档案信息化建设的实践
档案信息化建设是一个具有重大战略意义，体现档案工作发展方向和趋势的重要课题。近年来笔者所在单位在档案的信息化建设方面进行了探索和实践。本文就档案信息化建设谈一点认识。
随着现代科学技术在档案管理工作中的广泛应用，计算机已经成为档案部门最为常见的工作工具和管理手段。档案信息以它所独具的最直接、最真实、最原始的特点区别于其它信息，从而在信息领域有其特殊的地位。在《全国档案信息化建设实施纲要》的带动下，今年起各级档案部门开始把信息化建设作为档案基础业务建设的重点内容。要实现档案信息化，其基础工作就是实现档案的计算机管理，充分发挥计算机在档案管理工作中的重要作用，首先要改变在过去以手工编写各种检索目录的传统模式，尽快使手工检索向计算机检索的全面过渡；了解和掌握计算机的功能和作用；应用计算机技术管理馆藏档案；建立现代模式的档案数据库。
计算机在档案管理工作中的应用
1、档案计算机管理的发展是计算机等新技术的社会化发展大环境中的一部分。计算机应用的普及给档案管理的基础工作和管理方法带来巨大影响。我们已经体会到，计算机在档案管理中的应用，不仅带来了高效率和高质量，而且也改变了档案工作的传统方式。例如：对著录标引的标准化要求，由于计算机文档一体化管理应用的普及，对档案信息的著录标引项目提出了增加对电子文件和电子档案的生成、运转、鉴定等管理性信息的著录项目，以确定其法律效力及保管
方式；一些单位由于用计算机直接管理文件级档案，产生了是否还需保留案卷级管理的问题，有些部门应用计算机管理档案中已经根据新的《归档文件整理规则》改革了文件整理方式；档案电子化带来的某些原件是否保留的问题等。层出不穷的种种问题对档案管理的基本理论、传统方法、思想观念等带来了巨大的冲击。这些问题逼迫我们要认真研究和分析，求得正确的解决方法，否则会带来很严重的不良后果。
2、电子计算机和网络技术的广泛应用，产生了大量的电子文件，这标志着人类记录信息、传达信息、留存信息的方式发生了革命，它直接影响着档案工作的运作方式，基本理论乃至思维观念。
3、随着现代科学技术的不断提高，社会各界对各种信息的需求量越来越大，质量要求越来越高，用户对信息的需求是准确、及时、简捷、实用。用户希望提供的是经过加工后的综合信息，甚至于包含知识增值的产品。档案通过计算机的管理，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工，从而满足社会各界的需求。
4、实现手工检索向计算机检索的全面过渡。首先是完成三大目录体系的过渡：革命历史档案、旧政权档案、民国档案；把过去的案卷目录、全引目录、专题目录等等众多的目录，统一到用计算机编目的方法上来；建立科学的机读档案目录检索体系。
在实践中应用较好的软件
经过考察和反复比较，我们确定珠海泰坦DARMS2000档案管理系统为我单位档案管理系统平台。此软件主要有以下特点：
1、能满足档案人员日常的计算机管理要求，又能满足社会各届人员网上利用的需求；
2、符合Internet/Intranet发展潮流的档案资料管理系统。它是一个可塑管理平台，使用者，可自行发展，自我完善，而对档案资料的获取方式完全不受时间和地域的限制；
3、档案资料信息在管理上各司其责，利用上资源共享；
4、提供完善而科学的安全机制，使其在高度安全的前提下具有最大的开放性；
5、提供全文浏览和下载重复利用功能；
6、提供给用户强大的检索、查询、排序功能，用户可按档案的任意字段模糊查询。
目前，我们内蒙古通辽市档案馆已实现了馆藏档案的计算机管理，录入档案文件级检索目录26余万条，档案全文存储扫描5000余件。通过DARMS档案管理系统实现档案在计算机上检索利用，全文浏览，归档立卷以及借阅管理和开放档案的管理。同时建立了局域网，并在政府网上建立了网页，开展网上档案宣传工作。我们在下一步的工作中，还将偿试在互联网上建立自己的档案馆工作网站，设置多种栏目，以丰富生动的内容，准确翔实的档案信息资料，宣传档案工作和提供利用档案信息资料。
档案信息化建设的基本过程
档案信息化建设，要以档案信息资源为核心，以网络化管理为基础，依托各地政务信息网，加快网络建设，加大文档一体化、馆室一
体化管理的推进力度，加速完成各级综合档案馆文件级目录数据库的建设任务，为档案信息化产业创造良好的基础和条件。档案信息化建设应从基础做起，以实际需要进行档案信息化建设。
首先是收集档案的过程。要扩大档案收集对象，既要向法定的档案形成部门进行收集，还要向非法定的信息收藏部门与研究部门进行收集，同时还要向个人进行收集；要扩大档案收集范围，不仅收集文书档案，还要收集其它门类的档案。档案的收集应注重收集好地方特色档案信息资源，特别是现行信息资源的收集，以弥补馆藏档案信息资源的不足，确保馆藏结构上的不断优化和调整，以及馆藏信息资源的进一步丰富和补充。这是一项长期而艰巨的工作，它为档案高质量的档案信息服务提供坚实的数据基础。这样才能实现档案馆服务社会的多样性、及时性和灵活性的功能，才可以拓宽档案工作服务渠道。
其次是管理档案的过程。决定档案信息系统是否有效，是否有实用价值，能否生存下去的关键，在于我们是否能够积累起足够多的数字化档案信息。如果没有形成一定规模的数字化档案数据库，没有大量的、不断增加着的信息数据——数字化档案，就无法发挥档案信息系统的作用。所以说建立全文存储的档案数据库系统是重点中的重点。
通过信息技术管理档案，实现计算机联网，在网上实现档案目录检索，在一定的权限内进行档案全文浏览，满足社会各阶层的需求。档案馆通过信息技术，介绍馆藏、编写各类档案信息，达到档案资源共享。
第三是利用档案的过程。档案信息化建设的最终目的是为社会提供有价值的信息资源，因此，对档案信息资源不能仅限于收集、保管，更重要的是利用好这些档案信息资源，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工、管理，对档案的科学分类、排列、索引和编研等基础工作，利用档案信息资源为社会服务，从而达到档案信息资源的有效利用。
第四是档案管理软件的开发。针对现代办公条件下，电子文件大量产生的现状，制定前端控制战略和文件、档案一体化管理模型，建立新型档案安全保障系统。
档案信息化建设中应注意的几个问题
1、档案信息化建设的发展，由地方经济、科技和社会发展水平所决定，各级档案部门在档案信息化建设过程中一定要建立在现实需求基础上，要先试点、后推广。切忌在没有进行科学的可行性、必要性论证之前，盲目购置设备。信息化建设工作可以先从基础工作做起。
2、保障重点，分级建设。档案信息化建设首先集中力量对重要的档案资料进行数字化加工，将一部分信息化处理后的档案先行对外提供利用。中有这样才能在最短的时间内，以最快的速度实现档案信息化的实际应用；在突出重点的同时，对各类档案的信息化进行分级建设。要有一个发展的先后顺序。一般的情况下，应该优先建立对文书档案的管理系统，以满足机关对档案中最多、最普遍部分的需求，而后根据条件，再建立其它门类的档案管理系统。这样能够保证档案部门在资金、人力等条件有限的情况下，加快实现档案信息化的进程。
3、切实重视人才培养。档案信息化建设需要用现代信息技术的观念、技术、设备、方法对档案管理业务流程、管理模式等进行重新整合和定位。需要有一定的档案和计算机专业知识的人员从事档案信息化工作，这就要求各级档案行政管理部门要采取非常手段，一方面要花大力气培养人才，如定期培训，送骨干到高校或国外深造，鼓励相关人员参加信息技术水平等级考试等；另一方面，要采取某种措施把本地区、本部门的人才集中起来，形成团体优势，解决本地区档案信息化建设中存在的共性、难点问题。
4、在网络环境中，档案信息的安全问题。防治计算机病毒是档案在网络上的保密性、完整性和可用性的根本保证。为确保档案在网络中的安全，必需安装知名杀毒软件并及时升级，经常进行数据备份，不要盲目相信一种杀毒软件，应备有多种杀毒软件同时采用防火墙技术。
5、关于电子文件的保存、归档、管理问题。电子文件归档时，把属于一般性的电子文件，转换成各种平台都能使用的文本文件格式，以不变应万变，消除由于技术演变所带来的影响。对于特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的浏览软件；对归档后的电子文件要建立定期检查制度，一旦发现文件损坏，立即对该载体内存储的所有文件进行修复。
档案信息化建设是一项复杂的系统工程，需要长期细致的工作，有待于在实践中不断发展和完善，在开发过程中应该坚持量力而行、循序渐进、实用有效的原则，用信息化建设思想统揽全局，实现档案
管理历史性的跨越，从而保证档案信息化建设与全社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，维护社会政治稳定提供快捷有效的档案信息服务。
