HR如何做到让员工“清白”离职
员工离职不“清白”原因分析
虽然我们的人力资源部门可以推脱说车辆、办公用品、笔记本电脑、公款等是属于公司的后勤部门或者固定资产管理部门管理的，和人力资源部门无关，但实际上，公司是一个整体，公司发生这样的损失和人力资源部门有着很大的联系，尤其是在员工离职交接的时候，一定要等到所有的部门都交接结束了，人力资源部门才可以办理离职手续。在很多的企业中，员工递交辞职申请后就“玩失踪”找不到人了，陷企业于被动之中。由于物品、工作没有及时移交，产生了很多的后续问题，使工作出现中断，无法正常开展。往往这时候也是人力资源管理者最头疼的事情，欠员工的钱一分都不能少，又不能收取员工的押金，扣留员工的档案、材料、工资等，这些都是劳动法律、法规中所不允许的，即使暂时扣留，那也是缓兵之计，要是一但员工告到仲裁处，告到法院，企业肯定是没理的，何况现在的员工，维权意识越来越强了呢！
那么，为什么会发生员工离职不归还公司财产的事情呢？
首先一点就是对于公司财产，一定要产权清晰，公对公，私对私，来不得半点含糊的。对于一个公司来说，无论是从固定资产管理的角度还是从财务管理的角度，以员工个人的名义，由公司出资购买车辆总让人觉得有点不可思议的，尽管可能以个人名义购车会减免部分的费用或者手续，但公司显然没有预计到这样做可能会给公司造成什么后果，最终出现了小赵失踪，公司措手无策的局面。受损失的是公司，很可能损失的这笔费用比当初节约的费用要高出许多，得不偿失啊。退一步讲，即使以员工个人名义购买了固定资产，那也应有个相关的协议，给谁使用，怎么个用法，出了事故怎么办等等，应明确一下双方的权利和义务，不然就这么一笔糊涂帐，怎么说的清楚？
其次，人力资源部门所掌握的员工的个人资料、信息不完善，没能及时更新也是造成员工离职不归还公司财产的原因之一。人力资源部门从招聘开始，到培训、绩效考评，再到薪酬发放、缴纳养老保险等所有的操作过程都是在与员工打交道。公司里的每一个员工都是人力资源部的客户，是服务的对象。关注员工的需求变化，关注员工的动态，是人力资源部门的工作职责之一。我们很多公司都在讲“以人为本”、讲“人性化”，那么具体体现到什么地方呢，就应该在平时的一点一滴上，人性化是个很具体的生动的理论，它不是高喊的口号。比如，人力资源部门的人应多关心员工身体状况，家庭变故等等，多做暖人心的事情，这一方面体现了公司对员工的关心，另一方面其实也是为了更好的掌握员工的思想动态，及时发现问题，采取相应的措施，避免陷公司于被动。
专家处方
第一，该公司要吸取财产产权不明晰的教训，一定要严格区分公司财产和私人财产，切不可为了贪图一点点小便宜而放弃了原则。无论是公司的什么人，都不可以以权谋私，把公司的财产划到个人的名下。由公司出资购买的公物，任何人均只有使用权，而没有所有权。同时在领取公物、办公用品的时候一定要做好出入库登记，每一件物品的来龙去脉都要清楚，哪怕是低值易耗品，也必须有个领用清单。采用严格的出入库制度，不仅保证了公物、办公用品的安全，对现今社会所大力宣传的节约增效也是有好处的，至少不会有人借公司的名义来处理私人的事情了。
如果说已经发生了公司财产所有权不清的状况，那就要及时采取补救措施，尽早和公物的使用者签定相关的协议，明确公物的使用者、使用方式、使用期限，使用权限等等。需要注意的是在明确使用者的权利的同时我们也不要忘了规定使用者的义务，必须对他们有一定的约束。同时，一定要采取白纸黑字，双方签字的形式，这既是为了保护公司的财产，也是公司对员工负责任的表现。
第二，无论公司是大是小，都必须建立和完善各种规章制度，尤其是财务制度，考勤制度、固定资产管理制度等等。案例中的公司在长达4年的时间里，竟然一直以分期付款的形式给公司的员工支付着各种车辆费用，而没有提出异议，可见该公司的财务制度是多么的形同虚设。在这4年里，难道人力资源部门就没有发现这样的事情？要知道，在没有专门设立审计、监察等部门的机构里，监督、检查的职责很大一部分是由人力资源部门来承担。人力资源部门应该主动和其他业务部门进行沟通和协商，了解即将和正在发生的和公司、个人有关的事情。那么在人力资源部得知公司以小赵名义购买了车辆，并且还款期限到2006年4月后，就可以顺势追加小赵的服务期，把劳动合同期限延长到2006年4月，这样既保护公司财产，避免带来损失，对小赵也是个强有力的约束。
第三，人力资源部门既然是和公司内部所有员工打交道的部门，那么他就有责任去搜集、完善员工的资料和信息，多留意员工在八小时之外的动态，多方面去关心员工、爱护员工、帮助员工，这一方面也体现了公司的“人性化”，展示公司良好的企业文化，让员工感到公司的温暖，同时另一方面也是对员工信息的及时更新和掌握，建立起良好的沟通机制，在必要的时候能够及时发现苗头，采取措施，保护公司财产。我想，案例中小赵终止劳动合同，不归还公司车辆，肯定事先是有“预兆”的。遗憾的是，人力资源部没有及时发现这个“预兆”，在发生事情后，根据小赵曾经登记的记录又是查无此人，“销声匿迹”了。这就提醒我们人力资源管理者，在登记员工个人信息时，要及时主动地更新员工最近的信息，在登记时，尽量多掌握员工固定的资料和信息，比如，家庭住址、固定电话、身份证号码、配偶子女情况、父母情况等等，以便在发生事情后，能迅速地找到员工或者直系亲属，防止事件的进一步恶化。
第四，人力资源部在办理员工离职手续的时候，一定要等所有的公物、公款、工作都移交清楚后再办理相关手续。尤其是对劳动合同即将到期的员工，尤其要注意其动态，应在合同到期前30天内书面发出是否续签合同。如果员工希望继续续签，那么就要及时做好准备；如果员工不愿再继续续签合同，那就要及时和部门沟通，安排换岗、调整工作等事宜。
还有，对于员工离职，离职面谈是个不可缺少的环节。一般来说，员工选择离开公司，那么他是很愿意把心里话说出来的，这些话是人力资源部门人员在平常的工作中很少能听到的，而这些话对于今后公司在管理、经营上都是很有裨益的。更关键的是，在与离职员工进行面谈的时候，会了解员工离职的真正原因，还有就是工作、公款、公物的移交情况，如果没有移交清楚，那就一定要等所有移交结束后才能出离职证明，结算工资、转出公积金、养老保险，进行终止合同备案等等，让他们“清清白白”地离开。
那么对于已经发生员工离职不归还公司财产的事情，公司在多次寻找未果的情况下，一是可以与当地的公安机关联系，希望他们帮助公司一起寻找和解决问题，二是可以采取刊登报纸、发公告、请公证人员公证，征求证人，搜集证据等手段来维护自己的权利。应该强调的是，公司出现了一个小赵，如果处理不当，很可能会出现两个小赵、甚至三个小赵等，所以公司在处理这个问题是，手段一定要强硬，也算是起到杀鸡骇候的效果，避免发生重复类似的事情。
