衡阳市第四届高校社团交流会活动总结
衡阳市第四届高校社团交流会于10月31日在我院圆满结束，此次大会汲取了前三次大会的经验，使此次大会社团的交流达到了预期的目的，同时交流会的成功举办也提高了我院在衡阳市各大高校的威望。针对此次大会，总结如下：
一、大会情况介绍：
此次大会有七大院校参与，共有150人与会（社联代表近30人），会议时长2小时（上午10：00~12：00），大会分为社联代表会（地点1306）和社团代表会（地点1301）。会中代表发言积极、礼貌，交流深切。
二、大会成功举办，好的方面主要有以下几点：
1、筹备充分
10月21日召开本部门筹备动员会，安排和明确大会前期的各项工作。10月29日召开部门筹备工作会，汇报各项准备工作的完成情况。
大会流程、《参会人员联系表》、《参会人员登记表》、《大会职能安排表》 等材料准备到位。
2、大会形式及流程安排合理
形式上，此次大会分为两个会场：高校社联代表会场和高校社团代表会场。流程上，社联代表与社团代表先在同一会场会面，由致辞人致完辞，社联代表前往另一会场后，两会正式开始。
3、宣传到位
各社团以会议的形式，由上至下，逐级宣传；
校内海报、横幅宣传。
联系各高校社联，统计参会人数，传达大会主题。
4、组织到位
此次大会分工明确，会场布置、接待、登记、主持、咨询、引导等各项工作都能有条不紊的开展。
5、服务到位
认真、热情对待发放邀请函、接待来宾及咨询服务等各项工作。
6、交流到位
大会采取两会的形式召开，从人数和时间上都给代表以更多的机会，让各代
表都有机会交流，从而使交流的层次更深。
三、大会中的不足
1、社团代表会场人数多，仍然有大部分代表想发言确没有机会。
2、据统计，社团代表会场，提问题的人多，但给予解决的确少。
3、由于经验不足，自由交流环节没有应急备案。
4、来宾人数超出预期统计人数，应急方案不足。
院团委社团部2009年11月2日
