秘书办事我之见
摘 要
秘书人员有两大任务，一是办事，二是当参谋。近几年来，当参谋问题引起了秘书界极大重视，大量的理论性、经验性文章见诸报刊。相比之下，对于办事的学门却议论较少。
关键词：秘书办事
一、信息工作
秘书做好“辅助管理”首先要做好信息工作。在当今竞争日益激烈的社会中，信息已经成为了一种特殊的政治资本、战略资源和物质财富。在这个充盈着信息的环境中，秘书的工作必然围绕信息展开。无论政坛，还是商场，领导者的成败得失已经逐步表现为判断速度和选择准确率的较量，而领导者决策的关键是要“耳聪目明”，要保持充分的准确信息量。秘书要为这样的领导辅助管理，信息工作必当放在首要位置。无论是公文，会议都是信息的载体。文书是记载信息的，会议是发布、交流信息的。可以说没有游离于信息之外的秘书工作。
信息的无时不在无处不有的特性决定秘书信息工作的普遍性。对于秘书来说信息手机工作中没有职内职外之分，一切对工作有用的最新变化信息，都是我们的手机对象。由于信息的时限性和非消耗性，秘书的信息工作是十分紧迫的。这就要求秘书一定要信息获取量大，准确率高，处理周期短。同样的信息如果别人知道的早，利用的早，我们就是去优势这时这样的信息也就没有啦利用价值。更快更准的向领导提供信息是秘书做好“辅助管理”的重要保障。信息分为两种，一种是初级信息一种是高级信息。秘书对信息努力开发并及时向领导提供高层信息，是秘书信息工作的重要特点。
二、秘书办公室管理工作
在任何一个机关，秘书部门都承担着承上启下、联系左右、沟通各方面的重要的协调作用，因此秘书部门应当是整个机关工作系统的良性枢纽。完善的秘书办公室有利于辅助领导推进各项政务和业务工作的展开，协调各智能部门的合作，沟通和密切与社会公众的联系,树立组织机构的良好形象。
在办公室管理中主要包括秘书人员的人力资源管理，对办公设施的屋子和产业管理，对办公机构的岗位责任和制度管理和对办公环境氛围的统筹管理。
（一）办公室的人力资源管理
在人力资源管理中既包括传统意义上的认识管理，又包含新的内容。将秘书从传统的归人事部门管的概念，转变为人力资源管理，是将秘书作为一种人力资源，通过对秘书工作岗位分析，人力资源规划、秘书人员的招聘选拔、秘书工作的绩效考评、秘书的薪酬管理、有效的激励机制、人才培训和开发等一系列手段来提高秘书办公室的工作效率，从而达到机构和领导的工作目标。
（二）办公室的设备设施管理
随着物质的丰富和办公条件的改善，办公室的设备设施也日益复杂，设备设施管理成为办公室管理中一项重要的内容.科学合理的制备,可以提高办公效率和水平。
1．办公房间、桌椅、文具柜和文具的管理
办公房间自然以朝向好、通风、采光好为宜。当然秘书在选择办公室的时候一定要考虑到便于领导随时召唤，与领导办公室的距离不宜太远；方便来访者到办公室办事，房间最好在楼梯附近；便于了解观察机关情况，房间可以窗临机关大门；
2．办公机械设备和电器设备的管理
目前秘书办公室比较普遍的办公机械设备和电器设备包括电话机、手机、传真机、复印机、裁纸机、装订机、碎纸机、打号器、打孔器、计算机、扫描仪、刻录机、打印机、等等。秘书部门对这些办公机械设备和电器设备的管理主要应用有三个方面。第一是做好资产登记，第二是定时定人负责维护保养，第三是科学合理地使用。
（三）办公室的环境管理
秘书的办公室环境是指秘书在工作中所处的场所和氛围，因此包括物质的环境，也包括人文环境
1．办公室环境安排
一两名秘书在一间办公室，称之为封闭式办公；若干名迷失同在一间办公室的，称之为开放式办公。目前规模较大的公司均采用开放式办公。开放式办公室中几十人办公，格子默默忙碌，低声言语。领导可以一目了然竟然有序的办公状态，这是体现办公室管理的一个重要方面。
2．办公室环境布置
是指办公室桌上物品的拜访，窗帘、灯具、墙上装饰品等的布置。通过这些布置体现秘书办公室的风格和管理水平。秘书的办公室是一扇一线机关整体水平
的窗口，办公室环境的布置应当和机关的整体风格和格调一致，应当使办公室物品烘托环境的庄重、整洁和雅致。办公室灯具应选择样式朴素、光照明亮的；秘书的办公桌上的物件应放在比较固定的位置，一般常用的小件文具要成放在文具盒或抽屉中，避免给人凌乱的感觉。电话应放在比较固定的位置，一般放在秘书办公桌左前方，要保证电话的整洁。办公室环境是秘书人员形象和素质的反映
三、办公室日常事务
办公室日常事务是秘书工作中最基础的一项，也是最见秘书的管理工作水平的一项
（一）值班工作
第一，坚守值班恭维。值班人员在规定的值班时间内，必须做到人不离岗，人不离机和24小时不关机，始终保持通讯联络畅通，及时接纳来自四面八方的函电信息，传送处理信息
第二，认真处理事务。值班室工作庞杂，琐碎，无规律性，处理起来有时比较麻烦，但值班人员不得有丝毫大意和马虎，如果出现差错或处理不当，轻则耽误工作，重则造成严重后果。因此值班人员必须要以认真负责的态度处理好每一件事情。
第三，做好值班记录。一是记好值班电话记录，二是做好接待记录。
第四，加强安全保卫工作。值班人员的职责之一就是做好机关的安全保卫工作。值班人员一定要处理好热情接待来人和严格门卫制度关系。既要热情接待，又要严格执行制度，严防坏人混入。
（二）接打电话的工作
办公室日常十五致以，就是接打电话。打电话工作，看似简单，实际上需要工作人员认真对待。做好接打电话工作需要注意以下几点。
1.熟悉常用电话号码
应当熟悉本单位电话的分布情况、各科室电话好嘛和本单位领导们的电话号码；熟悉主要业务联系单位的点好好嘛和近期有业务联系的电话号码；工作案头应备电话好嘛查询资料以咨查备用。
2.打电话时应注意的事项
打电话之前，应确认对方电话好嘛、单位和具体要通话人的姓名；事先要考虑通话内容，准备好记录纸和有关资料。
接通后，先确认对方，然后爆出自己的单位、姓名和职务。如果找人要说：
“对不起，请***听电话”
电话中谈工作前，先确认对方是否有时间，是否方便谈此项事宜。一般要先向对方征询说，对不起，我想就什么问题和您商量，大概需要多长时间，您看是否方便？
替上司打电话给对方上司的，应在对方上司接电话前就将电话递给自己的上司。
打错电话，要说“对不起，打扰了”。
（三）接电话时应注意的事项
铃响两三声之间，是接听电话最佳时机。让对方多等了，接听电话之后要马上道歉：“对不起，让您久等了”
接听电话，拿起后应先说：“您好，这里**公司**部门”。
接听找人的电话，要问清对方的姓名或单位：“对不起，您贵姓？”“对不起，我怎么称呼您？”然后说：“请您稍等。”
电话中谈事情，要尽快确认对方单位、姓名和电话事由。
不清楚的，要请对方复数；重要的内容，要主动复述给对方确认无误。 通话结束，挂机不必过于迅速，一般对方身份高时，要等对方先挂机。
（四）电话记录的处理
通话后应及时整理记录内容（包括录音电话记录），并涉及的内同和缓急程度，送有关领导阅读。领导批示和答复后，秘书人员应立即告知有关部门活人员办理。对于一般的例行事务秘书人员可直接答复或办理。
四、做好接待工作
来客接待，是指秘书对一切来客、来宾、来访者的接待工作，它包括对来客、来宾礼仪礼貌性的接待工作和对来客、来访锁涉及的处理工作，所以，历来被认为是十分重要的工作。接待礼仪包括接待环境和接待工作两方面。
（一） 秘书应尽量坚持“约见制度”
来客常被秘书按照事先是否有约定而分为“有约来客”和“无约来客”。原则上说，无论是否优越，秘书都应当以礼相见，服务于人，热情周到。但是从更好地搞好工作，更顺利地接待商谈事物的角度说，如果有约在先，双方的会晤和接洽会因为准备充分而十分顺利。另外，从秘书每日工作应当统筹安排的角度考虑，事先有约，也便于秘书安排其他工作，便于秘书事先对要谈的事情给领导汇报请示。所以，在接待工作中，秘书应尽量坚持“约见制度”。及时每一位来客
和来访者能在实现通过电话预约来访时间和所谈事宜，使秘书对每一项都实现有准备，接谈后的事情能够落实，或者有实质性进展。
（二） 秘书必须坚持“一视同仁”的原则
秘书对每一位来访者，必须坚持“一视同仁”的原则，即无论来客是权势显赫的大人物，还是来寻求帮助的人。在具体事宜的处理上也许会有不同，但是在接待礼仪上，她们从秘书这儿得到的应当是同样的礼貌接待。
