高级秘书究竟“高”在何处
[摘要] 随着社会经济快速的发展变化、互联网技术迅速普及，作为辅助领导决策、管理的秘书工作，其角色及所从事的工作也出现了新情况，这导致区别与传统意义上的“秘书”——高级秘书的大量涌现。高级秘书在工作层面、素质层面、品行修养层面等各方面起点高、要求高，无论是从理论层面分析还是从工作实践层面考察，都充分体现了其“高人之处”。高级秘书工作的综合性、高层次性决定了高级秘书素质提高的复杂性、艰巨性和长远性，决定了大力培养高级秘书，提高秘书工作者整体素质成为一个永恒而深刻的命题。
[关键词] 高级秘书 工作特点 综合素质 品性修养
Senior Secretary whether the \"high\" where
[Abstract] With the rapid development of social economy and the rapid popularization of Internet technology, secretarial work ,as the work of the auxiliary leadership decision-making and management , the role of which and itself also appeared in the new situation, led to increasing senior secretaries that were different from the traditional secretaries.Senior secretary was required high starting point in work, quality and moral and all other aspects, which fully reflected the level of the \"master\" whether from theoretical analysis aspect or from the work practice side.Its comprehensivene and high level decided the complexity, difficulty and insufficiency of its quality improvement, and made the development of senior secretary with great effort and the enhancement of its overall qualities as an eternal and profound subject.
[Key words] Senior Secretary
the feature of the work omprehensive quality
moral character
引 言
随着社会经济快速的发展变化、互联网技术迅速普及，我国政府、企事业单位、团体的管理和经营发生了全面深刻的影响。作为辅助领导决策、管理的秘书工作，其角色及所从事的工作也出现了新情况，主要体现在工作范围更加扩大、工作内容更加丰富、对领导工作介入更加全面、对秘书素质要求更加严格等，这导致区别与传统意义上的“秘书”——高级秘书的大量涌现。
在一般人眼中，秘书，尤其是中小企业、乡镇机关中 “秘书”，主要是从事收发信件、办理杂事等简单、枯燥、机械的工作，毫无技术含量可言。然而有一些秘书却在单位起着极为重要的作用，一举一动关乎全局，吸引了无数人的目光，这些人就是“高级秘书”。随着高级秘书在各行各业中所起的作用越来越大，研究高级秘书究竟“高”在何处成为了一项具有研究价值的工作。而研究其 “高人之处”，并不是意味着“普通秘书”应该退出历史舞台，而是告诉秘书工作者，应该不断提高自己，适应新形势，不断完成自身角色的转变和素质的提高。为领导提供及时有效的服务，在自身素质上有所提升，适应快速多变的工作节奏和工作方式，适应高级秘书工作的多样化和复杂性。
一、工作层面上的高层次
高级秘书工作层面上的高层次是时代发展进步的必然，也是秘书工作发展规律的必然。主要体现在工作范围的扩大，内容的深化，工作性质的综合化趋势，角色的转变。
(一) 工作范围、内容的扩大
与普通秘书相比，高级秘书从事的工作面更广阔、内容更为丰富，涉及单位工作的方方面面。不仅包括文书拟写、档案管理及利用、大中型会务工作、调研工作与信息管理、信访工作、协调工作、督查工作、大型活动的策划等方面，，还介入决策，参与管理。“他们的工作不再停留在被动地为领导工作服务、单纯的办文办事和收发传递上，而更加注重辅助决策、信息服务、主动服务和科学管理。”高级秘书职能侧重于信息、管理和领导事务辅助。“据调查，高级秘书更多承担了高层次的信息辅助工作：76%的单位高级秘书承担重要文稿起草的职责；【1】 2
56%的单位高级秘书承担调研和信息分析的职责；59%的单位高级秘书承担辅助决策的职责。高级秘书在管理活动中还发挥着重要作用：57%的单位高级秘书承担着内部管理和协调工作，85%的单位高级秘书承担着会议筹备和组织工作。另外，帮助领导处理各种事务也成为高级秘书的一项基本职责：58%的单位高级秘书要帮助领导进行对外联络，63%的单位高级秘书要帮助领导处理日常事务。”（丁宁，《职业需求成热点，综合素质成关键》，《秘书》2006年第8期，第18页）
(二) 工作性质的不同
普通秘书更多地是从事事务性的工作，与领导的关系并不是非常密切，身份上也一般只是普通工作人员，地位也较高级秘书低，其最主要的功能是积极提供专项服务，保障领导工作及整个管理工作正常运行，最显著的素质特征是熟练的专业技术能力。专业技术性、服务性、单一性是普通秘书的显著特征。
而高级秘书主要是在单位中从事文字、组织、协调甚至是决策工作。其不仅包括文字、行政秘书，还包括办公厅(室)主任、秘书长等具有领导职责的人员。他们参政议政，深入到决策全过程，是领导的重要助手，有的本身就是领导成员。而文字、行政秘书在日常工作中，需要准确领会上级、领导的意图，把握上级、领导思路，在办文、办事、调研过程中，起到领导“代言人”的作用，他们的工作，对领导决策起到重要的参考作用。因此，高级秘书与领导层最为贴近，辅助领导决策、实施综合管理是他们最主要的功能。高级秘书在从事秘书工作时，主要是运用自身的相关技能为领导决策提供参考、意见、建议，起到辅助决策的作用。其对领导工作的参与度大，也更为深入。在日常工作中，高级秘书不仅是领导工作的助手，为领导处理各类事务，更是领导的参谋，参与到领导决策的过程中，为领导决策提供参考。高级秘书的工作具有参与性、辅助性、综合性的特点。
(三)扮演角色的转变
决策是领导的基本职能。作为在领导身边工作的高级秘书，最接近领导，是领导的助手，责无旁贷地承担着辅助决策的任务，对领导施以非权力的影响。在辅助决策方面，高级秘书的主要职责是为领导提建议、当参谋、出点子、做助手。在领导身边工作、学习，领会上级文件精神比较多，提出意见、建议的机会、被采纳的可能性也更大一些。从这个意义上讲，无论是高级秘书提出的意见、建议被采纳，或者在起草文件时把自己的意见、看法、观点融入文稿而被领导认可， 3
实际上高级秘书就已经发挥了辅助决策的作用。另外，高级秘书在工作过程中，作为领导的代表，会直接接触相关的工作及工作人员，掌握第一手的资料和信息，高级秘书把收集的资料、信息加以整理汇总，并提出建议，提供给领导作为参考，为领导决策服务。
参谋，从字面上理解，是参与谋划之意，即是提出处理问题、解决矛盾的建议。任何一个领导者，都需要参谋人员为其出谋划策，领导管理的是一个大系统，所要解决的问题几乎都是综合性的，需要经常就政治、经济、文化、科技、教育等方面和重大问题作出决策。“一个领导者，无论其智能素质有多高，他的知识面总是有限的，任何领导者的个人智慧，都不足以应付现代社会面临的极其复杂的问题，加上个人的能力和活动范围毕竟有限，这就需要依靠参谋这个‘思想库’
【2】来弥补个人的不足，以求实现正确科学的领导，最大限度地减少和避免失误。”能给领导发挥参谋作用的部门和人员很多，而在领导身边工作的秘书人员却独占鳌头。在实际工作中，领导决策的每个阶段乃至每个环节都与秘书工作密切相关，相互融为一体。
同时，高级秘书也是领导的助手。“‘助手’指‘不能独立承担任务，只协助别人进行工作的人’。它的重要作用体现在协助领导实现领导意图。”高级秘书工作的辅助性是从他和领导工作的关系产生的。“辅助”即辅佐、协助、从旁帮助。领导活动过程中，有许多繁杂而具体的行政事务工作，领导不可能也没有必要事事都去解决和处理。因此，大量日常事务的管理与承办，就自然地落在作为领导助手的高级秘书身上。而高级秘书可以在领导授权的范围内，处理相应事宜，把领导的精力从日常事务中解脱出来，集中精力想大事、顾全局。
【3】
二、综合素质层面上的高要求
高级秘书的综合素质层面上的高要求是由高级秘书更加扩大的工作范围、更加深化的内容、更为细化的职能，趋向于综合的工作性质以及侧重于参谋角色的新变化所决定的。
（一)知识层次上的高要求
高级秘书必须具有丰富的知识结构。“高级秘书工作的综合性决定了高级秘
【4】书的知识结构构成必须多样性。”“随着社会组织的‘扁平化’趋势，将使2/3的中间层管理人员快速消失，取而代之的是介于领导与普通秘书(文员)之间的高级秘书（办公室主管等)，秘书将因其职能的扩大，而在工作中扮演复合型管理【5】人员的角色。”高级秘书作为领导的参谋与助手，必须有丰富的知识结构，高级秘书工作的综合性决定了高级秘书的知识构成必须多样性。高级秘书是具备多种技能的复合型人才。高级秘书的发展将会出现五种模式，即信息管理型复合秘书人才模式，外向型、国际通用型复合秘书人才模式、经济商务型复合秘书人才模式、法制型复合秘书人才模式、人力资源管理型复合秘书人才模式。可以说，无论是怎样的培养模式，高级秘书都不能只依靠单纯秘书的技能即办文、办事、办会的能力就可以胜任这一工作。作为高级秘书，还要懂得管理、经济、外贸、财会、法律，在知识层面上要求全面发展。
(二)能力层次上的高要求
高级秘书必须具备综合能力。许多用人单位选聘高级秘书时明确提出了多种不同于普通秘书的更高的要求，包括能够从事商务谈判、商务活动的要求，有效沟通的要求，能够进行团队管理的要求，进行办公效率和目标管理的要求等。具体来说，就是能够运用商务谈判常识协助主谈者准备谈判、提出有效建议、能够运用谈判技巧、避免陷入误区；能够组织和引导团队进行有效沟通，解决跨文化沟通中的实际问题；能够管理团队，激发效能；能够根据组织目标，提出行政部门的工作计划，并监督推进各项目标的完成等。而且组织规模越大，能力要求也越高。高级秘书的能力结构包括组织管理能力，写作能力，人际交往能力，事务处理和应变能力，调研能力，协调能力，谋划能力和财会管理能力。此外，外向型单位对高级秘书提出了更高的外语应用能力的要求。可见，高级秘书需要具备多种能力，才能胜任自身的工作，发挥好自己的作用。
(三)思维层次上的高要求
思维层次上的更高要求是高级秘书在综合素质层面上的不同于普通秘书的根本体现。在人类社会发展中，创新思维在改造客观世界和主观世界中具有极为重要的作用。“现代领导者面对的是极为复杂而且不断变化的客观现实，面对诸多新情况和新问题，面对各种机遇和挑战，面对日益激烈的竞争，不仅自己需要 5
具有创新思维的能力，而且需要其身边的高级秘书也具有创新思维的能力，以便【6】提供有效的辅助。”高级秘书创新思维的途径很多，包括在综合中创新秘书在信息综合职能综合中，将有关情况、有关要素从新的角度，按新的思路进行思考，探求新的结构、新的功能，按照客观事物发展的趋势，在业务工作中采用新的方法或对领导提出富有新意的建议，从而促进工作有新的发展。或者在客观环境条件发生变化时，高级秘书能敏锐地观察和思考环境条件变化的新特点、新趋势、新要求，协助领导者制定新的对策，并在秘书自身业务工作中采用适应环境变化的新办法，以求得工作的新发展。
高级秘书的创新思维还必须注重与本职业务工作紧密联系起来，以求提高工作效率与领导者的创新思维相配合，以求起到辅助和服务作用与组织功利及事业发展结合起来，使自己的创新思维沿着正确的方向发展。
三、品性修养层面上的高要求
高级秘书特殊的地位、作用，使得高级秘书在个人品性修养层面上有异于常人，乃至于异于普通秘书工作者的更高的要求。
(一)更强的自律意识
高级秘书在一个单位中处于离决策层最近的位置，是离权力最接近的一类人，一举一动自然有很多人关注，在单位的管理中具有举足轻重的特殊地位。高级秘书的辅助决策、参谋的职能使得高级秘书有影响领导决策的能力，此外，高级秘书在领导身边工作，是领导工作、生活中的助手，这些优势也使得高级秘书对领导工作介入较深，在外人看来，就是领导的“代言人”，特别是在一些别有用心的人眼中，高级秘书是他们接近领导的“突破口”和“捷径”。这都决定了秘书在腐败与反腐败斗争中必然要经受较为严峻的考验。不幸的是，有相当多的高级秘书没有通过这种考验。如陈希同的秘书陈健受贿40万元，号称“河北第一秘”的李真，仅收受贿赂就有1000多万元，最终沦为阶下囚。又如从“成克杰案”、“慕马案”、到“丛福奎案”、“陈良宇案”，都有秘书牵连其中难脱干系。这些反面事例都证明了作为一名领导身边的高级秘书，必须要严格自律，廉洁奉 6
公，决不能利用职权吃、拿、卡、要；要为领导的声誉和组织的长远利益考虑，自觉远离意图利用自己接近领导的人；要把自己作为一道坚固的防波堤，为领导把好关、站好岗，挡住各种诱惑和麻烦。做一名“守得住清贫，耐得住寂寞，挡得住诱惑，经得起考验，稳得住心神”的合格的高级秘书。
(二)更严谨的作风意识
由于高级秘书在相当大的程度上影响领导的决策，高级秘书提供的信息也是领导决策的重要依据，有时一个不起眼的数据的失误就能使领导做出截然不同的决策。因此，要特别重视办事的质量，切忌粗枝大叶，马马虎虎。事无巨细，都要准确细致地妥善处理好。听取领导指示、下级汇报，甚至接一个电话，都要认真搞准确，决不能用“想当然”代替事实和政策。每一个数据、每一个事实都力求准确，有真凭实据。在工作中，可能会出现工作部门有意隐瞒事实，意图欺骗领导的行为，这就要求高级秘书有充分的辨别能力和严谨的工作作风，能够深入工作实际，深入基层，充分了解真实情况，掌握第一手资料，使得领导不被不实信息所蒙蔽，做出错误决策。同时，也会促进本单位的工作作风的整体好转。没有严谨的工作作风，不仅会误导领导的决策，造成不可估量的损失，而且会在整个组织中形成一种上行下效、敷衍塞责、欺上瞒下的不良风气，影响工作的顺利开展。
(三)更高的效率意识
高级秘书在一个机关、单位中起着枢纽的作用，高级秘书的工作作用是否迅速、果断，直接关系到机关工作效率的高低。高级秘书提供信息及时，则能使得领导决策及时有效；办理事务及时，则使得领导能集中精力解决大局性的问题；发现问题、处理问题及时，则使得整个组织运转协调有序。同时，高级秘书特殊的地位，起到一种上传下达的作用，是领导与具体工作之间的桥梁。高级秘书工作效率高，不仅仅能代表整个组织的效率，也带动至整个组织效率的提高，进而促进整体工作的开展。如果高级秘书工作松驰或忙乱，下属机构即使想提高工作效率，也会在秘书这里“卡壳”，相反，高级秘书工作效率很高，则可以配合领导去推动其他各部门提高工作效率。所以，高级秘书对领导交办的工作，下级呈递的请示报告都应及时处理，切忌拖拖拉拉，以推动整体的高效率运转。
(四)更优秀的心理素质
作为高级秘书，要有健康的人生态度。由于高级秘书虽在很多人眼中是“身居高位”，使得一些高级秘书的“自我意识”膨胀。但本质上，高级秘书仍具有一定的从属性与被动性，这种外界看法与实际情形比较，就形成了一定的“位差”，这就要求高级秘书正确把握和运用心理位差，增强角色意识，不断提高工作质量，克服这种“位差”，在充分展示自己才华的同时，积极摆正心态，甘当配角，绝不以“二首长”自居。在工作中，由于高级秘书与领导最为接近，有时会有一些委屈，甚至会出现领导认为秘书工作不力，有不满；而其他员工则会认为秘书管得太多，有怨言。这种“夹板气”的滋味是不好受的。这就要求高级秘书有宽广的心胸，不计较个人一时一刻的得失，做到“宠辱不惊” 。深信只要自身为人公道，为单位整体利益着想，领导和同事就一定能最终理解自己的。
结 论
高级秘书在工作层面、素质层面、品行修养层面等各方面起点高、要求高，无论是从理论层面分析还是从工作实践层面考察，都充分体现了其“高人之处”。找出高级秘书的“高人之处”，从理论意义上讲，是为了探索秘书工作的发展规律，使秘书工作的发展更符合社会经济发展以及工作实践的需要；从现实意义上讲，是为了今后能够有针对性地培养更多高级秘书。高级秘书的综合性、高层次性决定了高级秘书素质提高的复杂性、艰巨性和长远性，决定了大力培养高级秘书，提高秘书工作者整体素质成为一个永恒而深刻的命题。
用人单位要从多方面入手，有意识的加强高级秘书的培养：一是加强学习培训，促进秘书工作者的不断提高；二是强化选材用材，吸引优秀人才从事秘书工作；三是加大监督力度，保证秘书队伍的纯洁性；四是推动岗位交流，拓宽高级秘书的眼界，增强秘书队伍的生机与活力。随着时代的发展，社会的进步，无论是机关、企事业单位还是个人，对于高级秘书的需求将越来越大，高级秘书的工作也越来越影响着领导工作运转的效率，随着社会经济的发展变化，领导工作的需求，促使秘书加强参谋工作和常规管理工作，而普通秘书的职能将会逐步分解到其他各类岗位中去。秘书工作中大量的、经常的、普遍的常规工作如文书处理、8
会务办理、电话车辆管理、日常事务办理等，一些常规性工作，如收发文书的处理，将会借助办公自动化的先进的工作平台，更为专业化、快速和便捷。一些并不需要保密的会议，如新闻发布、庆典、一般工作性会议，可以交由社会的专门服务机构办理。车辆的管理，随着公车改革的全面推行，也将步人私车公用或租乘社会专门服务公司车辆的轨道。高级秘书的发展将成为秘书工作的一个新的趋势，这对于秘书工作者既是一种挑战，更是一种机遇。
【参考文献】
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