山西省事业单位文秘资料员培训
第一章
1、文秘工作的职业特点
辅助性、从属性、服务性、综合性、灵活性
2、文秘工作人员的能力
1）口头表达能力2）书面表达能力3）办事能力4）应变能力5）心理调适能力6）洞察能力、
3、文秘工作人员的道德要求
1）忠于职守、敬业爱岗2）严守机密、求真务实3）恪守信用、严谨细致4）甘当助手、任劳任怨5）富有主动性和创新意识 第二章
1、值班工作的任务、工作制度
任务：1）承接上级指示2）负责电话应对3）接待来访人员4）掌握领导的行踪5）承办临时事项6）确保机关安全7）编写值班材料
制度：1）岗位责任制度2）请示报告制度3）交接班制度4）保密制度5）安全防范制度
2、印章刻制、颁发、使用、保管要求 印章刻制要求：1）印章刻制的权限2）印章刻制的规格3）印章刻制的手续 印章的颁发要求：印章刻制后，必须由上级领导机关向其所辖下级机构颁发。颁发正式印章必须正式发出通知，并通知下级机构派可靠人员来领取。领取印章要有二人同行，持介绍信或领导的手迹。在确认领取人身份后，要严格履行登记、交接、签收手续，密封包装，保证归途安全。领取人接回印章后，要向领导报告，并交给专人查明接收，还应向颁发印章的上级机关报告印章安全收到。
印章的使用要求：一般应经本机关领导批准，办理签批手续，文秘人员不要擅自作主。文件用印，以文件领导签发签字为准；常规用印，有文秘部门负责人批准即可；对一般事务性的介绍信用印，文秘人员可依照惯例承办，不必事事请示。
印章的保管要求：第一，印章必须有专人保管，不可随意交给他人代管；第二，印章使用应在办公室内进行，不可带出办公室；第三，用印时，文秘人员应亲自盖章，不可由他人代劳；第四，印章要定期清洗，保持清洁；第五，印章必须严加保管，严防丢失或被盗。
3、领导日程安排的落实和OA管理 领导日程安排是对领导日常活动的时间和程序进行统筹计划和组织的过程。1）统筹兼顾；2）区分轻重缓急3）围绕中心、突出重点；4）力戒排场，求真务实。
OA管理：就是用电子计算机来编制、管理领导活动日程，实现日程管理自动化。
4、领导交办事项的办理要求
原则：1）积极主动，千方百计；2）既要符合政策，又要灵活变通；3）件件有着落，事事有回音。
注意的问题：1）态度和蔼，协商解决，不要打着领导的旗号发号施令；2）坚持原则，按章办事，不要违法乱纪，更不能为达到目的而不择手段；3）一视同仁，不分亲疏，不要看人办事，有失公平。
5、机要文件打印要求
1）打字。经过领导签发的纪要文件送到微机室，必须进行登记，指定专人打字和校核。打好后，需要存查的则输入电脑储存，不需要存查的则删除。然后将打好的文件送交文印室。一般说，机要文件的打字人员应与一般打字人员分开，防止泄密，要求打字人员的政治素质更高些。
2）付印。文印室接受机要文件也要登记，并注明复印时间和份数，规定专人承印，与一般文件、资料分开，对印后的蜡纸和废印文件都要当场销毁，防止散失，泄露机密。
对印数很多的机要文件，则送专门的或指定的印刷厂承印，并在保密间由专人排印。送印人、承印人、印刷时间和份数，都要登记于签名盖章，以示负责。机要部门应派机要人员到车间监印，保证不失密泄密。
6、机关保卫工作的范围、重点 范围、重点：1）文件资料和机要室；2）机关的档案室、馆、库；3）章印保管室；4）会计室；5）办公设备；6）物库、油库、车库；7）武器弹药；8）水、电、煤气、消防、通讯（包括内部电话总机）等系统；9）高级领导的办公室、会议室和接待室；10）某些重要或秘密会议的会场；11）机关住宅区；12）机关附属的宾馆、招待所。
7、危机事件的处理程序和方法
危急事件既危险又紧急，所以，处理危急事件不能犹豫、拖延必须果断而迅速。 其基本程序和方法如下： 一是现场保护和报告，具体方法：1）立即将所发生重大事件的情况，报告上级归口管理部门和所在地人民政府，并报告所在地的省、自治区、直辖市人民政府和国务院归口管理部门；2）在24小时内写出事件报告，报上级主管部门；3）涉及军民两方面的重大事件，事发单位必须立即同时将所发生重大事件的情况报告当地警备司令部或最高军事机关；4）重大危急事件报告应当包括事件发生的时间、地点、单位、简要经过、伤亡人数、直接经济损失的初步估计、发生原因的初步判断、发生后采取的措施及时间控制情况、报告单位等；5）当地人民政府接到重大危机事件报告后，应当立即通知公安部门、检察机关等相关部门，立即派人赶赴事件现场，负责事件现场的保护和收集取证的工作；6）当地人民政府负责组织有关部门参加的重大事件现场勘察工作。因抢救人员、防止事态扩大以及疏通交通等原因，需要移动现场物件的，应当做出标志，绘制现场简图并写出书面记录，妥善保存现场重要痕迹、物证；7）当地政府可根据实际需要，将重大事件的有关情况通报当地驻军，请驻军参加事件的抢救或给与必要的支援。二是调查和判断；方法有：1）全面调查与系统判断；2）集中深入调查与综合判断。三是预测和监控，具体工作：1）事件预测2）事件演习3）事件监控。 四是处理和重建，方法：1）查明情况2）报告领导3）组织抢救4）掌握动态5）写出要事急报6）重建组织形象。
8、信息获取的范围、渠道、方法 范围：信息获取，是指文秘人员利用各种渠道和方法获得领导工作所需要的信息。信息获取的范围主要包括以下几个方面的信息：1）上级信息；2）内部信息；3）社会信息；4）同业信息；5）历史信息；6）国际信息 信息获取的渠道：文秘部门是领导获取信息的主渠道。而文秘部门获取信息，又必须通过一定的信息渠道，主要有： 1）信息网络渠道 2）文书渠道 3）书刊渠道 4）调查渠道 5）会议渠道 6）信访渠道 7）科研渠道 8）档案渠道 信息获取的方法：文秘人员获取信息的方法多种多样，主要有： 1）网络查询法 2）文字阅读法 3）收看收听法 4）会议记录法 5）相互沟通法 6）专题调查法 7）随时观察法 8）索取求购法
9、信息加工的方法
信息加工的方法：一是归纳法；二是浓缩法；三是纵深法；四是扩充法；五是对比法；六是转换法；七是图表法；八是剪接法。
10、信息简报的编写 信息简报的编写：信息简报是记载信息的文字材料。它具有“ 信息简报是记载信息的文字材料。它具有“新、深、实、短” 深、实、短”四个显著特点。文秘人员编写信息简报应当符合以下要求： 标题醒目、主题集中、内容新鲜、结构简单、篇幅简短、语言简洁。
11、信息提供的对象、方式
信息提供，是指对文秘机构将加工之后的信息提供给使用对象，以实现信息的价值。 文秘机构信息提供对象具有多元性： 首先是为本级领导机关提供信息。 其次是为上级领导机关提供信息。 再次是为下级机关和基层单位提供信息。 “三个提供”是既互相联系又互相区别的辩证统一关系。 首先，文秘部门要处理好为领导提供信息 服务同为基层提供信息服务的关系。 其次，文秘部门要处理好为上级领导机关提供信息服务同为本级领导提供信息服务的关系。
信息提供的方式主要有以下几种： 简报递送、电报递送、传真递送、网络递送、电话递送、音像制品递送。
12、信息工作的主要制度
1）信息专报制度2）信息报送数量定额制度 3）紧急信息报送制度 4）信息稿件送审制度 5）信息采用通报制度6）信息专题分析制度7）信息业务培训制度8）信息工作奖惩制度。
13、信息存储的方式
文秘机构信息存储的方式主要有以下几种： 1）计算机存储 2）信息简报存储 3）多媒体存储 4）信息资料存储5）缩微胶片存储。
14、调研工作的概念
所谓调研工作，在此专指文秘人员为有效辅助领导活动而开展的调查研究业务，它是调查研究在文秘活动中的具体体现。调查研究作为一种科学的认识方法和工作方法，具有多方面的功能和作用，也是文秘部门的一项经常性工作任务和重要的工作方法。它是做好文秘工作的基础，是辅助领导正确决策的重要手段，是改进机关工作作风，克服官僚主义、形式主义、文牍主义的有效方法，也是锻炼和提高文秘人员工作能力的重要途径。
15、文秘人员调研的原则
1）点上调研与面上调研相结合
2）定性调研与定量调研相结合
3）直接调研与间接调研相结合
4）信息与调研相结合
16、选题的原则：针对性原则、创新性原则、可行性原则
17、调查的方式、方法 方式：全面调查、重点调查、典型调查、抽样调查。
方法：个别交谈法、开调查会、现场观察、问卷调查、文献调查、统计调查、专家调查。
18、研究的方法：比较法、类比法、分析法、综合法。
19、会议工作的概念
会议工作，是指文秘机构对会议的筹备、组织和保障工作。 20、会议准备期间，文秘人员主要有哪些工作
1）制定会议预案2）组建会议机构3）发送会议通知4）准备会议文件5）布置会场6）人员编组7）制作会议证件8）安排住宿和车辆9）会前检查10）接站与报到。
21、会议召开期间，文秘人员主要有哪些工作
会议召开期间的文秘工作，基本要求是组织严，服务周天，确保安全。主要有心下几个环节：1）会场签到。2）会间调度。3）会议设备的操作与维护。4）会议记录。5）会议简报。6）会议选举。7）会议总结。8）后勤保障。
22、会议结束后，文秘人员主要有哪些工作?
1）印发会议纪要。2）清理会议文件。3）组织代表离会。4）搞好宣传报道。5）会议工作总结。6）会后催办工作。
23、接待工作的一般程序
1）迎接及安排来宾生活。2）看望及商定活动日程。3）礼仪性会见与宴请。4）按日程开展活动。5）送别。6）小结。
24、接待实施的具体要求
由于接待的对象不同, 来宾的任务不同, 对待的方法要求也不同。（1）接待上级机关来宾的要求，上级机关领导来视察工作时。要请本单位的领导亲自出面接待, 以示尊重。如属一般业务问题, 可由业务部门负责接待, 但事后要向领导汇报。（2）待平级机关来宾的要求，一般由本机关领导出面迎接。如本单位领导有事，不能分身, 经领导委托, 秘书部门领导或工作人员可出面迎接, 如果是业务联系, 可由对口部门负责人接待, 重要业务问题, 要向主管领导人汇报。（3）接待本系统来宾的要求，本系统下属单位人员来访的目的, 一般有两种情况, 一是汇报请示工作, 二是反映问题, 这些单位来人, 除领导点名找来的以外, 一般由机关负责人负责接待。对来汇报人员,秘书人员应该详细记录汇报内容。（4）无约接待的要求：对没有约定，临时来访的客人，文秘人员也应很有礼貌地询问客人的来意，根据不同情况灵活处理。
25、随从工作的类型和特点 如果按领导出差的任务划分，可分为以下几种类型：调查研究型、检查考核型、处理问题型、看望慰问型、商务谈判型、参加会议型。 特点：流动性大、时限性强、环境复杂、情况多变、工作要求高。
26、出差途中文秘人员的工作
1）周密安排领导活动；2）热情接待来访人员；3）认真做好各种记录；4）及时上传下达；5）起草文字材料；6）做好通联工作。
27、出差结束后文秘人员的工作
1）安排返程交通2）处理出差资料3）抓紧有关问题的落实4）清理经济账目。
28、通话的程序和要求
打出电话：1）发放准备。拨号前要查记对方的电话号码，备好即将陈述告知的内容，然后进行拨号和通话。2）通话。要主动告知自己的情况，自报家门，然后问明对方的单位、姓名、职务等。通话用语要简明扼要，重要问题或数据陈述完毕后，要向对方询问是否听清或要求复述，以保准确无误。3）结束通话。通话结束时，要有礼貌与对方道别然后挂上话机。若对方是领导、长辈或女士，应等对方挂机后再放下电话，以示礼貌。重要的电话，不要在通话完毕后记下受话人的姓名、通话时间和内容，以便处理和备查。
接收电话：1）接电话时应顺手备好笔和纸，以便记录重要内容。2）拿起话筒后，应主动自报家门。3）通话结束前，应询问对方是否有别的事情，然后再挂上话机。
29、各种意外电话的处理
1）灾害电话，处理方法：一是要如实记录；二是要即刻向领导报告，请领导者给予指示；三是要迅速传达领导的指示，并要求对方及时反馈有关信息。 2）纠缠电话，处理方法：一是要明确谢绝，但不要伤害对方感情；二是要佯称领导不在单位，或称“你的意见尚未研究”；三是可请对方留言，并表示可以转达。
3）匿名电话，处理方法：一是要以礼相待，不可强行要求对方说出姓名；二是要记录对方通话的内容，及时向领导转达；三是要设法了解对方的姓名和身份，包括向领导打听。
4）推销电话，处理方法：一是要问清对方有何事情，然后告诉对方此事需要请示领导，不可回答“要”与“不要”。二是要根据领导的指示或单位的规定，婉言谢绝，或直接表示“不感兴趣”、“不需要××产品”。 5）恐吓电话，处理方法：一是要处之泰然，平静的与之周旋，但要保持高度警惕；二是要利用现有的录音设备立即录音，以作为事后报案的证据；三是要及时向领导报告，或请警方协助侦察。 6）性骚扰电话，处理方法：一是要即刻挂上话机，拒绝通话，或严厉斥责，给予警告；二是要利用录音设备进行录音以便见机报警。如果是上司打来的性骚扰电话，同样要断然回绝，不可因羞于启齿而给对方留下幻想，以致酿成不良后果。
7）错打电话，处理方法：应客气告诉对方“您大概打错了电话”，或请对方说出所打的电话号码。如果是自己打错了电话，应向对方道歉，说一声“对不起”。
30、文秘人员寄发邮件的程序和要求：查对、登记、封装、交寄、结算。
31、文秘人员接收邮件的程序和要求：点收、分拣、拆封、登记、分发。
32、文秘人员如何讲究保密艺术
1）熟记范围。2）按章办事。3）弄清身份。4）判断用意。5）以礼拒绝。6）佯装不知。
33、如何做好文书保密工作 文书保密主要包括以下环节，每个环节都必须严格执行保密制度：1）涉密文件的撰制。2）涉密文件的传递。3）涉密文件的承办。4）涉密文件的移交。5）档案资料的保密管理。6）废旧资料的销毁。7）复印机的管理。
34、什么是公文处理工作
任何一个机关，在日常工作中，过都要使用公文。围绕着公文的撰制、收发、办理与管理，需要进行许多工作，这些具体的工作，就是公文处理，通常简称为文书工件。
35、公文处理工作的基本任务
公文处理工作基本任务的主要内容包括以下几个方面：
1）文件的收发、登记和分送；2）文件的所拟办、批办、承办和催办；3）文件的撰写、校核、签发、缮印、校对和用印；4）会议、汇报、电话的记录和整理；5）文件材料的平时整理、提供借阅利用等工作；6）归档文件材料的系统整理、编目和归档工作；7）处理群众来信；8）为机关领导准备有关资料并完成机关领导人交办的其他文书工作的任务。
36、什么是公文办理程序
公文办理程序就是指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。
37、公文登记的具体范围
1）上级机关文件。包括指导性、参阅性和需要办理的文件；2）下级机关文件。包括请求性、报告性文件；3）重要的带有密级的刊物、资料；4）其他机关商洽问题和需要答复的文件；5）上级机关召开会议印发的会议文件材料。
38、缮印公文的注意事项
1）缮印公文要忠于原稿，不允许随意改动原稿的文字、标点、符号、文面格式以及调换层次、段落。2）缮印公文要做到：文字准确无误，设计美观大方，页面整洁清晰，字体大小得当，标题居中醒目，排列疏密相宜，符合格式要求，便于阅读办理。3）缮印公文不要出现末页无正文的现象。4）缮印公文要注意保密，不能让外人随便翻阅文稿和印制的公文。5）公文的缮印要建立登记制度。
39、公文用印的注意事项
公文用印要注意以下几个问题：
（1）公文用印时，必须以机关领导人或部门负责人签发的公文。原稿力依据，经核对无误后始得用印。如签发手续不完备的，在末补办手续时，不得用印。
（2）公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒。盖印的位置要正确。要端正地盖在成文日期上方，做到上不压正文，下要骑年盖月。这样做的好处：①使整个印模显得颜色鲜明，位置突出；②一些中央刊有国微的印章，中间的国徽部分不接触任何字，显得洁净、庄严。 （3）两个以上的机关或部门的联合下发的公文，各机关部门都要加盖印章。 （4）公文用印一定要与制发公文的机关、部门成单位相一致。
（5）公文用印要核实份数，超过份数的不能盖印，要防止将印章错盖在漏印的空白纸上面。
40、什么是归档文件整理工作: 指将归档文件以件为音位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
41、公文整理（立卷）的范围
1）上级机关的文件材料：①上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；②上级机关发来的与本机关主管业务有关并要执行的文件材料；③上级机关领导视察、检查本地区、本机关工作进的重要指示、题词、照片以及有保存价值的声像材料等；④上级机关转发本机关的文件以及本机关代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印制本。
2）本机关的文件材料：①本机关召开重要会议的文件材料；②本机关对外发出的各种正式文件的签发稿、印制稿及重要文件的修改稿；③本机关重要性往来公文；④本机关及其内部职能部门活动形成的重要文件材料；⑤本机关处理群众来信来访的原件，记录及处理结果等；⑥本机关及下属机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信等文件材料以及本机关历史沿革、大事记和反映本机关重要活动的剪报、照片、录音带、录像带等；⑦本机关干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、职工奖惩、纪律检查、治安保卫以及职工劳动工资、福利等方面的文件材料；⑧本机关财产、物资、档案等的交换凭证以及与有关机关签订的合同、协议书等文件材料；⑨本机关党、工、团和内部组织机构要工作活动中形成的文件材料；⑩本机关外事活动和外事往来方面的文件材料。
3）同级机关和非隶属机关的文件材料：①同级机关和非隶属机关颁发的非机关主管理业务但需要执行的法规性文件；②有关业务机关对本机关工作检查形成的文件。
4）下级机关的文件材料：①下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算等文件材料；②下级机关报送的法规性备案文件以及重要的科技文件材料等。
42、归档文件整理的工作步骤
按照《规则》的规定，归档文件整理分为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤进行。 第三章
1、应用文的特征：价值的实用性、建构的模式性、表述的简约性
2、应用文文本的构成要素：主旨、材料、结构、语言。
3、如何选定应用文写作文种
必须根据“需要”选择合适的文种，客观需要制约文种的选择。应用文文种个性鲜明，区分度高，根据某一需要往往只能选择一个文种。
4、如何运用恰当地表达方式写应用文 文章的表达方式有：叙述、描写、议论、说明、抒情。应用文的叙述特点有：1）客观的叙述人称2）真实的叙述对象3）单纯的叙述线索。应用文的议论特点：1）就事论理式的议论2）冷静、公允，不带主观色彩。应用文的说明特点有：1）使用行业术语进行说明2）自然语言和人工语言交替使用。
5、行政公文的格式 按照《国家行政机关公文处理办法》规定，公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等要素组成。
第四章
1、行政法的概念
行政法既含管理法，也包括控权法，是关于行政组织、行政权限、行政行为、行政程序、行政监督以及行政救济的法律规范的总称。
2、行政主体的概念
行政主体是指依法享有国家行政权，能够以自己的名义行使国家行政职权，并能独立对外承担法律责任的组织。
3、我国行政机关体系
1）国家行政机关的结构与体制
2）我国现行行政机关体系（中央行政机关、地方各级人民政府）
4、行政行为的概念和特征 概念：是指行政主体在实施行政管理活动、行使行政职权过程中所作出的具有法律意义的行为，包括抽象行政行为和具体行政行为。
特征：1）行政行为是行政主体的行为；2）行政行为是行政主体行使国家行政权力的行为；3）行政行为是能够产生法律效果的行为。
5、具体行政行为的概念
具体行政行为是指行政主体针对特定的对象，依法作出的产生法律效果的行政行为。
6、行政程序法的概念
指调整和规范行政主体作出行政行为的过程、步骤和方式的法律规范的总称，它是行政程序法治化的结果。
7、行政复议的概念 指公民、法人或其他组织认为行政机关的具体行政行为侵犯其合法权益，依法向该行政机关的上一级行政机关或法律、法规规定的特定行政机关提出复议申请，由受理申请的行政机关对具体行政行为依法进行审查并作出裁决的活动。
8、行政诉讼法的含义
行政诉讼法是规范行政诉讼活动的法律规范的总称。具体说，他是调整人民法院在当事人及其他诉讼参与人的参加下审理行政争议纠纷进行的各种诉讼活动，以及由此而产生的各种诉讼关系的法律规范的总称。
9、行政诉讼的受案范围 行政诉讼受案范围，是指人民法院受理行政诉讼案件的范围 。
肯定受案范围：1）对拘留、罚款、吊销许可证和执照、责令停产停业、没收财物等行政处罚不服的；2）对限制人身自由或者对财产的查封、扣押、冻结等行政强制措施不服的；3）认为行政机关侵犯法律规定的经营自主权的；4）认为符合法定条件申请行政机关颁发许可证和执照，行政机关拒绝颁发或者不予答复的；5）申请行政机关履行保护人身权、财产权的法定职责，行政机关拒绝履行或者不予答复的；6）认为行政机关没有依法发给抚恤金的；7）认为行政机关违法要求履行义务的；8）认为行政机关侵犯其人身权、财产权的。9）人民法院受理法律、法规规定可以提起诉讼的其他行政案件。
10、行政违法的含义
行政违法是指行政法律关系主体违反行政法律规范、侵害受法律保护的行政关系但尚未构成犯罪的行为。
11、行政赔偿的含义
行政补偿是指行政主体在行使行政职权的过程中，因违法行为侵犯了给公民、法人或其他组织的合法权益并造成损失,由国家承担赔偿责任的法律制度。行政赔偿包括以下含义：
1）行政补偿是由行政主体的行为引起
的；2）行政补偿是由行政主体的职务侵权引起的；3）行政补偿是由行政主体的违法行为引起的；4）行政赔偿的责任主体是国家。
第一章
1、新时期我国文秘工作的发展方向 工作手段科技化、办公自动化、电子通讯设备等科技手段跻身文秘工作领域。 第二章
1、值班工作的作用：联络、过滤、应急、窗口四个作用。
2、印章的作用：权威作用、代表作用、凭信作用。
3、领导日常活动的范围
领导者日常活动的范围十分广泛，而且处于发展变化之中，因此，很难给他 确定一个严格的范围。只能有重点地列出领导者活动的大致范围： 1）各种接待活动 2）走访慰问活动 3）庆典仪式活动4）出席会议活动 5）参观考察活动 6）商务旅行活动 7）会见会谈活动 8）其他日常活动
4、领导日程表的种类和编制
领导日程表的种类：年度计划表、月计划表、周计划表、日志；编制：日程表应简单明了，由领导意向决定，留有余地，备忘录，等等
5、领导交办事项的特点和范围
特点：1）广泛性。2）临时性。3）具体性。4）紧迫性。
范围：1）文书工作事项。2）会务工作事项。3）信访工作事项。4）信息工作事项。5）调研工作事项。6）督查工作事项。7）联络工作事项。8）协调工作事项。9）接待工作事项。10）其他交办事项。
6、机要秘书的工作事项
1）收到文电后，进行分类、编号、登记、填写办文单，送秘书长或办公厅（室）主要领导过目，提出意见，呈送有关领导阅示或传阅；
2）根据领导的批示，将电文主要内容和领导批示转告有关方面，或请他们前来阅看文件，也可摘录其内容，并将输情况报告给有关领导；
3）承办领导的电话事务，或领导交办的其他事物；
4）替领导查阅资料，摘录有关信息等； 5）收存领导的讲话稿，清理领导身边的文件、资料，特别是机要文件，以防散失；
6）了解领导的日常活动和去向，便于有急事联系。
7）有的机关机要秘书负责掌管或兼管机关公章，负责做好监印工作。
领导身边的机要秘书，应随从领导外出，协助做好警卫工作、关心领导的生活和健康等。此外，机关收发工作，一般上讲也属于机要秘书工作范围。
7、机要工作及其特点
机要工作：一般说，凡是内部不宜公开或不须公开的运作程序，凡是涉及党、国家和军队等“机密的事”统称机要。处理这类事务的工作称为机要工作。 特点：1）保密性。2）内部性。3）实务性。4）时间不定性。
8、安全保卫工作的任务
1）宣传教育，增强法制观念，依靠群众做好“四防”（防火，防贼、防谣、防特）工作
2）加台内部治安管理，同刑事犯罪活动和其他危害行为作斗争，查破案件。 3）严密各项防范措施，保卫要害部位的安全。
4）协助有关部门做好保密工作，同出卖、盗窃党和国家机密的行为作斗争。 5）领导本机关本单位的警卫人员、保安人员、内保人员、以及消防队、护卫队和治安保卫组织。
6）监督、考察在本单位的被依法处管制、剥夺政治权利、缓刑、假释、监处执行的罪犯和被监视居住、取保候审的被告人。
9、危急事件的特点：突发性、偶然性、意外性、危害性。
10、祝贺、颁奖事务工作内容和程序 内容：筹备工作、布置会场、举行仪式。 程序：1）与会人员进场；2）贺奖仪式开始；3）宣读贺奖的有关决定、贺词；4）颁发奖品等；5）有关人员致词；6）授勋活动。
11、信息的概念和特征
信息有广义各狭义之分，广义的信息，是对各种事物运动特征的客观描述；狭义的信息，是指通过一定的物质载体反映出来的新的有用知识。
信息具有以下特征：一是客观性；二是无限性；三是时效性；四是共享性；五是可传输性；六是可加工性；七是可扩散性；八是可塑性。
12、信息工作的概念、作用、特点
信息工作，特指文秘人员获取、加工、传递、储存和利用信息的一系列活动。是文秘工作的重要内容之一。文秘部门既是各级领导机关的办公机构，又是承上启下、联系各方的信息中心，对领导来说，它又是参谋、助手和“耳目” 是参谋、助手和“耳目”。办公室文秘工作的过程，实质上是对信息的收集、加工、传递、反馈和调节的过程。因此，做好信息工作是文秘部门的一项重要内容。
信息工作的作用：1）辅助领导正确决策 2）协助领导科学管理 3）开阔领导与文秘人员的思路 4）提高文秘人员工作效率。
信息工作的特点：1）服务性2）综合性 3）针对性 4）适时性
13、信息工作的要求：敏锐、准确、及时、全面、适用、经济
14、信息提供的要求：一是针对性、二是多样性、三是适时性、四是保密性。
15、信息存储的要求：1）认真筛选 2）科学分类 3）系统完整 4）坚持不懈 5）便于检索
16、调研的概念
调研是调查研究的简称，是人们在实践中有意识地通过对客观实际情况的考查、了解和分析研究， 以认识事物的本质及其发展规律的自觉活动。
17、文秘人员调研的意义、特点
意义：1）调研是做好文秘工作的基础；2）调研时发挥文秘人员参谋作用的基本途径；3）调研是锻炼文秘人员能力的重要方法。
特点：奉命性、非常规性、补缺性。
18、调研计划的内容
内容包括：调查的目的和要求、调查的范围和对象、调查的时间和步骤、调查的方式和方法、调查的组织和分工
19、研究的意义
研究是对调查所获材料的分析综合过程，目的是产生认识上的深化和升华，探求事物的本质和规律，制定解决问题的方案。 研究是调查的发展和深化，是对客观事物 的理性认识阶段。研究是一种创造性的思 维活动，直接关系到调研成果质量的高低。
20、会议的概念：指有组织、有领导地召集人们商议事情的活动。
21、会议的类型和功能
会议是内容与形式的统一体，依据不同的标准可划分为不同的会议类型：1）按会议的规模划分，有小型会议、中型会议和大型会议。2）按会议的性质划分，有规定性会议、日常性会议、专业性会议、纪念性会议和座谈性会议。3）按会议的形式，有集中性会议和分散性会议。4）按会议的时间特征划分，有定期性会议和不定期性会议。
会议的功能：1）决策功能2）指挥功能3）沟通功能4）协调功能5）动员功能6）显示功能。
22、会议工作的任务、原则
主要任务：1）会议组织工作。2）会议文书工件。3）会议组织联络工作。4）会议后勤服务工件。5）会议接待服务工件。6）会议选举工件。7）会议的保密和安全保卫工作。 原则：充分准备、严密组织、周到服务、勤俭节约、安全保密、提高效率。
23、会议预案的内容
一是会议名称；二是会议主题；三是会议时间和地点；四是会议规模；五是参加人员；六是会议议程和日程；七是会议的组织领导；八是会议的日程安排；九是与会人员的食宿安排，包括规格和标准；十是会议经费预算和开支办法。
24、接待工作的概念：是指一个社会组织在交往和联系中所进行的迎送招待、联系洽谈、参观浏览等服务活动。
25、接待工作的作用：1）展示形象的重要窗口。2）牵线搭桥的主要形式。3）获取信息的有效渠道。
26、接待工作的原则：热情大方、细致周到、确保安全、俭省节约、内外有别。
27、随从工作的意义和要求
意义：有利于提高领导工件效率；有利于树立领导机关和领导者的形象；有利于锻炼文秘人员的才干。
要求：工作主动、办事要细心、说话要谨慎、不要帮倒忙。
28、出差前文秘人员的准备工作
思想准备、组织准备、资料准备、物资准备
29、通讯工作的作用：1）能够提高管理水平。2）能够增强办事效率。3）能够树立良好的组织形象。
30、通讯工作的原则：及时、准确、安全、经济
31、文秘人员应熟悉和掌握的邮政业务 1）国内函件寄递业务。2）国内包裹寄递业务。3）邮政特快专递邮件业务。4）国际邮件寄递业务。5）电子信函业务。
32、保密工作的意义 1）保密工作关系到国家的安全与利益。 2）保密工作关系到社会的稳定。 3）保密工作关系到经济和科技的发展。 4）保密工作关系到领导工件的成败。
33、如何做好会议保密工作
会议保密主要包括以下几个方面，每个环节都要严格执行保密制度：
（一）涉密会议的会前保密准备：1）对会议的秘密程度要进行恰当的评估。2）制定好会议保密计划各措施。3）对会场进行安全检查。4）要加强会前印制各种文件资料的保密管理。
（二）涉密会议召开期间的保密管理：1）对与会者进行保密教育。2）严格执行保密纪律。3）运用先进的保密技术。4）涉密会议精神的传达要求。
34、公文处理工作的特点、作用
特点：政治性、时限性、机要性和规范性。 作用：助手作用、纽带作用、查考作用。
35、公文处理工作的基本原则和具体要求
基本原则：公文处理必须准确、及时、安全、保密，加强集中统一管理，坚持实事求是，按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则。 具体要求：
1）公文处理必须准确、周密，确保质量。
2）公文处理必须及时、迅速，注重时效。
3）公文处理必须做到安全可靠，确保机密。
4）公文处理工作必须加强集中统一管理。
5）公文处理工作必须坚持实事求是，遵规守纪，按行文机关和公文处理规定进行。
6）精简文件，深入实际，反对官僚主义和文牍主义。
36、收文办理程序
主要有：签收、拆封与登记；审核、分发与传阅；拟办、批办与承办；催办、查办与注办。
37、发文办理程序 拟稿、审核与签发；核发、缮印与校对；用印、登记与分发。
38、归档文件整理的基本原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；区分文件不同保存价值；便于保管和利用。
39、归档文件整理的质量要求
1）归档文件整理应当齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
2）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 第三章
1、应用文的功用
1）法规、准绳功用；2）指挥、管理功用；3）联系、协调功用；4）宣传、教育功用；5）凭证、依据功用。
2、应用文主旨的特点：客观性、单一性、明晰性。
3、应用文材料的要求
1）材料要绝对真实；2）材料要与主旨有对应性；3）材料要充分、具体。
4、应用文结构的要求
1）根据文种选择结构；2）结构要素排列要顺序化；3）注重结构的外在衔接。
5、应用文的语体特征：直接性、行业性、模式性
6、应用文写作的全过程
1）客观需要是应用文写作的起因 2）调查研究是应用文写作的前提 3）正确表达是应用文写作的关键 4）修改定稿是应用文写作的终结
7、行政公文的性质和特点
性质：政治性、职权性、政策性、传播性
特点：作者的法定性、体式的规范性、功能的权威性
8、调查报告的种类：指导型、定性型、咨议型。
9、总结和述职报告的异同 相似点：其一，它们都是自述性的文种；其二，写作范围都是确定的。 不同点：其一，内容侧重点不同；其二，引起的效果不同。 第四章
1、行政的含义
行使国家权力的活动；机关、企业、团体等内部的管理工作。
2、行政权的含义 是执行法律之权，行政机关及执行法律的国家机关。
3、行政主体的特征
1）行政主体是享有并行使国家行政职权，实施行政行为的社会组织；
2）行政主体能够以自己的名义实施行政行为；
3）行政主体能独立承担其行政管理活动所产生的法律责任。
4、行政主体的分类:职权行政主体、授权行政主体
5、行政机关的概念
行政机关又称职权性行政组织，是指一个国家的统治阶级根据其统治意志，依照宪法和有关法律设立并代表国家行使行政权、组织管理国家行政事务的国家机关。
6、行政行为的内容
指行政行为设定权力（利）与义务来实现对社会关系的调整。
7、行政行为的分类：权利性行政行为、义务性行政行为
8、行政确认的概念和特征
概念：行政确认属于依申请行政行为，是指行政主体依法对行政相对人的法律关系、法律地位或者其他有关的法律事实进行甄别，给予认可、证明和确定并予以宣告的具体行政行为。
特征：1）主体的特定性；2）行为的中性；3）行为的非处分性。
9、行政许可的概念和特征
概念：行政机关根据公民、法人和其他组织的申请，经依法审查，准予其从事特定活动的一种行政行为。
特征：1）行政许可是依申请的行政行为；2）行政许可是解禁与赋权的统一；3）行政许可是要式行政行为。
10、行政程序法的功能：效率功能、保障功能、监督功能。
11、行政程序法的基本制
1）听证制度；2）信息公开制度；3）表明身份制度；4）告知制度；5）说明理由；6）回避制度；7）职能分离制度；8）不单方接触制度；9）时效制度；10）行政救济制度。
12、行政复议的特征
1）性质上是行政性与程序上司法性的统一；
2）申请人与被申请人具有恒定性； 3）以具体行政行为为审查对象； 4）以合法性和适当性为审查标准； 5）审查方式以书面审查为主。
13、行政诉讼的含义 指公民、法人或者其他组织认为行政机关和行政机关工作人员的具体行政行为侵犯其合法权益而向人民法院提起诉讼，人民法院对该具体行政行为的合法性进行审查并作出裁决的活动。
14、行政诉讼的管辖
行政诉讼的管辖是指人民法院系统内审理第一审行政案件的分工和权限。分级别管辖、地域管辖、裁定管辖。
15、行政违法的特征
第一，行政违法是违反行政法律规范、侵害受行政法保护的行政关系的行为。第二，行政违法是一种尚未构成犯罪的行政行为；第三，行政违法是要承担行政法律责任的行为。
16、行政赔偿的范围
1）侵犯人身权的行政赔偿范围 ①违法拘留（特指行政拘留）或者违法采取限制公民人身自由的行政强制措施；
②非法拘禁或者以其他方法非法剥夺公民人身自由的；
③以殴打等暴力行为或者唆使他人以殴打等暴力行为造成公民身体伤害或者死亡的；
④违法使用武器、警械造成公民身体伤害或者死亡的；
⑤造成公民身体伤害或者死亡的其他违法行为。
2）侵犯财产权的范围
①法实施罚款、吊销许可证和执照、责令停产停业、没收财物等行政处罚的； ②违法对财产采取查封、扣押、冻结等行政强制措施的；
③违反国家规定征收财物、摊派费用的；
④造成财产权损害的其他违法行为。 3）不属于行政赔偿的事项 ①公务员的个人行为 ②因公民、法人和其他组织自己的行为只是损害发生的
③法律规定的其他情形。
