一、秘书的涵义
1、职业的界定
① 宫中秘藏之书③ 行政职位
② 辅臣④ 社会职业
定义
秘书是一种职务名称，指处于枢纽地位，主要以办文、办公、办事来辅助决策并服务于领导的人员，是领导的参谋和助手。
二、秘书的类别和层次
1、分类
第一、以服务对象来划分——公务秘书与私人秘书
第二、以工作职责来划分——机要秘书、行政秘书、文字秘书、信访秘书、事务秘书、外事秘书、教学秘书、科研秘书等
第三、以能力类型来划分——参谋型秘书、秀才型秘书、公关型秘书、事务型秘书 第
四、以服务的单位性质或行业特征来划分——企业秘书、涉外秘书、私人秘书、机关秘书、商业秘书等。
2、层次
• 一是从组织级别的角度进行划分，分为中央国家机
关秘书、地方领导机关秘书、基层单位秘书；
• 二是从职务高低的角度进行划分，分为高级秘书、
中级秘书、初级秘书；
• 三是从辅助功能的角度进行划分，分为辅助决策层
秘书、行政执行层秘书、技术操作层秘书。
三、秘书的作用
• ① 助手作用
• ② 参谋作用
• ③ 协调作用
• ④ 信息枢纽作用
• ⑤ 公共关系作用
四、秘书的工作内容？
① 广泛、周密、经常地收集情况和资料(信息) 。
• ② 协助领导制定工作规划、计划以及各种政策、法令。
• ③ 协助领导宣传贯彻领导机关的各项决策，督促检查决策的执行情况。
• ④ 协助领导与各方面取得工作联系，起桥梁作用。
• ⑤ 协助领导处理各种事务性工作，起领导的助手作用。
五、秘书应具备的能力
• 秘书能力指秘书人员在实践中高效率、高质量完成秘书活动的本领。
• 秘书的能力结构就是指秘书人员能够顺利完成本职工工作应具备的各种能力的组合
方式
基础能力
• ① 观察能力——观察是人们认识世界的主要途径
• ② 注意能力——是按照预定目的在指定时间内把心理活动集中指向一定对象的能
力
• ③ 记忆能力——是人类智力活动的一个重要组成部分
• ④ 思维能力——是智力活动的核心
• ⑤ 想象能力——想象是对已有表象进行加工改造而创造出新形象的心理过程 专业能力：
• ① 表达能力：是指通过语言、文字和体态等形式沟通信息、相互交往、合作共事
的本领。
• ② 办事能力：就是快速、有效地处理各种日常事务和工作的本领。
• ③ 协调能力：是管理职能之一，是现代社会普遍存在的一种现象，也是秘书的必
备能力之一。
• ④ 管理能力：主要体现在辅助决策、计划、沟通、协调和控制等几个方面。
•⑤ 应变能力：就是面对变化的环境能够沉着应对、妥善处理问题的能力，它是秘
书其他能力和素质在特殊情况下的综合反映，是对秘书才智经验的全面检验。
• ⑥文案处理能力:文字、书法、速记、编辑、校对、装订文件等是秘书人员必不可少
第一节公文概述
•
一、公文的概念
•公文是党政机关、社会团体、企事业单位为了管理国家、处理政务，按照特
定的休式，经过一定的处理程序形成的，作为传达贯彻党和国家的方针、政策，颁布法律和答复问题、指导工作和商洽工作，报告情况，交流经验和记载公务活动的一种工具。
• 的基本技能。
二、公文的特点
1、由法定作者
2、具有法定的现实执行效用
3、具有规范的体式
4、履行法定程序
•
4、公文的种类
根据不同的标准，公文可以分为：
1、根据公文的用途：通用公文与专用公文
2、根据公文的阅读范围：对外公开文件、限国内公开文件、内部使用文件、秘密文件、绝密文件、机密文件
3、根据公文的行文方式：上行文、平行文、下行文
•
4、根据公文内容：规范性文件、领导指导性文件、公布性文件、陈述呈请性文件、
商洽性文件、证明性文件
•
5、根据公文的紧急程度：平件、急件、特急件
•
6、根据公文的收发情况：收文、发文
（二）通用公文的文种
• 文种，也叫做公文名称，是用来表明公文的性质、适用范围、作者职能权限及制发
公文目的。
• 规范性文件条例、规定、办法、决定
• 领导指导性文件命令、指示、批复、通知、通报
• 公布性文件公告、通告
• 陈述呈请性文件议案、请示、报告、调查报告
• 商洽性文件函
• 会议文件会议纪要
• 什么叫行文关系
公文的行文关系，是根椐组织系统，公文法定作者的职权与行文单位间的隶属关系来确定的。
根据行文制度的规定，机关之间行文可分为：
1、上行文，是下级机关向上级机关递送的文件，包括请示、报告、议案三种。
2、平行文，是同级机关或不相隶属机关递送的文件，主要包括“函”，有时也可用通知。
3、下行文，是上级机关向下级机关递的文件，有命令、决定、指示、公告、通告、通知、通报、批复、条例、规定等。
处理行文关系的基本原则：
具有正式公文的同等效力。
• 上行文不必同时抄送下级；下行文如有必要，可抄送上级。
• 受双重领导的单位，向上请示问题，应当写明主报单位和抄报单位，而不能出现两
个以上的主报单位，以免公文无人负责。
• 上级的公文，未经许可与没经过一定手续，下级不能任意翻印、转发。
• 国家机关的公文，不得对党的组织作指示，交任务。
（一）公文的结构
公文的结构是指公文的组织结构，具有规范性和相对确定性。
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
标题
•
1、标题的位置正文上方的正中最醒目的地方
•
2、标题的组成完整的公文由发文机关、事由和文种三部分组成。公文标题分为：
全结构，由发文机关、事由和文种构成。不完全结构，由事由和文种构成，或只有文种。注意：发文机关和事由可以省略，但文种不能省去。
主送机关
• 主送机关是发文机关要求具体办理或答复这份公文的受文机关，又称上款或抬头。 • 主送机关的位置，标题之下，正文之前的左上方，顶格写，末尾用冒号。
• 下行文，如果需要多个下属机关了解执行，可以有多个主送机关。而上行文一般只
有一个主送机关，如果需要同时报送其它上级机关，可以用抄送。
正文：
• 正文是公文的主体，由它叙述公文的具体内容，传达发文机关的意图，是公文最重
要的部分。
• 注意：请示问题时，应当一文一事，不要一文数事。
发文机关：
• 发文机关是公文的作者，又称下款或落款。
• 发文机关的位置写在正文下面偏右侧。一般是在公文的右侧向左空四格。
• 注意：发文机关名称要用规范化简称，临汾市人力资源和社会保障局（临汾市人社
局）不能把临汾市中级人民法院简为临汾市中院。几个机关联合发文，要把主办机关排列在前。
发文时间：
公文必须有发文时间，它表示公文从什么时候生效。在发文机关下面稍向左错开。 • 一般的公文，成文日期（领导签发时间）就是它的生效日期。法规性公文，一般从
发布之日起生效，如果正文中规定了生效期，则执行效用从规定之日开始。
• 发文时间要年月日完整。标准：二0一一年十月一日。
印章：
• 印章是代表机关职权的一种标志。
• 机关印章要盖在发文机关和发文时间上，要骑年盖月，不能压到正文。行政机关公
文要一律盖章
抄送机关:
• 抄送机关是指虽不由这个收文机关主办，但需要其了解这份公文的内容或应协同办
理这份公文的机关。
• 抄送机关位置，在文尾末页的下端。
• 注意：抄送机关不可滥抄滥送，也不要漏报漏送。
发文字号
•发文字号是发文机编排的公文代号。由机关代字、年号和发文组成。
•例：临政发[2010]1号2010不能简写成10，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。 •作用：便于发文数量的统计和公文的整理；便于公文的查找和引用；便于公文的清退和整理。
•注意：几个发文机关联合发文，只编主办机关的发文字号。
签发人
•签发人是机关领导人、负责人在发文定稿上签署自己的姓名并注明签发日期，代表机关或某一部门对公文负责，同时也是领导人、负责人行使自己职权的一种表现。
•《国家行政机关公文处理办法》规定：“各地区、各部门报送省政府的文件，要由本机关的负责人签发（主要负责人外出时，由主持工作的负责人签）。
附件
•附件是公文的重要组成部分，但并不是所有公文都有，它是对正文的补充说明。 •位置在发文机关和发文时间后一行，空两格，注明附件的标题和件数，具体的所附的文件，另页排印。
•主要表现形式有图表、统计数据、文字材料和文件等。
（二公文的标记）
•公文的标记是为了表明公文的性质和处理要求，便于公文的处理。
•
1、秘密等级
凡内容涉及党和国家秘密的公文，都要根据国家保密法规和有关条款的要求划定秘密等级，不可随意提高或者降低密级。
公文的密级分为：绝密、机密、秘密
2、紧急程度
紧急程度是对公文送达办理时间的要求。
公文的紧急程度分为：特急和急件
公文的紧急程度，一定要根据内容的缓急而定，该缓则缓，该急则急。
3、份号
份号是对同一文稿印制出的公文正本逐份进行的编号。主要作用：针对重要文件，以利于加强管理、分清责任，在公文的登记、分发、清退中，便于对号核实。
•
4、阅读范围
阅读范围是指限定文件的发送范围和规定阅读对象。明确阅读范围的文件，通常标在正文之后，并加括号。例：（此件发到县、团级）
•
5、主题词
为了方便检索和处理信息，提高文书处理和档案工作的效率，所有公文都要标上主题词。多采用反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组，并按涵义由小到大，从内容到形式排列，数量一般不超过七个。
（三）公文的稿本
文稿与文本合称稿本。
文稿即起草文件过程中形成的历次稿子，包括草稿和定稿。草稿按形成的先后顺序分为初稿、二稿、三稿等，按用途分为修改稿、修正稿、讨论稿、征求意见稿、送审稿、报批稿等。定稿又称正稿、原稿、底稿。它是印刷文件的标准依据，也是日后工作查考凭证。
文本可分为正本、副本、存本、暂行本（也叫试行本）、各种文字文本。
•
1、草稿
草稿是公文的原始稿件，它的内容和文字表达还都不成熟，只供修改、讨论和审批使用。它不是正式文件，不产生执行效用。
•
2、定稿
定稿是公文的标准稿，又叫原件、原稿，是经过修改、审核，最后由机关负责人签发或经会议正式通过的最后完成稿。它是缮印复制正式公文文本的标准依据。 •
3、正本
正本是根据已经签发的定稿印制而成的，是对外发出的正式公文文本。它具有法定的实际效用。
（三）公文的格式
公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。
1．公文用纸主要技术指标
公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2～80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5～9.5。
2．公文用纸幅面及版面尺寸
（1）公文用纸幅面尺寸：公文用纸一般采用国际标准Ａ4型（210mm×297mm）。
（2）公文页边与版心尺寸：
公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm
公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm
版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）
