在全省文秘人员培训班上的讲话
王改民
（2006年11月6日）
同志们：
为认真贯彻中办发„2004‟37号和陕办发[2005]10号文件精神，搞好中央及省委文件的阅读管理工作，省委办公厅决定，举办这次全省文秘人员培训班。主要是学习贯彻《中国共产党机关公文处理条例》、中央及省委文件发布、阅读和管理工作的有关规定，规范公文处理，探索做好我省中央及省委文件发布阅读管理工作的具体措施。
这次培训班共办三期，每期130人，共400人左右，今天是第二期开班。第一期培训班，通过学习《条例》和中办发37号、陕办发10号文件精神，邀请有关方面的人员讲课，对做好我省中央和省委文件的阅读管理工作认识更明确，责任进一步落实，概括起来，主要有以下几个方面：一是各级党委及党委办公厅室的领导同志要高度重视中央和省委文件的阅读管理工作，按照中办发[2004]37号和陕办发[2005]10号文件精神，深化对中央和省委文件阅读管理工作重要性的认识，健全制度，完善措施，确保我省中央和省委文件传递迅速、阅读及时、程序规范、管理 1 科学、安全保密。二是要健全制度。实践证明，做任何事情，都要有健全的制度作保障，做好公文处理特别是中央和省委文件的阅读管理工作，更要健全制度，完善措施，只有这样，我们的公文处理工作才能高效运转，规范有序。三是
下面，我讲几点意见。
一、为什么要举办这次培训班
省委办公厅领导同志对办好这次培训班非常重视。省委办公厅多次研究，要求我们要精心准备、认真组织，确保培训班圆满成功，同时，要求参加培训的同志要有所收获、有所提高。同志们，省委办公厅就公文处理特别是中央及省委文件发布阅读管理使用等问题举办专门培训班是多年来没有过的，这充分说明举办这次培训班的必要。那么，为什么要举办这次培训班呢？一是从我们各级党委的工作方式来讲，对上报告工作、请示问题，对下传达党的路线方针政策和上级党委的意图，领导和指导工作，答复下级党委提出的有关问题，主要靠什么，一靠会议，二靠文件，这两方面工作做好了，我们的目的就达到了。二是随着党委工作的进一步加强和改进，党委办公厅室的日常运转也发生了很大变化，特别是中办37号、省委办公厅10号文件的下发，对中央及省委文件的发布阅读管理工作 2 作了进一步规范，要求我们在工作中严格程序、规范运作、加强管理、注意保密，切实做好文件的发布、阅读和管理工作。三是这些年新到机关的同志增多，尤其是从事公文处理的新手较多，这些同志文化程度比较高，有朝气，是我们办公厅室的一支生力军，但是，由于这些同志刚刚加入秘书队伍，对秘书工作的优良传统不大了解，对秘书工作的基本知识了解甚少，对中央及省委文件发布阅读管理方面的规定知之不多，有的新手到岗后，没有经过专门培训，致使一些同志上岗后，业务生疏，文件阅读管理找不到头绪。以上这些情况和问题，就是我们举办这次培训班的目的。
另外，我们一些地方和单位在中央及省委文件发布阅读管理使用方面还存在不少问题，有些问题还相当严重。
一是文件下发后不能很好地发挥作用。我们有一个县委办公室的文秘人员，将省委办公厅发给他们的中央和省委的县团级文件，因怕文件丢失和泄密，只拿其中1份办理，其余文件都锁在柜子里不送领导同志阅读，县委领导批给谁谁看文件，县委其他领导同志包括人大、政府、政协的领导同志均看不到中央和省委文件。有相当一部分县，将收到的中央和省委文件只拿其中5—6份传阅、办理，剩余的文件也都锁在柜子里。更为严重的是，我们有一个县 3 委办公室的文秘人员将收到的中央和省委文件半个月不拆封，严重影响了中央和省委文件的办理时效。有一些部门和单位的文秘人员，将收到的中央和省委文件迟迟不送领导同志阅读，致使省委办公厅抽查时，文件还放在文秘人员的桌上，这种做法，严重影响了中央和省委文件的贯彻落实。大家知道，中央文件是中共中央传达党的路线方针政策，发布决策、部署工作和通报情况的重要载体。省委文件是省委实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线方针政策，指导、布臵和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。如果我们的文秘人员将收到的中央和省委文件因怕丢失和泄密而锁在柜子里不送领导同志阅读，或者是应该送领导同志阅读而不送领导同志阅读，或者是文件中要求解决的问题没有及时去解决，或者是应该办的事情而没有去办理，一方面是我们工作失职，说明“三服务”工作没有搞好，另一方面是不让领导同志了解和贯彻党的路线方针政策及上级党委的意图，后果是极其严重的。
二是文件阅读管理制度不健全。据我们了解，个别县和有的省级部门，文件阅读管理不能严格按照中央和省委的有关规定办理，工作随意性较大，文件管理比较混乱。有的单位将收到的各类文件，登记不分类别，一个顺序号 4 登记到底，查找文件十分困难。有的单位没有坚持严格的文件办理制度，文件办理不分轻重缓急，把特急件、急件和一般件混在一起处理。今年初，各级党委都在等着传达贯彻中央一位领导同志的重要讲话，但我们有一个单位的文秘人员将这样一个特别紧急而又重要的文件压在自己手里5—6个小时不处理，严重影响了文件的时效和各级党委的及时传达贯彻。有的单位文件管理不分类别、不分级别、不分密级，将中央、省委和其它文件混在一起存放，查找、清退、销毁、归档十分困难。我们有一个单位的文秘人员，让他查找某一个文件时，他竟然说你给我的时间太短，多给我一点时间，文件就找到了。象这样的同志还能做文秘工作码？显然是不行的。有的单位销毁文件不登记、不造册，销毁时，没有坚持2人监销制度。按照《条例》规定，公文处理要有严格的签收、登记、拟办、传阅、承办、销毁、归档等制度，如果不能照章办事,不按程序办理，不论哪个环节出了问题,都将给我们的工作带来影响，甚至造成不可想象的后果。
三是文件的安全和保密还存在一些问题。有的文秘人员对文件的发送范围不十分清楚，把中央和省委发至县团级和县级的文件误认为是一个类别，办理起来一样对待，使该看文件或需要办事情的同志看不到文件，不该知道的 5 单位和同志却拿到了文件，扩大了文件阅读范围，影响了文件的安全(县团级和县级文件的区别：只涉及党政机关的，应发至县级，需要各方面周知的，应发至县团级)。有相当一部分单位的保密室安全设施不健全，有的单位将通过电报下发的文件锁在保密柜里，通过邮局机要局下发的文件却放在木柜里且不加锁，文件很不安全。在这里，我要提醒大家，电报和文件在管理上应该一样对待，只是传送方式的不同，都应存放在有安全保障的保密柜里，不应存放在没有安全设施的其它地方。有的文秘人员将文件借出后，不履行手续，既不登记也不签字，收回时竟不知道是谁借的，这种情况在我们的一些县比较普遍。有的单位将机密文件混在报刊杂志里当作废品卖掉，造成严重后果。有的单位文件管理混乱，保密安全措施跟不上，文件丢失后，还不知道是在哪个环节丢失的。按照《条例》规定，公文处理不仅要做到准确及时，而且要安全保密。毛泽东同志曾经指出，保密工作九分九不行，非十分不可。如果文件的安全保密出了问题，小则使我们的工作不能正常进行，大则影响党的路线方针政策的贯彻执行，使党的事业受到不应有的损失。
从以上问题可以看出，我们一些地方和单位在中央及省委文件阅读管理使用方面确实存在不少问题，且有些问 6 题相当严重，分析其原因，主要有以下几个方面：一是重视不够。我们办公室有的领导同志整天忙于其它事务，对文件的阅读管理使用不闻不问，认为文件阅读管理使用是件小事情，做不好也不影响党委的整个工作，所以在这方面要求不高，对文秘人员管理也不十分严格，出了问题才引起重视，这种思想是要不得的。二是文秘人员业务生疏。近年来，由于机构改革，人员流动较快，多数新到岗的文秘人员没有经过专门培训，到岗后又不注意学习，工作随意性较大，找不到头绪，短期内适应不了工作需要，造成工作被动。三是没有按新时期新要求做好工作。新时期，我们各级党委办公厅室承担着本地本部门日常运转的重要任务，上情下达，下情上传，主要由文秘人员来完成，工作效率的高低，质量的好坏，直接影响党委的工作质量和效率。我们的文秘人员，要自觉适应形势对我们的要求，积极主动地做好工作，不辜负领导和同志们对我们的期望。
我们举办这次培训班的目的，就是要通过深入学习贯彻《中国共产党机关公文处理条例》、中办发[2004]37号和陕办发[2005]10号文件精神，使大家熟悉中央及省委文件发布阅读管理程序，熟悉公文处理的各项规定，在工作中严格按制度办事，确保公文运行科学规范、安全高效。
二、如何办好这次培训班
7 为办好这次培训班，我们事先做了精心准备，特别邀请了有关方面的领导、专家教授和多年从事文秘工作的同志给大家讲课，其目的就是把中央及省委文件的阅读管理工作搞好，为各级党委和领导同志把服务搞好，确保各项工作高效运转。同志们，我们这次培训班共安排两天半时间，今天上午我讲完之后，由我们办公厅的副巡视员冯振雄同志就文秘人员的素质问题讲课；下午，请省委党校教授冯光就公文写作讲课。明天上午，由秘书处处长潘海峰就如何做好中央及省委文件发布阅读管理工作讲课；下午，播放中办法规室副主任魏守礼在我省作的“怎样做好公文校核及公文起草应注意的几个问题”的录像，随后，请省保密局秘宣处副处长朱旬生就公文保密讲课。后天上午，由秘书处副处长吴东方就如何做好公文处理工作讲课，培训班结束。
同志们，这次培训班采取满堂灌的办法，以讲课为主，没有安排讨论，大家有什么问题或不清楚、不明白的地方，可以随时提出来，由讲课的同志给大家回答。
同志们，我们在坐的不少同志，从事公文处理多少年，可以说是公文处理的行家里手，工作中一定有不少好的经验和做法，可提供给我们。为方便大家学习和了解其它地方和部门做好中央和省委文件的阅读管理工作的经验，今 8 年，我们专门编办了《中共陕西省委办公厅文秘通讯》，可通过这个途径，将他们的经验和做法介绍给大家。此外，大家对做好公文处理工作有什么意见和建议，请随时提出来，进一步改进我省的公文处理工作，为今后文秘人员规范化培训作必要准备。
三、几点要求
大家工作都很忙，这次培训班，时间虽短，但安排很紧凑。希望大家：一是要集中精力、注意听讲。要遵守培训班作息时间，没有特殊情况，一般不要请假。二是对讲课中涉及的办公室工作中普遍存在的问题，要引起大家的重视。对工作中容易出现但又不好把握的问题要做好记录，对疑点和难点问题，一定要搞明白。讲课的同志要尽量讲得具体一些、通俗一些，尤其是中办和省委办公厅对一些具体问题的规定一定要原原本本地给大家解释清楚，使大家听后就能明白。三是办公厅的同志要为大家搞好服务，配合饭店安排好大家的生活。总之，通过大家的努力把我们这次培训班办好。
同志们，我们各级党委办公厅室的同志经常忙于日常运转工作，相互之间文件、电话联系较多，人员往来却不多，这次有这么好的机会，大家可以静心坐下来，学习中央和省委文件阅读管理方面的知识，了解和熟悉公文处理 9 的有关规定，交流经验，增进友谊，是一件非常好的事情。希望大家珍惜这次机会，集中精力，全神贯注地搞好学习，努力把我们各级党委办公厅室的工作搞好，把我省中央和省委文件的阅读管理工作提高到一个新水平。
谢谢大家！
