浅议人事档案管理中存在的问题及建议
宁夏地质工程勘察院张凤翔
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人事档案的作用是知人用人的重要依据，是澄清个人有关问题的最佳信证，是人才开发的重要信息源。进行社会主义现代化建设，人才是关键，各级组织、领导都必须重视开发和利用人才资源，一份人事档案可以提供一个人成长的基础数据和系统全面的信息。随着市场经济的建设，人们以经济为中心的意识增强了，人才的重要性的意识提高了。但由于种种原因，人们利用、重视人才档案的意识逐渐下降、淡漠了，尤其是在人事档案管理中出现了诸多问题，如果这些问题不引起全社会的重视，势必影响我们事业全面健康的发展，本文就人事档案管理中存在的问题及建议，谈些浅见。
一、人事档案管理中存在的问题
1、时代的变迁，利用目的的转移，人事档案利用率下降。在那个偏激的年代里，人事档案可主宰一个人的政治前途。人事档案让人望而生畏。十一届三中全会后，为解决历史上造成的冤假错案，为*时期的遗留问题平反昭雪，为众多的人和事提供了可靠的依据，在那段时间，人事档案曾引起各级组织、领导的高度重视和关注。随着我国社会主义建设的重点转移到经济建设上，人们关心政治的少了，感觉到那个整人、治人的事不再发生了，人事档案在人们生活中意义不大了，不再关心人事档案。更严重的是在选拔、任用干部、聘用人上，某些领导不看该同志的人事档案，而是凭主观感觉。在人员流动上，有些单位特别是个体、外资企业录用人员只需学历证明、本人填一份个人履历表即可确定是否录用，把人事档案看成是可有可无之物。
2、人事档案材料内容中存在片面、不真实的等问题。政治历史材料多，业绩、专长特点材料少，鉴定考核材料中成绩多是千篇1律赞扬术语，缺点是千人一面的希望之词。为了某一时期的个人需要人事档案中的出生年月、参加工作时间、文化程度及学历记载前后不一，不尊重事实的情况，某些领导干部档案也存在此类现象，流动人员档案中这类情况更为严重。
3、人事档案信息开发利用程度低，未发挥应有作用。现单位人事档案利用工作大多是被动服务，只是等待领导及有关人员来查阅，缺乏主动精神，而且利用材料主要是当团材料、落实政策
1和工资调整方面的，真正用于人才选拔、培养开发及预算等方面的较少，没有发挥人事档案应有的作用。
4、人事档案管理落后，管理水平低。目前，不少单位的人事档案由人事劳动部门管理，大多没有专职人员负责人事档案工作，人事档案长期得不到整理，档案室内设备简陋，最常见的是一个人的材料一个袋（盒）子，有材料时往里一装，没有严格鉴定、整理，材料是否真实无人监督，造成档案中“假货”泛滥成灾。根本做不到“归档齐全完整、鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”的要求，有的单位组织不相关人员对档案进行整理，有的甚至整理自己或亲属的档案，严重存在零乱无序、档案泄密和丢失部分档案内容的问题。
二、对人事档案管理的建议
1、开展对人事档案正确使用的宣传、引起各级领导的重视，加强党和国家关于人事档案管理的方针政策、管理制度、节约利用等制度的宣传力度，特别是社会主义市场经济条件下和改革开放环境中，人事档案与机构改革、干部人事制度改革密切相关的。不仅人组织部门、人事档案管理人员应掌握和贯彻党和国家有关人事档案管理方针、政策、法规，而且还要使各级领导了解，引起他们的高度重视，并自觉遵守人事档案管理的规章制度。
2、加强对人事档案管理的宏观控制与业务指导，逐步对其实行法制化和规范化管理。目前，各单位人事档案管理体制是完全不同的。因此，管理方式与要求上存在较大差异，人事档案到底归属哪个部门没有统一制度，但是，加强対人事档案管理的宏观控制与业务指导是完全可能的。国家可制订统一的、专门的人事档案政策法规，对人事档案管理执行强制性严格、规范化管理，那样必将使人事档案管理水平与质量有较大提高。
3、改革陈旧的管理方式和管理手段，逐步实现人事档案管理的科学化、现代化。人事档案管理改革面临着人员短缺、资金不足、档案室藏储结构不合理、配套制度跟不上、人们档案意识淡漠等诸多难题。要加速领导观念的转变、配备合格的档案管理人员、增添必备的管理设备、建立适用性较强的计算机人事档案管理数据库，根据单位经济能力逐步升级改造旧管理设备，花力气改变人事档案管理中存在的错误方式和管理水平，充分利用人事档案这一无形资产为我国的社会主义现代化建设服务。
4、在人事档案信息的开发利用上，应从形式上由完全被动变成为部分主动出击服务，从内容上由单一狭窄变为丰富全面。人事档案管理人员对管理人事档案内容应非常熟悉，应主动积极地配合机构改革、干部人事制度改革、人力资源开发，提供有一定超前性、参考性的人事档案信息；同时结合各单位人事档案记载、人员流动政审、干部任免、人才挑选提供全方位的服务，改变过
去那种等人来查、领导来问等被动服务方式，尽可能采取积极主动的方式为领导服务，当好参谋。
5、提高人事档案管理人员素质。每一位档案管理者都应明白，在当今信息社会里，人事档案是一种极其宝贵的信息资源，是一个单位乃至社会的无形资产，档案管理工作是一项具有重大意义的工作。同时档案管理工作又是一种特殊的职业，它有鲜为人知的苦与乐。目前社会上人们的档案意识还很薄弱，不少单位不重视人事档案管理工作。所以，在这种情况下，每一位人事档案管理工作人员更应具有高尚的思想品格，过硬的业务能力，严格的组织原则性，严肃认真地把好关。对需要归档材料要认真严格鉴定、识别真伪，做好这点是决定人事档案质量优劣的关键。档案管理人员也应多渠道多途径地宣传档案知识，并在接待、提供利用档案信息时为领导在选拔、任用人时当好参谋，为人才流动架起桥梁，并在工作中不断充实自己，不断提高自己的政治、业务素质。各级领导也要关心、帮助他们解决生活、工作学习上的困难，为他们创造一个良好的工作氛围。
随着我国经济建设的飞速发展，人才市场、就业洽谈会遍布全国各地，各行业的人员流动越发频繁，人事档案将越来越显示它应有的价值。因而，学习人事档案知识，改变过去不合理的思想和落后的管理方法势在必行、刻不容缓。
