中国人寿保险股份有限公司宁夏分公司
客户投诉专项管理办法
为进一步规范客户投诉管理工作，提高对客户投诉案件的响应速度和解决效率，加快投诉案件流转时效，明确各相关部门投诉处理职责，提高客户满意度，特制定本办法。
第一章
总则
一、定义
客户投诉是指与公司有承保要约的客户以及已承保客户（包括受有承保要约客户及已承保客户的委托）认为公司在经营过程中侵犯其合法权益，对保险合同、公司产品、管理、销售、服务表示不满，并通过各种方式，向公司表达其诉求，要求公司予以协调处理的行为。对于其他原因向公司投诉的，转相关职能部门处理。
二、投诉管理及处理原则
（一）快速处理的原则
及时受理客户投诉，并在第一时间进行处理。
（二）合规处理的原则
投诉处理要符合条款以及相关法律规定。
（三）专人负责的原则
设立专门的投诉处理岗位，配备专门的投诉处理人员。
（四）部门协作，责任明确的原则
投诉案件涉及的相关部门应积极配合客户服务部门投诉处理工作，且有责任处理涉及本部门的投诉处理案件。
（五）属地处理的原则
承保公司应对所辖客户的投诉案件进行处理。
（六）客户利益与公司利益兼顾的原则 处理客户投诉要兼顾客户利益与公司利益。
第二章 投诉分类
一、投诉方式
2 主要包括：电话（呼入、呼出）、客户来访、信函、传真、网络、短信等方式。
电话回访工作中受理的投诉件，指在回访过程中呼出客户服务代表受理的，客户有明确投诉意向的，对营销员“代签名”、“误导”、“截留/挪用保费”等行为的投诉件，记录为“呼入”方式投诉。
在回访过程中发现的其他问题件（客户联系方式不正确等）全部通过call center系统流转，选择“呼出”方式。由区分公司客户服务管理中心二线支持岗位人员按照投诉处理流程和处理期限进行记录、确认、跟进、处理、反馈以及结案，但不作为投诉件进行考核和分析。
二、投诉分类
根据案件涉及的环节，投诉件主要分为：展业类投诉件、销售人员/销售机构服务类投诉件、柜面形象类投诉件、承保类投诉件、保全类投诉件、理赔类投诉件、电话中心类投诉件、公司产品类、收付费类、短信类和其他类投诉件等。
（一）展业类
销售人员在展业过程中未按公司相关业务规定为客户宣传或提供投保服务，及在展业中误导、欺骗客户等一些非诚信行为而引发的投诉件。
（二）销售人员/销售机构服务类
销售人员/销售机构不能按服务承诺为客户提供相应售后服务、泄露客户信息及因销售人员专业素质和服务态度无法满足客户要求等原因引发的投诉件。
（三）柜面形象类
因公司柜面设施不完善、未按公司规定时间营业、柜面服务人员态度/礼仪/专业素质差、柜面秩序混乱而引发的投诉件。
（四）承保类
因保险合同录入/打印及装订错误、未按规定及时为客户出具有效保单、丢失客户投保和核保资料、出单时间过长或核保结果客户不满意等原因引发的投诉件。
（五）保全类
因公司或代理机构网点少、未按公司规定处理保全业务或发生差错、保全业务处理效率低、保单转移时间过长、附加险不能续保或被要求加费续保、收不到公司的有关通知导致保单失效等原因引发的投诉件。
（六）理赔类
客户因理赔时间过长、理赔结果不满、理赔资料繁琐、理赔金计算错误及公司丢失客户理赔资料等原因引发的投诉件。
（七）电话中心类
对95519客户服务代表的专业素质/服务态度不满、95519自动语音服务不满、95519服务内容有限、95519问题处理效率不满等原因引发的投诉件。
（八）公司产品类
对自有业务重大疾病定义范围\\理赔规定不满、费用补偿性产品的条款责任\\补偿范围不满、代理业务条款规定不满、借款 5 规定或条款不满等原因引发的投诉件。
（九）收付费类
对收付费处理时间过长、收付费处理发生差错、银行交费、转帐发生差错、客户不能及时领取款项、收付费票据内容出错等原因引发的投诉件。
（十）短信类
因公司短信打扰、短信内容不实用及短信内容发送错误等原因引发的投诉件。
（十一）其他类投诉件
客户对公司的各类宣传途径不满、对公司的分红收益不满、对泄露客户个人隐私（不包括销售人员、销售机构）不满、对电销渠道销售人员\\电话打扰等不满、对非银行代理的中介代理渠道不满等其他原因引起的投诉件。
根据投诉件的处理难度及造成的负面影响，以上各类投诉可具体分为一般投诉件、重大投诉件和疑难投诉件三种。
（一）一般投诉件指投诉受理人员在权限范围内直接解决；或不能直接与投诉人协商处理，需经授权或需转交其他相关职能部门进一步调查、研究、处理的投诉件。
（二）重大投诉件指投诉人反映的问题涉及公司形象和声誉，有可能引起媒体报道，有较严重的负面影响，或投诉人反映的问题涉及面较广、有引发群体投诉隐患，需要经过疑难问题协调委员会进行裁定的投诉案件。
（三）疑难投诉件指投诉人反映的问题投诉处理人员及本级相关协调部门无法直接处理，或客户与公司多次协调仍不能达成一致意见，需要经过疑难问题协调委员会进行裁定或需要上报上级机构审批的投诉案件。
第三章 组织机构及职责
一、领导小组
投诉管理的领导小组由各级公司总经理室（经理室）分管领导以及运营、销售及涉及投诉案件的部门负责人组成。其主 7 要职责是：对客户投诉管理工作进行总体规划和指导，不断完善客户投诉管理机制，协调各部门投诉处理工作，定期组织召开会议，研究解决投诉工作热点难点问题，对本公司的投诉处理工作进行监督、考核、评价。
二、客户服务疑难问题协调委员会
主要职责是对重大、疑难案件的最终裁定。组织对重大、疑难投诉案件进行讨论，听取各相关部门对疑难投诉的处理意见，提出案件最终处理意见，并监督处理意见的落实。有权限对相关部门意见不一致的投诉件结案、是否是有效投诉案件及案件原因归类的最终裁定工作。疑难问题协调委员会办公室常设在客户服务部门，成员由各级公司总经理室（经理室）分管领导以及运营、销售及涉及投诉案件的部门负责人组成。
三、各级投诉管理、处理机构
客户投诉是反映公司业务管理和业务发展中存在问题最直接的方式。各级公司客户服务部门是投诉案件的主要受理和答 8 复部门，其他涉案部门是案件处理的主要部门。各级公司客户服务部门需对案件处理部门对案件的处理时效、处理质量等方面进行监督，并及时、定期向本级公司总经理室（经理室）反馈。对案件处理部门明显因失职或其他原因造成投诉案件处理拖延的，由本级公司客户服务部门行文在所辖机构内公示，同时，抄送上级公司客户服务管理部门。
（一）区分公司客户服务管理中心主要职责为：
1、负责对客户投诉工作相关制度、工作标准和流程进行细化，组织投诉案件满意度抽查，组织投诉处理考核，对投诉工作日常监控，收集投诉处理中的相关问题、建议、典型案例并进行分析，对投诉资料进行归档。
2、负责定期向区分公司总经理室、各相关职能部门，下级公司传递客户投诉信息；及时处理、上报重大疑难投诉案件。
3、负责受理、处理投诉人通过各种途径反馈至区分公司的投诉案件，并提出初步处理意见。及时联系、跟进、参与区分 9 公司相关部门或下级机构的调查处理。
4、负责对总公司或其他监管机构转办的投诉、下级机构上报投诉直接处理或提出处理意见，联系、跟进、参与区分公司相关部门或下级机构调查处理。
5、负责对区分公司调查结果与客户投诉情况存在较大差异、客户重复投诉及投诉案件升级等情形的投诉件重新审核工作，并针对客户重复投诉及存在差异的疑点提出相应指导意见，返原案件处理公司或部门重新调查处理。
6、负责组织召开客户服务联席会议，讨论确定跨部门投诉件的调查处理；对重大疑难案件提请疑难问题协调委员会召开重大疑难投诉协调会议。
7、有权限对区分公司受理的、上级公司和监管部门转办及下级公司上报的投诉案件进行结案，并在结案前对案件的有效性和案件原因归类进行认定；对于涉及多个方面的投诉，案件原因归类可认定多个原因；有权限对下级公司投诉结案及无效 10 投诉案件的真实性进行抽查、修订、考核。
凡认定的投诉案件责任部门，均需责任部门负责人签字确认。如为系统原因的，需信息部门负责人签字确认。
（二）各分、支公司投诉处理部门主要职责为：
各分、支公司客户服务部和销售督察各配置1名协调员分别协调处理涉及客户对后台运营和一线销售的投诉案件。
1、每日查看区分公司客户服务管理中心流转到本公司的投诉案件，并积极开展核实调查工作，并在区分公司规定的时限内反馈案件的进展情况和处理结果，对于重大疑难案件，每5个工作日向区分公司客户服务管理中心反馈1次案件调查进展情况。
2、负责受理、处理客户通过各种方式直接投诉至本公司的案件，详细记录客户诉求，向客户做好解释安抚工作。
3、负责定期向本公司经理室、各相关部门传递客户投诉信息；及时上报需区分公司指导、协助处理的疑难投诉。
4、对于需要相关部门调查处理的投诉案件，应根据客户投诉提出初步处理意见并转交相关部门调查处理，同时介入调查取证工作，提出有利于尽快处理案件的建议性意见。
5、负责填制《信访投诉登记薄》，对本公司通过各种渠道（除区分公司转办之外）受理的信访投诉案件进行登记，并于受理当天将电子版的《信访投诉受理记录表》通过OA方式发送到区分公司客户服务管理中心投诉处理岗位人员。
6、负责客户投诉工作的资料归档、协助完成满意度调查、客户投诉信息收集及分析等。
7、有权对直接受理的辖区内投诉件是否是有效投诉案件及案件原因归类进行认定。对于涉及多个方面的投诉，案件原因归类可认定多个原因。凡认定的投诉案件责任部门，均需责任部门负责人签字认可。
8、本公司投诉处理人员岗位调整时，必须在人员调整五个工作日内报送区分公司客户服务管理中心。
（三）投诉件涉及的相关部门及主要职责为：
投诉件涉及的相关部门主要包括各销售部门、业务管理部门、财务管理部门以及其他相关部门。
销售部门：对于销售人员重大违规，如侵占、挪用客户保费，在展业过程中未按公司相关业务规定为客户宣传或提供投保服务，在展业中误导、欺骗客户等一些非诚信行为而引发的投诉件以及销售人员、销售机构不能按服务承诺为客户提供相应售后服务、泄露客户信息或因销售人员专业素质和服务态度无法满足客户要求等原因引发的投诉件由销售部门负责调查处理。
1、负责处理并核查客户服务部门转来的投诉案件，根据客户服务部门提出的初步处理意见，对涉及本部门的投诉件进行调查处理或督促下级公司对口部门及时进行调查处理；
2、负责及时审批和反馈下级公司报送的投诉报批件；
3、负责及时向客户服务部门反馈投诉件的处理和调查结 13 果；
4、负责督促下级公司对口部门提供投诉件相关资料；
5、负责配合客户服务部门对投诉件处理结果的确认工作。 业务管理部门：对于柜面服务形象类、承保类、保全类、理赔类投诉件由业务管理部门负责调查处理。
1、负责处理并核查客户服务部门转来的投诉案件，根据客户服务部门提出的初步处理意见，对涉及本部门的投诉件进行调查处理或督促下级公司对口部门及时进行调查处理；
2、负责及时审批和反馈下级公司报送的投诉报批件；
3、负责及时向客户服务部门反馈投诉件的处理和调查结果；
4、负责督促下级公司对口部门提供投诉件相关资料；
5、负责配合客户服务部门对投诉件处理结果的确认工作。 财务管理部门：对因收付费处理时间过长、收付费处理发生差错、银行交费、转帐发生差错、客户不能及时领取款项、14 收付费票据内容出错等原因引发的投诉件由财务部门会同业务管理部、信息技术部调查处理。
1、负责处理并核查客户服务部门转来的投诉案件，根据客户服务部门提出的初步处理意见，对涉及本部门的投诉件进行调查处理或督促下级公司对口部门及时进行调查处理；
2、负责及时审批和反馈下级公司报送的投诉报批件；
3、负责及时向客户服务部门反馈投诉件的处理和调查结果；
4、负责督促下级公司对口部门提供投诉件相关资料；
5、负责配合客户服务部门对投诉件处理结果的确认工作。
第四章
投诉管理
一、投诉处理流程
包括：记录与确认、跟进、处理、反馈、结案。
投诉处理流程图客户上级公司投诉是记录与确认是否上报其他部门是否参与否是其他部门协调员重大、疑难是疑难问题协调委员会否直接处理关注指导反馈否结案归档
16 投诉会办单流转示意图反馈重大、疑难件的裁定意见客户部门协调员1会办单抄送会同商讨上报件各种形式投诉退回非本部门责任件投诉管理人员部门协调员N重大、疑难疑难问题协调委员会总公司反馈客户会同其他部门报送重大、疑难件客户会办单分办单会办单上报分派批复反馈除电话外其他方式会同其他部门报送重大、疑难件部门协调员1疑难问题协调委员会省公司会办单抄送投诉管理岗会同商讨退回非本部门责任件部门协调员N重大、疑难电话客户服务代表反馈客户会办单分派会办单上报批复反馈审核修订反馈重大、疑难件的裁定意见会同其他部门报送重大、疑难件部门协调员1由其他部门调查重大、疑难疑难问题协调委员会A/B柜面反馈客户客户投诉投诉岗反馈处理意见退回非本部门责任件部门协调员N反馈重大、疑难件的裁定意见 17
二、处理要求
（一）记录与确认
1、对于本公司受理或其他部门转来的客户投诉件，各公司投诉处理人员在电话接待过程中，要对客户的投诉事由进行复述确认；在接待来访客户时，应要求客户在《信访投诉受理记录表》上签名加以确认，并于受理当天将电子版本的《信访投诉受理记录表》通过OA方式发送至区分公司客户服务管理中心，由投诉处理岗位人员录入到Call Center系统中再流传处理。
2、对于电子邮件或来信的咨询投诉件，应在1个工作日内向客户发送《电子邮件回复书》、《来函确认书》，或以电话方式告知客户。当日流转至区分公司客户服务管理中心在Call Center系统内详细记录投诉类服务单。以电话方式回复的，应注意保存相应的录音文件，作为电子档案长期留存。
3、对于接收到上级公司转办信访投诉件的，由本公司投诉处理人员在1个工作日之内向客户确认本公司已经受理其投诉，同时将与客户沟通的内容记入Call Center系统投诉服务单
19 中。对于没有记入服务单的，视作未与客户进行确认。对于重大疑难案件,每5个工作日向客户反馈1次案件进展情况或处理意见。
4、对于一次受理涉及多方面投诉，涉及多个部门的，应在《信访投诉受理记录表》中详细描述客户投诉涉及的所有问题。处理过程中如需与客户核实信息的，应由本级公司投诉处理人员汇集各部门的意见统一与客户联系或约请客户与涉及部门共同开会予以核实处理。
5、对于客户重复投诉，即对于同一事件在结案后再次投诉的作为重复投诉，在其每次投诉后都要详细登记《信访投诉受理记录表》，并流转到区分公司客户服务管理中心，在Call Center系统中与首次记录的服务单进行关联。客户重复投诉的，投诉件数计为1件，投诉次数可为多次。
6、对于投诉升级，即对于同一有效投诉件在本办法规定的处理时限以后，客户对处理结果不满意，再次向上一级公司投诉或投诉至媒体、外部监管机构应作为投诉升级，重新登记投诉受理记录表进行系统流传，与前期同一事件投诉关联服务单，
20 投诉件数计为2件。
（二）跟进
1、对于一般性投诉件，受理人员能够当场解决的当场解决，并立即在Call Center投诉会办系统中记录解决情况。
2、对于无法直接为投诉人解决问题的，各公司投诉受理人员在当日将服务单提交投诉涉及的主要部门，如主要处理部门认为需要其他部门协助的，由主要处理部门直接协调其他部门共同办理。如主要处理部门认为该投诉案件不属于该部门职责，应退回本公司投诉处理人员再次进行分派。
3、对于提交流转的服务单，临近案件处理时限或超过处理时限仍未有任何反馈的，投诉处理人员应向主要处理部门发送催办单进行提醒。
（三）处理
1、对于权限范围内的一般性投诉件，主要处理部门人员应在规定时间内及时进行调查核实，必要时会同客户服务部门与客户进行协商，做出最终处理决定反馈至本公司客户服务部经理或个险督察人员，由投诉受理人员向客户反馈，并对投诉案
21 件的最终处理结果进行确认。
与客户每次联系后或者公司在调查中有新的进展时，投诉处理人员应及时将相关情况记录在Call Center系统投诉会办单中，以备客户在案件处理时间内再次来电查询时，公司可以告知其最新进展情况。
2、重大、疑难投诉件须提请本公司疑难问题协调委员会召开临时会议，经疑难问题协调委员会审定后做出决定，必要时可报上级公司请求支持。
3、对于需向客户书面反馈处理意见的，需填写《客户投诉处理意见书》，由本公司法律顾问审核，确认无误后及时将处理决定告知客户，并督促相关部门及人员进行实施。
4、在投诉处理中应考虑情节的轻重、危害后果、社会影响等，根据情况选择不同的处理方式。
（四）反馈
投诉案件调查核实后，应由投诉处理人员将处理意见立即向客户反馈，同时会同涉案部门相关人员向案件协调部门、疑难问题协调委员会和上级公司予以反馈。对客户接受公司处理
22 意见的，需协助客户办理相关后续处理手续；对不接受公司处理意见的客户，本级公司客户服务部门要做好客户的解释安抚工作。
（五）结案
投诉事项有下列情形之一的，可以结案：
1、有效投诉结案情形：
有效投诉是指有承保要约的客户及已承保客户（包括有承保要约的客户及已承保客户委托）对保险合同、公司的产品、销售、服务等进行投诉，经调查确实属于公司责任的投诉案件。有下列情形的可以结案：
（1）当公司与客户之间达成一致意见，投诉得到相应解决，公司实际履行且客户签字认可后，可进行结案；经过客服人员安抚解释客户理解且公司没有发生费用支出的，可直接结案。
（2）客户不同意投诉处理结果或对投诉处理不服的，经当地公司疑难问题协调委员会认定公司的处理结果确实依法合规且有疑难问题协调委员会会议记录的，可以结案。
（3）对责任清晰且确属公司责任的案件，与客户协商达成
23 一致意见并实际处理完成，可在Call Center系统内做结案处理，附有客户签字的协议书或其他有客户签字的证明材料；对公司内部责任人的后续处理资料，需在结案后30个工作日内进行系统补录。
（4）处理过程中客户提出自愿放弃投诉，但公司已经发生费用支出等，可作为有效投诉进行结案，特殊情况报上级部门批准。
2、无效投诉结案情形：
无效投诉是指本管理办法所描述的投诉定义范围以外以及已提交人民法院或仲裁机构的投诉，或经调查不属于公司责任的投诉等投诉。有下列情形的可以结案：
（1）经调查核实，客户投诉不成立，可进行结案，客服人员做好相关解释工作。
（2）对于因保险合同、公司产品、管理、销售、服务以外的其他原因向公司投诉，或已经人民法院判决或已经仲裁的投诉，或投诉受理、处理过程中，客户就投诉事项向人民法院提起诉讼或申请仲裁，或公司已将案件移交司法机关进行处理，
24 可进行结案。
（3）处理过程中客户自愿放弃投诉，且公司没有发生任何费用支出的，可作为无效投诉进行结案。
（六）归档
投诉处理档案主要包括案件受理会办单、延期申请报告、案件相关资料、结案报告等要件。其主要内容包括：
1、投诉人（投保人、被保险人）的基本情况及所涉及的保单情况；
2、引发客户投诉的原因及诉求；
3、对该投诉的调查情况；
4、对该投诉的最终处理意见；
5、有客户签字的协议书或其他有客户签字的证明材料等扫描材料；
6、申请延期处理时，案件处理的进展情况以及延期处理的原因和具体延期时间；
7、以上未列举的与投诉请示有关的附件资料。
以上资料齐全之后，按照《寿险实务》（2005版）公司档
25 案管理规定交由公司档案管理人员保存。
三、对于重大投诉案件上报应包括的主要内容：
（一）对本公司确实无法处理，需要区分公司或总公司给予支持的重大疑难投诉，可上报至上级公司进行处理，上报请示时应通过公司正式行文。
（二）上报件所附资料应按上述投诉处理档案的要求，提供完整的客户投诉相关资料。
（三）对当地公司已采取的各项处理措施须在上报件中进行说明，并提出当地公司处理案件的建议和要求。
（四）对确属情况紧急、通过公文流转将延误处理时机的重大疑难投诉，可通过电子邮件报送扫描件，扫描件上应有当地公司公章和分管经理的亲笔签字，正式文件应随后补报。
四、投诉处理时限要求
对于一般投诉案件，本公司在受理后1-5个工作日内处理完毕并回复客户；对于重大疑难案件，应在10个工作日内处理完毕并回复客户。
五、结案权限
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1、区分公司客户服务管理中心有权限对本级公司受理的、上级公司转办及下级公司上报投诉案件的结案及案件原因归类进行认定。
2、各公司疑难问题协调委员会有权限对相关部门意见不一致的投诉件结案及案件原因归属进行最终裁定。
第五章
监督与考核
一、监督
（一）投诉处理月度公示。区分公司客户服务管理中心每月第五个工作日（节假日顺延）之前通过公司内部网站和OA两种方式公布当期投诉处理情况。公示内容包括各分、支公司投诉案件分类汇总表及处理时效等关键指标。公示邮件主送各分、支公司经理室成员、客户服务部及相关部门负责人，抄送总公司客户服务部、区分公司分管副总经理和相关部门负责人信箱。
（二）投诉处理满意度调查。区分公司客户服务管理中心每季度将采取随机等距的方式抽取一定数量接受过投诉处理服务的客户进行电话回访调查。调查内容包括客户对投诉问题快速响应的评价、对投诉渠道方便程度的评价、对投诉问题能否一
27 次解决的评价、对投诉处理人员服务态度和专业程度的评价以及总体评价情况等。
（三）对于外部监管机构（如消费者协会、质量万里行等）要求出示投诉记录情况的，应请示当地总经理室，经批准后方可出示。
（四）投诉报告制度。针对重大、疑难投诉和客户反复投诉的案件，需及时向本级公司总经理室及相关部门报告，同时抄送上级公司客户服务管理部门。投诉案件处理结束后，需在三个工作日内向上述人员和部门报告案件处理的整体情况。
二、考核
区分公司客户服务管理中心对客户投诉处理工作进行监督管控，并根据工作重点制订《客户服务质量考核办法》，对各分、支公司的投诉处理情况进行考核。
第六章 附 则
本办法由区分公司制定并负责解释和修改，各分、支公司可根据本办法制定相应的管理实施细则。
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