人力行政部工作草案
壹、人事篇：
一、招聘：
1、审批流程
用人部门提交《人员增补申请》至总经理或常务副总处，审核批准后交由人力行政部具体执行。
人力行政部根据目前人员编制提出书面建议进行招聘。
人力行政部提交招聘计划，其中包括：招聘渠道、所需费用、招聘内容，提交至总经理和常务副总处审批。批准后人力行政部发布信息准备面试。
2、面试流程：
面试分为两类：
1、普通岗位；
2、管理岗位； 需审核的资料：
居民身份证、学历证明（正本）、职称证、从业资格证、体检表或健康证明、待业或终止劳动合同证明。
所有来面试的员工都需要填写《招聘人员登记表》。 普通岗位：
初试：人事干事（即到即见）
主要目标：形象、表达能力、资料审核、约定薪资、用人制度（包括三天无薪试用、工作性质、工作时间）；
初试后，写上个人建议，及面试人员特长；
初试人员需在复试前将《招聘人员登记表》及初试建议呈送上级领导。 复试：人力行政部主管（定时约见）根据初试建议 注：一般情况下，初试结束后，三个工作日内通知复试时间。 主要目标：业务水平、敬业精神、人员潜力、学习创新能力。 管理岗位或特殊工种： 初试：人力行政部主管
主要目标：资料审核、业务水平、敬业精神、表达能力、领导能力。提出客观评估。
复试：总经理或常务副总
主要目标：根据公司目前或未来发展目标的需要，进行潜力发掘，其他包括：业务水平、敬业精神。 试用手续：
所有岗位复试通过后将而试建议和资料呈报总经理或常务副总确认后试用，试用人员由人力行政部办理入职手续《新进员工试用表》。该表交由部门负责人（分管副总或部长），后该员工经部门主管安排后入职试用。
试用员工一律签定无薪试用承诺书（每人一份，签定后存于本部门）。 目标：通过人力面试尽理招到理想的目标人才。
要求：稳定、敬业、学习创新能力较强、业务水平较好。
二、新进员工试用（试用考核）
公司有三天无薪试用的规定。基于该规定对新进员工进行考核。
考核内容：员工考勤、工作表现力、业务水平、沟通能力、协调能力、执行力、学习创新能力。
考核流程需两个部门协同完成。 用人部门+人力行政部=考核目标 试用三天人力行政部人员将以全程跟踪为主，结合用人部门的实操反馈。 实操反馈（新进员工试用评估表）+现场了解（新员工工作记录+同事评价）=考核结论。
考核结论、相关考核资料及人力行政部建议呈送总经理或常务副总处批示是否继续试用。
试用三天内以签到为主，三天后录入指纹打卡 目标：保证用工质量。
三、员工转正
在试用期间内，根据岗位的不同将设定不同的考核标准。
例：楼管：负责楼层商家的管理，了解商家情况、消防栓位置、商家灭火器所在位置、各个消防通道、紧急疏散流程、部门内部流程。 电工：商城各设备位置、班组流程、商家反映、日常主要维修、保养项目。
转正必须办理以下事宜
1、转正报告（述职报告）；
2、转正评鉴及审批表；
3、谈话记录；
4、考核表；
通过对岗位职员的考核，以书面形式呈报总经理或常务副总处审批转正，并知会财务部。
试用评估表上写明岗位、试用薪资、转正薪资、转正日期，以便于财务部准确核算员工薪资。
四、员工档案 员工档案分为两类。
1、纸制档案：
包括内容：招聘人员登记表、各类有效证件、试用评估表、转正报告、转正评鉴表、谈话记录、员工考核表。
2、电子档案：
电子档案即标注：姓名、性别、入司时间、岗位、家庭住址、身份证号、电话号码等等。
通过档案的建立确认公司人员的编制、统计人员流失量、以便于制定招聘计划。 人事档案以月为单位，每月10号以前将公司所有人员名册呈报总经理和常务副总一次。
其他部门：
五、六楼直营部、餐馆部由部门人员每两周一次报编人力行政部。 呈报内容：
1、目前在职员工；
2、新进试用员工；
3、即将离职员工； 纸制档案分类：
1、试用员工档；
2、转正在职员工档；
3、离职员工档；
注：每月10号前报编总经理、常务副总主要是对将要离职的员工进行审核，是否按照公司制度提前一个月提出的辞职申请，以核算工资是否发放。 要求：分部门、分职务、分岗位、分别建立，确保档案的完整性。
五、辞职、调职
1、辞职 辞职流程采取逐级上报的原则；
辞职人员必须提前30天提交至人力行政部。 注：该条款将在劳动合同及员工手册中体现。
2、辞职流程 普通员工：
离职申请→经理→分管副总（部长）→人力行政部→常务副总 管理岗位：
离职申请→经理→分管副总（部长）→人力行政部→常务副总→总经理
在以上流程中人力行政部负责了解离职人员的原因，设置《离职员工恳谈表》通过和离职人员的沟通以员工日常工作表现（良好者）使员工尽量留岗工作，并将离职员工或即将离职员工的情况以书面的形势呈送上级，并随附部门建议，作为参考资料。
注：对离职员工的恳谈可以了解更多公司管理中的缺失，以便于对公司日常管理中存在的问题通过核实后有针对性地提出可行性建议。 《离职员工恳谈表》主要达成目标： 降低招聘成本； 降低优秀员工流失率；
有利于公司管理的进一步完善、规范； 增加员工归属感； 辞职手续：
辞职申请+离职员工恳谈表+交接表+离职确认
3、辞退流程 普通员工：
辞退申请（用人部门）→人力行政部→常务副总 管理岗位：
辞退申请（用人部门）→人力行政部→常务副总→总经理
用人部门将辞退申请（说明辞退原因）提交至人力行政部，人力行政部基于该用人部门辞退申请对该员工进行详细了解，了解内容包括日常工作积极性、敬业精神、业务水平、工作状态等，了解渠道：
1、上级领导评价；
2、平级同事评价；
3、工作日志；
4、季度（月）考核结果；
5、自身实操情况，并且根据公司出台的相关条例（例：员工手册及部门岗位职责）及劳动合同，人力行政部将对各方面了解的情况进行分析判断及部门建议以书面的形式呈送总经理和常务副总处进行最终审批。 辞退手续：
辞退申请+人力行政部（情况说明报告）+辞退通知
4、人员调动
人员调动本着人尽其才的原则，鼓励合理的人才内部流动。 员工调动有两种选择：
1、推荐选取；
2、自荐申请 推荐选取 调岗流程：
推荐选取即当用人部门提出用人需求时，由人力行政部对内部员工的情况了解，推荐到用人部门。
人力行政部→常务副总→总经理→接收部门主管确认
人力行政部跟据内部员工实际情况写明推荐书呈报总经理、常务副总及相关用人部门；
人力行政部通过与推荐人员所在部门协调完成；
经总经理、常务副总、人力行政部、用人部门、推荐人员所在部门一致认同后确认推荐人去向；
如协调同意，人力行政部发出《调令》并知会财务部对调岗后员工薪资予以调整。 自荐申请 调岗流程
调岗申请→分管副总→人力行政部→常务副总→总经理→接收部门主管确认 员工填写《调岗申请》；
用人部门分管副总及人力行政部审批； 人力行政部报呈总经理和常务副总审批；
经总经理批准后，人力行政部发出《调令》并知会财务部对调岗后员工薪资予以调整。
注：《调岗申请》内容包括：姓名、工号、原岗位、申请岗位、入司时间、调岗原因、目前岗位薪资、调岗后薪资、部门主管签批、人力行政部签批、常务副总批示、总经理批示、确定到岗时间、接收部门主管确认。
注：在岗位调动之前人力行政部对该员工进行考核评估及调出人员部门与调入人员部门人员编制情况，跟据实际情况进行调整。
主要考核方向：敬业精神、目前岗位职责认知情况、为人处事方式、协调能力、日常工作完成情况、学习创新能力。
六、考勤 人力行政部负责每月公司人员考勤，将每月各岗位员工考勤，并进行汇总、统计，并将统计结果转交财务部，财务部核算各岗位员工考勤。
为确保每月考勤的准确性，须做以下安排：
各部门排班表于每月25日前将次月排班表交于人力行政部；
各部门排班表需经过人力行政部负责人审核后呈报总经理和常务副总处审批。 调休单、请假单、调班条、出门条：根据以下流程，有审批至人力行政部，或人力行政部以上领导的情况该请假、调休条都必须及时上交人力行政部。未审批至人力行政部的可由部门负责人统一保留，予次月1号统一交至人力行政部进行统计。 统计
根据排班表+考勤数据作为主要依据；
当考勤数据与排班表不符时查阅，调休单、请假单、调班条、出门条、加班条。 如果考勤仍然有误，就需要找到部门主管和员工核实情况，情况核实后汇总呈报。 调休、请假流程 普通员工：
1—3个工作日需提前一天提交申请 申请书→经理→分管副总（部长） 4—7个工作日需提前三天提交申请
申请书→经理→分管副总（部长）→人力行政部 8—15个工作日需提前一星期提交申请
申请书→经理→分管副总（部长）→人力行政部→常务副总 15个工作日以上
申请书→经理→分管副总（部长）→人力行政部→常务副总→总经理 管理岗位： 经理级：
1—3个工作日需提前一天提交申请 申请书→分管副总（部长）→人力行政部 4—7个工作日需提前三天提交申请
申请书→分管副总（部长）→人力行政部→常务副总 8—15个工作日需提前一星期提交申请
申请书→分管副总（部长）→人力行政部→常务副总→总经理 部长级：
1—2个工作日需提前一天提交申请 分管副总→人力行政部→常务副总 3—7个工作日需提前三天提交申请 分管副总→人力行政部→常务副总 8个工作日以上需提前一星期提交申请
申请书→分管副总→人力行政部→常务副总→总经理
总公司各位副总需直接得到总经理批准后将请假、调休、手续直接交由人力政部。 外出：员工外出需填写出门申请、由部门负责人签批，并写明外出事由，地点、预计时间后交由人力行政部审核。
七、薪酬结构
薪酬结构的调整是一个涉及面很广泛的一个问题而且比较复杂，本人就此简单描述一下。
首先对各部门人员进行定岗、定编，由人力行政部制作《岗位编制计划》呈报总经理和常务副总。
《岗位编制计划》内容包括：各岗位用人量、用人量做出合理的分配统计、岗位说明、排班计划。
薪酬福利待遇参考市场薪资、员工工作量、工作性质、员工工龄。 基本上企业的薪酬福利主要以底薪+奖金+福利（医、社保）=全职薪资 基于以上模式方法，将对公司不同岗位人员的薪资福利进行调整。 例如：保安：
底薪800+岗位津贴150+餐住补250+浮动奖200+工龄奖+福利300=全薪1700元
底薪800元是2010年3月1日起执行的最低保障线。 底薪和奖金的区别：
1、底薪：国家强制规定，属于固定工资；
2、奖金：依据企业实际情况发放的不固定工资；即公司有绝对支配权。 制定薪资结构后呈报总经理和常务副总，以数据形式加以文字说明。
注：薪资结构的确定会给公司带来许多好处。这里我就不一一说明了。
八、绩效考核：
考核这方面已在这前提到的工作中写到了，这说明考核无处不在，所有资料都将做为人事考核的一部份。
我司目前主要是以商管部、营运部、餐饮部等等
先设置考核《考核制度》先将该制度上报总经理和常务副总处审核是否执行。内容包括考核后工资的增减、增减幅度、人员去向等等。 商管部属于物业型：建议采取季度考核的方法：
根据现场发生的情况进行记录+日常工作考核+商管部岗位责任状+考核表。 考核表内容：例如楼管：日常出勤情况、岗位职责了解情况、楼面商家了解情况、日志完成情况、部门流程了解情况、对商家洽谈能力、对消费者说服力、情报收集及分析等等。 每个季度由人力行政部对所有在职员工考核一次，细则详见考核表，季度考核完成后统一将考核表进行评定，评定结果和考核表呈报总经理和常务副总审核。
营运部、餐饮部等自营部门采取月考核，主要针对员工的工作效率、服务意识、服务态度、个人销售业绩、出勤情况等等。这两个部门由于是自营部，对个人销售业绩要求较高，所以每月评定一次。
以考核的方式对员工进行考核，这样可以对日常工作表现优异的员工起到激励的作用，对日常工作表现较差的员工由人力行政部提出相关理由及考核资料并且跟据公司相关条列提出奖罚建议呈报总经理和常务副总。
九、培训
流程：
制作培训计划→总经理（常务副总）批示→培训通知→部门负责人确认（组织人员）→现场授课
培训是每个企业都很重视的人事工作内容。而培训内容分为两种：
1、岗前培训；
2、在职培训；
岗前培训；为期3—7天 岗前培训主要针对新进员工，新员工试用三天，在这三天内对员工培训内容主要如下。 A、企业组织结构；
主要让新进员工了解公司结构，了解总经理、各分管副总、以及各部门管，通过这方面的培训，可让员工清楚认识各自所属部门的上组领是谁，工作情况时发现的问题向谁汇报。 B、公司发展历程；
介绍公司发展历程是这对员工有深远的影响力，通过对企业发展历程的介绍，让员工认识到自已所在的企业是一个具有发展潜力的企业。令员工从心中自然生成一种自豪感。 C、岗位职责；
培训岗位职责的目的在于让每一位新进员工清楚自已在岗位上日常工作是什么，如有发生问题会受到何等奖罚，以及转正的前提条件。 D、礼仪规范；
礼仪培训主要在于对员工的言行举止、仪容仪表、谈吐水平等提高员工修养，提升企业形象有极大的好处。
在职培训；
在职培训主要针对正式员工进行培训，培训内容包括：执行力、应变能力、新出台的规章制度、员工日常的安防意识、消防安全意识，在以上所述中的培训范围中以安防意识、消防安全意识是可以在企业中起到至关重要的作用的。
执行培训
由人力行政部针对不同培训时间制定不同培训计划。 岗前培训：
内容包括：培训时间、培训地点、参加培训人员、课程安排、授课人、每次授课时限。 培训计划制定后呈报总经理和常务副总，经总经理和常务副总批示执行后，由人力行政部发出通知，通知到各部门主管或经理处，由部门按照人力行政部的时间安排，组织新进员进行培训。
资料来源：企业内部资料、各岗位职责、员工手册。 主要方法：培训+考试=初步评价
在职培训：
以上提到的培训内容由人力行政部安排时间，以月培训的方式进行培训。培训时间和培训课程除既定培训内容外，还需针对目前公司经常出现的情况进行培训讲解。培训通过实例的方式，用大量的实例去讲解，激发员工。 例如：蝴蝶效应: 蝴蝶效应:上个世纪70年代，美国一个名叫洛伦兹的气象学家在解释空气系统理论 时说，亚马逊雨林一只蝴蝶翅膀偶尔振动，也许两周后就会引起美国得克萨斯州的一场龙卷风。蝴蝶效应是说，初始条件十分微小的变化经过不断放大，对其未来状态会造成极其巨大的差别。有些小事可以糊涂，有些小事如经系统放大，则对一个组织、一个国家来说是很重要的，就不能糊涂。
通过实例培训，请员工写一些工作分析，写出个人心得，培训三天后交于人力行政部。以员工所写的分析情况初步判断该员工的细节处理情况。
十、员工关系 人力行政部需要走进员工，对员工的心理动向、工作情况，所遇到的难题，等等方面的信息进行了解，站在员工的角度看待公司，及时对员工提出的疑异进行正面的说明讲解，避免员工胡思乱想。听取员工的建议，对员工之间出现的矛盾进行排解，以避免不和谐的情况，导致公司出现人员分划。正确做好公司与员工“桥”的作用。达到上下级的合理沟通。
人力行政部将会对人员异常情况（例如有要离职的意愿）时及时提出书面建议，及时在员工没有提出正试离职前采取动作，以避免公司在人事方面过于被动。 貳、行政篇
人力行政主要工作是：执行办公设备、公共设施日常管理和维护；执行办公用品及日常用品的采购、发放管理；执行公司证照印鉴的管理；执行档案的归档管理；执行固定资产及低值易耗品的管理；执行各种费用的交纳；执行公司对外关系建立维护；执行突发事件处理；执行秘书事务管理；执行安全保卫工作；执行后勤、宿舍的管理；执行行政日常事务处理；执行上级交办事务等。 具体工作流程
一、执行公司证照申办流程
成立公司或申请办理分支机构，先准备办理营业执照相关资料，然后到工商局领取营业执照登记申请表；营业执照申办完毕后，持营业执照原件及公司法人代表身份证复印件办理组织机构代码证；组织机构代码证办理完毕后，准备相关资料办理税务登记证。 总经理和常务副总交办→人力行政部执行（填写出门条）→执行结果反馈
二、执行公司证照印鉴管理
对于公司的各种印鉴及证照，应进行妥善保管，并对其归档编号管理。证照借阅时要严格按照相关借阅程序进行审批、登记，特别是公章的外出借用、加盖，更应该按照公司的有关规定来执行，以免出现不良事件。
借阅审批、登记：借阅部门必须以书面的形式向总经理和常务副总提出申请经批示后至人力行政部进行登记、借阅，登记内容包括：借阅人、借阅时间、借阅档案内容、档案归还时间。到时未归还的档案，由人力行政部跟进询问原因，以确保文件的完整性。
原则上批示总经理批示的书面文件将原件交由人力行政部进行备案。 公章外出借用、加盖：借用部门必须以书面的形式向总经理提出申请经批示后至人力行政部进行登记，在公章借用的过程中一除了例行的登记手续以外，着重对公章的用途进行跟进。
三、执行办公用品及日常用品的采购、发放管理
月末行政部要根据其它部门的请购计划及库存情况，并要根据相关规定作适当储备以备不时之需，作好请购计划单经经理审批后，及时保质保量地采购办公用品和日常用品，采购物品应当定价定点，保证质优价廉。要作好物品出入库登记，每月盘存，帐物相符。
公司办公用品物资的采购，目前每周进行统计，制定物资采购计划呈报总经理和常务副总处，周一将申购单交与人力行政部进行申购（商管部将需购买的物资报给客服中心，由客服统计后每周一到人力行政部申购，其他部门例如工程部、餐饮部、营运部由自己部门专人统计后各自统一申购）；若有特殊情况则可临时申购。从12月开始低值易耗品每月预算一次申购购买，若仍有不足则再次申购。原则上由人力行政部统一购买，属特殊物资经人力行政部同意（同意的同时必须得到总经理和常务副总的批准后），可由申购部门自行购买。 申购流程： 申报
部门申请→人力行政部审核统计（统计申请）→常务副总→总经理审批； 采购、发放
统计申请→采购部→人力行政部审核验收→通知各部门领取确认→归档； 人力行政部在“申报”流程中必须做好数量统计、价格审核，制作采购计划，呈报总经理和常务副总审批。而在“采购、发放”的过程中行政部将对物品进行验收，对其数量、金额做好统计工作。
采购要点：
1、采购员根据核准的采购计划，按照物品的名称、规格、型号、数量、单位适时进行采购，以保证及时供应。
2、对正式供应商要建立档案，供应商档案除有编号、详细联系方式和地址，每一个供应商档案应经审核才能归档。供应商档案应定期或不定期地更新，并有专人管理。
3、大宗用品或长期需用的物资，根据核准的计划可向有关的单位、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。
4、计划外和临时少量急需品，经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购，以保证需用。
5、采购部门对所有采购物资建立价格档案，对每一批采购物品的报价，首先与归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则要做出说明。
6、采购单一式两联，打购自留财务联报销、一联存于人力行政部，以便于人力行政部对采购物品进行统计，预计次月采购计划。
四、执行固定资产及低值易耗品的管理
对于公司所有的固定资产以及低值易耗品，需要建立台帐清单，监督各部门于每月25日进行盘点，办公室会根据各部门盘点情况进行抽查，核对帐物是否相符，然后根据各部门盘点状况及调动\\增加状况制作《固定资产、低耗品清单》报表发放各部门；每季度组织财务部对各部门进行全面盘点，核对帐物。对需要报废的资产按照相关程序申请报废，及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对，做到帐物相符。对于资产管理不当、帐物不符，应进行相应处罚。
五、执行各部门及基础设备、设施维修管理
行政部负责根据维修要求安排电工或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制；电工负责对日常维修的材料进行申购及采购，保证质量；各部门对维修质量监督、确认。
六、执行文件档案的归档管理
根据不同种类档案的特点，做好系统编目、分类存放、排列有序，定期收集各类文件资料，并整理立卷归档。
七、文件资料收发、复印、传真、打印管理
各类文件资料收发、复印、传真、打印均需在登记薄上作好详细登记、记录，及时将各类信息（通知、文件）进行上传下达，特别是各类行政通知、重要信息应在公司领导审阅后及时传递给相关部门。
八、执行各种费用的支付
按时申请、交纳公司各项费用，例如：电话费、宿舍租金、水电费、车辆养路费、工商管理费等。并将所要交纳的各项费用进行审核记录，对各项资金审批单归类管理。做到资金审批的及时、准确，以确保各职能部门工作的正常开展。
九、执行对外关系建立维护
建立良好的公共关系平台是企业正常经营的关键，行政部门肩负着对外沟通、协调的重任，要把对外关系维护作为重要工作来抓，企业的经营活动涉及到方方面面的关系，既有政府部门的，又有社会关系的，哪方面关系处理不好，或多或少都会有一定影响。在平时的工作中要经常保持与已有关系的联系与沟通，并结合实际情况，建立新的公共关系。在对外交往中要自觉维护公司形象，要将对外关系维护情况及时向领导汇报，以便作出符合公司利益的调整。
十、执行处理突发事件
公司各种突发事件出现后，行政部门在收到信息的同时，要根据事件影响的大小，迅速向领导汇报，并及时处理，将有可能对公司或个人的不利影响降到最低限度，情况特别紧急又不能向领导及时汇报时可先处理再汇报，但事后要向领导阐明原因。在处理突发事件时，应把握有利原则，要充分维护公司或员工的利益，树立好公司的整体形象。
十
一、后勤服务保障
行政部门要将后勤服务保障列入日常工作中，要加强对宿舍、车辆的管理，为员工提供较为良好的生活、住宿环境，在符合经费开支规定的情况下使大家基本满意。收集员工建议，提高保障质量；
安全工作是企业的一项重要工作，行政部门是安全工作的主要执行部门。日常工作中应将安全工作、保密工作列入议事日程，要真正做到天天讲安全、处处抓安全，人人有安全、保密意识，只有安全保密工作做到位了，才能保证公司的正常工作秩序和正常的经营活动。要充分明确重点保卫位置，不定期地组织检查，认真查出安全隐患，及时消除潜在的安全危害并作好记录。要落实安全责任制，签定安全责任制，规划安全教育、培训计划并认真加以实施。
十
二、日常事务处理
行政部门的工作杂而乱，涉及面广，大小事情多，并且很多事务具有不可确定性，临时出现的工作，会给当日计划工作带来很大的冲突，这时就要择其轻重而处理。总体来讲，行政部门属于服务保障部门，是为其它部门服务的，所以也要协助他们处理不涉及本部门的日常事务。否则会影响正常工作秩序，甚至会影响经营活动。故日常事务的处理是行政工作的重要方面。
十
三、执行上级交办事务
优先完成领导交办各类事务，规定时限内完成不了的，应向领导说明其原因，并尽力尽快完成，最终将完成结果向领导汇报。
