秘书实训教案
一、写作技能实训
教学目的：
通过实训，进一步熟悉秘书办文工作的程序，提高写作技能，掌握秘书工作中各种应用文章的写法。 教学重点与难点：
写作中的基本知识与工作实际的结合，合理运用多种写作方法。 实训准备：
①用品：钢笔、图片、文件材料、稿纸等； ②设备：计算机设备等； ③资料：各种形式的公文材料。 实训内容：
①写作请示与批复； ②通知写作； ③广告与通讯写作； 实训要求：
①本项实训分组完成； ②写作应充分利用计算机； 实训步骤：
安排请示与批复的写作——安排通知的写作——广告新闻写作。
（一）请示与批复、报告实训 案例：
某商贸集团总公司是省属的集化工、电子、服装、原材料等进出口贸易于一体的大型国有企业。目前拥有分公司15家，总资产近150亿无，在职职工近4万人。商贸集团第五分公司主要经销副食品。几年来，随着城乡人民生活水平的不断提高，第五分公司的规模也在不断的扩大。2001年，第五分公司所属的一个副食品仓库需要扩建。他们想在分公司所在的东望县再建一个冷库，可以储存鲜肉、鲜蛋等近200吨。为此他们请求总公司拨款800万元，并希望于2001年动工，该分公司将选派一名有经验有能力的副经理分管此项工作。 总公司接到请示后，立即予以回复。指出扩建冷库很有必要。希望分公司选好地址，按期投入使用。因为资金有限，只拨给建筑款项500万元，可以以符合国家政策的用其他办法再筹款。
第五分公司由王副经理负责此项工作，经过不懈的努力，工程于2001年7月动工，2002年10月完工。冷库于2002年8月1日投入使用。分公司又自筹资金，购置了一套国产冷冻设备，扩大了市场销售量。第五分公司的经理非常高兴，于2002年11月向总公司汇报了这些情况。
实训要求：
1、根据案例内容，以第五分公司的名义写一份送给商贸集团总公司的请示。
2、根据案例内容，写一份第五分公司向总公司汇报建冷库情况及投放使用后情况的报告。
3、所有文件均在计算机上完成，并打印、装订成册。文档要求格式规范、内容正确，较有条理，表达准确。
实训提示：
1、请示原因是请示的主体，必须写清楚。请示事项是请示的关键，必须要写具体。结尾应加上恰当的请求语。
2、报告篇幅较长，内容较多，写作时要善于抓住事物的本质，不要写成流水账，要注意合理安排结构、层次，要注意报告与请示的不同。
（二）通知、函、会议纪要写作 案例
深圳市宏达百货股份有限公司是1999年注册成立的股份制企业。公司现有员工1428人，企业总资产2。35亿元。由股份公司集资筹建的宏达市场新楼于2000年元月开业，总建筑面积17000平方米，经营商品达2万余种。
为了应对中国进入WTO以后所带来的严峻挑战，宏达百货股份有限公司董事会于2002年7月20日至21日在深圳中国大酒店商务中心会议室举行了第三次董事会。会议由董事长蔡先生主持，副董事长唐先生与董事徐先生、张先生、王女士出席了会议。公司首先听取了公司总经理李先生的述职报告。
董事会对李总经理的工作业绩感到满意。会议着重讨论了中国入世后对国内百货业所带来的冲击，提出了应对挑战的策略。总经理提出要引进国外新技术， 1 建立现代化的物流中心，以降低成本。副董事唐先生则认为公司应该采取灵活多样的经营方式，除了办商场，零售、批发并举外，还要举办展销会、技术交流会等适于引进技术与信息的方式开展业务，还应举办不同类型的培训班，造就人才。以上意见均得到与会者的认同，并要求有关职能部门具体实施。
实训要求：
1、根据案例内容，写一份宏达百货股份有限公司关于召开第三次董事会议的通知。
2、根据案例内容，写一份宏达百货股份有限公司第三次董事会的会议纪要。
3、所有文件均在计算机上完成，并打印、装订成册。文档要求格式规范，内容准确，表达清楚。
实训提示：
1、会议通知要写明会议的时间、地点、参加人员、会议议程、需要准备的材料以及联系的方式、交通食宿等。
2、会议纪要不要写成流水账、会议记录，而应摘要而录，要分析、归纳，有所取舍。注意理论化，将会议所研究讨论的问题的普遍意义提示出来。
（三）广告、新闻专稿写作 案例：
近年来，随着国家经济政策的调整和人们消费观念的转变，外出旅游已成为一种时尚。日益增长而且新鲜不断的旅游线路和旅游景点已吸引了更多的人出门旅游。这时，在旅游界就出出了一种奇怪现象：游人数量不断增长，而旅行社的出团费用却一再下降。许多旅行社只好打起了价格战，但是，难道只有打价格战这一条路吗？还有没有其他的出路呢？
2000年6月，河南某旅游公司召开有关会议，专门讨论将要到来的暑假旅游项目。与会人员认为，既然暑假旅游是针对学生的，何不同高考、升学挂起钩呢？于是，这次会上确定了暑假旅游方针，下属各旅行社要针对中小学生，推出“我要上名牌大学”为题的旅游项目。公司派人与各高校联系，暑假期间，组织学生到各高校所在地，比如北京、上海等地的著名高校参观，全方位体验名牌大学的学校生活。
2 方针已定，下属各旅行社针对自己所要去的高校，制作出极富吸引力的广告，及时散发到将要放假的中小学生手中，由于沾上了大学的光彩，再加上吃住便宜，很多学生家长乐意让孩子参加。当年的旅游项目就取得了巨大的成功。
实训要求：
1、根据案例内容，为某旅行社起草一份“北京高校夏令营”的旅游广告。
2、根据案例内容，以记者身份写一则某旅行社首次组织中学生“北京夏令营”活动并收到很好效果的新闻。
3、所有文件均在计算机上完成，文档要求格式规范，内容丰富，条理清晰。 实训提示：
1、写广告一定要拟好标题。广告创意要独特，要有新意。广告的语言要通俗易懂，明确具体。
2、新闻要做到真——内容真，短——篇幅短，快——反映快，活——形式灵活，强——政治性强。写新闻应当确实体现出新闻的特点。
二、实务技能实训
教学目的：
通过实训，了解秘书办公室值班工作的基本内容，掌握秘书文书工作及会务工作的基本程序和方式。 教学重点与难点：
办公室日常工作的中心内容，办公室值班中的安全保卫与组织协调工作。 实训准备：
①用品：办公用品等；
②设备：办公室、通讯设施、办公桌、椅、橱柜等； 实训内容：
①编制秘书假日值班表、制定秘书值班处理事务内容及值班制度； ②编制收文、发文登记表； ③会务工作场景演示。 实训要求：
①本实训分组进行、轮换分项完成；
3 实训步骤：
①编制假日值班表、制定值班处理事务内容及值班制度； ②收文程序、发文程序、立卷；
③编制会议日程表和议程表，做好会前、会中和会后工作。
（一）办公室日常事务 案例：
长春金成集团有限责任公司是生产“金成”防盗门的专业集团公司。金成防盗门是首个通过国家公安部检测认定，并且在同行业中唯一一个通过ISO9001国际质量体系认证的防盗门产品，是中国名牌。金成集团已成为亚洲较大的防盗门生产基地。
“铸造至尊，诚实守信”是金成永恒的宗旨，“安全亿万人家”是金成永恒的追求。1998年，金成在上海星海大市场内和上海的两条主要街道——淮海路和南京路上开设了专卖店。“金成进万家，万家欢乐多”，金成的广告语一时间响遍了大街小巷。
专卖店共有50名员工，其中主管和秘书各一名，专卖分店店长两名，销售员、营业员、技术维修人员若干名：设销售部、技术部、会计室等部门。
2001年5月12日，星期六，主管秘书陈小姐在星海专卖店值班。值班当天工作分四个场景。
实训要求：
1、陈秘书打开记事本，发现今天有两次技术部的工作任务，分别是：上午九点，到佳美花园G幢501室安装F-31型防盗门；下午两点到沪宁新村35幢204室进行防盗门维修。今天只有安装勤工俭学上李一人值班，维修工人小宋今天正好轮休。请演示秘书督促技术部门完成任务的工作方式。
2、当天上午九点，南京路分店营业员小张打来电话，说是有人想要N12型的防盗门，陈秘书发现仓库没有货，此时只有从淮海分店调货。陈小姐找淮海分店的吕店长联系，再让营业员小张请顾客留下地址、电话与押金，回家等候，一小时后为其上门服务。请演示秘书如何应对值班电话。
3、当天下午五点半时，还有半个小时就可以下班了，所有事情已做完，陈秘书觉得有必要把今天的值班情况整理一下，编写在值班日记上。请完成一份当天的值班日记。
4、六点已到，陈秘书准备下班，办公室环境如下：桌椅、电脑、传真、复印机、电话、花卉、空调、纸篓、空调、报刊杂志、文件资料、水瓶、茶杯、日历等。请演示一下陈秘书的下班过程。
实训说明：
1、学生15人为一组，每组分五个小组，实训在模拟公司办公室进行。
2、第一个场景，学生三人一小组，分别扮演陈秘书、小李和小宋。
3、第二个场景，学生三人一小组，分别扮演陈秘书、小张和吕店长。
4、第三个场景，每位学生需要在电脑上制作出值班日记，并打印成文稿。
5、第四个场景，每个小组由教师任选一名学生完成演示，一个小组在演示时，其他小组应回避。
6、每组演示时间不超过15分钟，打印文稿不超过30分钟。
（二）文书工作 案例：
中国维行保险股份有限公司是一家全国性、综合性保险公司，公司总部设在广州，主要股东包括：广州市投资管理公司、招商局佛山工业区有限公司、中国远洋运输（集团）公司、摩洛哥根亚洲投资有限公司等。
截止到1999年底，公司资产已达人民币400亿元，在全国各地设立分支机构500余家，当年保险收208亿元。其中杭州分公司成立于1995年，为了早日实现维行进入“规模500强，品质400优”的目标，中国维行保险股份有限公司杭州分公司决定从2002年6月1日起开展“扎实基础、提升品质，促进杭州产险快速发展”活动。主要活动是头脑风暴会、主题演讲和合理化建议征文。各部门和分支机构要在7月28日前上报活动开展情况。要求：头脑风暴会是指每月邀请著名专业顾问前来讲座；演讲会每月一个议题，全体员工必须积极参加；合理化建议活动全体员工必须参与，每月评选出三篇优秀征文上报；定期上报活动组织和进行情况。
实训要求：
5 根据上述内容，杭州公司要制发一份通知，发文工作发四个场景：
1、2002年5月12日，王总经理将刘秘书叫到办公室，对她说明了这次活动的目的和要求，让她马上写一份通知。请演示领导交拟和秘书撰写通知的过程，并请制作出通知的初稿。
2、刘秘书将通知初稿写在统一的发文稿纸上，让王总经理审核。请演示领导审核签发过程。
3、刘秘书将通知编上发文号，好“苏维保[2002]10号”，检查过通知的正文后，把发文稿拿到文印室，请打字员小赵印成正稿。请演示秘书编事印制文件的过程。
4、下午两点半，刘秘书将打印好的通知正稿取回，逐一盖章。请演示秘书发文登记和装封的过程。
实训提示：
1、拟稿是办文的基础环节，要吃透领导的意图，拟稿应在统一的“发文稿纸”上书写。
2、审核的内容包括：文字表述是否概念准确、简明扼要、条理清楚、语法规范、文种使用是否恰当、公文格式是否符合要求等。
3、签发是文书制发的生效环节，签发时批明意见，签署姓名，字迹端正，日期具体。
4、装封要检查文件份数、有无附件、是否漏盖印章、有无多发或重发等情况。
（三）会务工作 案例：
华夏啤酒（杭州）有限公司建立于1984年，初期仅以生产白云啤酒为主。现该啤酒公司生产的啤酒种类繁多，有11度的和6。8度的白云啤酒，还有11度的和7度、8度的灵泉啤酒。今年又根据市场需求开发了新品，大力推出了“清爽一夏”系列的9度的白云啤酒、9度的灵泉啤酒和9度的冰啤。
公司定于2002年4月10日和11日召开短期的新品介绍和订货会议，邀请“杭州十佳”食品公司之一的雅世食品批发部的经理沈先生、白云啤酒定点销售单位——天龙糖烟酒公司总经理杨先生、浙江食品公司总经理胡先生，以及市著 6 名的三家大饭店的总经理——瑞云总经理贾先生、新星饭店总经理谢先生、留云饭店总经理刘先生等参加此次会议，会议大力推出2001年新品：“清爽一夏”系列的9度的白云啤酒，9度的灵泉啤酒和9度的冰啤。
实训要求：
本次会务工作共分为六个场景：
1、2002年3月1日上午，华总经理将王秘书和市场部吴经理叫到办公室，告诉他们这次定货会的主要内容和时间，地点在松运宾馆。请拟制一份会议计划和啤酒宣传海报。
2、3月11日，王秘书来到松运宾馆预定的会场，她和宾馆里的许先生一起布置会场。请演示一下会场布置的过程。
3、4月10日上午八点，华总经理、王秘书、生产部沈经理、采供部潘经理、销售部蔡经理和市场部吴经理，在松运宾馆门口迎接各位被邀请人。请演示秘书接待工作的过程。
4、4月10日上午九点，新品介绍和定货会开始。啤酒有限公司领导一行人和被邀请者都要出席了会议。华总经理先对新啤酒做了简单介绍，请各位客人品尝今年的新品——“清爽一夏”系列产品。品尝结束后，大家交口称赞。会议由秘书小王负责记录，生产部沈经理负责开启啤酒及后勤工作。请演示会间工作的过程。
5、会议第二天，王秘书和采供部潘经理邀请并陪同六位客人到江南水乡同里游玩。请演示秘书组织游玩活动的过程。
6、会议结束后，王秘书总结出了一些经验，并把它写成了小结，上报给华总。请演示会议总结工作的过程。
实训提示：
1、会议计划包括：时间、地点、规模、规格、与会者、议题、议程、经费预算、生活安排、会务组织的人员和分工等。
2、海报基本可分为三部分：标题、正文和落款。海报的设计要尽量突出创意。
3、本次会场的布置要求是轻松、愉快、美观、舒适。
4、会务人员在会间服务时应依据席次顺序，站在客人右侧身后，为其端茶水和啤酒。
5、会议总结，主要是肯定成绩，找出经验教训。
三、秘书礼仪实训
教学目的：
通过实训，掌握秘书处理个人礼仪的方法，学会正确接打电话，掌握对外接待中的礼仪程序和方法。 教学重点与难点：
礼仪常识的掌握，灵活运用各种礼仪去做好接待等工作的实际技巧。 实训准备：
①用品：办公用品、鲜花、名片等；
②设备：办公室、通讯设施、办公桌、椅等； ③资料：电话记录、日程安排表、通讯录等。 实训内容：
①办公室值班接打电话； ②接待来宾、对外交往等。 实训要求：
①本实训分组、轮换分项完成。 实训步骤：
①接打电话； ②模拟接待客人。
（一）秘书人员的个人礼仪 案例：
新力公司是一家大型的、产品具有高科技含量的保健品公司。目前它在全国的保健品市场上已经占有很大的份额，配备了一万多名的营销人员。
有一天，、肃静的会议室里，公司与德方的谈判正在进行。大家发现坐在李总身边的薛秘书穿着非常休闲：一件胸前印有图案的T恤衫，蓝色的牛仔裤，白色的旅游鞋。负责送水的助理秘书更是花枝招展，耳环闪闪发光，手镯晃来晃 8 去，高跟鞋叮当作响。一个外国翻译还开了一个玩笑：“李总，最好让这位小组参加选美去。”
会后，李总组织大家对这件事展开了讨论，大家一致认为只提高产品的科技含量还不行，还行提高公司的软环境和软实力，必须提高员工的综合素质。会议最后决定：从现在起用两年的时间，对所有员工进行培训，要特别加强对职工、特别是管理人员的个人礼仪方面的培训。轮训后，除了对应该掌握的技能进行考核外，还要使职员在个人素养方面有大的改观。
会议还决定：今后几年，每年举行一次职工个人形象设计大赛，并进行奖励。要在全公司形成学习礼仪、提高自身素质的良好风气。
实训要求：
1、根据案例内容，模拟新力公司举行个人形象设计大赛的情景。
2、学生分角色，选择自己认为合适的工作服装、社交服装、休闲服装进行展示，并根据着装佩戴合适的饰物、包装。
3、每九人为一个小组，每个小组设组长一名，每三人扮演同一角色，共分三种角色（工作、社交、休闲）。
实训提示：
1、秘书工作时的服饰属于职业服饰，它应当具有实用性、审美性和象征性的特色，其基本要求是：整洁、大方、和谐、雅致。
2、女秘书的办公室服装以穿西装或长裙为宜，颜色应以柔和为主。演示的是秘书形象，而不是时装模特。
3、男秘书的办公室着装一般以该单位的工作装和西装为宜。
4、女士的实交服装式样可以多样化，整体要求是典雅端庄。饰品的风格也要和服装的色彩相配，皮包、手袋要选择质地优良、款式精美的包袋。
5、休闲服的设计可由学生自由发挥，总体要求是舒适、活泼、清纯，切忌低俗、怪异。
(二)电话礼仪 案例：
李XX是某师范学院教务处秘书，她和学院12个系的教学秘书不仅工作配合到位，而且建立了良好的私人友谊。这天，她拿起办公室电话给地理科学系， 9 告知其秘书吴X“赶快，过来取学院《关于提高教师课时费的决定》和《大学英语四·六级考试报名的通知》等文件和材料”。之后，她又询问小吴的孩子感冒是否好了，“还打点滴？”，“晚上咳嗽的还厉害吗？”“爱吃什么我给他买些„„”接着她一直握着话筒，查寻其他各系电话号码后通知相关事项。其中通知到中文系时是副主任接的电话，他向李秘书询问教务处长在否？他想就近期普通话测试工作站中存在的问题和处长商议解决的办法。李秘书说：处长在，但他现在正在和外校同志商讨联合办学事宜进行会谈呢，等会谈结束我请他给您打电话联系好吗？”其后她在办公室坐等各系秘书前来领取文件和相关教学资料。
实训要求：
根据案例提供信息，请按照电话礼仪标准判断李秘书在办公室打电话过程中的合理和失礼之处，并说明理由。
实训提示：
1、李秘书在办公室谈公事不应过多涉及私事；通话前将各系电话号码查出记准，不应一直握着话筒查询电话的号码。
2、李秘书回答中文系副主任的用语符合电话礼仪基本要求。
（三）接待礼仪 案例：
某贸易公司实习桑正在机场顺利接到公司的客户，客人是一男一女，男的是其单位的主管，女为一般员工。桑正首先做自我介绍并主动热情地伸出右手和他们相握，表示对他们的欢迎。同时，在礼貌地征询客人的同意后帮助客人提大件行李并靠左引导客人乘车。桑正打开车前门，以手示意，请戴眼镜的男客人坐在副驾驶的座位上并说：“请您坐在这个位置上吧，这里视野开阔，光线也好。”之后，又打开车左后门，向女宾说：“请您和我一起坐在后排座位上好吗？来，请您先进。”女宾服从安排。之后，司机驾车载主客4人回公司，一路无话。
实训要求：
根据案例提供的信息，请你按照礼仪标准判断实习秘书桑正在接待客人过程中有哪些失礼之处，并说明理由。
实训提示：
1、实习秘书请客人坐在副驾驶座位上，忽视了位次礼仪。小车的位次以“后为上，前为下；右为上，左为下”。桑正应打开车子的右后车门，请男宾入坐，再引导女宾由左车门坐后排座位，之后绕车后回至右前门开门入坐副驾驶位置。
2、桑正在入坐之前应询问客人哪些行李可以放入后备箱，征得同意后将客人行李放入后备箱，并将箱锁好，以防发生意外。
3、在机场到公司的途中，应选择客人感兴趣的话题与两位客人交谈。交谈内容不涉及单位秘密事项、小道消息、别人私事等，宜选择沿途自然风光、本地风土人情、近几天发生的国内外大事等为话题。
（四）交际礼仪 案例：
1998年7月的一天，康健油脂公司总经理谢洋的办公室里正在召开会议。这次会议对于面临巨大困难的康健公司来说，决定着公司的命运。
康健公司的前身，只是一百多亩的油菜种植园。当时农、户种油菜的还比较少，种植园的效益还可以。后来种油菜的农户增加很快，油菜收购价不断下降，于是他决定改变经营方式，以种植园为依托，发展多种经营，成立了康健油脂公司。但他们对油脂生产不懂行，于是他们决定花大力气聘请专业人才，走专业化、高科技的道路。聘请到的油脂生产专家，不仅指导生产，还对全公司的员工进行培训。
在发展生产的同时，公司还注重对员工素质的提高。只有这样才能提高管理水平，才能揽到业务。经过几年的运作，公司有了几百万的资产，但是现在国外的原材料逐渐涌入，国外产品质量、口感等超出了国内的食用油，康健的产品销售越来越少。公司内部出现了分歧，有人主张减少生产，有人主张应扩大宣传，加大广告的投入，公司开始人心不稳，因此这次会议是一次决定公司下一步发展的重要的会议。
实训要求：
根据案例内容，演示下列场景： 情景一
人物：总经理谢洋、经理秘书、外请专家杨教授 地点：招待所门口
11 康健公司为了保证食油的产品质量，专门请来的专家杨教授对职工进行培训，已培训了十天，今天是杨教授离开的日子，总经理准备亲自送他上车站，演示送专家坐车的场面。
情景二
人物：技术部经理、秘书、专家张教授 地点：张教授家
康健公司在食油投入生产后，出现了技术难题。技术部人员最后打听到一位专家可以解决问题，技术部经理和秘书决定前往拜访。请演示拜访的全过程。
情景三
人物：住院的张师傅、工会主席、秘书秦小姐 地点：医院
康健公司一位老职工被车撞伤后住院，公司委托秘书秦小姐、工会主席去医院探望，并送一份礼品，请演示探望的情景，并按馈赠礼仪的要求设计礼品。
实训提示：
1、送重要来客时，主人一方一般要送上车，并要注意车内的位次安排。
2、拜访要注意以下礼仪：事先约定，遵守时间，按时到达，注意服饰仪表，言行适当。
3、探望病人，一般要带一些礼品，不过礼物贵在适当不在重，以利于病人尽快康复为原则。要根据具体的病来选购有利于治病的食品，还可考虑送一些精神礼品。
四、档案管理工作实训
教学目的：
通过实训，了解档案管理工作的主内容，学会档案整理的最基础的方式、方法，能够进行一般的立卷和利用工作。 教学重点与难点：
档案管理的基本知识的掌握，公司企业中档案管理的特点。 实训准备：
①用品：钢笔、卡片、标签、记号笔等；
12 ②设备：计算机设备、档案柜等； ③资料：文件资料、企业相关资料。 实训内容：
①编写案卷目录； ②文件立卷； ③档案调阅； 实训要求：
①本项实训分组完成；
②档案整理要严格依规则进行； 实训步骤：
编写立卷计划——设计案卷封面——文件资料分析——归档。
（一）档案整理工作 案例：
中国顺康保险股份有限公司是全国性股份制商业保险公司，实行董事会领导下的总经理负责制。公司成立于1991年4月，总部设在上海，在纽约设有中国顺康（美国）服务公司，在伦敦设有办事处，在境外100多个国家和地区的170多个港口城市都聘请了检验、理赔、追偿代理人，形成了比较完整的业务网络。
2000年，公司成功实施了产、寿险分业经营机构体制改革。支某某，南京大学毕业，在顺康保险公司已担任了两年的总经理直属助理。她负责为总经理收集资料，准备商务谈判文件，替总经理安排出差日程，办公室文件的立卷工作。公司一年形成的文件都先由支助理负责整理立卷，然后进行移交。为了提高工作效率，她会在特定的时间，拟好新一年的归档类目条款，根据类别的多少，准备相应数量的卷夹，用于平时文件的随时归卷。每天，她都要留出一段时间，将办理完毕的文件分门别类地归入相应的卷夹，对号入座。年终立卷时，只要再对各案卷稍做调整就可以了。
实训要求：
1、根据案例中公司的具体要求，拟好新一年的归卷类目，编制成表，类目条款的编制要合理，排列要有序。
2、根据拟好的归卷类目，准备合适的归卷用具，标识清楚，排列得当，摆放在正确的位置。
3、根据类目设置情况，判定两份文件的正确归属。 实训提示：
1、拟定归卷类目时，可以根据前一年的案卷组合情况确定类目的设置。大类可以根据组织机构来设定，具体的条款名应该是预计会形成的案卷的标题，因此，要求简明扼要。
2、拟好归卷类目后，再根据归类目的条款，准备好卷夹，在卷背上标明条款名称和条款号，然后，将卷夹按条款顺序排列于文件柜内，这样，办理完毕的文件就可以“对号入座”。
3、收集工作要随时进行，做到文件材料随办毕、随收集。
4、还应注意收集那些未经登记的文件材料，如领导外出开会带回的文件以及本单位内部形成的文件，如报表、会议记录等材料。
5、收集来的办毕的文件，要进行检查和判断，检查其是否办毕、是否齐全、有无缺损漏页等。
（二）档案利用工作 案例：
韩国克马集团是世界上最大的电子集团之一，它在彩色电视、照明、电动剃须刀、医疗诊断影像以及集成电路电视产品等领域世界领先。2000年，该集团在北京设立了分公司。
公司成立之初，没有专门的档案部门。随着业务范围逐年扩大，2002年5月12日，经办公会议讨论通过，在秘书室下增设档案室，系统地集中管理分公司的全部档案。秘书小王兼职从事档案管理工作。
小王以档案管理理论为依托，有意识地收集各类档案，科学地整理档案，确实了一套科学有效的档案管理体系。考虑到全公司员工对档案信息的作用需求，小王特别筹备了档案阅览室，在明确了制度和配齐了相应的设备后，于8月投入使用。8月10日，生产经营部的林经理要对克马电子有限公司近几年的生产情况作一个简单的回顾总结，需要查找公司成立以来相关的生产经营资料。在小王 14 的有力支持下，林经理找到了所需要的信息，完成了总结，满意地离开了档案阅览室。
实训要求：
1、根据案例内容，完成档案阅览室的设计规划。简单画出一份档案阅览室的格局设计草图，配齐相应设备。
2、根据案例内容，完成档案阅览室制度的健全。
3、根据案例内容，进行提供利用的模拟操作，要求能够高高效率地根据利用者要求进行查卷、调卷，满足利用者的要求。
实训提示：
1、格局草图设计中，要用简单的符号表示档案阅览室中的基本设备及其基本位置。
2、在写作档案阅览室阅览制度时，一方面要注意“制度”的格式，另一方面在内容上，要着重写明档案利用者的义务。
3、模拟操作时要注意查卷、调卷的顺序。由利用者填写调阅单，档案管理人员根据调阅单填写情况，入库调档，取出所需案卷，并在相应位置上放上代卷卡。
五、表格制作实训
电话打出记录表、电话记录单、留言单、印章使用登记表、值班登记表、办公用品申购表、办公用品申领表、办公用品需求单等
