XXXX 公 司 文 件XX文[2013]？？？号签发：XXX
会议管理办法
第八条凡需要上级领导参加的会议，召集部门应提前请示领导或邀请参加。
第九条各部门应坚持部门服从公司，局部服从整体的原则，避免会议时间冲突。
第十条会议组织部门要做好会议是否召开、会议参与人员、主持人的把关工作。不必要的会议坚决不召开，没必要参加的人员坚决不要求到会，每次会议明确主持人。
第四章会议管理
第十一条会议召集部门应做好充分的会前准备，拟定会议议程、预估会议用时、准备会议材料、落实布置会场、做好签到等工作，确保会议所需设备、器材、场地及时安排到位；需要使用公司总部会议室1个小时以上的必须提前一天与行政部预订会议室，以避免因会议室使用冲突耽搁会议召开。
第十二条会议召集部门应至少提前一天发布会议通知，告知明确的会议主题内容、需要提前思考准备的工作事项、数据报表或会议素材，以及会议大概用时。
第十三条会议主持人会前要简明扼要地介绍会议目的、会议议程、会议时间、会议召开形式等；会议进行中要全面掌控，正确引导发言，发现汇报跑题、空洞或冗长等要及时提醒或中断；对违反会议管理规定的人员要立即指正；严格控制会议时间，原则上不超过预定的时间。
第十四条与会人员应充分做好会前准备；会议期间全情投入，不说闲话、废话，发言言简意赅，针对性强，并按会议要求控制发言时间；与会人员应认真领会会议精神，积极发言，为公司的发展献计献策；会后形成的决议必须严格执行，及时传达。
第十五条会议应有专人负责记录和整理会议纪要，会议记录负责人应及时把会议纪要以统一的格式录入电脑文档，并按要求进行上传业务跟踪系统或发邮件流转。会议纪要发送的时间要求：每次例会结束后，会议组织部门应在24小时内按规定将会议纪要发送给相关部门及领导（特殊情况报分管总审批后除外）。
第十六条对于会议决议需实施的相关工作计划及工作任务，由各会议召集部门或会议负责人安排跟进了解工作开展情况，各与会人员应及时查阅会议纪要内容，并按决议要求执行。
第十七条会议材料的归档：各级会议的相关文件资料、会议签到、纪要、简报、照片、录像、领导讲话等均应由会议组织部门指定专人及时整理归档。
第五章 会议纪律
第十八条与会人员应遵守如下纪律：
1、与会人员必须按会议通知时间按时到会，不得迟到、早退或无故缺席，会议期间应将通讯工具调为振动或静音模式，并不得随意拨打或接听电话、发短信息，也不得随意走动；有特殊情况确需外出的应先征求会议主持人同意。会议有其它特殊要求的，由组织部门会前另行通知。
2、会议内容如有保密事项，与会人员必须严格遵守保密纪律。
3、会议考勤处罚参照公司出勤管理制度执行。
第六章附则
第十九条本办法由企业管理中心负责制订、解释和修订。
第二十条本办法自发文之日起执行。
附件一：《公司及各部门例会安排表》
附件二：《会议纪要》
附件三：《会议签到表》
XXXX有限公司
二O一三年十月一日
主题词：会议 管理
抄报：
发至：各部门、各分公司
存档：企业管理中心印发：1份
