技术与管理并重，全力打造信息时代的企业数字档案馆
——江苏省电信有限公司档案信息化建设侧记之一
管理需求篇
企业档案是档案事业的一个分支，企业档案信息化建设是我国档案信息化建设的重要组成部分。这在国家档案局公布了《关于加强企业档案信息化建设的意见》之后，伴随着各个企业档案信息化建设项目的开展而日益凸现其重要性和现实意义。企业档案信息化建设是一个崭新的课题，建设的初期阶段面临着诸多问题：如何改革传统的档案管理方法去迎合电子文件的管理要求？如何设计出符合电子文件特点的电子文件管理系统？如何利用信息技术更好地提供档案利用?等等。这些都是摆在档案工作者面前的新课题和新挑战。
面对这些新课题和新挑战，江苏省电信有限公司根据中国电信集团提出的电信企业档案信息化的三年规划，从2003年2月开始正式启动了为期3年的江苏电信档案系统推广项目。该项目根据电信行业的特点，结合档案信息化管理的要求，从省到县梯次推进的一个系统化的大工程，目前已经取得了很好的成果。作为企业档案信息化建设探索过程中的一个“作品”，该项目在管理理念上就国内范围内来讲是具有前瞻性，同时，在技术运用方面，项目的技术支持方量子伟业时代信息技术有限公司，在技术问题把握和解决上也有很多独到之处。可以说，该项目在管理理念和技术运用方面都给后来者提供了一个很好的范例。因此，本文希望借助三篇系列文章将该项目的有关情况和所总结出来的经验介绍给读者，以供大家进一步探讨。
一、运筹帷幄，系统、依次地展开企业档案信息化建设工程
江苏电信的档案系统建设项目的规模在我国档案界不算小：从项目的时间看，历时三年历经三个阶段；从涉及的范围看，遍及江苏省电信公司总部以及所辖的13个省辖市、56个县；从建设的内容看，不但包括档案馆（室）藏数字化、档案业务流程自动化、档案利用网络化，而且还囊括了标准规范的制定、软硬件基础设施建设、人才队伍培养、培训等多方面内容。可以说，这是一个牵一发而动全身的“大工程”。因此，必须在项目的前期做好统筹规划。
系统的成功取决于很多因素，比如领导的支持、必要的资金、合理的规划、先进的技术等，但作为项目开展依据的策划方案，其首要任务是要有一个准确的定位和系统的设计方案，而这些又是以充分的市场调研为先决条件的。我国的数字档案馆建设正出于起步阶段，尚未形成一个完整、规范的模式，同时企业自身的管理状况也千差万别，很难单纯的模仿和照搬。因此，江苏电信根据企业自身档案管理的实际状况，总结过去的经验，充分意识到，本企业的档案信息化不应在原来档案管理软件基础上打转，而应有一个高的起点，充分体现实用性和先进性原 1
则。在与兄弟单位和软件开发商不断交流、磨合的基础上，江苏电信逐渐对项目的未来发展方向形成了清晰统一的思想认识，又经反复慎重地比较筛选，并进行详实的调研，形成了比较完整的、可操作性较强的需求分析报告，确立了项目的总目标，即，促进企业信息化进程和提升江苏电信档案管理水平，在省电信公司本部、直属单位、市电信分公司、县电信公司范围内，实现档案馆藏数字化、档案业务流程自动化、档案提供利用网络化的总体架构。
在总体目标和架构明确的基础上，江苏电信的档案管理人员从项目伊始就把重点放在了如何有效地运用项目管理方法来实现既定的目标的问题上，融合项目管理和软件工程化的管理理念，结合档案管理项目的特点，运用成熟的项目管理软件Microsoft Project 2000工具，重点抓住档案信息系统需求分析、概要设计、详细设计、测试和推广应用等几个关键环节的质量管理和进度控制，确保项目工作有序开展。
江苏全省共有13 个省辖市、56个县，南北差异较大，经济发展很不平衡，文化底蕴厚薄不一，分公司的认识也有距离。这就决定了江苏省的档案信息化建设不能一概而论同时同步进行，而应采用分类指导、梯次推进的办法。根据这一思想，江苏电信档案信息化建设划分了三个阶段：第一阶段省公司本部档案管理系统建设试点阶段（2003年2月至2004年8月）；第二阶段地（市）分公司档案管理系统推广阶段（2004年9月至2005年6月）；第三阶段县分公司档案管理系统普及阶段（2005年6月至2005年8月）。这种阶梯式由上至下的建设模式保证了项目有序、有效、有利的开展。
二、因势利导，以管理观念转变指导技术创新
档案信息化是一项艰巨而又复杂的工程，档案信息化建设的复杂性和档案管理部门自身技术与人才的局限性，决定了档案管理部门对IT企业存在一定的依赖。这种依赖性是客观存在的事实，但在有些项目中，这种依赖性往往过度地表现为技术主导一切的局面。尤其是在一些IT企业对档案工作实际需求、业务流程、标准规范、信息化目标等认识不够全面或合作双方沟通不畅的情况下，最终得到的系统总不尽如人意，既不能适应电子文件的管理理念，也不能充分反映企业的档案管理需求，达到理想的管理目标，造成人财物的巨大浪费。江苏电信充分考虑到了这一点，确定了管理与技术并重，让技术为企业的档案需求服务的核心指导思想。
近年来，在业务快速发展的同时，江苏电信的管理水平和信息化程度越来越高，对企业的档案管理提出了新要求。传统的人工管理模式影响了档案利用效率，难以实现档案管理的规范化和标准化。办公自动化条件下产生的大量可直接归档的电子文件，若仍采用人工处理方式，反而会增加处理环节和劳动成本，往往事倍功半。为适应新形势下企业发展和现代管理的要求，档案管理需要信息技术的强力支撑，江苏电信档案管理部门首先实现思想观念上的三个转变：档案服务职能由保管型向利用型转变；档案服务方式由实体型向信息型转变；档案服务条件由滞后型向超前型转变。同时结合本单位的实际情况，提出“档案馆（室）藏数字化、档案业务
流程自动化、档案提供利用网络化”三位一体的全新企业数字档案馆构建模式。重点是建设使用全省的档案管理系统，主要包括涵盖收集、整理、鉴定、保管、利用、统计、编研、销毁等环节的档案业务管理系统和以网上提供利用为主要目的的档案门户网站。
在档案管理方法方面，江苏电信的档案管理人员更是精益求精，综合文件本身的特点和企业实际的需求进行了历史性改革和创新，不但单独设立了合同档案和权证档案的管理流程，而且改变档案传统的按“卷”整理方式，推行新的按“件” 整理方式并纳入档案管理系统进行流程化管理。按照这种方式，管理文件、合同文件从办公自动化系统中自动提交到档案管理系统，采用按“件”整理归档的闭环流程；科技档案项目文件按“件”整理归档，实行科技项目、项目内文件二级电子目录管理方式的流程等等。按“件”管理，是电子文件管理中针对电子文件的特点提出的不同于传统档案管理的一种新型归档方式，它以“件”为基本单位将系统中生成的各类电子文件统统纳入到收集、整理、鉴定、保管、利用、统计、编研、销毁等环节中，大大简化了档案整理归档的环节，降低了工作量，而且更便于日后的检索查询。
三、建章立制，完善企业档案管理制度体系
完善的制度体系是管理活动得以顺利施行的组织保证。制度的制定和完善不仅要兼顾国际、国家、行业等标准，还要充分体现管理对象的特点和企业业务活动的特点，不能简单地照搬照抄别人的，也不能换汤不换药，沿用老的、过时的体制，尤其针对新业务新做法更要及时予以规范。因此，档案管理部门一方面全面制定了配合档案信息系统运行的12个管理办法，如归档文件整理办法、归档科技项目文件整理办法、电子档案管理办法等；另一方面根据电信行业档案管理的特点，遵循国家标准，并吸收国内相关行业的管理标准和经验，建立和完善了符合现代企业运作的11个档案管理制度，重新编制了管理档案、电子档案、合同档案、科技项目档案、会计档案等14个档案工作执行流程，把档案管理体系以可操作的形式表现出来，把档案管理业务流程进行了固化和优化，这就使得档案业务流程做到简化整理、细化检索、深化利用，尽量减少人工干预。例如，会计档案由经办人在档案管理系统后台上传电子目录或原文，按年度、期限和种类批处理归档流程；照片、实物、光盘、声像等载体档案，按年度多媒体形式或条目、二级类目编号归档流程；图书资料按年度，一级类目编号归档流程；无纸质收文采用批处理归档流程；对未经OA传递的需归档的文件材料，由负责归档部门和个人按档案类别，设定了在档案管理系统后台个性化上传流程。
这些制度共同构成了一个完整的制度体系，将与档案管理活动有关的程序、标准、方法、人员、设备等因素以条文的形式明确的表述出来，使得企业的档案管理活动有章可循，有效地支撑了档案信息系统的运行。
四、以人为本，提高管理队伍水平和素质
相关调查表明，人员素质往往是企业整体管理和业务流程信息化工程的最大阻力之一。先进的科学技术还要靠人去掌握。随着档案信息系统应用范围的扩大，档案管理的手段也随之进行相应的调整和变化，需要不断提高档案管理队伍的综合素质，向知识化、专业化、正规化方向发展。江苏电信档案部门通过举办各种不同层次、类型的培训班，来帮助档案人员更新观念、更新知识，提高业务水平。同时，要求档案人员不断充实信息知识，能够熟练掌握数字化扫描、应用软件操作、网页制作、内容更新等常见的计算机操作。考虑到各公司档案人员业务水平不一，江苏电信加大了培训力度，加强了培训质量的管控，采用集中培训和现场培训相结合的方法，制作了现场培训服务单，由省公司组织，分五组到现场手把手培训，并要求档案人员在培训后对培训内容是否已经掌握填写回执单，并以此跟踪推广使用，提高档案人员进行档案信息化管理的水平和能力，这为全省档案管理系统在基层得到顺利应用提供了可靠保证。
档案管理理念新，这是江苏电信档案信息化项目的一大特点。档案信息化是以资源建设为核心、信息网络建设为基础、信息法规、标准为保障的综合体系。只有在新的管理理念的带动下，才能调动人、财、物各个方面的资源，使之共同保证档案信息化建设的顺利实施。
