应与报销单金额相符，如有不能开具发票的情况，应提供相应单据：
（1）收据：用备用金支付押金的，将押金收据复印后连同当月备用金报销单提交至财务，三个月以内原件自行存档保管，不能丢失，作为后续退回押金使用。
（2）发票：除押金以及政府行政事业部门收费、银行收费的收据外，其余项目必须提供发票。
3、票据要求：
（1）发票付款单位名称：上海某某或上海襄本。原则是根据受益部门所属公司开具发票抬头
（2）单位为个人或者空白不予报销
（3）发票项目应与出票单位经营范围对应，如超市开具发票项目为餐费，超出该店的经营范围，为不合格发票。
不可以开具“礼品”发票：办公用品单张发票金额在1000元以上，需要同时提供供货明细（办公用品）并加盖收款单位印章；邮寄快递费应向快递公司索取正规的发票，并有快递公司的盖章，快递单不可作为发票报销。
（4）任何发票必须盖有收款单位发票专用章且清晰可辨，无章发票或发票章无法辨认的为违规发票，不予报销。
（5）任何发票不可有任何涂改。
（6）银行费用应提供银行回单：工商、税务、政府、事业单位收费若无发票应提供正规收费收据。
（7）报销发票有效期为开票日起3个月之内，超出时间范围为不合格发票，不予报销。
（8）报销时需注明受益部门。
（9）对于业务奖励部分票据要求,可报销票据包含: 差旅费（车票，机票）, 交通费（出租车发票不得连号，总量不得过多），住宿费（需提供本市以外发票），办公用品（单张金额不得超过1万元，附明细清单且不得包含固定资产类办公用品,如打印机,复印机,扫描仪,电脑等）, 通讯费（发票抬头为公司名称或定额发票）, 咨询服务顾问费(如单笔金额1万元以上，附双方盖章的相关合同),策划费，会议费，场地费（需提供场地租赁合同），汽车租赁发票（需提供租赁合同），油费（需提供汽车租赁发票）。其他票据如业务招待费,礼品,食品，劳保,广告费等一律不予报销。
4、发票金额与报销金额不符的，财务实报或核销金额取发票金额和报销单上审批金额较低者予以报销或核销。
5、票据粘贴办法：
（1）票据分类。对于集中较多的票据按照内容进行分类，如办公用品、电话费、差旅费、室内交通费等等，按照类别、业务发生所在地区分别粘贴。 （2）准备粘贴单。到财务部领取原始凭证粘贴单。
（3）将票据整理整齐后，将胶水涂抹在票据左侧背面，自左至右沿上边依次均匀排开横向粘贴，且应避免将票据贴出粘贴单外，不得将票据集中在粘贴单中间，以免造成中间厚，四周薄。
（4）禁止将发票粘贴在其他发票上或者使用订书钉，以免损坏档案装订设备。
（5）发票粘贴后必须能显示发票号，发票代码、发票金额、税务章。
（6）如票据大小不一样，可以在同一张粘贴单上按照先大后小的顺序粘贴。
（7）备用金报销单据上，必须注明所在地区分公司的具体名称。 （8）备用金发票必须注明真实用途，不得存在虚假票据，票据标准参考费用报销管理制度。
十、备用金账户负责人变更的相关规定
备用金账户负责人变更：该负责人在获悉岗位更换或离职时，需事先通知财务，由财务与原备用金负责人进行账务核对，全部账目核对完毕财务签字确认后，方能继续办理调动或者离职手续。核对清楚后通知相关人员，此时备用金新负责人方可接受。
员工离职时应先冲销所有借支款项，全部账目结清之后方给予办理离职手续
十一、备用金的其他规定 备用金由分公司人事行政从公司财务部借支，并负责管理。出现现金短款的情况时，人事行政须承担补偿短款部分外，还须接受相应的行政处罚。
对于备用金出现的差异任何人不得瞒报，应立即查明原因，并根据公司的相关制度确定相关人员的责任，及时进行处理 备用金管理人员必须对每次使用备用金支出及报销做好台帐。 定期每月进行盘点，出具备用金盘点表，并报送总公司一份，自留一份存档。
十二、附则
本规定自公布之日起执行，由某某集团财务中心宣讲落实、检查督促，并负责解释和修订。
