仁欣社 常用文书培训------严一岚
仁欣社2012-2012年度社员培训
培训内容：
1、通知
2、活动策划
3、活动总结
4、活动材料制作
5、通讯稿
6、工作计划
7、工作总结
8、邀请函
一、【通知】
通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；
发布规章；
传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；
任免或聘用干部。通知大多属下行公文。
通知的格式，包括标题、称呼、正文、落款。
1、标题：有完全式和省略式两种。 ①完全式包括发文机关、事由、文种。 ②省略式，例如《关于××的通知》。 通知内容简单的，只写“通知”两字，这也是省略式的一种。写在第一行正中。可只写“通知”二字，如果事情重要或紧急，也可写“重要通知 ”或“紧急通知”，以引起注意。有的在“通知”前面写上发通知的单位名称，还有的写上通知的主要内容。《劳动人事部关于设立“劳动保护科学技术进步奖”的通知》
湖南省政府办公厅《关于开展规章和行政规范性文件清理的通知》。《关于某某同志的免职通知》《关于某某等6名同志的任免通知》
2、称呼：写被通知者的姓名或职称或单位名称。在第二行顶格写。(有时，因通知事项简短 ，内容单一，书写时略去称呼，直起正文。)
3、正文：另起一行，空两格写正文。正文因内容而异。开会的通知要写清开会的时间、地点、参加会议的对象以及开什么会，还要写清要求。布置工作的通知，要写清所通知事件的目 的、意义以及具体要求和作法。
4、落款：分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期。需要写明发文单位、联系人、发文日期并加盖公章。
二、【活动策划】
活动策划是在活动开展前，为了明确任务、提高质量，对将要举行的活动总体安排的书面材料。
（一）标题
标题要清晰明显，避免过于笼统。
（二）正文
1.活动主题2.活动背景3.活动目的（根本） 4.活动形式（创意）5.活动时间6.活动地点
7.参与人员开展8.活动主办单位9.承办单位 10.前期宣传（夺人眼球） 11.后期宣传（网络、微博、人人） 13.活动开展（包括活动流程安排、人员安排、奖项设置、时间设定等，涉及到奖项评定标准、活动规则的内容可选择以附录的形式出现）
14.活动风险预测和解决方案15.经费预算（开源节流）16.活动预期效果
（三）落款与日期
三、【活动总结】
1、介绍活动的基本情况是怎样的：将活动的准备过程及具体的实施过程描述清楚。
2、本次活动主要针对目标或结果实行了怎样的措施。
3、说成效：组办了本次活动取得了怎样的成效。是否达到预期效果,效果如何。
4、活动的特别之处：与其他活动，或者往次活动的不同之处。有何特点。
5、总结活动中存在的问题和不：。筹备中、或组织上、或举办的过程中有任何的不足之处、不完善之处。
6、下一步如何打算，或者在以后的活动中，打算怎样更好的组织。
四、【活动材料制作】
1、封面（有个性、突出主题、配上图片）
2、目录
3、策划书
4、活动过程记录（过程详细，记录上照片）
5、活动总结
6、活动前期宣传（横幅、海报、宣传单、微博、人人等）
7、活动后期宣传（宣传文章、通讯稿--社联、基金会、图片、网页截图）
8、活动后期影响力（活动达到的目的、同学们的反响、意见的回馈、整体效果）
9、附录
五、【通讯稿】
通讯，是运用叙述、描写、抒情、议论等多种手法，具体、生动、形象地反映新闻事件
或典型人物的一种新闻报道形式。它是记叙文的一种，是报纸、广播电台、通讯社常用的文体。
特点： 严格的真实性、报道的客观性、较强的时间性、描写的形象性
构成要素：标题、首段、内容、结尾、背景
标题——简短精悍，一眼明主题
单标题
1、基础医学院党史校史知识竞赛成功举行
2、指尖翻飞秀技能，推敲琢磨会群雄
双标题（主副结合标题）
1、交流•合作•共赢----药学院第八期团校团训
2、给你一块基石 让你看得更远——护理学院成功举办2011年新老生交流会
首段——几句话概括新闻的核心、揭示主题
五个W+一个H
Who——主要人物When——活动时间Where——活动地点 What——活动内容Why——活动意义How——活动形式 内容——承接首段
第一，主题要明确。有了明确的主题，取舍材料才有标准，起笔、过渡、高潮、结尾才有依据。
第二，材料要精当。按照主题思想的要求，去掂量材料、选取材料；把最能反映事物本质的、具有典型意义的和最有吸引力的材料写进去。
第三，角度用第三人称。表达文章的客观性
第四，忌讳：首先、其次、然后、最后这样的流水账表述；
在开头描写事情的准备工作，会冲淡文章的主要内容
结尾——承前（启后），强调活动的意义
活动意义本次活动获得圆满成功！
写好通讯稿=留心观察、不会就问、偶尔八卦、多多练笔
六、【工作计划】
工作计划是根据指示精神对未来一段时间内的工作提出初步设想和总体安排形成的书面材料。
（一）标题
正副标题型样式：正标题用一主题型语句概括，使用小二号宋体，副标题为四号宋体，并注明部门、时间，均加粗、居中。
（二）正文
正文使用小四号宋体，1.5倍行距，正文中的小标题可加粗。
1.前言：简明扼要表达出制定计划的背景、根据、目的、意义、指导思想等。
2.主体：按实际情况分几个小标题写，如部门计划可以分为常规工作、特色工作和其他工作；机构计划如团委学期计划可分为思想建设、组织建设、社会实践、志愿服务、学术科技和校园文化建设等方面。
3.结语：该部分可以补充说明有关问题，也可以立信心，表决心。
（三）落款
正文右下方，包括署名和计划制定的日期，日期用中文，四号宋体。
（四）页眉与页码
应插入页眉与页码，页眉一般是副标题的内容，居中。页码居中。
七、【工作总结】
工作总结是学生干部在工作进行一段时间后，为了发扬成绩、总结经验，对工作的完成情况进行系统性地深入分析，并指出指导性意见的书面材料。
根据时间划分，可分为年度总结、学期总结等；根据范围，可划分为部门总结、活动总结等。
（一）标题
一般由单位名称、时间、主要内容、文种组成。
（二）正文
1.前言：是总结的开头，主要用来说明基本情况。包括单位名称、工作性质、主要任务、总结目的、主要内容等，文字尽量精简。
2.主体：主要包括工作开展情况、经验总结、今后工作的设想和努力方向等内容。在该部分可以插入相关图片。
3.结语：是总结的升华部分，展望未来。
（三）落款
署名及总结完成的日期。
（四）页眉与页码
应插入页眉与页码，页眉一般是副标题的内容，居中。页码居中。
八、【邀请函】
邀请函是公务礼仪书信的一种。在个人社会交往中, 一般叫请柬或请帖。邀请函的篇幅不长, 写法相对简单一些。又称邀请书、邀请信。
邀请函是一种礼仪性函件。属于公务文书中“函”的一种, 用函的形式正式告知邀请对象参加有关活动事宜。
邀请函使用的情形大致有:
邀请参加会议及仪典, 如一些纪念性庆祝大会、典礼、仪式等。
邀请参加大型文体活动, 如运动会、文艺晚会、联欢会等。
邀请参加各类学术性、专业性会议, 如学术研讨会、座谈会、论证会、鉴定会等。
邀请函通常用来邀请上级领导、兄弟单位及外来嘉宾。礼遇较高的邀请, 则用印制精美的标准请柬, 以示礼貌和庄重。单位系统内部有时为了表示尊重, 也可以自行印制较为简单的请柬。
怎样写邀请函?
邀请函的结构写法类似公函。包括标题、称谓、正文、敬语及落款几个部分。
标题。一般只写“ 邀请函”, 字号比通常标题要略大一些。有时也可以加上“事由”, 如“关于参加中华民族凝聚力研讨会的邀请函”。
称谓。是对邀请对象的称呼, 写明对方姓名、职务、职称、学衔。也可以用“ 同志”、“先生”、“女士”、“小姐”称呼。有时还可以加上“ 尊敬的”之类定语。
正文。邀请函的主体, 写明邀请的主要内容,包括参加或活动的时间、地点及简单提示。有较为详细出席说明的, 通常要另纸说明, 避免邀请函写得过长。
敬语。末尾用“敬请光临”、“敬请光临指导”、“请届时出席” 之类的敬语。有些邀请函可以用“此致敬礼”、“顺致节日问候”等敬语。
落款。落款写明发文单位及时间。正式邀请函要加盖公章, 以示庄重。
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2013年4月21日
