中外秘书比较研究
[摘要]我国秘书教育兴起于上个世纪八十年代初，由于适应了改革开放的发展趋势以及时代的要求，呈现出一种蒸蒸日上、发展迅猛的势头。这期间，不少高等和中等职业院校，纷纷建立了秘书专业，有了一批专业化的教师队伍，出版了一大批秘书专业教材，为社会培养出了大批的各种急需的秘书人才。在秘书职业教育的理论和实践方面进行了可贵的探索。尽管如此，较之发达国家，我国秘书专业教育起步较晚，并且受根深蒂固传统教育思想影响较深，一个体现时代精神并与世界接轨的现代秘书教育体制尚未真正建立起来。因此我们有必要系统考察发达国家秘书职业环境和秘书职业教育，进行比较分析，借鉴西方发达国家的成功经验，建立起具有中国特色的科学规范的现代秘书教育制度。
[关键词]秘书 秘书职业环境 职业能力
对中国和国外秘书职业环境和职业教育进行比较研究，是当前秘书教育理论研究必须要面对的一个关键课题。我国秘书教育肇兴起于上个世纪八十年代的，顺应改革开放的时代背景蓬勃发展。此间，很多高等院校和中等职业院校，纷纷建立了秘书专业，培养了一支专业化的教师队伍，出版了大量秘书专业教材，在秘书职业教育的理论和实践方面进行了弥足珍贵的探索。时至今日，秘书职业教育在发展中遭遇瓶颈：国内严峻的就业形势使得大量非秘书专业的学生加入秘书工作岗位的竞争，秘书职业的专业教育优势难以凸显；各类高等院校的秘书专业定位不清，过分注重学科体系的完整性，缺乏对职业能力的培养与训练；中职院校学生基础知识环节薄弱，缺乏职业成长和提升的潜力；社会对秘书职业的认识存在误区，学生对秘书专业选择的无奈和就业过程中的眼高手低造成秘书专业的尴尬定位。由此，秘书专业教育的改革势在必行，我们迫切需要建立一个能够体现现代秘书职业精神并且具有成长潜力的、分层次的、多元化的职业秘书教育体系。各国秘书职业深深植根于各国的经济基础，浸润着各国的领导管理体制、人文环境等上层建筑的要素同时深受不同程度的国际文化交融的影响。以更加开放的视角观察分析国外尤其是西方发达国家的秘书职业环境与颇具特色并具有成功示范效应的秘书职业教育将为我国的秘书专业教育理论与实践提供更为广泛的思路。
一、中外秘书职业环境比较
（一）中外对于秘书的职业定位具有很大的趋同性
“国际秘书联合会”对秘书的界定是：秘书应是主管人员的一位特殊助手：她（他）掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确判断的能力，并且在所给予的权利范围内做出决定。作为全球性的秘书组织对于秘书的职业描述代表了大多数国家对于秘书职业定位的一致性：
一个部门或单位的上司不可能事必躬亲，管理工作需要“辅助”上司这个特殊的工作层次，这就是使得当今的秘书职业具有共同的本质属性。纵观世界主要发达国家，对秘书的定义，都强调了它的“辅助性”。“秘书应是主管人员的一位特殊的助手”明确了秘书的辅助性地位。
秘书的辅助性的本质特性，决定了它在社会活动中的地位，同时也决定了秘书相似的基本职业功能。从美国的《韦氏秘书手册》、英国的《剑桥秘书“证书”考试指定教材》到德国的《当好秘书100诀窍》，一致认为：处理各种信息；上传下达，下情上达；协调沟通；催办、督办；撰写、审核、印制、传发文件；筹办和组织会议；安排上司工作日程；组织各项活动；档案保管等，是其中最基本的、最常见的职能要求。
基于相同的秘书工作职能，各国对于秘书基本素质的要求趋向于一致。主要包括基本知识结构，基本能力结构，基本的职业道德要求。具体而言，知识结构包括社会科学基本知识和自然科学基础知识。其中有公文和应用文写作、文书学、档案、办公室管理、会议组织等知识，以及一些与管理学、经济学、法学、社会学、心理学相关的知识。基本能力包括写作及口头表达能力、社交活动能力、协调能力、观察分析能力、应变能力、使用现代化办公机具的能力、预测能力等。尽管各国对秘书职业道德及个人品质要求不尽相同①，但中外秘书都离不开“为领导服务”之宗旨，因此各国均将忠于领导或上司，爱岗敬业、勇于负责、诚实谦虚、团队精神，善于沟通，保守机密，富有创造、主动精神等作为秘书职业道德的基本规范。
（二）中外秘书职业环境比较
我国尚处于发展阶段，由于经济条件的限制，办公现代尚未完全普及，即便是诸如北京、上海、广州这样的一线城市，办公现代化程度远逊于西方发达国家。我国秘书工作的不少环节尚处于手工操作阶段，如信息的收集、整理、传输、使用和存贮，大多是以办公室信息中枢与信息网络上信息员的口传（电话）笔录、文字资料整理、文件剪报制作与传输为主要方式，而精确、高效地电脑化信息系统尚未普及。对管理中关键问题的了解与解析，大多用手工操作式的典型调查、抽样调查手段和手工操作为主并渗透人为因素的统计资料为依据，作以掺杂过多主观色彩定性为主，辅之以不精确的定量研究分析，使辅助决策的信息失真。而西方发达国家现代办公系统已趋于完善，在大数据的时代背景下，对信息的分析大多以计算机程序化的数学统计和精确的计算为基础，通过科学的定量和定性分析得出比较精确的结论。相比较而言，我国的信息处理与分析具有较大的不确定性，给秘书辅助决策造成了困难。
我国的经济体制改革经历了巨大的制度创新，传统计划经济的影响在短时期内难以消除。在传统模式中，强调秘书的纵向沟通。秘书尤其是政府秘书习惯性地被称为“秀才”、“笔杆子”，即其主要工作内容就是善于把上面的精神、单位的情况以及下面反映的问题“上传下达”，并按领导意图用文字准确鲜明地表达出来，秘书工作沉溺与“文山会海”。而成熟的市场经济要求管理者一切要面对市场，面对社会公众。这就要求秘书人员具有更开放的视野，能够多层面、多角度的接触和了解社会。管理者为了谋求效益最大化，则需要秘书成为自己的智囊和助手，帮助解决实际问题和提高工作效率，而不仅仅是文字表达。
（三）中外秘书工作职业化异同
我国古代拥有丰富的秘书工作经验和繁荣的幕僚文化，而现代秘书工作职业化的时代进程却远远滞后于西方国家，民主、法治、平等、人权等宪政制度的缺失使中国经历漫长的封建社会却没有形成职业化的秘书。不仅如此，深厚的幕僚性秘书活动也对我国现代秘书职业产生了持续性的影响。
我国现代职业化的秘书活动具有以下特点：首先，现代秘书活动范畴已不仅仅局限于国家官僚体系，而是广泛存在于各行各业，已经成为一种具有辅助服务职能的专门职业。然而政府秘书在任职条件、职业能力、职业道德方面仍有一些特殊要求。其次，确定了秘书办文、办会、办事、信息处理、沟通协调等特定秘书工作内容，确定了秘书职业技能培养教育体系和职业资格考核体系，建立了对秘书从业进行指导和服务的秘书行业协会。第三，秘书工作是非权力性服务。现代秘书工作内容既有别于我国古代有一定职权的官吏型秘书，又区别于副职领导者、职能部门管理者和专职的咨询智囊人员。秘书岗位一方面解决了领导“独木难支”的现实问题，另一方面解决了过多的副职和职能部门造成的权力分散，决策迟缓的弊端。第四，明确了秘书工作的目的是辅助服务于领导，在辅助服务的有效过程中体现自身的劳动价值。秘书的职业道德要求与职业价值体现具有鲜明的职业特色。
我国秘书所体现出的职业化特征与西方发达国家秘书职业化具有同质性和趋同性。现代社会分工日益细化，决定事务发展的要素越来越多元化，具有更多的不确定性，整体筹谋、统一指挥、综合协调对于事业的成败越来越重要，而秘书的辅助、沟通协调对于企业管理和项目决策均能起到优化的作用。
二、中外秘书职业教育比较
由于秘书在管理系统中具有不可或缺的特殊地位，我国和西方各国都比较重视秘书的职业教育，不仅开展了广泛的多层次的秘书职前教育，而且还采用多种形式进行在职教育，但在教育理念、教育体制、师资队伍建设、职业教育模式等方面存在诸多差异。
（一）中外秘书教育理念的差异
在培养目标上，西方国家突出秘书教育“职业性”：西方发达国家培养的是受过专门训练和严格技能考核的人员，是经过规范化培训和专门考试的具有职业技能的人才，以适应现代管理工作的需要。秘书职业化程度高，具有较强的职业自信心，作为一项专业化工作具有较强的职业荣誉感。如在欧洲各国普遍设立的欧洲女秘书培训班具有较高的社会认可度，而法国将秘书教育的目标定位为：“全力培养从秘书做起的管理国家的人”，由政府筹办法国国立行政学院以为政府培养高级秘书而著称，高级秘书为优秀人才所热力追捧。在我国，由于秘书职业的形态还不够完善，社会对秘书职业认知的误区、职业教育并未获得平等的社会地位以及秘书职业化程度不够高，导致职业认可度较低。更多的人不是把秘书作为一种职业方向，是把秘书职业作为一种跳板和过渡，秘书岗位“留不住人”，这种社会现状的存在致使秘书职业教育培养目标错位或缺位。
西方发达国家秘书职业教育紧贴市场经济的需要，与社会经济生活密切相关。他们的课程设置、培养模式、考核标准都是根据公司、企业的现实需要来确定的，课程内容就是秘书工作内容，课程考核针对秘书职业能力。经过职业教育，秘书上岗即能独当一面，秘书职业教育极大增加了就业竞争力。我国的秘书职业教育虽也强调联系实际，但由于传统的社会阶层划分导致职业教育将在很长一段时间难以取得与学术教育平等的社会地位，我国秘书教育还未摆脱以“课堂为中心”、“讲授为中心”、“教师为中心”的学院式教学的局面，比较强调学科的完整性，技能培训流于形式，学生目标定位不准确，普遍存在“眼高手低”。学生不了解社会不了解市场，毕业后还需要很长的适应期，用人单位还需要进行岗前培训，秘书专业的专业技能在就业竞争中体现不出优势。
（二）秘书教育体制上的差异
我国秘书培养偏重于学历教育，拥有一套相当庞大的秘书正规学历教育系统，而西方发达国家比较强调非学历教育的秘书职业资格培训，更重视秘书职业技术教育。美国、英国、法国等国的秘书在取得学历文凭后，并不能直接获得秘书职业的从业资格，要获得相应的秘书职业资格证书才能进入工作岗位，成为一名职业秘书。由秘书协会主持统一的职业培训和专业考试，已经形成用人要求、考核标准、使用和工资收入相关联的体系。我国的由人力资源与社会保障部主办“秘书资格证书”考试还刚刚起步，考核内容、标准和方式都有待进一步改进，针对职业鉴定的专门性培训缺乏规范管理，在社会上的影响还有待于进一步扩大。
不仅如此，西方发达国家秘书教育及培训，特别重视职业能力的培养。以德国为例，秘书教育虽然由职业专科学校、高级职业学校、职业学院承担，但教学方式一般是每周上1～2天课，其他时间却在公司企业中实习，边学边干，在实践中获得秘书职业能力。法国以培养高级秘书人才为己任的国立行政学院，第一年不在课堂上课，而是把学生分派到各级行政机构去担任见习行政人员。下去实习的学生，由当地官员充当指导教师，“真刀真枪”地进行实习。实习完毕，要求每人就工作中遇到的问题写成论文做出分析和提出对策，然后上升到理论。这种“实践――理论――实践”的教学方法，符合应用学科的教学特点，使学生学的知识扎实，动手能力强，无论是实践能力或理论水平都能够得到较快的提高，能在较短的时间里培养出高级秘书人才。反观我国秘书职业教育，一方面传统的教学模式重理论轻实践，课堂和校内有效的职业教育的能力培养和专业训练模式还在摸索当中，另一方面我国大学的盲目扩招导致秘书专业人满为患，难以有实习单位能够提供所需的工作岗位。
（三）秘书师资队伍的差异
西方先进国家在秘书职业教育和培训方面积累了丰富的经验，达到了相当高的水平。不仅表现在先进的教学理念和适合社会经济发展的秘书教育体制上.而且也表现在拥有一支经过严格职业培训的、高水准的师资队伍上。西方发达国家秘书教师不仅具有扎实的理论基础及相关的专业知识，而且具有深厚的秘书操作实践能力。美国国家教师经验鉴定委员会提出，“你没有给病人做过成功的手术，你就不要教学生怎样动手术”，“你不是出色的律师，你就别教学生怎样当律师”。秘书教师也一样，若没有秘书工作的实践，就不能教学生做秘书。英国从事秘书教学的教师，必须经过国家培训署的认可.才有资格从事秘书教学，很多秘书教师都是有过工作实践的顶尖秘书。英国对秘书教师的实践性、技能性提出了很高的要求。我国秘书教师虽然有较深厚的理论基础和专业知识，但相当一部分却未经过秘书专业的系统的严格的训练，秘书职业的职业能力较低，而成功的职业秘书则很难在秘书职业培训中担纲。造成了教秘书的不是秘书，是秘书的不教秘书的现状。
（四）秘书分层教育的差异
我国秘书教育采取一般学历教育模式，成批招收，成批毕业，目标定位不准确，教育层次混杂，学生职业方向和层次定位缺位。秘书专业毕业的大学生在就业中的优势不明显，学生普遍缺乏职业荣誉感。而德国在秘书职业的分层教学上做出的有益探索是值得我们深入思考的。
欧共体一体化进程的加快迫使德国在外事秘书人才培养方面做出新的探索――出现了“培养欧洲秘书”的计划及其教育实践活动，为德国外事秘书教育提高了档次，使“欧洲秘书”跻身于“白领阶层”。德国的“欧洲秘书培训班”采取分批招收，分期择优筛选，分层次培养秘书人才。在招收对象上，入学起点高，淘汰制度严苛；在课程设置上，重视速记、打字、外语等技能课，并根据学生不同情况开设多门选修课，定出标准，严格考核；在训练方法上采用强化训练模式，以高难度、高强度训练达到职业技能的高标准，突出秘书教育的职业特色，因此培养出的学生相比较普通高校文科培养出来的学生在专业领域具有明显的优势。
德国秘书职业教育的成功经验给我国秘书教育改革提供了更广泛的选择：其确定的具有鲜明特色和顺应市场需求教育培养目标、教学思路清晰、要求严格的技能训练方法、分段培养竞争择优的教学模式、既注重专业技能又关注职业个性培养的教学计划为我国的秘书职业教育提供了有益的经验。
[注释]
①《剑桥秘书证书考试》指定教材关于秘书人员的道德素质和个人品质有如下的要求：“可靠性”、“责任感”、“谨慎性”、“忠于职业”、“创造性”、“守时性”、“良好的外表”、“个性和幽默感”、“良好的适应性并乐于助人”、“礼貌与礼仪”、“乐观”以及“团队合作和良好的工作习惯”等。
德国克劳迪娅?贝伦斯――施奈德和恩斯特?蒂迈尔合著的《当好秘书100诀窍》一书强调了人品的作用，它说“人品是对一个人的个人特点本质的阐释”，并且强调了“团队协作能力”、“举止得体”“有自知之明的自信心”、“有自我责任心”、“能承受身心压力、态度积极”“灵活性、诚挚”、“有勇气、主动和有奉献意识”等。
日本企业对秘书职业道德提出的要求则是：“富有积极进取的精神”、“创造性地工作”、“严守秘密”、“对外接待热情诚实”、“与领导人融洽相处”、“能很好地配合同事工作”等等。
[参考文献]
[1]简论中外秘书教育差异视域下我国秘书教育的发展思路，黄强，经济视角，2013年5期；
[2]中外融合：中外秘书学课程建设，余厚洪，秘书，2013年1期；
[3]浅谈中外秘书教育的不同特色，马培新，秘书，2005年9期；
[4]中外秘书教育的比较研究，李欣、李国栋，教育与职业，2004年32期；
[5]中外秘书职业的培训及考试，方晓蓉，当代秘书，2000年2期。
（作者单位：安徽警官职业学院 安徽省合肥市）
