论坛活动执行工作手册
一、准备期
（一）确定策划执行方案，推动与主办方合作执行
1、明确策划执行方案，包括时间、地点、参与人、参与环节、自主活动主题、创意、流程、时长等。出具项目进度表，按阶段执行，定期汇报和检讨。
2、要求项目组加强与主办方的联系，明确可利用的会务资源并按计划实施。
3、应全面了解主办方就论坛的一应宣传、接待、后勤、服务、票务和组织等会务活动，深入思考并有品位地使用相关介质进行品牌传播。
4、活动前3天在活动所在地组织项目动员会，通过表单来管理项目，明确流程。
5、活动前1天组织彩排工作，提前计划并邀请有必要的相关领导嘉宾参与彩排。
（二）重点关注相关专家的接待准备工作
1、按计划邀请相关领域的专家。讲课题目要提前与讲课专家沟通后，尽早确定。之前要让与专家对接的同事，向专家说明会议的参会人员。
2、拟定专家和相关嘉宾名单，移交给主办方统一接待。
3、定期专人跟进专家的演讲准备进度，提前获取讲话资料。
4、要求主办方宣传已方的嵌入活动，吸引与会者参与活动。如有需要，可利用主办单位提供的媒体资源，让记者参与己方活动。
物料
（一）舞美物料的设计与制作
1、按明确的执行方案汇总“活动物料清单”，包括会务宣传和甲方自主活动中所使用的相关物料。
2、按计划提前2个月开始进行物料形象整体设计，在各种会务介质上统一输出甲方的品牌形象。
3、一应物料按进度应提前半个月开始制作。一般应在活动所在地制作。
4、应提前1个月确定赠品并进行采购、包装和运输。
（二）相关人员和后勤准备
1、按计划确定主持人选择并敲定档期，包括专业主持人和专家主持。
2、组织安排相关嘉宾、专家和己方领导的行程。
3、跟进己方专家的准备工作和相关演示资料的制作进度。
（三）宣传资料准备
1、按规划准备相关宣传文案，包括新闻稿、主持人串词、领导讲话稿、演讲PPT以及相 关活动内容资料；
2、按计划提前设计和印制品牌画册、手册、折页和品牌宣传用品等相关宣传资料，并 做好运输、接收工作。
（四）主会场搭建
1、按照前期设计师设计的由甲方确认的设计图，进行会场搭建和设备设施。
2、实时监督供应商单位在厂的制作进度与质量，所使用的材料是否达到公司要求。
3、监督供应商公司按进度制作物料，按阶段提交部品制作完成记录图片。
4、办理进场施工证。施工过程中监督供应商单位的安全文明施工，安全帽、安全绳的佩戴。
5、实时联系组委会进行工程阶段验收和隐蔽验收。
二、执行期
服务
（一）会务相关（按甲方需求进行，一般不需要我们做会务接待）
1、更新和跟进嘉宾行程，特别来宾到达酒店前应提前安排公司相应领导在酒店迎接。 另外，项目组应密切跟进己方领导和专家的接待工作。
2、可通过主办方合作，按计划考虑是否进行酒店房间的布置，通过矿泉水、水果、小 食品、温馨提示卡的摆放来墨化品牌传播。
3、通过酒店和主办方的接待嵌入，通过各种指示牌、提示资料等提供指引功能；
（二）活动相关
1、活动前日组织乙方专家和特邀专家、嘉宾会谈，明确活动主题、探讨话题和各自角 色，统一口径输出。
2、注意按计划安排主办方领导与公司领导的会谈。
3、专人跟进，提前知会相关专家和领导在活动中出席、致辞等任务以及演讲时长，按 表单提醒他们按时参加活动和上场。
4、有特别嘉宾，可邀请主办方提供VIP休息室。
活动
（一）舞美施工及彩排
1、跟进联系主办方和活动所在地。
2、按时间和计划要求进行活动现场舞美搭建施工进度和安全，保障一定的彩排时间；按物料清单最终检查所有细节。
3、制作座位安排图，按要求布置贵宾席、参会席和媒体区域；
4、按计划和要求执行活动彩排，查漏补缺。
（二）现场管理（主要考虑论坛形式，其他活动参考发布活动和典礼活动）
1、摄像和维持现场秩序：在会议期间，架设好摄像机。提醒大家把手机设置成震动状态。主要负责不要让观众在专家前面不停的走动。所有人员均从后排走动，包括拍照、摄像，要适可而止。
2、会议播放设备的调试和话筒传递：提前与酒店工作人员沟通，调试好播放设备。事 先准备好无线话筒，以备互动环节的观众发言。
3、观众的调整：如果活动开始前观众还没坐满，应迅速将后面几排的观众调整至前面，保证活动场面圆满。
4、注意控制活动流程，通知演讲人的时长。同时，如有讨论和互动环节，现场负责人应注意把控时间。
