庆阳市庆渝建材装饰有限责任公司
办公室日常管理办法
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第一条制定目的
办公室是公司员工工作的地方，同时也是接待各界来访者的场所。一个成功的企业，其办公场所必然是礼仪、规范严格的地方。为保障企业正常的办公秩序，创造良好的办公环境，体现积极向上的企业精神文明形象，特制定本管理办法。
第二条办公室行为规范
1、工作秩序要求
(1) 工作时间应文明办公，不得随便串岗，严禁在办公区域大声喧哗、嬉戏、打闹。研究、讨论工作应到洽谈室、会客室或会议室，或在相邻座位小声、简短交谈；接待外来办事人员要安排在会客区域或会议室，以免影响其他员工的正常工作。（此项占当日绩效工资的5%）。
(2)员工工作时间内不得用餐、吃零食（公务接待等除外），三餐不得在工作场所或其他工作场地用餐（正常就餐时间有紧急工作任务而不能离开工作岗位的，在忙完后可外出用餐）。任何时间在工作、休息场地不得乱扔果皮、纸屑、杂物，不得乱倒饭菜、污水（此项占当日绩效工资的5%）。
(3)员工不得在公司档案资料室等防火重地吸烟，给予行政处分。若造成损失要负违者责赔偿，违法者要依法追究法律责任（此项占当日绩效工资的5%）。
(4)员工不得酒后上班（经上级领导批准的重要公关接待任务除外）（此项占当日绩效工资的5%），并给予相应的行政处分。若造成经济损失，全额赔偿；若造成伤害责任自负。
(5)饮水机放臵于办公区域内，供员工和客人饮用。公司提供一次性水杯仅给客人使用，但本公司员工应自带茶杯，不得使用一次性水杯。
(6)破坏、损坏公司财物或客户物品造成损失要照价或加倍赔偿，可同时给予行政处分。
(8)公司办公室员工外出须报部门经理批准，到销售内勤的《外出登记表》登记，在外出登记表上写明外出时间、地点。离开之前，还须将离开时间内要做的事情向上级交代清楚（此项占当日绩效工资的10%）。
(9)员工携带公司的物品离开公司，必须经部门经理同意并持《物品放行条》方可离开公司。凡盗窃公司、员工私人财物（未经允许把公司财物带离公司办公区域视为盗窃）。情节严重者加倍赔偿损失，且开除处理，并依法追究法律责任（此项占总绩效工资的10%）。
(10) 在工作中吃拿卡要、收受贿赂、营私舞弊的（此项占总绩效工资的10%），同时给予行政处分。情节严重者依法追究法律责任。
2、工作期间，员工必须集中精神完成本职工作，严禁做与工作无关的事
(1)上班时间，未经领导同意不能长时间接待与工作无关的人或事。
(2)不得在工作时间里看与工作无关的书籍、报刊、杂志等。
(3)工作期间不得闲谈、睡觉或无故离开岗位等。
(4)严禁工作时间内上网做一切与工作无关的事，如浏览外网、玩游戏、看视频或聊私人QQ（利用QQ联系工作事宜的除外）等（此项占当日绩效工资的5%）。-
(5)严禁进行打牌等形式的赌博，违者赌资没收（此项占总绩效工资的5%）。
3、工作态度要求
(1)遵守纪律，不迟到、不早退。员工参加会议或集体活动，必须遵守《会议管理制度（试行）》等相关制度（此项占当日绩效工资的20%）。
(2)不得利用职务之便谋取不正当利益或替他人谋取不正当利益；不得在外做同类兼职或利用职务之便从事营利活动（此项占总绩效工资的10%），同时给予行政处分。
(3)不得无理取闹，不得吵架、打架、聚众闹事，不得在公司外与任何人打架斗殴或邀约人打击报复。情节严重者，从重处罚直至开除，触犯法律的要依法追究其法律责
任。
(4)凡公司员工对上级领导交办的各项工作任务，均需准确、及时的认真完成。若无客观原因，未及时完成工作的（此项占当日绩效工资的20%）。如因此造成公司经济损失，则由当事人承担相应赔偿责任，并可同时给予行政处分。
(5)上班时故意降低工作效率，干扰工作任务的完成或故意妨碍公司集体活动和其它活动的，可同时给予行政处分（此项占当日绩效工资的5%）。
(6)员工不得无理由拒绝完成上级领导交办的工作任务或组织、参与集体罢工，如因此造成经济损失，要全额赔偿，可同时给予行政处分 （此项占当日绩效工资的10%）。
(7)受到惩戒后仍不改正错误或拒绝接受公司对其错误行为的处罚，除按原处罚决定执行外，可视其情节追加处罚直至开除。
4、安全防范要求
(1)办公区内不得私自使用与工作无关的电器，不得违章操作电器设备或办公设施，不得私自挪动消防器材，做到安全并节约用水、用电。因员工违章操作造成办公设备、设施损坏，视其情节，赔偿部分或全部经济损失。若因私自违章操作造成火灾或人身伤亡者，承担经济损失并依法追究法律责任，同时给予行政处分（此项占当日绩效工资的5%）。
(2)各办公区域的办公设备、灯具及其他电器，由本区域员工负责，员工离开办公室应自觉关闭电脑、灯具和其它不用的电源，下班时最后离开的员工应检查并关闭灯、电脑、饮水机等用电设备（网络服务器等除外）。详见绩效考核制度，若造成经济损失的，按折后价格赔偿，无法直接赔偿的，则在工资中逐月扣除。若无法确定直接责任人，则由负责管理部门负责人承担该项罚款，并给予适当的行政处分。
(3)员工下班之后，若无工作任务，不得在办公区域长时间逗留。
(4)下班时最后离开的员工，临走前应注意关闭门窗。如有加班的员工，在内勤处登记后，负责锁门。
第三条办公室环境卫生维护
办公室作为公司日常办公及业务开展的场所，每位员工都有义务自觉维护办公室环境卫生，随时注意保持办公室整洁有序。
1、个人办公环境维护
每位员工对个人办公区域的清洁卫生负有不可推卸的责任：
(1) 办公桌桌面应随时保持干净及整齐，桌面物品摆放不能杂乱无章，文件、资料、笔记本等张纸物品使用之后应及时并整齐的收入文件夹或文件篮，文件篮原则上放臵于桌面左上角，文件篮中物品应注意清理，保持整齐。
(2) 笔、尺子、剪刀、裁纸刀等办公用具使用后及时收入笔筒中。
(3) 办公电脑原则上放臵于桌面中间位臵，鼠标不使用时应收放于电脑旁。
(4) 电话原则上统一摆正放臵于办公桌右上角，电话使用完成后应及时放回原位臵，并应注意理顺电话线。
(5) 办公桌桌面可根据个人爱好适当放臵小盆栽、小饰品、家人相片等私人物品，但应以不影响办公室整体美观为原则，且不得过量（超过5种以上）。
(6) 不常使用或较大的办公用品，应尽量放入抽屉或柜子中，避免造成桌面凌乱，个人使用或保管的抽屉柜子等也应注意合理利用空间，并将物品排放整齐。
(7) 员工离开座位或下班前应随手整理桌面，离开时凳子、椅子必须推至桌边靠齐。 如员工未按上述条款整理个人办公区域，一经发现将按绩效考核制度有关规定处理。
2、公共办公区域的环境维护
营造一个良好的工作、生活氛围，是所有员工的共同职责：
(1) 办公室内应保持整洁，须做到地面无污垢、痰迹、纸屑；桌面、柜上、窗台上
无灰尘、污迹，清洁、整齐，窗明几净；室内无蜘蛛网、无杂物。
(2) 垃圾、茶水等废弃物必须分类放臵于规定的垃圾桶内，不得任意乱倒堆积。
(3) 办公室配臵的绿色植物，任何人都应爱惜保护，不得随意折损破坏，黄叶、枯叶应及时清除，以保持植物美观。
(4) 员工有责任保持公告栏（白板）的整洁，公司设臵的各种广告牌、宣传栏、标语、宣传画等公共设施不得污损，乱涂乱画。
(5) 每周末，由行政管理中心和销售内勤共同对办公室进行彻底清洁，确保公司大门、办公室玻璃隔断干净无污渍，隔断座台无灰尘污迹。 原则上公共办公区域由临近的部门人员负责管理，公司行政管理中心统一管理。任度有关规定处理。
第四条办公室礼仪规范
每位办公室工作人员要做好办公室工作，必须遵循办公礼仪。所谓办公室礼仪是指工作人员在从事办公室工作中尊敬他人，讲究礼节的规范和程序。是任何办公室工作人员均应恪守不怠的准则。
1、员工形象维护
(1) 员工在工作期间的行为是受到职务约束的，必须注重规范自己的行为，做到忠于职守、遵守时间、公私分明、文明行为。
(2) 员工工作期间应注重个人形象，发型大方、仪容整洁。
(3) 员工出差执行任务，个人形象代表庆渝公司形象，外出人员应以更高的标准要求自己。且应按工作安排统一行动，切忌没有时间观念或擅自单独行动。
2、接待礼仪
员工接待客人时，应注意自己的礼节、礼貌、语言和风度。
(1) 与人交谈时要注意态度诚恳坦率，耐心听取对方的谈话。如必须中断谈话应先向对方打招呼，表示歉意。
(2) 说话时应注意语言得体，措辞得当，话语文明，讲究方式方法，不说过头、嘲弄、庸俗、粗鲁的话。交谈中如发生争论，应注意控制感情，不喊、不吵、不斥责、不恶语伤人，尽量避免影响其他同事的正常工作秩序。
(3) 在接待时还应注意保持良好的风度，做到不失态、不失礼。态度应亲切自然，在适当使用手势时，应注意避免动作过大，更不能在办公室拉拉扯扯、拍拍打打。
(4) 接待结束时，要礼貌的送走来客。在应当向来客表示感谢时，送别时应注意真诚的表示出谢意。
3、电话礼仪
电话与手机能传递信息，沟通人际关系。在办公室工作中，使用电话与手机是否规范，也能反映出工作人员的礼节水准和职业形象。
(1)电话的使用应注意以下三点：
a 在通话时，应当遵守“铃响不过三声”的原则。电话铃响，应尽快接听；通话后，应先以“您好！”的方式向对方问好，然后自报名号，最后询问对方何事。
接听外线：应主动报出公司名称，统一使用称呼： “您好！庆渝建材！”等。 接听内线：部门人员接听电话时应主动报出所在部门的名称，称呼：“您好！ XX（部门名称）！”当被呼叫人员不在座位上时，应礼貌告知并做好留言记录及转告。
拨打外线：“您好！我庆渝公司XX部的XX！请帮我找XX听电话好吗？”
拨打内线：“您好！我是XX（部门名称）的XX！请帮我找XX听电话好吗？”
通话时应当声音清楚，语言亲切，简洁明了；对任何来电提到的问题，都要认真答复，如不能马上解决的，应该做好记录，以备日后查询。
b 打电话应遵循“通话三分钟”原则。不要用工作电话与朋友聊天；在电话中让对方办事或找人时，应当有礼貌；打错电话时，应向对方致歉；如通话时，电话意外中断，
应由打电话者重拨电话。
c 在通话过程中，应保持良好的姿势，有助于电话交谈，优美的声音表达着友好，尊重，不得有肩夹电话等不雅姿态。职场人士应树立良好的“电话形象”，尤其是在打办公电话时。
(2)手机是现代化的通讯工具，在使用时除了应遵循电话礼仪外，还应注意一些特殊的礼仪规范。
a 手机的拨打和接听要注意场合。在公告场所活动时，尽量不要使用手机；开会，会客，上课，谈判，签约以及出席重要仪式、活动时，最好关机或设臵成震动；工作场合，公共场合需要与他人通话时，应寻无人之处，音量应尽量放轻，以免影响他人。
b 使用手机应保持畅通，接到他人打在手机上的电话之后，一般应该及时与对方联络。手机应放臵在适当之处，常规位臵，便于取用。
c 发送短信时，应信息准确明白，并注意署名；重要的事情应请对方回复确认；不要在别人注视你的时候查看短信；上班时间不要没完没了的发短信。
d 不要把别人的（特别是上级领导的）手机号码随意告诉另外的人，除非得到机主允许，不宜随意借用别人的手机。
(3) 不得使用公司电话办私事及拨打声讯电话，不得长时间占线。上班时间不得长时间打接私人电话。违者详见绩效考核制度。
4、对内相处氛围营造
办公室工作人员在处理公事之时，为了外求和睦，首先必须内求团结，协调好组织内部的人际关系。
(1)职场内人际关系协调的基本方面：
职场人际关系协调有两个基本方面：
a 职场礼仪注重等级关系。任何一个组织都是一个系统，要使系统内所有的通道畅通，就要求臵身于这一组织机体中的每个员工注意互相之间的合作。而要合作，关系就必须和谐。工作场所的和谐关系，要靠每个人忠于自己的职责来维持，也就是各就各位。明确各自的身份，并忠实尽职。
b 等级关系协调遵守礼节。办公室礼仪是工作人员人际关系复杂齿轮间的润滑剂。任何一个组织不论有多少名员工，最基本的角色只有三个：上级、下级、平级，人们必须在每个特定的时间和空间把握好自己的角色，遵守相应的礼节，才能协调好彼此的关系，使组织的工作顺利开展。
(2)职场内人际关系协调的基本礼节
a 协调上下级关系
① 上下级关系应以礼相处：如在街道上，下级向上级先致意，后者要还礼；在过道上，下级靠边让上级先过去；下级进入领导办公室前应先敲门，得到允许后方可进入；上级走进下属办公室，下属应起立等等。
② 领导与下级相处：处处尊重，时时体谅，多多关心；勇于承担，大家风范；以身作则，树立风纪；宽容大度，虚怀若谷；巧用暗示，切忌命令；调解矛盾，不偏不倚；私事莫劳下属，公私分明。
③下级与上级相处：恪守本分，服从上级命令；尊重领导，维护领导权威；宽容大度，体谅领导难处；工作到位，切忌错位越位。
b 协调同级关系
① 同级之间角色的扮演是成人：理智、平等、和谐且具有人文精神，这种人格态度决定同事间的沟通方式是最安全的。
② 工作人员同级同事相处的礼仪：遇事协商、谦虚坦诚、消除误解、联络感情、大事化小、不说闲话、共事不混事。
③ 前辈后辈相处的礼仪：注意尊重前辈，无论多么亲密之间的关系，对前辈说话和态度都应掌握分寸，无论前辈多么喜爱自己，千万别过分亲昵，这是不礼貌的。
④ 异性同事相处的礼仪：职场礼仪与社交礼仪在对待女性方面有所不同，社交礼仪讲究女士优先，而职场礼仪则没有性别之分，只有职位高低。然而，性别差异是客观存在的，因此，异性同事相处应注意玩笑适可而止；忌犯语言雷区；动作避免轻佻；把握交往分寸。
办公室礼仪是办公室人员应当遵守的规范之一。办公室工作人员的形象代表着组织的形象，若要提升组织形象，就必须规范每一位工作人员在办公室活动中的言谈举止，仪表服饰，待人接物的行为，以树造良好的组织形象。 如公司工作人员因自身礼仪不当等原因，损害公司整体形象，情节严重者可给予行政处分。影响及其严重的，公司有权追究其相应的法律责任（此项占总绩效工资的10%）。
第五条办公室保密规范
1、全体员工均应具有保密意识，不得乱拿（翻）他人或办公室的资料、档案，不得乱拿他人的办公用品，不得接触、复印、抄录本人不该接触的秘密事项及资料、文件、档案。
2、员工在本职工作中涉及的资料、文件或消息、情况等不宜公开的人事、财务、经营等重要工作事项，不得向公司内外部无关人员泄露。
3、员工有责任对参与的会议保密，不得随意散播会议内容。
4、员工在对外交流，或者发送宣传报道的稿件，凡涉及人事工作业务和引用内部统计数字、资料的，必须经部门负责人同意，并经分管领导批准。
5、员工须严格遵守《档案管理制度》，不得有意或无意泄露企业文件、资料等技术或商业机密，违反者应按规定予以处理。
6、计算机网络由公司行政管理中心负责管理，在网络中不得对外发布涉密信息。在门户网站上发布信息须经领导审核同意。要及时查阅网络运行情况，防止黑客攻击。微机中的重要文件、资料要及时制作备份并妥善保管防止丢失或破坏。
7、凡公司员工，故意或者过失泄漏国家或公司秘密，一经发现，可视其情节给予（此项占总绩效工资的5%）。
第六条相应的行政处分，主管级以上（含主管）员工违规，在原规定基础上处以双倍罚款。若造成经济损失，视其责任由责任人负责赔偿。
第七条 为加强管理者责任心，提高管理者的执行力，减少工作漏洞，凡职工因违反公司规章制度受到处罚时，其直接领导、上级分管领导均应承担管理连带责任。
根据集团实际情况，管理责任实行三级连带制：即以受处罚的人员为基点，向上追溯两级管理责任，直接上级和间接上级。
管理责任连带比例为：100%当事人，40%直接上级，20%间接上级（100%：40%：20%）。 注意：
1、发现问题并予以处理的直、间接领导者不承担连带责任。
2、管理连带责任适用人员范围不包括公司执行董事及公司总经理。
第八条 公司行政人事管理中心对公司办公秩序、办公纪律、行为规范、品牌形象等方面进行抽查。根据具体情况考核，检查结果按有关奖惩制度执行。
第九条本办法自颁布之日起执行，由公司行政人事管理中心解释、修订并完善，由总经理签批颁布。
庆渝行政管理中心
二0一一年 月 日
