第一章 秘书写作基础
1.公文的定义：公文有广义和狭义之分。广义公文指国家机关、人民团体、企事业单位用来处理公务的具有特定格式的文件。它是与私人文书相对而言的。 比公文更广泛的一个概念是文书，文书一般包括公务文书（广义公文）和私人文书两大类。 2.我国社会组织的机关单位，可以分为三大类型: • 政权机关（包括立法机关体系、行政机关体系、司法机关体系、军事机关体系、政协机关体系）、
• 团体机关（中国共产党机关体系、各民主党派机关）、• 实体机关（事业单位机关和企业单位机关）。
3.行政公文的作用：实施领导(最基本的作用)、布政明法、联系公务、宣传教育、记录凭证。 4.行政公文的特点：
1） 鲜明的政治性
2） 法定的作者、权威性及现行效用 3）明确的目的和特定的阅读对象 4） 严格的时限性
5）规范的体式和行文程序：发文一般要经过草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序；收文要经过签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序
第二章
1.明确主题的原则：
秘书公文写作步骤
1） 深刻领会本单位领导的发文意图。领导的发文意图构成了公文的主题，它包括三个方面：领导下达任务的精神实质（主旨）、行文目的、行文要求。
2） 正确选用文种。一看行文目的，根据行文目的选用文种。 二看行文关系，是上级、平级、下级，还是不相隶属机关。比如请示、请批函和议案的选用。三看级别，有些公文如公告、命令等，只有高级行政机关才有资格用。四看轻重 ，比如命令、决定、通报都有用于嘉奖有关单位、人员的功能，要根据级别和事情的轻重恰当选用。
2.公文主题的表现形式：
1） 利用公文标题表现主题。
2） 利用公文的开头或结尾表现主题。（常用方式） 3） 利用公文层次或段落的开头从不同侧面表现主题。 3.公文主题的要求：
1） 正确：①主题要符合党的路线、方针、政策和国家现行法规。
②主题要符合上级机关及有关业务部门下达的指示意图与政策规定。 ③主题要注意与本机关既定政策、规定相协调或相衔接。 ④主题还要准确反映客观现实的本质。
2） 务实：①主题要有切实的针对性，反对文犊主义和形式主义。
②公文提出的政策、措施，必须切实可行。
3） 集中：一篇公文只能反映一个中心思想，不能出现两个以上的中心。
①要意在笔先。
②公文主题必须单一，除综合性报告外，一般都要遵行一文一事制度。 ③公文的重点内容要突出，不能不分轻重主次，面面俱到。
4） 鲜明：公文的中心思想和基本观点要突出明确。
①必须做到态度明朗、旗帜鲜明。 ②必须能够抓住问题的实质。
③公文中提出的措施和要求具体可行，这也是一种鲜明。
第三章 公文语言的基本特征
1.公文语言的表达方式：在一篇公文中，说明、叙述、议论这三种表达方式，常常水乳交融，无法绝然分开，有时又各有侧重。 2.公文表达方式特点：
1) 简要说明：最基本的表达方式，每一篇公文中均有完整的说明文字。 常用于交代事件的背景、缘由，介绍有关人员、单位基本情况，说明目的、依据、法规条文、事项、措施、要求等。公文中说明的具体要求：①用语确切客观，不能掺杂主观因素。②表述简明清晰。③语言朴实无华，切勿使用晦涩难懂的词语或艰深的专业术语。
2) 概括叙述：常见的一种表达方式。反映人物事迹或事件的来龙去脉。公文中叙述的基本要求：①在叙述典型事件时应要素齐全：时间、地点、当事人 (或有关单位)、起因、过程、结果——六要素。 ②在叙述程度上以概述为主。③在叙述线索上以顺叙为主:调查报告、工作总结、简报等个别公文，偶尔用倒叙。 3) 简洁议论：用议论的形式来阐明道理，表明发文机关的观点和主张。①议论方式处于从属地位。②议论方式重在就事论事。③说理切忌主观武断。
3.公文语言的语体及语体特征：
主要采用事务语体，同时根据文种和表达的需要，也会渗透一些科技语体、政论语体和文艺语体的特征。事务语体的特点：①用词准确规范，有明确的单义性；一般不用语气词、感叹词、儿化词；一般不用描绘性、形象性词语；排斥口语词和方言词。②句式严密，介宾短语较为常用；普遍使用陈述句、祈使句，一般不用倒装句。③要求语气恰当，切合文种和对象，还要切合行文的目的。④还有特别的程式化语言、惯用语言。
4.公文语言的基本特征：准确、简明、庄重、朴实
1）准确：精细地辨析词义。认识要透彻。
2）简明： 简洁（去芜杂，抓中心；去粉饰，删废话；使用约定俗成的简缩词语）
明确（思想确定，态度明朗；句义显豁，不生歧义；）
3） 庄重：语言得体（①根据收发文双方各自的地位、职能及其相互关系，选用恰当的语气和词语。②根据公文文种，确定不同的语言表达风格。）；语言严密；褒贬适当；避免诙谐；使用书面语；重视专语
4） 质朴：主要采用消极修辞，少用、适当使用积极修辞。 5.公文的修辞手法：
消极修辞（以准确、清晰、简洁、严密地说明事物并使人理解为目的的修辞。为了达到此目的而“炼字”、“炼句”就是消极修辞。）
1） 准确、严密性修辞（①模糊语的运用：准确、灵活 “进一步”“一定比例”；②大量使用介词结构：准确、严密“鉴于”“为了”）
2） 简明性修辞（①“进解法” ：明确 “即”、“也就是说”；② “浓缩”修辞：简练 “四项基本原则”“双拥”；③无主句运用繁多：简洁）
积极修辞（指在消极修辞的基础上，进一步做到生动、形象，使人读后受到触动，属于形象、具体、感性的表达方式。）
1） 权威性、气势性修辞（①引用；②排比；③顶针；④层递 ；⑤层递 ） 2） 生动性修辞（①比喻：暗喻、借喻较多；②借代；③换字；④析词）
第四章
1.公文用纸：采用A4型纸
公文格式最新国家标准
其成品幅面尺寸为： 2l0mm×297mm 。 公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm； 公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm； 版心尺寸为：156mm×225mm。
2.公文中图文颜色：除发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余未作说明的图文颜色均为黑色。
3.三要素：眉首、主体、版记
1） 眉首的要素最多时包括： ①公文份数序号、②秘密等级和保密期限、③紧急程度、④发文机关标识、⑤发文字号、⑥签发人。
2） 主体的要素最多时包括：①公文标题、②主送机关、③正文、④附件说明、⑤成文时间、⑥印章、⑦附注。
3）版记的要素包括：①主题词、②抄送机关、③印发机关④印发时间。
上行文
版记1.主题词 2.抄送机关 3.印发机关和印发日期
4.眉首部分：
1） 公文份数序号（简称份号）。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。 2） 秘密等级和保密期限。 分“秘密”、“机密”、“绝密”三级。
①用3号黑体字将秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；②同时标识秘密等级和保密期限时，两字之间不空字，秘密等级和保密期限之间用 “★”隔开。如：机密★5年。
3） 紧急程度。分为急件、特急两级。
①3号黑体字顶格标识在版心右上角第l行，两字之间空1字； ②如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第l行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
4） 发文机关标识。公文作者的标志。一般由发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字组成（文头、版头），字体为红色。
文头部分：①一种是用于平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm; ②第二种仅限于上行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。最大不能等于或大于22mm×15mm。
联合行文情况：①应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布； ②如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。可将部分发文机关名称移至版记中的主题词之下、抄送机关之上，不得将正文挤出首页；③也可将发文机关字号缩小，行距缩小，直至保证公文首页显示正文为止。
5） 发文字号。
组成：①发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。②年份用四位阿拉伯数码标全称，外加六角括号“〔〕”；③序号不编虚位 (即1不编为001)，不加 “第”字。
位置：发文字号位于发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；发文字号下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。上行文因有签发人标识，则发文字号不再居中，而是居左空1字，签发人则右空1字，二者同处一行。联合行文时只标注主办单位的发文字号。
6） 签发人。①平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。②如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红反线与之的距离为4mm。
5.主体部分：
1）公文标题。一般由发文机关名称、事由、文种三部分构成。
①红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布； ②正文不得被挤出首页。
2）主送机关。指公文的主要受理机关，即对公文承担办理或答复责任的机关。
①标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格； ②最后一个主送机关名称后标全角冒号。
3） 公文正文。核心部分。行政公文的正文包括缘由、事项和结尾三部分。
①正文标识于主送机关下一行，每自然段左空2字。 ②数字、年份不能回行。
4） 附件与附件说明。公文如有附件，应当注明附件顺序和附件名称。附件应注明附件的序号、标题、份数等。
①正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。②附件不止一件时，应使用阿拉伯数码标上序号。 ③附件名称后不加标点符号。
5） 成文时间。指公文生效的时间。必须使用汉字，将年、月、日标全，不得用“零”（应为“〇”）。如：“二〇〇八年九月五日”
6） 公文生效标识（印章）。包括发文机关印章和签署两种形式。
① 单一印发机关，成文时间右空4字;加盖印章应端正、居中，上距正文2mm~4mm，下压成文时间。印章用红色。
② 联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7个字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时间，印章用红色。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。
③ 加盖三个以上的印章时，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
7） 附注。①名词术语②公文的阅读范围、使用方法，③联系人及联系电话等，通常置于附注中加以说明。③用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。
6.版记部分：
1）主题词。主题词通常应从本系统或本单位制定的主题词表中选用，不宜随意标注。应遵循《国务院公文主题词表》的有关规定。
①一份文件的标引，除类别词外最多不超过5个主题词。
②先标类别词，再标类属词。先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。如： 农业 水土保持 通知
③词表中找不出时，可适当选择。教育 学生 就业∆ 通知
④“主题词”三字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。 2）抄送机关。使用全称或者规范化简称、统称。
①在主题词下1行，左空1字，用3号仿宋体字标识 “抄送”； ②抄送机关用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐; ③在最后一个抄送机关后标句号。 3） 印发机关和印发时间。
①印发机关和印发时间位于抄送机关之下 (无抄送机关时在“主题词”之下)占1行位置； ②用3号仿宋体字；
③印发机关左空1字，印发时间右空1字； ④ 印发时间用阿拉伯数字标识。
4） 页码。用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行；数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。
第五章
1.国家机关块块条条关系：
行文规则
2.行文关系和行文方向：组织关系有四种：上下级关系、平级关系、隶属关系、非隶属关系。行文方向有：上行、下行、平行、泛行。 3.行文方式：
1） 从行文对象分：
①逐级行文：向直接的上级或下级行文。 ②越级行文：越过直接的上级或下级。
③多级行文：向直接上级并呈非直接上级或者向直接下级并转非直接下级行文 ④普发行文：向所属各机关、部门、单位行文。
⑤通行行文：向隶属机关和非隶属机关、群众一次性泛行行文。 2） 从发文机关数量分：单独行文；联合行文。 3） 从行文对象主次分：主送；抄送。
