如何筹备和组织会议
筹备会议可以分两步:一是前期酝酿;二是具体准备。具体事项如下:
一、前期准备:
会议筹备方案是会议的预演,通过想象和策划,将计划全过程形成文字,以便安排布置会议事宜。
会议方案包括:
1)确定会议名称。
2)确定议题。
3)确定与会人员。
4)确定时间地点。
5)确定会议通知内容。
6)会议通知跟进落实程序与要求。
7)会场布置要求。
8)会议文件资料种类、内容、要求。
9)会议设备和用品种类、要求。
10)会议后勤安排。
11)会议记录安排。
12)会场服务安排。
13)会议预算安排。
14)议定事项催办及反馈的程序、要求、责任人。
15)其他注意事项。
二、具体准备
1、会议通知。
★书面通知、电话通知、电子邮件、请柬;
★对外宣传部门人请柬要专门通知;
★通知发出的时间。
重大会议;普通会议;小型会议。
重要会议一般采取书面通知形式,一般会议一般采取电话通知形式。重要会议有特邀领导的,一般印制请柬。会议通知和请柬务必于会议召开的前一两天发送到位。明确负责人及负责科室单位。对于电视台记者和外宣人员要明确专人通知,以免遗漏。
2、会议准备。
(1)会标:会议名称。字体规范、排列整齐、粘贴结实、悬挂端正。明确负责人及负责科室单位。
(2)就坐安排及台牌:主席台就坐安排。台下就坐安排。台牌摆放次序符合礼仪。明确负责人及负责科室单位。
(3)鲜花:①主席台后放翠绿花草②主席台前放3排鲜花③台下放一排中高花。
(4)面巾碟、面巾、面纸:主席台按座位全部摆放面巾碟、面巾、面纸,面巾要干净柔软。台下摆放一次性口杯。
(5)音箱、话筒。
(6)桌椅及室内卫生:会场桌椅要摆放整齐,卫生要打扫干净。以上3-6项明确负责人及负责科室,一般是后勤负责。
3、材料准备。
(1)会议议程。人手一份或提前告知。
(2)领导讲话。人手一份。
(3)会议主持词。
(4)其他参会人员发言材料。
(5)会议材料袋、文具若干。以上材料明确专人负责。对于领导讲话、会议议程等相关材料务必于会议召开前一天打印、分装完毕。要求:纸面干净、字体清晰、装订整齐、无错别字。
4、会场服务。
(1)签到发材料。签到时告诉与会者座次。明确负责人及负责科室单位。
(2)茶水。安排若干名服务人员倒水,保证会议供水充足。明确负责人及负责科室。
(3)空调。根据天气情况开放,但要事先调试好。明确负责人。
(4)执机。执机要安排专人提前调试并全程执机,保证音量适中,无杂音。明确负责人。
(5)用电。协调供电部门在会议召开期间优先保证会议用电,同时,备好保险丝、维修工具,一旦出现故障,能在最短时间内排除和维修好。明确负责人。
(6)会议记录。认真记下领导讲话及插话内容。会议牵头部门负责,应明确负责人及负责科室。
5、安全保卫工作。重要会议一般请公安干警着装保卫,对于无理取闹干扰会议者,按相关规定立即处理。明确负责人。
6、环境卫生。会场周围环境要打扫干净。明确负责人。
7、迎接、食宿、返程、宣传工作。
(1)会议召开当天,在会场周围打出“向参加会议同志致敬”等标语。明确负责人。
(2)派车辆接参加会议的领导,并提前通知有关司机告知领导坐车地点、时间,同时征询有专车的领导是否派车迎接。明确负责人。
(3)会议期间安排好摄像、摄影人员,保存档案。明确负责人。
(4)返程送站。重要人员的陪送安排。明确责任人