材料设备采购管理制度
第一条 目的
全面了解供应商及其产品的特性，规范选择供应商的操作程序。对采购 过程进行控制，确保采购产品符合公司要求。
第二条 适用范围
适用于公司采购各类工程物资的各项控制活动。
第三条 工作职责：
3.1 工程部
a) 组织对材料供应商的考察和评估工作 b) 汇总编制《材料设备管理控制汇总表》 c) 对材料设备进行选样和封样 d) 编制招标文件，组织招标活动 e) 负责材料设备采购合同签约 f) 负责采购文件的保管 g) 按照《材料样品管理程序》对公司本部材料设备样品进行保管。 a） 确定材料设备设计标准
b） 制定满足项目总进度计划的设计标准确认时间表 c） 对材料设备进行确认
a） 确定材料设备的目标控制成本 b） 组织材料设备招标工作 a) 编制材料设备进场计划 b) 负责材料设备采购合同执行 c) 负责采购材料设备进场验收 d) 负责供应商供货评估
第四条 操作程序：
4.1 项目各专业图纸会审后，工程部根据《材料设备分类明细表》提供《材料设备设计标准确认表》，工程部提供《材料设备进场计划表》，工程部对材料设备的设计标准、功能要求和目标成本讨论后汇总编制《材料设备管理控制汇总表》，经工程管理副总审批通过后予以实施。材料设备的设计标准、功能要求和目标成本只有在工程管理副总的书面同意后才能做更改。 4.2 工程部按照《工程招投标工作管理制度》、《供应商评价和选择程序》的有关规定，对材料设备供应商进行考察和评估。 4.3 工程部汇编《供应商名录》。
4.4 工程部负责编制采购招标文件，工程部预算员负责编制，工程部经理负责审核，按照《材料设备采购招标文件内部审核表》填写审核意见，经工程管理副总批准后进行招标工作。 4.5 工程部督促投标单位发布招标文件前24小时，按招标文件规定及时交纳投标保证金。投标单位只有按规定交纳投标保证金后，方可参加投标。招标工作结束后工程部负责退还投标保证金。 4.6 工程部组织开标评标工作，工程部一人以上参与。决标后填写《材料设备招投标工作流程表》，报工程管理副总批准。由工程部签发中标通知书，并报合同审批。合同报批应附合同文本、供应商资质证明、《材料设备招投标工作流程表》及其他相关资料。
4.7 工程部负责甲供材料采购合同签约，工程部负责甲控乙供材料由供应商、施工总承包单位进行合同签约。
4.8 工程部负责采购合同实施，并根据设计（工程）变更情况对原采购合同签署补充协议。
4.9 根据《产品选样和封样程序》规定，工程部组织采购产品（甲供材料）选样和封样，工程部组织采购产品（甲控乙供材料）选样和封样，并填写《材料设备封样清单》。《材料设备封样清单》由工程部、供应商各存一联。
4.10 工程部对供应商、监理单位、施工单位进行甲供材料采购合同实施合同交底，并填写《材料设备合同交底单》。 4.11 工程部负责甲供材料封样、标识，并进行保管。
4.12 工程部组织协调监理单位分阶段和发货前对订购产品的入场验证和订购产品进场验收，并按《进货检验和试验程序》规定实施。 4.13 工程部做好采购产品验证记录、验证标识和验证日记，按规定填写《供应商供货质量、进度考核表》、《供应商供货评估表》，由工程部存档。
4.14 工程部协调与供应商之间的材料（设备）供求进度、质量验证和工作配合关系，协调供应商与监理单位、施工总承包单位等之间的合作关系。
4.15 对于甲方指定分包工程，工程部督促供应商严格执行半成品和成品验收制度，并规范办理工程验收手续，以此作为工程付款、结算的依据之一。
4.16 工程部根据实际情况及工程变更，及时调整材料（设备）供应数量。
4.17 工程部督促监理负责完整收齐所有采购材料设备全套工程竣工验收资料报质监站，如：产品合格证、质量保证书、检测（试验）报告、营业执照、资质证书、产品使用说明等。
4.18 财务室负责做好各类采购材料（设备）付款台帐，付款台帐记录应包含合同类别、合同单位、产品名称、合同总价、工程量、增减工程量、增减帐目、各阶段付款金额和日期、结算金额、付款报批日期、支票金额、支票编号、支票（现金）收发日期、支票（现金）签收人、签收日期等。
4.19 工程部负责整理审核“货物验收清单”、发票和其他单据，并按《 项目付款审批表》（未做）申请甲供材料（设备）付款。 4.20 工程竣工后，工程部负责就供应商相关产品售后服务内容及文件资料向物业管理部门移交，由物业管理部门与供应商对口联系维修业务。如发生困难或遇阻力时，由工程部协助办理。 4.21 工程部组织相关部门总结与经验教训评估。
第五条 附 则
第六条 第七条 5.1 所有物资采购人员必须遵守员工手册有关规定，维护公司利益。同时在物资采购工作中，必须本着公正、公平、公开、廉洁奉公的办事原则。如有违者，一经查出严肃处理。
相关文件
6.1 《材料样品仓库管理程序》 6.2 《供应商评价和选择程序》 6.3 《产品选样和封样程序》 6.4 《进货检验和试验程序》
相关表单
7.1 《材料设备分类明细表》 7.2 《材料设备设计标准确认表》 7.3 《材料设备设计确认计划表》 7.4 《材料设备管理控制汇总表》 7.5 《材料设备采购计划》
7.6 《材料设备采购招标文件内部审核表》 7.7 《材料设备招投标工作流程表》 7.8 《材料设备封样清单》
7.9 《甲供材料设备合同交底单》 7.10 《供应商供货质量、进度考核表》 7.11 《供应商供货评估表》 7.12 《供应商名录》
7.13 《供应商考察报告》 7.14 《材料设备采购月报表》 7.15 《材料设备设计变更审批表》 7.16 《材料标签》
7.17 《材料设备供应商信息表》 7.18 《材料设备样品清单》
