论电子政务建设与档案工作发展
摘要：进入21世纪信息时代，电子政务已成为人们进行政务活动的新模式，本文通过电子政务的发展对档案的积极和消极影响，浅谈利用电子政务为契机，促进档案信息化建设的对策。
关键词：电子政务档案工作档案信息化建设
随着网络技术的发展，电子政务替代了传统的政府管理模式，而且取得了很大的发展，但如此以来电子文件的形成、利用、储存和管理也为档案工作提供了新的挑战和机遇。电子政务建设对档案工作的影响不仅仅是载体上的变化，还是传统观念、工作模式、标准规范等的变化。所以利用电子政务建设这个契机，推动新一轮档案工作的创新显得极为重要。
一、电子政务对档案工作的积极影响
第一，对档案业务工作的影响。电子政务过程中形成的电子文件，贯穿于电子政务运作的全过程，电子文件的存储、运转、传递和利用方式都区别于纸质文件，它的收集、整理、鉴定、保管方式也不同于传统的纸质档案。从收集方面看，档案的收集工作瞬间完成且没有纸质文件的实物性。从整理方面看，电子政务环境下档案的整理工作可以高效率、多途径，而纸质文件时代，整理时档案管理工作的核心部分。从鉴定方面看，政务文件在归档的同时也需要进行鉴定。从保管方面看，管理部门电子归档的保管模式得以根本改观。
第二，对档案信息处理方式的影响。在电子政务实施以前各类政务文件泛滥成灾，机关档案室等部门都承受着保存文件和载体介质等工作压力，而电子政务办公自动化技术的应用给个部门办公自动化信息处理带来了一系列的改变：机关在办公过程中产生的各类政务文件，逐步与计算机办公自动化技术融合为一体；信息用户只需在相关的操作界面上按动键钮，就可以通过网络准确地获得所需的各种信息；作为计算机和网络技术的应用，政务文件的形成中糅合了多种信息媒体技术；文书、档案的管理融入到一个系统之中。
二、电子政务对档案工作的挑战
电子文件作为电子政务过程中的伴生物，在公务、科技、商务、教学等活动中的作用日益重要。但由于行政部门在办公自动化过程的意识、管理、安全、技术等方面存在不足，也对档案工作提出了新的挑战。
1.意识问题：电子政务的发展不是一朝一夕的，在此环境下的档案管理信息化也是不断发展、不断创新的。所以，在电子政务环境下的档案管理工作面临着诸多困难和挑战。
2.管理问题：传统的纸质档案，大多采取了集中统一管理的方式，而电子档案的管理方式还没有完全确立，尽管做了些研究和探索性工作，但离实际需要还有一定差距，使管理者无章可循，无法规、标准可依。
3.法律问题：档案的法律约束力就在于它的原始性，然而电子文件的可更改性、信息和载体的可分离性，使电子文件在生成和传输过程中存在诸多不利因素，这就给文件的真实性界定带来一定难度。
4.技术问题：纸质档案只要保证载体安全，信息的可读性不成问题。而电子文件却不同，外表看来保存完好的介质，由于环境（软、硬件、编码、电子图章和加密技术等）的变化，信息却不可读。
5.人才问题：现在的大多数档案工作者，长期从事纸质档案管理，对于电子档案管理还不能胜任。随着电子政务的建设不断发展，档案工作中的新问题、新技术将会层出不穷，对工作者的要求也会越来越高。
6.安全问题：电子政务涉及的安全问题是多方面的。软件研发和技术加密工作还有待提高，电子政务系统安全管理体制上不健全，现有网络技术还很脆弱，存在可攻击点多、病毒干扰问题严重等。
三、促进档案信息化建设的对策
（一）利用电子政务建设为契机，推动档案信息化的标准规范建设
电子政务时代，档案信息系统标准化建设占据举足轻重的地位，它直接关系到国家电子政务实施与建设活动的绩效。电子政务系统中档案信息形成、收集、存储、检索、开发、利用的正常运作，已成为档案信息化建设的重点工程。为此，应充分利用电子政务建设为契机，推动档案信息化的标准、规范建设。电子文件归档和电子档案管理，要采用统一的标准规范，从文件的形成、流转、收集和归档以及档案的整理、编目等各环节。制订和完善电子文件归档管理和档案管理的办法、实施细则、技术标准等关键问题。使档案工作在现代社会同样得
到科学管理和有效利用，在电子政务的新环境的推进下不断创新发展。
（二）利用电子政务环境，提升档案馆服务社会的核心竞争力
档案事业是一项公益性事业，档案资源的利用服务是档案事业的永恒主题，档案工作的目的是便于社会各方面对档案资源的利用,满足社会需求，使档案用户足不出门就可在自己的电脑终端上查找利用权限范围内的档案信息，实现档案信息资源共享。通过开展信息交流、决策咨询、技术服务等业务，对政府与社会之间的知识流动和技术转移发挥关键性的促进作用，加快科技成果转化。还可以采用现行文件服务、举办主题展览、建立教育基地等形式，通过多种途径开拓档案馆的文化、休闲、教育等社会功能，把档案馆与社会和公众紧密联系起来，使档案馆的信息服务从封闭走向开放，从传统管理走向现代化管理，提升档案馆在社会化服务中的核心竞争力。
（三）利用电子政务信息化教育平台，加速档案信息化人才培养
提高政府工作人员的电子政务教育水平，加强信息技术人员队伍的建设，是电子政务建设极其重要的问题。同时把档案业务工作结合电子政务建设的发展需要，在档案人员继续教育工作中加强对电子文件和电子档案管理知识的培训。
在电子政务环境下，各单位要重视培养和配备相应的人才，编制是兼职档案员的单位尽可能将文书和档案人员合一，有专职档案员的单位要加强与部门的文书沟通联系，文书人员要及时把电子文件传给档案人员，以便于档案人员及时对电子文件进行鉴定归档。档案部门要加强对电子文件和电子档案管理知识的培训，以高档案工作人员的业务素质。在电子政务环境下，档案人员必须学习电子文件和电子档案管理知识，才能跟上时代步伐。
（四）利用电子政务的宣传氛围，重视档案意识宣传教育
提高全民的信息化意识，实现政府和民众之间的信息共享，是推广、普及电子政务的重要宣传工作之一。在电子政务环境下，电子文档在实现信息共享的同时，也涉及到信息的归档、管理、保密、安全、利用等问题。因此，档案管理部门在倡导电子文档信息利用社会化的同时，还必须向公众宣传教育规范利用行为。国家有关部门应当结合电子政务的网络宣传，重视并制定电子文件和电子档案利用的相关法律法规，采取多种措施规范利用行为，倡导信息利用的社会公德。
总之，在我国档案工作的未来发展中，档案信息化建设是个十分重要的趋势。电子政务时代的档案工作需要我们用全新的观念、理论、体制和技术，积极探索电子政务时代档案工作新思路和新方法，以电子政务发展为契机，开拓进取，使档案的收集、整理、存储和利用等工作适应电子政务发展的要求，进一步增强服务意识，更新服务观念，增加服务方式，提高档案服务的及时性、针对性和实效性，把档案工作提高到一个新的水平，全面推进档案事业的发展。
参考文献：
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(5)陈军，吕鸿.电子政务与档案信息化建设.今日科技，2003年第6期
