分析档案信息化建设的改进
作者：贾婷
2011年6月15日
分析档案信息化建设的改进
摘要：档案信息化管理越来越成为业界的趋势。通过信息网络最大限度地开发利用已开放档案资源，使之更好地为经济和社会发展服务。
关键词：档案建设信息化
随着科学技术日新月异的发展，档案信息载体发生了革命性的变化，办公自动化乃至无纸化办公的实现，使得电子文件数量与时俱增，人类正逐步步入数字化信息时代。档案利用作为档案工作的出发点和归宿，面临着新的挑战。只有改变传统的档案利用方式，建立健全电子化检索工具，才避免档案工作脱离社会、避免档案机构变成纯粹博物馆式的收藏机构。
一、档案信息化管理的优越性
1大幅度提高工作效率
档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。具体表现为：1）需一次录入可以多次利用。数据录入后，不论是文书管理还是档案管理，可以方便的打印出相关的收发文单据、汇总表；可以方便的打印出档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录、备考表等。2）自动统计档案信息。档案库中的信息需要统计，并形成报表，这项工作由计算机处理，可以极大的提高
管理人员的效率。
2、检索查询更为方便
传统的检索方式，档案管理人员从一本一本的目录中，打出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力。具体表现在：1）提供多种查询手段。管理人员可以从模糊查底、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。2）提供网上查询手段：公司内部的工作人员，可以根据档案管理权限从网上自行查询档案信息，极大的减轻了工作人员的负担。
3、信息存储量更大
现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，可以大大增加档案信息的存储量，存储密度比纸质档案高出许多倍。一个保存30万卷档案的中等规模的省级档案馆，其纸质档案的排列长度可达4—5公里，如果将其文字信息录入计算机，用CD-R刻录保存权需400片，用DVD的密度刻度保存，仅需60片，完全可以装在一个公文包里。这样利用很小的空间就可以信息速度快。具有直观性、选择性、易操作性。
二、影响档案信息化建设的因素
1、档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。
2、在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。
3、标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
4、档案利用价值不高，由于档案材料的不完善，不能客观地反映档案信息的全貌，使得档案的利用价值相对降低。不重视企业内部的实绩考核，轻视档案信息记录，人为地造成了信息与其档案的两者分离，这些原因都不同程度地造成了档案信息利用率的降低。
5、档案管理的信息化和程度不高。随着科学技术手段的不断更新，档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也不在不断提高。这此示利于档案管理效率的提高，并且造成一定的资源浪费。在手工条件下形成的档案也不利于科学化、系统化和标准化管理。
6、档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
三、对策及途径
档案信息化建设面临的新情况，新问题对我们档案工作者提出了新的要求，因上经，在档案信息化工作过程中，我们就不图形势，不
走过场，切实结合实际，立足当前，考虑长远。既要踏踏实实，又要高瞻远瞩，努力做好档案信息化这个具有时代意义的系统工程。
1、要增强档案信息化建设的紧迫感和责任感，建设一支适应档案信息化发展需要的干部队伍。与此同时，要加强对档案人员的业务培训，普及档案管理新技术，新方法和新信息等基础知识，提高他们的综合素质，使他们在精通业务知识的同时，掌握更多的信息技术知识，使档案界有更优秀的复合型人才。
2、建立健全科学、合理的档案管理制度在档案信息管理工作中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的档案信息管理制度，使得档案信息工作更加制度化、科学化、法律化。遵循《保管保密制度》，采取切实有效的措施，减少人为因素的破坏，保障档案信息的安全，延长使用寿命；遵循《查、借阅制度》，明确档案信息利用的方式和方法，以保证档案信息的安全性和真实性。遵循《档案人员岗位责任制》、《安全制度》、《计算机信息维护制度》、《干部档案登记簿》、《接收档案登记簿》、《转出档案登记簿》、《查阅档案登记簿》等制度规定。严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记；实践证明，建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。
3、要制定信息化标准体系，为档案信息化建设奠定有利基础。目前全国电子政务标准化研究组正在厂家与政务信息相关的各类标准规范，档案信息化标准规范体系也将随着信息化程度的提高完善起
来以指导和服务于更广范围内的档案信息化业务的开展。
