吉星实业有限公司物资管理制度
物资招标竞价采购管理制度
一、总 则
第一条：为加强、规范企业物资的采购管理，大力开展招投标竞价采购，树立企业品牌效应，提高企业核心竞争能力，特制定本制度。
第二条：供方提供的产品对公司最终产品的影响程度，分供方分成A、B、C三类： A类：原材料、外协、外购配套件、标准件、附件、包装材料
B类：砂轮、化工、燃料、五金、刀具、电器、药品、办公用品以及各服务类（如运输）的分供方
C类：即固定资产类，包括基建和设备，其中基建主要包括新建、扩建、改建、建筑安装、零星建筑及建筑物的维修。
二、分供方选定和评价管理
第三条：分供方选定原则
1、竞争原则：即经多方选择，择优采购。
2、多因素原则：即要全面考虑质量、价格、交货期、服务及采购距离等方面因素，做到优质优价。
3、相对稳定原则：即分供方一旦确定，要立足于长期、稳定，并对其质保能力进行不断开发。
第四条：分供方的选定和评价管理
1、对A、B类物资的采购必须先评审再定点，以确定分供方的质保、供货能力及信誉。
①由各企业指定部门负责组织评审工作，技术、质量、生产部门会同参与，形成评估报告存档备查。
②定点的单位应多于实际供货的单位。原则上，同一物品分供方定点备选不得少于5家，实际采购最少不少于2家，最多不大于3家，其余用户为候备点（外加工批量大可以有3～5家），具体可参照钱潮公司QS9000程序文件中《分承包方选定和评价管理细则》执行。
2、对于C类即固定资产类，可参照按钱潮公司《基本建设管理制度》及《设备购置管理制度》执行。
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三、物资采购实行招标竞价制
第五条：招投标原则
对于A类物资及B类中月消耗在1万元以上的物资，在结合分供方选定原则的基础上，招投标实行“三公平，三必须”原则，即品种、数量和质量指标公开；参与竞争的客户和价格竞争程序公开；竞标完成后的结果公开。
在确保质量的前提下，必须按招竞标最低价采购，必须按规定程序采购，必须按要求签订合同（或协议）采购。
第六条：招投标操作程序
1、对已有分供方，物资采购招投标的步骤：
①采购部门在每年12月份应会同财务、质量、技术等部门对上年度招投标工作及合格分供方进行评审，根据评审情况确定下年度的招投标竞价采购工作计划。
②为形成竞争机制，负责招投标采购部应会同质量、技术部门在对潜在分供方进行实地调查了解并形成报告经主管副总审核后，按定点原则有5家以上分供方参加竞标。
③根据①、②二步确定的分供方交纳保证金后，才有资格参加招投标。 ④采购经办部门应在招投标会前6天向有竞标资格的单位发出招标书(即采购物资的技术质量要求、月度要货量等等)，并告之招标会时间、地点。
⑤采购经办部门根据各竞标单位递交的竞标书组织招标会，由公司质量、技术、财务部门参加，采购经办部门当场揭标。
⑥招投标过程采取循环制，下一轮报价必须低于上一轮最低价。在保证质量的情况下，经招标会当场二次报价后的最低价单位作为中标单位。
⑦采购经办部门与中标单位签订产品购销协议、质量协议，由分供方按确定价格保质按量供货。
2、对新购物资招投标按下列步骤进行：
①凡是直接可从厂家采购的物资，采购经办部门会同技术、质量部门必须在招投标前对厂家进行实地调查，形成汇报经总经理或其授权人审核后，初步确定竞标单位5家。
②采购经办部门应在招标会前6天向确定的竞标单位发出招标书（要求同前述第④条），并告之招标会的时间和地点。
③招投标具体操作可按前述第⑤、⑥条进行。
④招标后可先确定2～3家中标单位进行为期一个月送样，供使用部门试用。
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⑤由质量部门人员对样品使用情况进行跟踪，并作跟踪记录(小批量试用跟踪单)，若样品使用效果良好，由采购经办部门正式与之签订购销合同(协议)。
四、分供方的监控
第七条：除每年对分供方进行年度合格分供方评审外，每月对分供方进行考评，根据上月对其的质量监控和交付业绩的评定结果，增减其下月订货量，具体评定标准见后附的《分承包方选定和评价管理细则》中4.4分承包方评定。
五、物资采购的监控
第八条：价格监控
1、参加竞标的各分供方应提供产品价格构成明细，由财务部负责价格核实及付款方式的评审把关。
2、各企业在组织招标会时，对于A、B类物资应有钱潮企管中心和财务部参加。对于C类物资应有钱潮发展工程部参加监控。
3、结合市场行情价格动态，必须定期竞价一次（3～6个月），具体可由各企业根据自身情况决定，但必须成文备查。
4、各企业于每月5日前将上月采购物资价格清单报钱潮企管中心，以增加采购物资价格透明度，并可发挥整体采购的优势。
第九条：合同、协议监控
1、合同、协议的评审签约由采购或外协部门经办。
2、按统一格式条款包括供货延误、质量损失赔偿、价格欺诈赔偿等草签协议、合同。
3、财务部（评审价格及付款方式条款）、质量管理部（质量保证条款等）会签，总经理确认后，交财务部门、质管部门各存档1份。
第十条：质量及价格损益控制
采购质量由各企业质管部门负责并承担责任。物资的仓储和使用部门对物资的价格、质量具有监督权，若采购的物资有质量问题或价格未按合同价执行，公司按收回的实际损失赔偿额的20%予以奖励。虚拟生产采购价格损益盈亏由财务部门负责控制审核把关并承担责任，净利必须5%以上。
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六、违规处罚
第十一条：对于未按本通知规定，未对分供方进行评审的，扣规范考核2分/次。各企业对责任部门经济责任制考核5分/家·次以上，若出现质量事故的，由相关责任人和责任部门向分供方索回公司损失，并处以公司实际损失额的5%的罚款。
第十二条：对于未按本通知规定，未对采购的物资实行招标、竞价的，扣规范考核1分/次。各企业对责任部门经济责任制考核3分/种以上，如价格与市场价存有差异，应责令有关责任人收回差价，对于未收回的金额由其个人承担。
第十三条：若因无合同（协议）或合同、协议未明确违约责任或不完善，而无法向外方索赔或不能完全索赔等，扣规范考核分1分/次，各企业的采购部门至少应承担索赔差额（应索赔额减实际索赔额）的50%的罚款，并赔偿损失，同时追究合同管理员的相应责任。
七、附 则
第十四条： 本制度适用于浙江吉星系统有限公司及所属各子（分）公司。 第十五条：本制度本制度自下发之日起生效，由吉星系统公司生产供应部负责解释。
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