民营企业档案规范化管理宣传提纲
一、档案的含义
档案含义：辞海解释：凡具有查考使用价值、经过立卷归档集中保管起来的各种文件材料。包括收发电文、会议记录、电话记录、人事材料、技术文件、出版物原稿、会计簿册、印模、照片、影片、录音带以及有保存价值的各种文书。中国从夏、商时起，就有了档案。古代有甲骨、木牍、竹简、缣帛、金石等档案。档案工作包括收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等内容。
据统计，有史以来，关于档案定义的表述形式 多达120多种。目前公认的、比较权威的自然是《中华人民共和国档案法》对档案定义，《档案法》的第一章总则中第二条，表述如下：即是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
民营企业档案是指民营企业在生产、经营、管理、经济交往等各项活动中直接形成的对国家、社会和企业本身具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、不同载体的历史记录。民营企业档案真实地记录和反映了本企业生产、技术、科研、经营等活动，是企业自身生存和发展的重要凭证和依据，是企业无形资产和信息资源。民营企业的生产、经营和管理，需要档案工作的支撑与保障，也应承担建立档案、保护档案的义务。
二、企业档案的作用
（1）法律凭证、管理依据。经济纠纷、企业管理、员工管理
（2）实施知名品牌战略的可靠保障。
品牌不仅是企业的形象和终身享有的财富，更是国家的瑰宝、民族的骄傲。拥有知名品牌，企业才能在国际市场占有优势。国际上很多知名品牌畅销全球，长盛不衰，除了多年一致的产品质量外，靠的就是持续不断宣传品牌广告的效应。知名品牌属于企业的知识产权，档案是知识产权的载体，是维护知名品牌的忠实卫士。
（3）应诉反倾销案的可靠依据
我国加入WTO后，因为我们的劳动力成本低，产品价格也低，我国出口的产品遭受反倾销起诉是世界上受到反倾销调查最多的国家。若企业接到反倾销应诉调查通知书后，需在较短的时间内提供齐全完整的资料来证明没有倾销行为。据档案报载，有一个企业，自主研发生产了有自主知识产权的汽车轮胎，产品出口美国、加拿大和欧洲市场。由于价格也便宜，冲击了美国市场。2002年美国以倾销为名对该厂出口的轮胎提出了反倾销调查，要求每年赔偿2000万美金。在应诉过程中，厂里的相关档案资料发挥了非常重要的作用。最终，在反倾销调查中美方败诉，挽回了巨大的经济损失。
三、做好民营内企业档案工作意义
近几年，随着国家产业结构调整和改革的不断深化，我市民营企业有了长足的发展，为促进全市经济发展发挥了越来越大的作用。民营企业档案既是国家档案工作的重要组成部分，也是企业管理的重要组成部分。一方面，民营企业档案是民营企业加强管理、维护合法权益、展示企业文化、开拓国内外市场、提供信用信息、加强技术改造、强化内部管理的重要依据，是企业竞争发展的宝贵财富和必要条件。 这些档案蕴含着丰富的信息，在企业发展中具有其它不能替代的作
用。另一方面，民营企业档案是民营企业艰苦创业、吸纳人员就业、创名牌产品、出口创汇、纳税贡献等方面的历史记录，是一个地方某一产业发展的重要记录，是国家档案的重要组成部分，对社会具有重要利用价值。
目前我国的民营企业已经从规模小、科技含量低、管理落后，向着规模大、科技含量高、管理先进的方向发展。伴随着非公有制经济的发展，民营企业档案工作的重要作用日益显现，民营企业对档案工作的需求也日益增长。特别是我国加入世界贸易组织后，越来越多的民营企业处于应对反倾销、反补贴等贸易争端的第一线，维护企业的合法权益，提高企业自身素质，必须有完整、准确、系统的档案为依据。档案的凭证和法律作用是其它材料不可取代的。没有企业档案，企业的基础就不牢靠，企业经营、管理和持续发展就会受到影响。建立档案工作，对提升企业整体管理水平、维护自身利益、规避市场风险、保持企业健康发展具有重要意义。
建立和开展档案工作是民营企业发展的必然要求，也是企业经营管理的内在需要。越来越多的民营企业负责人认识到档案的重要作用，很多民营企业负责人深有体会地说，企业档案是企业管理的一项基础性工作，也是企业持续健康发展的重要保证，它是企业文化的积淀，也是促进社会发展的重要资源之一。做好档案工作，就是要促进企业资源的科学管理，从而实现企业的可持续发展。
四、做好民营企业档案的方法途径
1、加大宣传力度，提高全员思想认识。
2、加大档案人员培训力度，提高从业人员素质。
3、加大业务指导力度，提高规范化管理水平。
4、加大投入力度，提高现代化管理水平。
案例：
1、湖北兰特集团公司，2005年，公司从整合江汉平原和洞庭湖平原农产品资源、搞活农产品市场流通、带动农民增收、促进新农村建设着眼，组织进行“两湖平原农产品交易物流中心”项目可行性研究。项目组以公司档案馆提供的90多份国家产业政策文件、农产品市场调研报告和300多幅图片资料为支撑，撰写了可研报告，顺利通过专家评审。该项目于2008年建成营运，产生了良好的经济效益和社会效益。2009年，国家商务部在荆州召开全国双百市场工程现场会，向全国推广该项目的建设营运经验。再次，运用档案资料，服务工程建设。两湖平原农产品交易物流中心建设时需购臵一宗地块，而该地块已被规划为荆州城市市政建设用地，购地遇到了障碍。通过查阅档案，我公司找到了湖北省委、省政府1998年出台的《关于市场建设可以视同城市市政建设的意见》的文件，让公司顺利解决了土地购臵问题。在两湖平原农产品交易物流中心建设过程中，公司以馆藏档案为依据，获得了土地、税收、贷款等诸方面的优惠政策，节省项目建设资金1200多万元。同时，运用档案资料，服务企业上市。公司档案馆积极协助上市工作专班，按上市要求及时完善公司治理结构和工作制度、内控制度、管理制度等，提供档案资料，主动配合会计师事务所、律师事务所、证券机构等上市辅导、保荐团队，按期完成了财务审计报告、法律意见书出具、招股说明书制作和新股发行申报
材料。
2、金华第一建筑公司与某房地产开发商于2001年月11月签订承发包合同，承建某小区10幢商品房，计建筑面积5万余平方米，总造价目1700万元。工程于2002年12月顺利通过验收并交付，整个小区一个幢号获“双龙杯”，五个幢号评定为优良工程，四个幢号评定为合格工程，质量达到合同既定目标。在乙方要求甲方按合同约定支付最后一笔工程款160万元时，甲方却以乙方拖延工期为由，迟迟不予支付，并提出要对工期拖延罚款120万元抵扣工程进度款。为此金华一建以详尽的档案资料为据，说明完全是甲方自行分包尤其是资金严重不足直接影响工程进度，在与甲方多次交涉未果后，毅然向法院提起诉讼。在事实面前，甲方自知理亏，最后经双方庭外协商达成一致意见，甲方及时支付160万元进度款，乙方也作出让步承担了40万元罚款在尾款中扣除并撤诉。规范的内部管理，使企业施工过程中形成的各种资料准确、及时、完整、事实清楚，证据充分，直接为该工程挽回经济损失80万元。
3、2002年月12月，康恩贝集团公司要申报首批浙江省诚信示范企业，公司档案室及时提供有关银行、合同、产品服务、财务、纳税、劳动、环保等信用方面的原始资料，证明公司完全符合省诚信示范企业的条件，2003年3月，公司顺利被评为省诚信示范单位。第二年5月，公司又申报浙江省知名商号认定工作，档案室系统提供了从1990年至2003年以来，企业有关信息资料、行业排序、信用纳税、股权收购、质量、合同管理等档案案卷和报刊报道文章，为申报工作提供了充实的证明材料。2004年月1月，“康恩贝”顺利获得省工商局颁发的“浙江省知名商号”称号。
4、横店集团联宜电机有限公司通过市场调研决定开发新产品45ZWN系列无刷电动机。公司档案室及时向技术部提供了有关直流无刷电动机的技术标准、原样图纸，并复印了有关该产品的质量、型式试验报告、用户意见等资料，为开发此项目提供理论依据，并缩短了工作时间一个多月，节省试验经费１万元，为公司45ZWN系列直流无刷电动机顺利通过省级新产品鉴定验收作出了贡献。
5、浙江力霸皇工贸集团有限公司在2002年投资2100万元进行年60万辆自行车生产线技术改造，公司档案室提供了基建档案的利用，搞清了原有管线的布局情况，避免了盲目、重复施工等现象，节约了资金和时间，使公司按时完成技改项目。在2003年公司申报国家免检产品过程中，经办人员充分利用原始数据、图片资料等各类档案材料，收集整理了翔实可靠、丰富完善的申报材料，为申报成功奠定了扎实的基础。
6、金华送变电工程公司在进行IS09000质量体系认证过程中，公司档案室提供利用了“岗位工作标准”、“施工管理办法”、“机具管理办法”以及各种作业指导书刊等文件资料共计５４个，为公司编写IS09000标准体系程序文件和第三层次文件提供了参考依据，节省了大量的人力，同时公司存档的各种工程质量记录，为顺利通过质量体系认证提供了客观依据，受到了审核组专家的一致好评。
