会议的组织和管理
会前准备的开始时间：开会日期前一个月准备；
会议TEAM 小组成立：开会日期前一个月成立；
会议策划案：开会日期前三周定稿；
会务组成立并分工：开会日期前三周确定；
会场勘察：开会日期前三周确定；
与宾馆的协议书：开会日期前二周签定；
制定会议费预算：开会日期前二周制定并获得通过；
向会议地点汇款：开会日期前一周汇出；
首先来讲策划案对会务的指导作用。
会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。所以一个会议的策划实施案对会务的会前准备来说，是非常重要的。一般策划案包含以下几方面的内容：
会议目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作的负责人、各子活动推进时间表、等等。
我在这里并不讲如何写一个策划案，只是讲策划案的各项内容对会务工作的关联性和指导性。（有些内部或小型会议的策划案，需要会务人员写，因此，了解策划案的基本要点，如何条理清楚地写出来，也是大家要掌握的技能之一）
会务工作相对策划案来讲，是被动性的工作，因为会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。会务工作要保证策划案的顺利实现。
会务工作可以在自己的工作范围内发挥其主动性和创新性。（例如：代表证的多用性、问候卡的亲情、签到程序的开发等等）
下面，我用一个策划案来说明这些项目对会务的指导性。
案例： 《99大联想伙伴工作会议及联欢会策划实施案》
1、目的：确定了整个会议的基调
2、主题：条幅、问候卡等也要围绕主题
3、时间：非常重要！到计时的基准线
4、地点：要考虑当地的住宿、交通（往返、当地）
5、参会人员：会议规模、邀请、吃、住、行、费用
6、会议日程：安排接机、签到、实施活动、车辆
7、会议议程：安排会场、就餐时间
8、人员分工：分清责任，各自推进工作
9、各自活动：了解内容，需要会务什么支持
要有全局意识 ：不能只求会务操作方便，不顾其它；
客户意识 ：要时时事事考虑参会者的感受；
补台意识 ：为保证会议顺利进行，会务必须不分份内
份外，随时“拾遗补缺”；
奉献意识 ：会务永远是默默无闻、早来晚走、“全天候”工作；
策划案确定之后，需要尽快成立各TEAM组（指大型会议、活动），以便各自分工负责推进工作。一般分为以下几个小组：
1、总指挥：一般由公司高层领导担任，对会议的目的、主题有明确的认
识，对整个活动总负责、总协调，是最好的资源。
2、副总指挥：一般由牵头部门的总经理担任。协助总指挥，会议召集人，
负责常务工作。
3、策划组： 一般由负责市场推广的人员担任。会议的形式（严肃？活
泼？）、颁奖形式（新意？）、布展、AV、奖品礼品定制、条幅内容、制作、娱乐活动策划……
4、会务组：负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相关物资、资
料的准备，费用的预算、决算等。
5、秘书组：会议内容的策划、发言稿的跟踪修改、PPT制作、会议资料
的整理、汇编。
根据不同内容的会议，还可以成立其他TEAM组，如有展示活动、户
外市场活动，可组成展示组、活动组等。
各TEAM组之间都有许多联系，因此需要经常开会沟通，了解各自的
进程，推动会前准备工作的顺利进行。
考察的原则
原则：
1、围绕如何展现会议内容来选址，不要有个人的好恶；
2、在策划案的框架下，在费用的约束下，尽可能方便会务操作。
例如：按照参会人数去找会场。如有分组会，还要找若干小会场；有 外出就餐和旅游项目，还要找风味餐厅、旅行社等等。当然，要节约
资金，要五星宾馆设施和服务，要三星的价格。
1、会场方面：
*住处和会场最好为同一宾馆；
*会场要考虑容纳量？音响设备？大屏幕？空调？洗手间的大小？进场和退场的方便性？安全性？一定要和品推（市场策划人员）一起看场地；
*布置会场的时间（几天？每天工作到几点？）用电量？
2、宾馆的软硬件
*宾馆内的环境如何？（庭院式、大厦式、大堂的规模、路径的便捷）
*宾馆的硬件如何？（标间、单间、套间、卫生间、娱乐设施等，都要看）
*宾馆的软件如何？（卫生、服务水平、有无接送机场项目、服务员是否
职业等）
*宾馆的外部环境？（交通？卫生？安全？餐厅？复印社？医院？停车）
*宾馆内小会场的数量、面积、环境；
*如一个宾馆容纳不了，可在附近再找一宾馆，联想人员和会议代表分开
住宿；
3、餐厅方面
*要勘察餐厅的远近、大小；
*餐厅的风味是否符合大多数代表的口味，要出新的菜谱；
*吃饭问题：早餐最好是自助式；午餐和晚餐注意调换菜谱、要考虑地方
特色？
*餐桌安排：“宏观控制，微观搞活，相对集中，便于沟通”；
4、租车问题
*如住处和会场分在两地，要考虑租大轿车，同时考虑车辆行经路线和停
靠场地等；
*车辆问题还要考虑领导、来宾用车、接机用车等；
*如租车较多，要制作车标识、与当地交通部门联系疏通路线（警车？）；
5、价格问题
*价格：房间费 ？餐费 ？场地费？…….优惠的幅度？给旅行社的价格？
1、要有法律意识，不能做“口说无凭”的事。
2、细致：不要只顾大的方面（价格），还要想到细小之处（酒水烟）。
3、全面：不要有漏项。（工作人员餐）
4、对等：不要有单方面的处罚条款。
5、无漏洞：文字严谨、明确、无歧义。
前言：甲方、乙方，简单明了的引言。
1、会议日期：入住时间、会议时间、离店时间；
2、住房标准及费用：
单人间、标准间、套间、豪华套间等，不同的房间每天的费用是不同的，一定要写明。注意费用里是否含服务费和早餐费？
间数，一定要写明标间的数量（用的多），套间数量视情况而定。豪华套房一般是为公司高层领导预定的，价格也较贵，比较好定，可以不写进协议，留有余地。宾馆应提供免费会务用房（套间）。
什么时间能给出房号？ 什么时间能给出钥匙？这是会务做准备工作
的基础。这两个时间都能给最好，如不能提前给房号，给钥匙的时间不
能妥协。我们的底线，在签到前一天晚上必须拿到30%~50%的房号，第
二天再分时间段要余下的比例，最后期限是在签到之日14：00以前必须
全部拿到钥匙。如果宾馆在某个时间段内未能给出钥匙，造成参会人员
不能及时入住，宾馆应提供临时休息的地方和免费茶水。
3、场地安排及费用：
一般宾馆都有会场价格表（含面积），应在这基础上谈定最大的优惠
折扣。排出主要的会议场地时间（含装台时间）。
宾馆可以免费提供那些设备和服务。
1、前言：简单明了。时间、地点、主题。
2、会议日程：从到机场开始至送机场，每天干什么，分上下午。忌
写成会议议程。使参会者在接到邀请时了解会议的大概情况，决定是否参加。
3、注意事项：参会人必须遵守的条件、参会费用、参会人应提前了
解的和准备的事项。
4、入住宾馆地址及电话：为参会人如自行前往提供条件。
5、回执：统计参会的人数，一定要有返回回执的最终日期。
*年初有预算，如无，另行申请；
*全面不遗漏，精细，节约；要一顿饭、一辆车地计算，各个环节都
要考虑到，实事求是，合情合理。
*距开会日期前两周，做出会议预算送领导审批；这是底线。
*距开会日期前一周，务必汇出所需款项；
*如在会议费审批期间就需使用小额款项，可另打报告，从总额中划出一小部分专项支出；
*提前行文通报该项活动的编号，规定费用的使用范围、报销方法、审批人。一般情况下，只允许一人签字有效。（谁申请的费用，谁就对支出负责）
到驻地后的工作内容如下：
1、熟悉宾馆内外的环境、路径、餐厅、会场的位置，以便合理安置
指路牌、引导代表入住。
2、熟悉各自的接口人：前台、餐厅、各楼层以及大区各类接口人。
装资料、购食品、饮料。
3、开会前一天，召集各部门的会前准备会，通报有关会务情况、注意事项、安排接站人员等等。
在大堂设签到台，醒目、宽敞
大型会议的签到时间：8：00 - 24：00
各类资料、表、证摆放整齐、易取
分类签到时，要让代表易识别
督促宾馆服务台提前将房间钥匙备齐
不要事先将参会代表分配在某个房号内（有了房号后往里填人名）
房间分配要照顾互相熟悉、同地区，还要考虑是否有矛盾？吸烟？
打鼾？
多余的房间尽快退回服务台
统计每顿饭的就餐人数，提前与餐厅联系
开饭前提前到餐厅门口服务（发餐票？引导、签单）
提前到会场，检查会场布置、设备落实、引导代表入场
安排每天送水果、问候卡到房间（例子）
安排会议期间的茶歇台
如中途有代表提前离会，及时并房、退房
每天与服务台核对住房数、餐费、场地费，签字确认
每晚开碰头会，通报情况，安排第二天的工作
随时处理突发事件
（案例：门和下雨）
退房要忙而不乱，如收取了钥匙押金，注意收、退款的方法
事先和代理说明：必须12：00以前退房。但和服务台有一个迟后的
时间
整理物品，将带回的物品封箱
和宾馆结帐，征求意见
回收问卷调查、意见反馈表，赠送小礼品
1、开总结会，总结经验、教训，以利再战（例子：汇款、99总结）
2、统计分析参会代表情况，汇总反馈意见，形成文件发有关领导和人员（例子）
3、表彰先进人员
4、会议费的报销、决算和分摊（例子：99决算）
会务组人员名单、职责、联系办法
会议日程（议程）表
食宿指南（餐桌分配）
交通指南（乘车分配）
会场示意图
分组讨论方案
会议意见反馈表
资料清单
《会场安排一览表》
《各会场布置要求一览表》 保持和服务台、餐厅接口人的良好关系 设置“叫早”电话，保证第二天会议正常进行 签到期间代表流动性大，不可控因素多，安排自助餐较好 可使用邀请和签到程序，提高工和质量
