深圳市鹏波光电科技有限公司
内部联络函(暂行)
采购时，所提供资料如下：
1.采购合同，采购订单，（需双方签字盖章方有效）各一份，可提供复印件；
2.供货方送货时提供送货单，送货单必须由相关人员签字方生效方可作为记帐依据（送货单需两联）；
3.材料入库单，相关人员签字生效方可做帐（财务需两联）
生产时，需要提供材料领用表，生产日报表，产品入库单
1.生产批次号，领料时间，物料品名，数量须填写清楚；（生产异常损耗时，需填写异常损耗表）
2.需填写生产投入时间，及生产该产品的品名，生产数量，生产此产品的人数，工作小时数，（生产
时异常返工时，需注明返工的人数及工作小时）。
3.完工产品入库时，需如实填写批次号（即生产批次号），入库品名，数量等；财务做需两联 销货时，所提供资料如下：
1.客户下的采购合同及采购订单各一份，可提供复印件，我司的送货单（必须有收货人签字），送货
单和产品出库单财务需两联（注：相关部门签字，方可生效）
2.产品出库单，相关人员签字生效方可做帐（财务需两联）
3.客户收货的产品验收单（须双方签字生效）一联
各部门费用报销时，需原始单据和费用报销单
1.报销时需提供真实机打发票，不得有涂改、挖补或改写，（如有涂改、挖补或改写，则无效，不可
作为报销凭证）
2.报销时需提供真实收据，收据必须由销货方经办人填写清楚，签字并加盖贵公司的财务专用章（如
有涂改、挖补或改写则无效，不可作为报销凭证）
3.报销时，需填写我司的费用报销单，摘要须写清楚，金额填写正确，相关人员签字，由相关部门主
管签字，总经理签字后方可作报销。（注：需把原始发票，收据等附费用报销单后面，叠放整齐） 销货时，分为现销和月结，具体如下：
1.现销时，及时收款和开收款收据（如有货款延期，期限为5天，业务人员须及时催款，如超出5天
付款则需请示总经理）
2.月结销售时，我司对帐月结日为每月25日—30日，财务制作对帐单，由我司业务负责对帐签收（双
方公司负责人签字并盖章），然后转交财务作为后期收款依据，后期收款时间为开票后（30/60 ）天，另具体规定
采购材料时，分为现采和月结，具体如下：
1 现采材料时，需将供货方开具收据（黄联）（真实，字迹清楚，不得涂改、挖补或改写）我司的采
购合同、采购订单、供货方的送货单、材料入库单，单据交财务部审核后，填写付款申请书后经部门主签字及总经理签字确认后方可付款。
2 采购材料月结时，我司对帐月结日为每月20日—24日，财务制作对帐单，由我司采购负责对帐签
收（双方公司负责人签字并盖章），然后转交财务作为后期付款依据，对帐确定后5天内开具发票，付款时间为收到发票后（ 60 ）天，另具体规定
人事部，需提供离职人员资料如下：
1.上班出勤天数及加班工时数据及表格，经部门主管签字确认！（真实、准确、客观）
2.离职时需将所属公司的物品归还公司，方可到财务部领工资（物品清单需相关部门签字，经人
事转交财务）
3.员工在试用期内，不想继续在我司工作或是被我司辞退时，结算工资的时间当天工作时间，正
常辞职，一个月后离职的人员，我司财务将规定在每月的10号或20号发放工资（注：可领现金，或留银行资料，待到期时必转到银行帐，请及时查收！）请悉知！
以上资料是规定各部门所填写或收到的单据或明细表，请大家给予支持和配合！谢谢大家！
每天下班前，各部门需向财务部提交真实性，准确性及客观性的资料。（注：单据必须有一联是黄联，如有差异，财务部拒绝接收）
采购部：采购订单及采购合同，供货方的送货单（两联）
业务部：我司的采购订单及采购合同，我司的送货单（两联）
仓库部：材料入库单及明细料表，材料领用表及明细表，产品或半成品入库单及明细表，产品出库单
及明细表（单据各两联，明细表各一份）
生产部：投入生产的材料领用单和明细料表须一致，其料表上填写产出的产品类别与生产日报表上的
产品类别一致！
生产日报表（内容需要注明产出的产品名称，数量，参与生此产品的员工人数及作业时间，
此内容须如实填写，不能虚报或造假，以免造成我司成本核算精确问题！）（两份）
核准：编写者：曹艳娟
2014-5-20
