公司档案信息化建设探讨
何细乃
（中冶南方工程技术有限公司信息网络中心，武汉430080）
摘要：本文通过探讨企业档案信息化建设的基本目标和主要内容，指出了本公司档案信息化建设的目标、原则和主要内容。针对本公司档案信息化建设的实际情况，本文提出了从信息管理过渡到知识管理的发展建议。 关键词：档案管理；档案信息化； 知识管理
Study on Enterprise Archives Informatization
Construction
He Xi-nai
（WISDR steelmaking department，Wuhan 430080）
Abstract： This paper discues the basic goal and main content of enterprise archives informatization construction and points out in particular the goal, principle andmain content of archives informatization construction of WISDRI.According to the actual situation of archives informatization construction of WISDRI, this paper makes a suggestion to develop from information management to knowledge management.
Key words: Archives management; archives informatization; knowledge management
前言
随着社会信息技术的飞速发展，人们对档案管理工作提出了更高的要求。作为一个信息的重要来源，档案信息已经成为我国企业信息化工作的一个重要组成部分及工作内容。企业档案管理工作的信息化建设成为许多企业，也包括我们公司档案管理人员研究的一个重要对象。
1.企业档案信息化建设的误区
在很多人眼里，档案信息化与档案信息化建设往往被误读。
1.1 将档案信息化建设理解为纯粹的计算机档案管理系统的建设
许多档案管理人员，对于档案信息化建设的认识也不深。最典型的错误理解，是将档案信息化建设等同于档案计算机管理，即将实物档案的管理模式(卡片检索、实物管理)转换成建设计算机检索系统、电子文件管理系统。简单地认为，档案信息化建设就是实物档案管理模式的计算机辅助管理。
1.2 将档案信息化与档案数字化混为一谈
传统的实物档案无论是在保管还是在提供利用上，都存在着非常大的局限性。档案数字化可以解决这方面的问题，一是解决网上浏览的问题，二是解决多人同时利用同一份档案的冲突。相对于社会公共档案部门以及机关档案来说，企业档案数字化工作的内在驱动力比较强。因此，很多企业档案数字化工作进行得比较早，主要工作是将档案实物进行数字化处理，变成存贮在计算机上可传输、方便提供利用的电子矢量文件。
但是正因为这一点，很多人、很多企业就将档案信息化简单地理解为档案数字化工作。把档案信息化
建设局限在原有实物档案数字化以及新接收的档案对应的电子文件收集上。思想认识还处在档案信息化建设的初级阶段，没有从根本上实现从档案实物管理及档案信息管理，到电子档案管理及档案知识管理的转变。
2．档案信息化建设的目标
根据近几年档案信息化发展的形势来看，档案管理已经摆脱了实物手工管理(以卡片检索管理为典型代表)。绝大多数的企业，都通过各种各样的档案管理系统及计算机辅助管理手段实现了档案计算机管理。很多信息化工作进行得比较早的企业，通过加强档案信息化基础设施建设已经实现了档案资源的数字化、服务网络化，有很多单位甚至实现了接收、传递、存储和利用的一体化。
在接下来的档案信息化建设的目标上，很多企业感觉到比较迷茫，方向不明确。个人觉得，要根据企业进行档案信息化建设的目的以及信息化技术发展的大方向，来确定企业档案信息化建设的目标。各企业可根据本企业整体信息化以及档案信息化建设的现状，来确定本企业档案信息化建设的目标。企业档案信息化建设发展阶段目标，按低到高分为三个层次：
2.1 短期目标
以档案实物数字化为主要内容，辅助计算机编目为手段，实现档案文件的网上浏览、提供利用。
2.2 中长期目标
在短期目标的基础上，通过流程再造，采用电子签名、权限管理等技术手段，结合公文办公系统、设计系统、档案管理系统的一体化，实现档案信息管理。
2.3 远期目标
在中长期目标的基础上，通过参与企业生产经营活动的全过程，自动收集档案知识信息，超越传统档案管理的概念，将档案管理与信息管理、知识管理结合起来，实现档案信息知识管理。
具体到本公司，目前基本实现短期目标的大部分内容，如档案数字化正在进行，档案检索编目已经通过档案管理系统进行管理，经过授权可以实现档案文件的网上浏览与提供利用。因此本公司档案信息化建设发展的阶段性目标应该是以上述中长期目标为主。
3．公司档案信息化建设的原则
3.1 以档案信息资源开发与利用为中心的原则
档案信息化建设，包括制度建设、流程管理、信息资源准备，特别是各种系统和软件的开发，要围绕提供利用来设计、来开展。如果不以方便利用为原则，系统运行最流畅，界面做得最好看，信息资源保管得最完善，都会回到传统档案管理重保管、轻利用的老路上去，这样也违反了档案信息化建设的初衷。
当然这里说的以开发利用为中心的原则，并不是不讲安全。作为企业来说，知识产权保护始终是重中之重。只要通过信息资源及人员权限的分级，完全可以解决这些问题。
3.2 效益最大化原则
企业进行档案信息化建设，首先是看到了档案信息利用中的潜在效益。因此，档案信息化建设，特别在建设的侧重点、信息资源的准备、提供利用方面，哪些系统先上、哪些问题要先解决，甚至包括不同信息资源数字化的先后，都应遵循效益最大化的原则。比如系统建设上，是文书档案先上还是科技档案先上。再比如，科技档案扫描项目的选择上，就应该选择不同类型的典型项目或实物档案提供利用比较频繁的项目。
3.3 标准、编码先行的原则
档案信息化建设是企业信息化建设工作的一部分，包括职能域的划分、主题数据库的确立、统一编码的协调，都需要在公司统一IT规划的指导下进行。企业人力资源系统、设计管理系统、项目管理系统、设计管理平台、档案信息化平台，都需要统筹规划，确认工作流程，划分各自的职能域和主题数据库。
3.4 阶段性建设，逐步实施的原则。
要实现科技档案信息化的目标，即使具备了诸多有利条件，但是也不可能在短时间之内实现，制度改
革、流程再造，系统论证、运行、评价，信息资源准备，都需要分阶段，逐步实施。
4．档案信息化建设的主要内容
2004年，国家档案局发布的《全国档案信息化建设实施纲要》明确指出了档案信息化建设的六项核心内容：档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案应用系统建设、档案信息化标准规范建设、人才队伍建设、信息安全保障体系建设。
不同企业档案信息化工作起步有早有晚，信息化程度有高有低，信息化建设内容与侧重点也不一样。根据中冶南方（原为武汉院）10多年来档案信息化工作发展进程来看，自1995年档案信息化系统的建设开始，走过了档案信息化基础设施建设、检索数据库的建立、电子文件的收集等过程，对于基础设施、应用系统、标准规范、人才队伍、信息安全保障，都有一定的认识与经验积累。
对于当前的中冶南方来说，档案信息化建设更多地是需要从档案管理信息化过渡到档案知识管理，具体就是侧重点应该从档案实体管理－档案信息管理，过渡到档案信息管理-档案知识管理。除了开发档案文件中蕴含的显性信息知识，更应该开发档案信息中潜在的隐性知识信息。
4.1 档案信息资源建设
4.1.1 实物档案的数字化
本公司在长期的经济建设中积累下来了大量的档案，包括科技档案、文书档案、人事档案、专利档案等,这些档案在公司生产经营工作中有着很高的参考价值。可按效益最大化原则，对相应的档案进行优先排序，效益最大的优先数字化。
1) 科技档案
中冶南方的科技档案主要是图纸档案，主要利用价值在于它的参考价值，从这个利用目的出发，对于那些参考价值大、重复利用率高的图纸档案，进行优先数字化处理。
因此优先顺序可参考为：典型项目图纸-设备类图纸-借阅利用率高的图纸-其它科技档案。利用5-8年左右的时间，完成历史遗留档案的扫描工作。
2) 专利档案
专利档案目前还不是很多，建议可优先实现，与公司专利管理系统结合起来，实现专利档案的全部数字化。
3) 文书档案
文书档案数字化优先顺序参考为：典型项目全部合同-商务合同-获奖证书文件-其它文书档案
4) 人事档案
人事档案数字化优先顺序可参考时间年代及利用率来具体确定：近年的人事档案-个人相关证件-其它
5) 其它档案
4.1.2 电子文件的收集
目前公司的科技档案电子文件收集工作经过多年的努力，基本上达到了电子文件100%的收集率。对于设计外委、设计分包电子文件的收集工作正在研究中。
4.1.3 电子档案的收集
电子档案的收集与归档，是档案管理的高级阶段。
公司信息网络中心正在进行设计文件无纸化流转的流程设计，相应配置的系统建设正在进行。通过电子签名，系统授权，IT标准化检查，档案合规性检查等技术手段，实现电子档案的网络无纸化流转、收集、归档、打印、发出。
对于OA系统的开发与归档，也应该研究公文自动归档，实现发文归档的一体化。
4.1.4 档案知识库的建立与利用
传统档案管理只关注最终实物档案，档案信息化初级阶段重视档案数字化，档案信息化的深入发展不仅要关注档案本身所包含的信息，还应该探究这些档案信息的来源、产生性质、产生过程，档案信息之间的联系，甚至还应该关注信息的生产者、时间、地点。
不仅要重视档案本身反映的信息知识，还应该就档案信息所包含的关于档案产生组织、档案作者的隐性知识进行收集、归纳、提取。通过分析、研究、积累以及系统的自我学习，形成一个完善的档案知识库。
1) 技术专题汇编
在内容上要打破传统汇编只重罗列案卷号的形式，对每项技术的发展历史、不同类型、不同特点都应该有评述，在本企业不同项目中应用的历史，包括不同项目中的应用评价，历史查询、参考、复用率最高的本项技术档案，最近应用本技术的本公司的工程项目等等方面的信息，都应该涵盖。比如关于炼钢工程中应用的钢水罐的技术专题汇编，就可以概述钢水罐的发展史、最新钢水罐技术，本企业在各项工程中应用的钢水罐种类、技术参数、应用评价，历史上本企业查询、参考、复用最多的钢水罐的档案，本企业最近最新设计的钢水罐的有关情况等等。
2) 隐性知识的管理
通过知识管理，对蕴含在档案信息中的管理知识信息进行提取。通过系统对每份文件本身信息的自动提取(电子档案流转实现后)，可记录图纸形成过程中所包含的人工时(图纸量)、修改信息、参与人、设计人、修改人、参加专业等，可形成项目信息知识库，为工程项目管理、设计管理提供服务。
3) 通过利用反馈机制形成档案知识库
相对于传统的档案信息提供利用，可考虑进行主动服务。针对各专业设计人提交的档案利用需求，由档案人员通过定题服务，形成电子档案袋(一种包含多种档案信息链接或电子文件的文件包)。
通过设计人员的利用效果反馈，完善并保存积累电子档案袋。利用这种方式，就可通过设计人员亲身体会形成档案知识利用知识库。可以将设计人利用知识本身的过程和成果积累下来，形成庞大的知识利用库，方便后来者的使用。
4) 通过档案信息导航地图建立档案知识库的利用新模式
建立各系统之间的联系方式，如链接、信息的加入等等，将档案信息、项目管理信息、设计信息、人员信息有机的联系起来。通过档案信息导航，让利用人员从一个入口进入，就可以遍历整个档案知识库，增加学习的效果。
4.2 档案信息化应用系统的建设
通过了解档案信息资源建设的内容，我们对于应用系统的建设有了方向，明确了应用系统开发的侧重点。系统开发过程中，除了一般档案信息系统应具备的收集、整理、提供利用功能外，具体要重视以下两个方面的问题。
4.2.1 重视过程管理与来源管理
档案信息化建设除了关于资源的数字化和利用信息化外，更主要地是要进行流程再造。通过流程的优化，将档案收集、整理提前到档案信息形成的过程中。不仅要重视档案结果信息的收集(纸质或电子档案)，更要重视档案产生过程信息、档案来源信息的收集。基于这些原因，系统开发应该做到：
1) 文书档案信息管理与办公自动化结合起来
2) 图纸档案信息管理与项目管理系统、设计管理系统结合起来
3) 专利档案信息管理与专利数据库结合起来
4) 人事档案信息管理与人力资源系统结合起来
4.2.2信息安全保障建设
信息安全始终是档案管理的重中之重，特别是对一家自主经营的企业来说。知识产权是企业的生命线，知识产权的保护是公司得以在市场上领先的关键所在。
档案信息化系统应该兼顾到开放与限制，利用与保密之间的关系。
1) 通过技术类别、保密级别、特殊项目、档案类型等多种方式对档案信息进行分级。
2) 通过部门、专业、人员、项目等多种角色对人员进行分级。
通过档案信息的分级以及人员的分级，实现对档案信息、档案知识的利用。
5．公司档案信息化建设的发展方向
企业档案信息化建设的发展方向，应该类似中国哲学中所说的大象无形。将档案管理嵌入到公司业务流程中去，在流程过程中进行档案信息收集，进行知识管理。
1) 从传统的实体管理-信息管理过渡到知识管理
2) 从传统的结果管理过渡到流程管理、全过程管理。
3) 从传统的文书档案、科技档案、人事档案管理，发展到参与全公司业务范围的知识管理
参考文献：
[1]齐虹:《知识管理及其对档案管理的启示》，《21世纪的社会记忆-中国首届档案学博士论坛论文集》，中国人民大学出版社
[2]张海燕：《企业档案的知识化管理》，《机电兵般档案》2007年第1期
