第四章 档案的鉴定
“鉴”,古义为铜镜,后又引申为查看、辨别的意思。
章节概述
本章主要讲述档案价值鉴定工作的内容、任务、意义以及鉴定的原则、方法与步骤。
第一节档案鉴定工作的内容、任务和意义
一、档案鉴定工作的内容和任务
(一)档案鉴定工作的内容
档案的鉴定工作,就是鉴别和判断档案的价值,挑选有价值的档案妥善保存,剔除
无须保存的档案予以处理。
它的具体内容包括:
1.指定鉴定档案价值的有关标准,包括单行规定和档案保管期限表等;
2.具体判定档案材料的价值,确定其保管期限
3.拣出本无保存价值和保管期满的档案,按规定进行销毁或作相应处理。
鉴定工作的程序
档案价值鉴定工作通常分三个阶段进行,程序如下图:
(一)文件归档鉴定.对于处理完毕的文件所进行的划定归档范围的工作。
这项工作通常由单位的文书人员或秘书人员承担。
(二)划定文件的保管期限.同属一个归档范围的文件常具有不同的保管期
限,为此,在确定归档范围之后还需对文件划定具体
的保管期限。也是由文书人员或秘书人员来做。
(三)档案价值复审.1.到期复审2.移交复审
(四)销毁无价值的档案
(二)档案鉴定工作的任务
1.通过鉴定档案的保存价值,划分保管期,确定库藏成分,优化库藏档案的质量。
2.通过确定档案的保存价值,为档案馆的收集与保管工作奠定基础。
二、档案鉴定的意义
(一)档案鉴定是“去粗取精”,提高管理效益的科学措施
(二)档案鉴定是关系“档案存亡”的一项非常严肃的工作
鉴定工作与档案管理中的其他业务工作相比,有其特殊性:
1.预测性和主观性。档案鉴定工作,本质上是人们在认识档案客观属性的基础上,对档案满足未来社会利用需要的预测和评价,它是一种主观性很强的认识。鉴定人员虽然能够在总结经验的基础上,掌握档案价值的评价标准,但总有某些随意性,难以完全预测准确。
2.决断性和不可逆性。鉴定工作,是“决定档案命运”,关系档案“生死存亡”的一项工作。如果错误地销毁了有价值的档案,就会造成无法挽回的损失;反之,保存大量无价值的档案,也不利于档案的科学管理和利用。
因此,国际档案界公认,档案鉴定工作可能是档案工作中最为困难和最重要的一个环节。
第二节鉴定档案的原则和标准
一、决定档案保存价值的因素
档案价值鉴定工作的主要着眼点,是挑选和确定哪些档案需要保存和保存多长时间。档案的保存价值,取决于两方面的因素:
(一)档案自身的特点和状况是决定档案保存价值的基础
(二)社会利用需要是决定档案保存价值的社会因素
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二、鉴定档案的原则
原则:必须从党和国家的根本利益出发,用全面的、历史的、发展的、效益的观点,判定档案的价值。
(一)全面的观点
档案鉴定工作原则中的全面观点,包括以下三方面的含义:
1.把档案自身的特点和社会利用需求结合起来,全面评价档案的价值。
2.全面联系地分析相关文件和文件的各种因素。
3.全面地社会对档案利用的需要。
(二)历史的观点
鉴定档案的价值,尤其要把握档案是历史的记录这一本质属性。因此,鉴定必须把档
案放在它所形成的历史环境中,去具体分析档案的内容和形式以及档案文件的相互关系,并结合现实需要判定档案的价值。
(三)发展的观点
由于档案的价值有时效性和扩展性,现在有用的档案,在未来可能没有价值,现在尚未用上的档案,将来可能有用。
因此,判断档案的价值和作用,要有发展的眼光,既要看到当前的作用,也要看到将来的需要。
(四)效益的观点
就是档案价值鉴定必须充分考虑档案管理的成本,投入与档案效益之间合理关系的思想。
三、鉴定档案价值的标准
档案价值鉴定标准主要有:档案来源标准、档案内容标准、档案形式特征标准和相对价值标准。
(一)档案来源标准
档案的来源,即档案的形成者。
鉴定档案价值时,档案来源特征的意义主要表现在三个方面:
1.它是作为国家各级档案馆确定档案收集范围的基本根据。
2.机关在鉴定档案时,应注意区分不同的作者。
3.在本机关制成的文件中,具体的撰写者、制发机构也对档案价值产生影响。
(二)档案内容标准
对档案内容的分析,可着眼于以下四点: 1.档案内容的重要性。
2.档案内容的独特性。
3.档案内容的时效性。
4.除上述三方面之外,对档案内容的真
实性、完备性等也要加以考察,以准
确把握档案内容的价值。
(三)档案形式特征标准
档案的形式特征,是指文件的。
在某种情况下,档案形式特征也可能对档案价值产生影响:1.文件的名称。 2.文件
形成时间。3.文本。4.
文件的外形特点。
(四)相对价值标准
在一定的情况下,某些文件的保存价值和保管期限可以相对地提升或降低。
适用档案的相对价值标准的目的:为了有效控制档案室(馆)藏档案的质量和数量,达到优质精练。
第三节档案鉴定工作制度和组织
一、档案鉴定工作的制度
根据国家的有关规定,档案鉴定工作制度的基本内容有如下三个方面:
(一)鉴定档案的标准
1987年国家档案局颁布《关于机关档案保管期限的规定》、《文书档案保管期限表》、《机关文件材料归档和不归档的范围》
(二)鉴定工作的组织领导
按规定,鉴定工作必须在机关办公室主任的主持下,由档案部门和业务部门组成鉴定小组共同进行,结束后,应提出鉴定报告。
(三)销毁档案的批准制度和监销制度
二、档案鉴定工作的组织方法
(一)直接鉴定法
它要求鉴定人员逐件逐张地审查文件,而不是仅仅根据案卷目录和案卷标题就判定其
价值。一般以案卷为单位进行的。
(二)现行组织单位档案价值的鉴定工作
在现行组织单位内,档案价值的鉴定工作是由档案室会同文书部门和业务部门进行的。一个单位的档案鉴定工作通常分三个步骤:
首先,在文件归档时,确定归档范围,同时剔除一部分没有保存价值的文件,由文书
处理部门或业务部门保存一二年后销毁;二是对于归档的文件确定保管期限;三是到一定年限时进行价值复审,永久保存档案的复审通常在向档案馆移交时进行,长期或短期档案的复审通常在保管期满后进行。
三、档案的销毁
(一)档案销毁清册
为了使领导人和有关机关审查批准需要销毁的档案,必须编制“档案销毁清册”,它是日后查考档案销毁情况的凭据。
档案销毁清册的项目包括:登记的顺序号、案卷或文件的题名、起止日期、件号或案卷号、数量、原期限、销毁原因、备注等。
还应表明档案馆(室)名称、全宗名称及编制日期,并由档案馆或档案室负责人签名盖章。档案销毁清册应按全宗分别编制,一式两份,一份留存档案馆(室),一份送机关领导人审查批准。
(二)立档单位和全宗简要说明
为了使审查人了解全宗情况,在送审清册的同时,还要提供一份立档单位和全宗的简要说明。说明中应指出立档单位的成立、内部机构、工作职能以及撤销的简要历史。
(三)档案销毁办法
送工厂作为原料;秘密档案可自行焚毁或通过碎纸机粉碎。二人以上监销,在销毁清册上签字。
第四节档案保管期限表
一、档案保管期限表的定义和作用
1.定义:档案保管期限表是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式,并指明其保管期限的指导性、标准性文件;它是档案室(馆)鉴定档案价值、确定档案保管期限的依据。
2.作用:
(1)统一档案鉴定人员的认识,避免因个人认识的局限性造成的误判,保证鉴定工作的质量和效率。
(2)单位在文书立卷时可以依据档案保管期限表,按照文件的不同价值组卷,并初步确定其保管期限。
(3)档案室(馆)可以依据档案保管期限表对归档、移交和保管期满的案卷进行复审工作。
二、档案保管期限表的类型
1.通用档案保管期限表:是由国家档案行政管理机关编制的,供全国各类单位鉴定档案时通用的保管期限表。
其特点:一是通用性;二是依据性。
2.专门档案保管期限表:是由国家档案行政管理机关会同有关主管部门编制的,供各机关、团体、企事业单位鉴定专门档案时使用的档案保管期限表。
3.同系统机关档案保管期限表:是由主管领导机关编制,供同一个系统内各单位鉴定档案价值使用的档案保管期限表。
4.同类型机关档案保管期限表:是由档案行政管理机关或主管领导机关编制,供同类型机关如学校、医院、政府机关等鉴定档案价值时使用。
5.机关档案保管期限表:是由各机关自行编制,供本机关鉴定档案价值时使用的档案保管期限表。
三、档案保管期限表的结构
档案保管期限表一般由顺序号、条款、保管期限、附注以及说明等部分组成;其中条款和保管期限是最基本的项目。
1.顺序号:固定条款位置,引用条款的代号。
2.条款:是一组类型相同的文件的名称或标题。
3.保管期限.
是根据各类文件的保存价值所确定的保管年限,列于每一条款之后。
30
年和10年。
4.附注:是在条款之后对条款及其保管期限所作的必要的注解或说明。
5.说明
在说明中应该指出:档案保管期限表的适用范围,指定档案保管期限表的依据,
保管期限表的结构,保管期限的计算方法,以及其他应该说明的问题。