人力资源实习生暑期社会实践实习报告
周记一
7月11日，我开始为期两个月的正式实习，实习岗位是人事助理实习生。 在与人力资源部经理面试的过程中，我就被告知最近两个月的实习工作主要是文档的整理。因为公司今年（2012年6月正式上市）后，各部门人员扩招，在一定程度上增加了人事口的工作量；加上人事部人员流动率比较大，接连两个正式员工的辞职以及四个月内换了两个实习生，各种交接工作不是很到位，堆积了前期大量的档案资料，包括入职（主要是劳动合同和保密协议）材料和离职材料（离职交接清单以及签收回执）。
很多员工已经签约好几个月都未拿到劳动合同，所以我近期的主要工作是劳动合同的下发，其他人事材料可以先缓一缓。
我发现劳动合同的整理不是我想象中的那么简单。员工材料的管理是一项非常复杂而要求缜密的工程。公司1600多个员工的材料必须有一定的流程才能保管好，否则会非常凌乱。
公司对于员工（包括在职和离职）的都会有电子版和文档版的存档，虽然前期可能会导致工作量的增加，但事实证明这种管理是有效的，特别是在人事材料的寻找上显得十分便捷。
因为每个员工的入职材料是不同的，除了公司规定的材料必须有以外（比如入职登记表、学历证书、IT资源使用须知、工会入会申请、体检报告等），有些属于校招的可能还有三方协议、实习协议、成绩单等等。所以为了便于人事材料电子版的录入，在档案材料入库之前需要人为填写一张“员工档案信息表”（俗称面单），在所属项中标记“*”表示材料的存在，不标则表示没有此材料。
实习第一周，我的主要任务是把近两百份的材料登记在面单上，然后再将面单上的信息植入EXCEL中存档。
周记二
这周除了继续将人事材料归入电子档以外，我的主要任务的劳动合同（包含保密协议）的下发。但是由于公章连续四天外借，我只能等到周四才能盖章。
我大概花了一个下午的时间才将200分劳动合同盖好章（劳动合同一式三份，保密协议一式三份）。合同的下发也是一项庞大的工程。因为除了特殊原因（比如驻外员工）外，所有劳动合同必须有本人亲自领取并确认签名。
我把所有的待下发的劳动合同员工名单列出来，通过“VLOOKUP”的引用导出其所在的一级部门以及三级部门，根据部门排序基本上可以确定哪些员工的劳动合同需要统一代领。然后发邮件给合同领取人。营销部门员工（基本上都驻外）的劳动合同基本上是由部门助理统一领取，然后邮寄给其所在地；其他管理部门、供应链、研发部等严格要求本人亲自领取。
劳动合同下发清单上所以员工确认签名后也需要存档，以便事后核查。事实证明邮件的效率不是很高，很多员工在查看邮件后会忘记领取劳动合同，一直到我电话“询问”才姗姗来迟。这项工作一直持续到我实习结束都没有完全结束。
周记三
一直到我实习的第三天，才有人给我办工作交接手续。
工作交接的内容主要的档案管理，当然还有办公用品的管理、实训基地以及见习基地的负责。
档案主要归为在职员工档案管理和离职员工档案管理。在职员工档案管理包括存入电子版、学历验证、保密协议的管理，最后是植入档案室；离职员工的档案管理相对轻松很多，将离职人员的名单从在职库转移至离职库，从档案室抽取其所有档案资料，包括离职物品交接清单、离职员工申明、员工辞职申请表以及签收回执一并放入A4信封中放入离职库。
办公用品的管理主要是每月需要有一次办公用品的采购，大概在月末的时候开始采购办公用品，列出下月采购清单交给行政负责人统一采购；采购时必须充分考虑各项办公用品的库存。
实训基地和见习基地是政府的一个优惠政策。在我接手的时候公司也才刚刚申请到资质，特别是见习基地是2011年才开始学员申报。这是一个优惠幅度比较大的政策，公司也尽可能多地申报见习学员。但是由于历史资料需要及时清理，在我交接完所需工作后，我的主要任务是解决燃眉之急，所以实训和见习这块工作一直到我后期才开始真正着手。
周记四
我的实习岗位是人力资源助理实习生，虽然工作重点的档案的整理以及管理的，但是人事口负责人会陆续地交接给我一些简单的工作，减轻她的工作量。
在我的直接上司小陈给我办理入职手续的时候我一直很羡慕她的口才，如此流畅地给我签各项协议。到我真正为员工办理入职手续时，我才发现这是可以锻炼的。现在我也能从容淡定地为员工办理入职手续，基本上就一个简单的套路。
您好，我是人力资源的实习生XXX，今天有我来为您办理入职手续。
首先，请您出示您的身份证、毕业证书、学历证书（如果有）以及离职证明。 其次，我们需要签订以下几份协议，劳动合同、保密协议、工会入会申请、IT资源使用须知以及离职承诺书（针对没有离职证明的员工）。这些协议基本上需要给他们做简单的介绍后就可以了。
在为职工办理入职手续的时候态度一定要和蔼，亲和力是HR最基本的素质要求之一；其次，自身一定要淡定从容，不能紧张。第一次为职工办理入职手续的时候我挺紧张的，后来就好多了。
周记五
我所在部门是人力资源部，因此公司所有员工的劳动合同都会存档在档案室，并且暂且由我保管，包括合同的签订、合同盖章及下发以及纸质合同的存档。
一般来说，公司会与员工签订三分劳动合同，在签订劳动合同一个月之内下发给员工一份意外，还有两份存入该员工的档案袋。
但是如员工需要申报职称等往往需要向我们部门借员工的劳动合同，因此合同一旦抽出来很容易造成丢失等现象。我在接手部门一部分工作时这项工作并没有很好的告知如何处理，一旦发生两份劳动合同都丢失，将会产生很大的风险。
于是外借劳动合同开始采取通过领导审批、借条存档以及借条清除这样一种管理方式。比如需要莫部门员工的劳动合同，他必须先发邮件通过人力资源部赵总的审批同意后，在我这里备写借条，我才能将合同抽出借给他；等到合同归还，再划除借条。如果合同再丢失，那就是我的责任了。
虽然采取这样一种方式外借合同比较麻烦，但是确实在一定程度上减少了合同丢失的现象。
周记六
经过一个半月的实习，手头的很多材料基本清理完毕，很多堆积的合同等员工档案资料也终于放入了档案室归档，于是何姐安排我外出办事。
去滨江区政府办事大厅办理事情，先要向行政部打招呼安排出行，选择的时间最好是下午，一般上午办事的人比较多，提早去拿号排队。
开始外出是何姐带我一起出去，让我熟悉办事流程，还有各个窗口的工作内容。出去过两次我就自己一个人外出办事，还算顺利。
有一次是给老总办理市民卡。开始我正好去杭州市民中心办事，以为老总的市民卡是在那里领取；结果被工作人员告知市民卡必须在滨江区政府领取，因为当时是在那里办卡的。带着我的身份证去滨江区政府拿卡，又被告知必须带上老总的有效身份证件，我软磨硬泡之后才勉强同意可以带领老总的身份证复印件领取。
领取市民卡这个小事花了整整一下午的时间，时间真不经用。其实如果事先打电话咨询市民中心，事情的效率会高出很多。
外出办事首先要知悉办事内容及流程，然后一定要检查所带资料，比如身份证复印件以及公司介绍信，不然回头再取很浪费时间。
