南通海陆港务有限责任公司 码头工程档案验收自检报告
南通海陆港务有限责任公司码头工程是经过省发改委批准建设的港口建设项目。根据交通部〘交通建设项目档案专项验收办法〙，我公司在码头工程竣工档案专项验收前，对工程档案管理情况进行了自检，现将自检情况报告如下
一、项目建设情况
我公司码头工程是江苏省发展和改革委员会2009年12月〘省发展与改革委关于核准南通港江海港区海油碧路码头工程项目的通知〙（苏联发改交通发（2009）1749号）对该项目予以了核准。江苏省交通运输厅于2010年2月〘关于南通港江海港区海油碧路码头工程初步设计的批复〙（苏交港[2010]19号）对该项目的初步设计予以了批复。批准该工程为万吨级码头一座（水工结构兼顾2万吨级），或可同时靠泊1艘5000吨级长江驳和1艘3000吨级长江驳+1艘200吨级内河驳，或可同时靠泊5艘200～500吨级内河驳。码头总长度215米，宽25米。引桥2座,上游侧引桥长176。373米,宽12米;下游侧引桥长188。339米,宽12米。码头设计年吞吐量为131。9万吨。总投资额为9595.58万元。
该工程的设计单位是中交第三航务工程勘察设计院有限公司，勘察单位为中交第三航务工程勘察设计院有限公司，监理单位是上海东华工程建设管理有限公司,施工总承包单位是中海油渤海石油航务建设有限公司
码头工程于2009年3月3日正式开工，2009年11月23日完工，2010年6月13日通过交工验收，并于2010年7月20日投入试运行。南通海陆港务有限责任公司码头工程共由3个单位工程组成：包括码头(包括引桥\\综合楼平台)、综合楼、工艺设备安装工程
二、项目档案管理情况：
项目档案管理是工程建设管理的重要方面，是工程质量的综合反映。我们根据〘港口建设管理规定〙，在抓好工程建设的同时，狠抓工程档案管理，并明确把项目档案工作作为码头工程建设实体质量的重要组成部分，以此来加强工程全体参与方的档案管理意识，积极开展工程项目档案管理的各项工作，保证工程档案管理工作与工程建设同步进行。
1、健全网络制定方案，抓好档案管理的基础：为确保项目档案的系统性、完整性、准确性，我们制定了一整套档案管理制度，进一步强化领导责任制、部门岗位责任制。在此基础上，我们设立了由以公司档案室为中心，集施工、监理及各分包单位为主体的工程档案管理网络。形成施工单位、监理单位及业主的三级管理模式，通过明确职责和分工，进一步健全了工程项目档案管理的网络，做到层层把关，道道负责，级级落实，形成了整体联动、齐抓共管的工作局面。具体地来说，由渤海石油航务建设有限公司的总工程师对该工程档案的形成负总责，该局各部门对土建、水、电、设备安装等各个分部工程的文件材料具体负责，监理单位对施工单位形成材料的真实性和完整性进行监督，然后项目工程的竣工文件经工务部审核后，由档案室进行全面收集、审核和整理。
在建立健全档案工作网络的基础上，我们根据〘交通建设项目档案管理登记办法〙（交办发〔2007〕436号）、〘水运建设项目文件材料立卷归档管理办法〙（交办发〔2009〕225号）、〘关于加强港口建设项目档案管理工作的意见〙（苏交港〔2008〕32号）、〘关于贯彻实施交通运输部〖水运建设项目文件材料立卷归档管理办法〗的意见〙（苏交办〔2009〕33号）等文件精神制定了南通海陆港务有限责任公司工程档案管理实施方案，并印发到各参建单位，并要求各参建单位落实专人，认真加以执行。为将实施方案落到实处，我公司档案室每一个月检查一次文件材料的形成情况，并及时跟踪进度、发现问题、督促整改，确保了工程文件材料的完整、及时、规范收集和归档。
2、加强硬软件设施建设，强化档案管理的保障：为做好该工程的档案管理工作，我公司档案室安排了2名专职管理人员参与工程项目档案管理。为进一步提高项目档案管理的效率，我们配备了电脑、复印机、空调、打印机、除湿机等专业设备，实现了案卷目录与卷内目录的无纸化查询管理，项目档案的规范化管理水平大幅提高。
3、做好管理过程控制，抓住档案管理的关键：在码头工程档案管理中，我们以项目法人为管理核心，以纳入合同为管理依据，以监理实时控制为重要手段，在上级管理部门的指导下，在项目建设、设计、施工、监理单位全方位参与下，实施事前介入、事中控制、事后核查、验收把关的全过程控制。我们从工程前期工作开展起，就时时跟踪工程每个阶段档案文件的形成情况。我公司档案室对各职能部门和参建单位的文件从工程报批、勘察文件到施工、竣工验
收的一整套档案文件进行定期检查。随着工程的推进，我们有计划、按步骤地进行着项目档案管理工作。如发现施工文件材料有缺、损或其它不符合规范的地方，我们及时向相关单位提出整改意见，并督促他们将文件材料整改到位，切实提高档案质量和档案管理水平，并为顺利通过上级主管部门的竣工档案验收打下坚实的基础。
4、规范进行立卷归档，抓住档案管理的重点：文件资料的归档立卷是工程档案管理的重要一环，直接决定了档案形成的质量和今后利用的便捷程度。在归档立卷之前，我们组织档案管理人员认真学习了〘水运建设项目文件材料立卷归档管理办法〙（交办发〔2009〕225号）和〘关于贯彻实施交通运输部〖水运建设项目文件材料立卷归档管理办法〗的意见〙（苏交办〔2009〕33号）等文件精神，制定了文件材料分类方案。工程档案目录形成后，交通厅办公室、市港务局办公室的具体负责同志对工程档案目录进行了的修改完善提出了许多很好的意见、建议，我公司档案管理人员根据上级领导的指示，对档案目录进行了多次修改完善。修改后的工程档案目录，分类科学合理，查找使用方便，为今后的管理、使用打下了良好的基础。
5、严格档案管理手续，提高档案管理的质量：我们对码头工程档案的收集、整理、立卷归档是建立在工程竣工文件的收集完整基础上的。按照我公司档案管理办法，我们分别在工程设计、施工阶段及竣工验收完成后三个重要节点对需要归档的资料和文件进行收集、整理等必要的归档工作。对所收集的工程竣工文件，我们都逐一加以检查，一查文件是否完整，二查外观是否缺损，三查内容是否原件，四查盖章签字是否齐全，并对所收集的文件逐一进行登记，
切实做好移交工作。在档案利用过程中，及时进行借阅登记，确保归档资料万无一失。
三、项目档案整理归档依据及归档质量情况
1、项目档案整理归档依据
该工程项目档案整理归档的依据如下：
⑴〘国家国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范〙（DA/T28—2002）；
⑵国家技术质量监督局〘科学技术档案案卷构成的一般要求〙（GB/T 11182—2000）；
⑶交通部关于印发〘交通建设项目档案管理登记办法〙、〘交通建设项目档案专项验收办法〙和〘交通档案进馆办法〙的通知（交办发〔2007〕436号）
⑷交通运输部关于印发〘水运建设项目文件材料立卷归档管理办法〙的通知（交办发〔2009〕225号）
⑸关于加强港口建设项目档案管理工作的意见（苏交港〔2008〕32号）
⑹关于贯彻实施交通运输部〘水运建设项目文件材料立卷归档管理办法〙的意见（苏交办〔2009〕33号）
2、项目文件材料归档质量情况
码头工程竣工文件包括立项审批文件、设计文件、施工文件、监理文件、招标投标文件、竣工验收、预算审计文件及资金管理文件、竣工图等八大类，其中业主可研阶段、设计阶段、工程管理阶段和竣工阶段等竣工档案共60卷，上海东华工程建设管理有限公司
工程管理档案资料两套共计22卷；渤海石油航务建设有限公司移交的工程竣工资料两套共计136卷、竣工图两套共计40卷。
档案内容完整齐全，保存原件（除了不能提供原件的文件外），签字盖章手续完备。工程资料的内容真实、准确，与工程实际相符合，并符合国家有关方面的技术规范、标准和规程。
竣工图编制规范、更改方法正确，签字盖章手续完整，竣工图图面整洁，基本无破损，整体质量良好。我们还对竣工图变更的情况进行了统一登记造册，从变更内容、变更依据文件号、所在案卷号、对应竣工图号等方面进行了登记，为日后的利用提供了较为详实的依据。
四、项目档案在试运行期间的利用状况
该工程档案为工程的运行、改建、扩建提供了重要的依据和参考。自2010年7月20日试运行以来，我公司领导根据项目档案中提供的有关数据制定了生产计划，合理安排人员进场作业，确保了工程试运行的顺利进行。试运行期间，我们根据档案资料及时对公司的人力、物力进行调度，大大提高了公司的生产效益。由于项目档案的资料齐全、归档合理、使用方便，工程试运行以来我公司码头共靠离大小船舶204条、粕类完成77835吨、散大豆类196087吨、糖类11217吨、油类131872吨，达到了试运行期间码头设施安全可靠，设备运转正常，满足装卸生产需要。
五、项目档案存在的问题及措施
1、极少数文件资料还需进一步收集归档。船坞码头工程已经通过了交工验收，消防、环保等专项验收已经完成，财务审计已完成，
尚未进行最终的竣工验收，极少数竣工验收文件尚未完全立卷归档。
2、该工程档案的信息化水平还有待进一步提高。我们虽然初步实现了案卷目录和卷内目录查阅的电子化，但离真正实现档案管理的无纸化和档案运用的网络化要求还有一段距离。除此以外，在电子档案收集和整理的完整性、齐全性方面也有待加强。
3、该工程档案管理的长效机制还需进一步建立健全。在上级的指导、关心下，虽然该工程的档案管理已经形成了一整套完整的制度，但长效管理的机制还需进一步建立健全。只有这样，工程档案才能在今后生产经营中发挥更大的效用。
针对以上问题，我公司将进一步收集相关的文件材料归档，确保项目档案的完整性；进一步加强项目档案的信息化建设，提高档案利用的便捷度；进一步建立健全项目档案管理的长效机制，发挥项目档案的重要作用。
当然，本工程项目档案还可能存在一些其他方面的问题，敬请各位领导和专家批评指正。
南通海陆港务有限责任公司 二O一一年十一月十八日
