秘书实务实训总结报告
一、实训项目名称：
秘书实务实训
二、实训日期：
2012年11月5日星期一至2012年11月9日星期五
三、指导教师：
李兰英、薛丽丽、郭威
四、同组人：
顾韵嘉、李敏、黄惠琳、乔淑颖、浦育春、唐金凤 陆永蕙、乔荆晶、胡雯倩、陈晨
五、实训目的：
1、接待训练：
本实训通过案例和情景模拟、现场演示、个案分析等不同的训练方法，强化秘书人员的基本接待、接待程序、接待规格、接待计划等知识，切实将理论知识转化为实际技能，使学生掌握基本的接待技能，熟练各种不同情况的接待程序与处理方法，根据情况确定接待规格，制订并实施接待计划，能够具体安排操作各项接待事宜。
2、沟通训练：
本实训通过案例和情景模拟、现场演示、个案分析等不同的训练方法，使学生切实认识到沟通协调的重要性，强化学生的沟通协调意识，并能准确地分析出沟通协调中
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存在的问题，有针对性地使用合适的方法与技巧进行沟通协调，从而提高其沟通协调能力。
3、会议训练：
本实训通过案例和情景模拟、现场演示、等不同的训练方法，强化秘书人员的会议组织与管理知识，切实将理论知识转化为实际技能，使学生切实认识到办理会议的重要性，提高学生组织与管理会议的技能。使学生对会务工作有一个具体、清晰的认识，能够做好“会前”、“会中”、“会后”的各项会务工作。
4、商务活动训练：
本实训通过案例和情景模拟、现场演示、个案分析等不同的训练方法，强化学生掌握组织商务活动与商务旅行的相关知识，切实将理论知识转化为实际操作技能，使学生切实掌握商务活动组织与商务旅行方面的技能。
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目录
实训内容„„„„„„„„„„„„„„„„４~ 6 第一个项目实训日程„„„„„„„„„„„6~ 12 第二个项目实训日程„„„„„„„„„„„12~15 第三个项目实训日程„„„„„„„„„„„15~19 第四个项目实训日程„„„„„„„„„„„19~23
个人体会„„„„„„„„„„„„„„„ 23~24
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六、实训的内容：
1、书上要求： A.接待训练
1) 接待的准备工作
通过训练，使学生能够准备各种接待如：日常接待、重要客人的接待、外宾的接待、团体接待等的准备工作。能够做好接待环境的准备，接待物质的准备，接待心理的准备。 2) 日常接待的基本程序
通过设计不同的场景，训练学生亲切迎客、热情待客、礼貌送客的最基本的接待程序。同时，训练学生做好各种日常接待工作的能力，如接待预约客人，接待未预约客人，接待被访者愿意接待的客人，接待被访者不愿接待的客人，秘书都能够有针对性地妥善处理。 3) 制定接待计划
设计一些重要的接待工作及团体的接待工作场景，让学生分角色演练，训练他们能够根据接待对象，确定相应的接待规格，制定接待计划，制作接待日程安排表，具体安排各项接待工作。
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B.沟通训练
1) 沟通工作
通过情景模拟、游戏训练，强化学生的内部及外部、横向与纵向的沟通技能。重点训练学生基本的沟通方法与技巧。使学生认识到信息沟通、认识沟通与感情沟通的重要性。 2) 协调工作
通过情景模拟、游戏训练，强化学生对上关系协调、对下关系协调、上下关系协调的知识与技能。重点训练学生基本的协调方法与技巧。
C.会议训练
1) 会议筹备阶段的会务操作
日程；制作并发出会议通知；准备领导讲话稿；起草会议报告、决议草案；制作会议证件；布置会场等工作。
2) 会议进行阶段的会务操作
接待处签到，分发会议资料；检查会场准备情况；做会议记录、简报与新闻报道；打印并分发会议代表通讯录；保证参观、访问及娱乐活动的顺利进行等工作。 3) 会议结束阶段的会务操作
安排车辆送站；清理会场；整理会议记录；
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收全会议文件与材料；形成会议决议、会议纪要；将会议材料分类、立卷、归档。
D.商务活动训练
通过训练，使学生能够做好各种会见与会谈活动、签字、庆典、新闻发布会、宴请等商务活动的准备工作，掌握举办和参与各项活动的注意事项，熟悉各项活动的程序，做好各项活动工作的服务工作。
1、实训的日程
♥2012年11月5日 星期一 实训第一天
【题目一】你是宏达公司总经理王时中的秘书张华，后天，美国艾地公司副总经理Johnson先生一行五人到你公司洽谈业务，请演练整个接待过程。
在进行排练之前，我组先将人员分配进行安排，人员安排如下： 前台：唐金凤 宏达公司总经理：黄惠琳 宏达公司项目经理：浦育春 宏达公司法律顾问：乔淑颖 宏达公司总经理秘书：顾韵嘉 艾地公司副总经理Johnson：陆永蕙 艾地公司副总经理Johnson秘书：李敏 艾地公司项目经理：乔荆晶
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艾地公司法律顾问：胡雯倩 摄影：陈晨
→在确定安排好人员工作后，我们就实训题目进行分析：
首先我们确定，整道题的核心内容，就是将接待前的准备工作到接待再到洽谈合同事项，双方签订合同到最后的送客这整个过程全部演绎出来。
其次，我们不忘在接待过程中应该注意的礼仪，比如走路先后的礼仪、介绍的礼仪、握手、交换名片应注意的事项、还有考虑到Johnson是美国人，我们进行了同声翻译。位置坐法的礼仪等细节也在表演中体现出来。
最后，在确定好演示目标后，小组成员们开了一个集体会议，准备了道具，把过程都细节化并进行了多次的操练，最终取得了不错的效果。
所遇到的问题：
可能是第一次拍摄的原因，一开始显得有点茫然、紧张，除了演员们总NG以外，还有一个很大的问题，就是前面用的书上称呼，后面用的是自己的名字，但这个问题在之后的项目中我们就统一过来了。
剧本展示：
场景一：
下午，总经理王时中的秘书张华（顾韵嘉饰）在办公室里接到美国艾地公司副总经理秘书的电话。
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（叮铃铃。。。）
张华：hello ,this is Hongda company,这里是宏达公司，请问有什么可以帮您的嘛？
李秘书（李敏饰）：您好，这里是美国艾地公司总经理办公室，我是总经理秘书小李，关于上次你们发来的计划书，我们已经看过了，副总经理对于你们的计划书非常感兴趣，我们拟定后天来你们公司洽谈业务，您看合适嘛？
张华：请问你们几点到机场？请问是浦东机场还是虹桥机场？.......好的，今天晚上北京时间八点前把我们的日程安排都告诉您的，用传真发给您，您看可以嘛？.........好的，非常感谢您，再见。 李秘书：再见。
场景二：
（晚上八点，浦东机场接机）
李秘书：您好，请问这里是宏达公司的接机人员嘛？
张华：您好，你一定是来自美国艾地公司的小李秘书吧，我是张秘书，我们通过电话的。 李秘书：你好顾秘书！ 张华：欢迎来到上海！这边请！ （双方秘书各自介绍经理和随行人员）
张华：hello, this is our manager Mrs Wang，this is our program
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manager Mrs Pu,this is our lawyer Mrs Qiao,welcome to Shanghai! 李秘书：你们好，这是我们的副总经理Mrs Jonhson.这是我们的项目经理乔小姐，这是我们的法律顾问胡小姐。 （两位老总互换名片）
王时中让小张安排接下来的接待事宜。
张华：This way please.Oue driver will pick you up at 5 o\'clock to have dinner.Tomorrow he will pick yours at 9 o\'clock to the meeting.Johnson:Ok thank you. 场景三：
（一行人来到宏达公司，前台接待）
张华：小唐啊，美国艾地代表团她们已经来了，你都准备好了吗？ 前台（唐金凤饰）：都准备好了，黄总经理已经在会议室等候。 张华：好，谢谢你。
场景四：
（一行人在接待室等候） 张华：这边请，先休息一下吧。
艾地公司一行人坐下休息喝茶，前台小唐倒水。
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场景五：
（张华带着艾地公司一行人去会议室开会）
王时中起身迎接Johnson，宏达公司的项目经理接着向大家用PPT介绍项目的内容和细节
（乔项目经理和Johnson对项目进行讨论，看上去很满意） 李秘书向宏达公司表示愿意合作。 （双方互换礼物并拍照合影）
场景六：
合作结束后，宏达公司安排美国艾地公司在上海进行参观和品尝上海美食。
场景七：
第二天上午，总经理带着一行人为美国艾地公司一行人送机。 王时中：this time,we have a good working relationship,I hope we can see you again.Johnson：OK,I will and welcome you to America.(美国艾地公司一行人转身，宏达公司挥手说byebye，目送艾地公司等人进关）
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剧照展示：
来到艾地公司（秘书小李指引总经理Johnson）
项目经理在进行有关项目PPT演示分析
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会议合影留恋（情节）
♥2012年11月6日
星期二
实训第二天
【题目二】秘书进入总经理办公室时，总经理和副总经理正在激烈讨论，王秘书听了一会儿后，当场附和了副总经理的意见，引起了总经理的不悦。办公室主任知道这件事情后，语重心长地向她讲述了领导关系协调的基本方法，以及遇到这种情况应该如何处理等意见。 在进行排练之前，我组先将人员分配进行安排，人员安排如下： 总经理：顾韵嘉 副总经理：黄惠琳 总经理秘书：陈晨 办公室主任：乔淑颖 员工：李敏 唐金凤
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胡雯倩
乔荆晶
浦育春 摄像：陆永蕙
△ 所遇到的问题：
一开始是总经理和副总经理吵架的戏份很多，我们觉得只要能体现矛盾就好，所以又拍了个吵两句的，最后我们认真审题，搞清楚是秘书的一个协调工作，如果要协调好，首先的有矛盾，而且矛盾才是重点。理清这个主次关系后，我们为这场剧特意加了个小细节，就是办公室员工八卦的偷听两位领导讲话，在办公室主任的一声“哼~”下逃回办公室的场景，很真实的演绎了办公室的场景。
剧本展示：
场景一： 副总经理在总经理办公室里正在进行一项投资业务的谈话，总经理认为此次风险太大，不同意投资，但副总经理认为此次透支是有必要的，能够为公司获得不少的利益，结果两人争吵愈演愈烈，期间，王秘书走进办公室，当场附和了副总经理的意见，引起了总经理的不悦。
场景二：
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总经理办公室外的其他同时得知了这件事后纷纷议论，办公室主任也知道了这件事，于是他把王秘书叫到了办公室，向她询问了事情的前因后果后，语重心长地向她讲述了领导关系协调的基本办法，也帮她出了些主意。 场景三： 总经理生日当天，恰逢有重大会议要开，没能过生日，王秘书贴心的为总经理送上早已准备好的礼物，让总经理觉得倍感温馨。几天后，她为副总经理泡了杯咖啡，说这是“总经理怕副总累着，为她准备的。”又为总经理泡了杯咖啡，说是副总为她泡的，总经理和副总经理觉得对方只是为了公司利益着想才会发生冲突，至此，双方误会解除。
剧照展示：
总经理和副总经理正在激烈争论
办公室主任找秘书语重心长的谈话
员工偷听领导吵架
♥2012年11月7日 星期三
实训第三天
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【题目三】xx市民政局于2007年11月16日召开各区民政局局长会议，会议由市民政局局长李春强住持，秘书张帆做记录，各区民政局局长10人出席了会议。会议要求各区民政局组织基层群众捐款捐衣被，向贵州贫困地区人民献爱心。如果你是秘书张帆，你该如何制发会议记录？
在进行排练之前，我组先将人员分配进行安排，人员安排如下： 市民政局局长：浦育春 市民政局局长私人秘书：唐金凤
市民政局局长办公室秘书：黄惠琳、顾韵嘉 各区民政局局长：李敏、陆永蕙、乔荆晶、胡雯倩 场务、剧本：陈晨 摄影：乔淑颖
△ 所遇到的问题：
开会的时候，我们一开始设计的是：市民政局局长坐在会议室等各民政局局长开会，应该是各民政局局长先到办公室等市民政局局长。还有就是这是一个会议，应该有大家的讨论，然后有得出的方案，最后才有和会议纪要。我们讨论内容几乎没有，老师指出后，我们把会议讨论内容加了进去。
剧本展示：
场景一：市局长把秘书叫到办公室，谈及了捐款的事情。要求秘书筹办会议事宜。
场景二：秘书草拟好会议通知后让市局长过目，局长看了后，同意秘
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书拟定的会议通知并让秘书下达给各区民政局局长。
场景三：秘书通过与各区民政局局长的联系与沟通、确保将通知下发至各区民政局秘书手中，并告诉各区民政局秘书，请他们的局长务必准时参加。
场景四：在与各区局长秘书通好电话之后，市民政局局长秘书赶忙召集了会务组人员开了个简短会议，会议要求会务组人员协调好秘书做好会场布置以及会前会中会后各项准备工作。
场景五：各区民政局局长相继来到市民政局开会，秘书遵循“出迎三步”的原则把各区局长们引导至会议室并做好开会前的签到工作。 场景六：市局长在会议开始时让秘书下发此次会议的会议文件，会议由市民政局局长住持，经过了一个多小时的会议时间，各区民政局局长们都提出了许多可行方案，也领会了市民政局局长要传达的精神，并当场表态会贯彻执行，会议到此结束。
场景七：在市民政局局长宣布会议结束之时，秘书起身让各区民政局局长留下会议内部文件资料同时遵循“身送七步”的原则引导各区民政局局长离开。
场景八：市民政局局长秘书在恭送完各区民政局局长之后，返回会议室并把未整理的会议文件继续整理好并立卷归档。
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剧照展示：
会议指示牌
会议进行时
会议剧照
♥2012年11月8日 星期四 实训第四天
【题目四】宏达商业集团公司拟定下个月十日举行宏达集团实强店的开业庆典。宏达商业集团总经理决定由总经办李明全面负责本次庆典活动的策划。组织工作。在审阅李明上交的开业庆典活动预案时，宏大商业集团公司总经理顾明认为可以将开业庆典搞得正式一点、更隆重一些，决定增加一个剪彩环节，可邀请A市王一川市长出席剪彩仪式。请你按顾总思路调整庆典预案并完成相关工作。
在进行排练之前，我组先将人员分配进行安排，人员安排如下： 礼仪：李敏
宏达公司总经理：顾韵嘉 A市市长：乔荆晶 A市市长夫人：乔淑颖
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总经理秘书＆新闻媒体：黄惠琳 总经理助理：陈晨 观众：陆永蕙
总经办＆支持人：胡雯倩 摄影：唐金凤 旁白：浦育春
→在确定安排好人员工作后，我们就实训题目进行分析：
首先我们确定整道题的核心内容，就是“开业剪彩”，我们从来没有接触过，所以我们来来回回开了3场讨论会。我们有真的做公章，还有邀请函，准备工作是很充足的，整个流程有签到、总经理发言，市长致辞、观赏娱乐节目、参观新店等。细节方面我们也有考虑，包括会前准备，如：市长送的开业典礼礼物，礼仪小姐的衣服，还有彩带、彩球、手套、托盘等，会场布置很完整的，气氛隆重。
最后，在确定好演示目标后，组员们各尽其职，最终取得了不错的效果。
所遇到的问题：
剪彩仪式上，我们准备了一人一副手套，其实只需一人一只。剪彩时礼仪小姐应该走到领导旁边依次递上剪刀，而不是站在一处等他们自己拿。最大的失误是：彩球剪好应该有礼仪小姐用托盘接住，不能直接落在地上。还有就是演出时，我们忘了秘书要通知市长参加剪彩仪
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式这个环节，内容不够连贯。
剧本展示：
场景一：宏达公司拟于下个月举行宏达集团实强店开业庆典，总经理决定把此事交由总经办全面负责庆典活动的策划、组织工作。总经办找来总经理助理一同协商策划如何布置庆典活动的现场。
场景二：在与总经理助理协商好事宜后，总经办草拟了一份庆典活动的预案并交由总经理审批，总经理翻阅预案之后，发现本次活动的预案拟定的不够隆重，并向秘书提出要求，要求指出在此次庆典活动开始进行的时候邀请本市市长他夫人到场剪彩以示庆典活动更隆重更正式。在听完总经理的建议后，总经办表示遵循总经理的建议增加剪彩环节。
场景三：总经办根据总经理的意思传达给了总经理助理，总经理助理表示同意。两人在庆典活动开始前的三天遵循“正式、隆重”的两个重点概念布置庆典活动现场。
场景四：三天之后，庆典活动开始，市长与夫人来到庆典活动现场，总经理助理在公司门口迎接并引导至活动现场。市长及市长夫人跟随秘书来到活动现场之后，总经理助理将市长及其夫人引领至签名墙，请市长及市长夫人在签名墙上留下签名。在签好名之后，活动现场的礼仪小姐看过市长手中的请柬之后，安排市长及其夫人就座。
场景五：庆典活动正式开始，活动由总经办支持，会议刚开始时由市长上台致辞，之后再由总经理上台致辞，领导致辞结束后，安排市长及其夫人上台为本次活动剪彩，剪彩之后礼仪小姐为市长献上礼品。以上两个项目结束之后，安排文艺演出，一个小时之后，伴随着文艺演出的结束，本次庆典活动也落下帷幕。
场景六：庆典活动结束之后，总经办携会务组人员整理会场以及打扫会场，总经理助理负责带领市长参观新店。参观结束之后，由总经理助理及总 21
经办一同遵循“身送七步”原则欢送市长及其夫人并代总经理对市长及其夫人的到来表示感谢。
剧照展示：
讨论具体实施方案的会议
剪彩仪式道
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会议准备工作
七：实训的效果和本人体会：
秘书实训结束了，这次实训虽然是我们的第一次，不过大家的表现不错，由此看来，我们在这一年里或多或少学到了一些专业的知识，只是自己感觉不到而已。对于所学专业我们也有了自己全新的认识。
我把本次为期一周的秘书实训看作是 “理论与实践相结合的桥梁”。通过这周的实训和学习，我知道了此次实训的目的，也清楚目前自己的不足，那就是缺乏相应的知识与经验，对所学的专业知识不能够很好地运用于实践中。但是我也有许多收获，在这次实训中，我第一次体会到工作是什么样子的，也发现了很多不曾注意到的细节。 同时也体会到在日常工作中遇到问题然后成功解决后那种兴奋，那种
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小有成就的感觉是只有置身其中的人才能体会的。
其次，就是这次的实训让我深深的体会到了团队合作的重要性。其实一开始分组时我并不看好我们组，想着肯定人都来不齐。但是大家却出奇的配合，分工很明确，服从组长安排。虽然有过错误有过失误，不过后来的几天中表现越来越好，这与我们的仔细和努力分不开，也与组长的领导分不开，但最最重要的，我们细节做得很好，每一句台词，每一份资料，甚至是各种道具，都精心准备。那些平时作风比较懒散的同学，通过这次实训意识到了做事的重要性和严肃性，积极的完成了任务。此次实训给了同学们相互之间了解、解决误会、加深友谊的机会。
最后，这次实训为我提供了与众不同的学习方法和体会，从书本中面对现实，为我将来走上社会打下了扎实的基础。从实践操作中，我总结出一些属于自己的实践经验，社会是不会要一个一无是处的人的。作为在校文秘专业的大专生，现在我能做的就是吸取知识，提高自身的综合素质，提高自己的表达能力、动手能力和合作能力，自己有了能力，到时候遇到问题才可以迎刃而解。我相信在不久的未来，我可以很快的适应这样一个岗位！
文秘1101班：李敏 2012年11月10日
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