党政公文处理办法 第六章 发文办理
第二十二条
发文办理指制发公文的过程，包括草拟、会签、审核、签发、复核、编号、登记、用印、分发、立卷、归档等程序。 第二十三条
草拟公文应当做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
（二）情况属实，观点明确，开门见山，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字精炼，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。
（三）文种正确，格式规范。公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。
（四）人名、地名、时间、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。
（五）结构层次序数，第一层为“
一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。
（六）应当使用国家法定计量单位。
（七）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
第二十四条 公文由主办部门拟稿人对文件内容和格式确认无误后交本部门负责人审核，主办部门负责人应认真审核是否需要行文，行文目的是否表述明白，处理意见是否适当可行。对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门负责人应当主动与有关部门协商，取得一致意见并在设臵路径时设臵有关部门会签；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协商，仍不能取得一致时，主办部门负责人应会同有关部门报请公司分管领导协调或裁定后方可进入流转程序。
第二十五条 公文发文审批流转路径设臵为：主办部门（拟稿）——主办部门负责人（核对）——文件管理部门负责人（审核）——主管领导（审核或签发）——单位负责人（签发）——文件管理部门（盖章）——主办部门（分发、归档）。需要会签的文件在“文件管理部门（核对）”后插入需要会签的部门。
- 1第三十六条 主管领导在收到上级、各单位或本系统以外单位来文时，要根据文件内容结合领导分工及各部门业务分工办理批阅。文件批阅要明确阅知范围，提出管理要求，落实承办、审核、存办部门。
第三十七条 承办部门收到交办的公文后应根据部门分工，及时落实部门承办人员及办理方案，并对文件涉及办理的内容及时办理，不得延误、推诿，紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当附注理由并及时退回交办的文件管理部门。
第三十八条
办理收到公文中遇有涉及其他部门职权的事项，承办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，承办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请分管领导或主要领导协调或裁定。
第三十九条 送主管领导批示或者交有关部门办理的公文，文件管理部门和业务部门的专兼职文书人员要负责催办。
第四十条
公文管理部门要确定文件管理人员，负责收文处理工作。
第四十一条 收文处理流程的各个环节，处理人都要签署意见，具体要求同本办法第三十一条。
第八章 公文存储
第四十二条 公文存储就是将处理完毕的纸质版和电子公文收集、整理、分类、保存、利用的过程。
第四十三条 公文存储要保障公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，便于公文的科学保管和长期有效利用。
第四十四条 电子公文应当存储到本部门文件管理人员的电脑硬盘上，并在每季度末将本季度公文复制到移动硬盘一份。
第四十五条 电子公文要按照本单位发文和上级单位或者外来单位来文两大类分类存储。本单位发文又分为党群发文、行政发文、网络电报、下级单位来文（请示）、其它（会议纪要、发外单位的函）五类，其中党群和行政发文分别再按发文部门进行分类。上级单位或者外来单位来文按照来文单位分为运管公司、集团公司、中国铁路总公司、铁路局。运管公司、集团公司来文按文件、网络电报和其他划分为三类，并分别按部门进行存储，中国铁路总公司、铁路局文件存储方式由各单位自定。 第四十六条 电子公文在分类存储时，要设臵相应的文件夹，并在本单位发文和上级
- 3产生效力。
第五十六条 不具备归档和存查价值的纸质公文，经过办公室主任、发文部门负责人共同鉴别后可以做“作废保留”和“销毁”处理。
第五十七条 销毁公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。同时对销毁的公文进行记录（格式见文件控制管理程序）。
第五十八条 机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第十一章 考核管理
第五十九条 各单位应严格按公文种类对应的公文格式办理发文，并遵守公文行文规则的有关规定。对出现文种与格式对应错误、违反行文规则的发文单位要进行严肃考核。
第六十条 收到上级或本系统以外单位涉及工区的来文时，主管领导在批示时要根据来文内容对文件办理进行严格要求和把关。确需工区了解、执行和保存的文件发至工区，其他文件一律由本单位相关部门负责具体办理。各单位对涉及工区文件的批阅，要制定具体批示要求。未建立具体批示要求的、出现超范围批示的，在考核中要加重考核。
第六十一条 公司要重点抽查各单位发往工区的文件批示，有不按要求超范围发到工区的情况，要通报批评并严厉考核。
第六十二条 公文流转时间严格控制在48小时内完成，超出48小时的要有具体说明。 第六十三条 文件管理人员在分发文件时，要严格按照领导批示的范围发送，不得擅自增减发送范围。
第六十四条 各单位收发文流程中的各个环节都要签署相应意见，出现未表态或意见内容与环节不符的，办公室应将文件退回拟稿部门重新进行流转。
第六十五条 管理体系文件编制依据和引用文件发生变化时，要执行《中铁电化运管公司体系文件管理办法》（附件3）的规定，未做相应变化的，列入考核内容。 第六十六条 管理体系文件发布后，各部门要及时将本部门体系文件上传到即时通规章制度中，各单位办公室负责对本单位文件上传的监督考核工作。
第六十七条 文件管理部门每半年发布一次有效文件版本清单。涉及质量管理、职业
- 5门，文件管理部门文件管理人员要负责催办、督办，防止漏办或延误。
第十九条 电子公文办理完毕后，应先行归档到文档服务器，统一保管、存储，以防散失。一般情况下，文件的处理完成不能超过2个工作日。紧急公文，应当按照要求时限完成。办理完结的电子公文，应及时执行归档命令，按照要求完整归档。
第三章 电子公文发文办理
第二十条 电子公文发文办理，是指通过网上办公流程制发本单位电子公文的过程，其办理程序应严格按照纸质文件相关规定执行。
第二十一条 除涉密公文外，各部门主办起草的公司文件，应通过公司OA办公系统公文流转在网上流转办理。公文流转路径设臵一般是：主办部门（拟稿）——主办部门负责人（审核）——文件管理部门负责人（审核）——主管领导或主要领导（签发）——文件管理部门文件管理员（盖章、填发文字号）——主办部门（分发）。 第二十二条 拟制电子公文，必须符合规范体例格式。电子公文的种类、格式及其各组成部分标识规则，适用《中铁电化运管公司党政公文处理办法》（电运办„2014‟2号）的相关规定。
第二十三条 电子公文的起草，应坚持“谁主办，谁拟稿”的原则，由主办部门根据需要安排人员拟稿。拟稿人要按照拟制公文要求，认真起草，并在公文流转中选择合适的流转路径。
（一）文件标题栏应取文件标题名，如文件标题过长可在表述清楚的情况下适当省略。如发生错误要删除重新输入，避免出现以发文种类代替电子公文标题的情况。
（二）草拟好的电子文档，应当以WORD格式导入发文流程中流转。带有附件的电子公文，如附件为扫描图片的，应按顺序插入组成一个WORD文档，并按要求取名。如附件为图片格式的，图片应小于20M字节。
（三）如因故中止发文流程中的拟发公文时，拟稿人应与文件管理部门文件管理人员电话确认。
第二十四条 起草好的电子公文，拟稿人应发送部门负责人审核、修改。如发文内容涉及其他部门职权范围，主办部门负责人需将电子文稿分送相关部门征求意见。相关部门负责人应认真审核或提出修改意见，并及时发回主办部门。经协商一致后，主办部门应按程序发送文件管理部门进行审核。
第二十五条 发送到文件管理部门进行审核的电子公文，核稿人员应当依据纸质公文
- 7第三十六条 电子公文传输，是指发送单位通过计算机网络直接发送电子公文给接收单位，接收单位收到电子公文后进行处理的过程。
第三十七条 公司下发各单位和各单位上报公司的电子公文，通过公司OA办公系统进行传输。
第三十八条 公司及各单位要指定专人负责电子公文的接收、传送工作。负责收发文人员在工作时段内应持续保持在线，实时接收电子公文。如因条件限制难以保持正常在线，应当在每个工作日的上、下午上下班时各登录1次，及时查看相关信息，避免延误工作。
第三十九条 接收单位对不能正常接收的电子公文，应及时与发送单位联系解决。 第四十条 接收单位对接收到的电子公文，应认真履行收文手续，并按程序认真做好电子公文处理工作。
第六章 电子公文归档
第四十一条 电子公文归档就是将处理完毕的电子公文收集、整理、鉴定、归档、保管、利用的过程。电子公文应当在办理完毕后实时或定期归档，定期归档自文件办结之日起不超过一年。
第四十二条 电子公文的归档，应参照有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。要保障公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，便于电子公文的科学保管和长期有效利用。
第四十三条 归档电子公文的移交形式，可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过网上办公系统交接。
第四十四条 电子公文的收发登记表、文件目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。
第四十五条 具有永久和长期保存价值的电子公文，必须制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。
第四十六条 归档电子公文同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。
第四十七条 归档电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子公文一般不加密，必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。 第四十八条 归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确
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